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Wenn man über das Menu Ablage eine neue Firma erstellt, kann man im Assistenten die wichtigsten Einstellungen mit wenigen Klicks festlegen.
Später können in den Einstellungen weitere Grundeinstellungen für das eigene Geschäft und die Dokumente vorgenommen werden.Traditionelle Lizenzen entsprechen größtenteils der XL-Version, mit Ausnahme von Funktionen, die nach der Veröffentlichung der aktuellen Version hinzugefügt wurden. Sie werden Teil des nächsten großen Upgrades für diese Art der Lizenz sein.
Die Migration älterer Daten kann auch manuell aus dem GrandTotal-Menü gestartet werden. Dort können auch ältere, nicht mehr benötigte Daten gelöscht werden.
Der von älteren Versionen von GrandTotal verwendete gemeinsame Synchronisierungsordner muss manuell gelöscht werden: Er befindet sich in GrandTotal/com.mediaatelier.grandtotal.sync im Hauptverzeichnis der Dropbox oder von iCloud Drive. Achten Sie darauf, dass Sie keine eigenen Dateien in diesem Verzeichnis gespeichert haben, bevor Sie es löschen.
Alle Währungen werden hier mit dem Umrechnungskurs aus den Einstellungen/Zahlungen in die Standardwährung umgerechnet.
Die Säulen können mit Rechtsklick nach verschiedenen Kriterien aufgeteilt werden.
Wenn auf eine Säule geklickt wird, werden alle entsprechenden Dokumente angezeigt. Doppelklick auf ein Dokument zeigt es an. Die Liste kann exportiert werden.
Alle Beträge werden in der Hauptwährung angezeigt. Den Umrechnungsfaktor kann man in Einstellungen/Zahlungen festlegen.
Vorjahres-Werte werden nur in Skalen angezeigt die vergleichbar sind.
Wenn Positionen summiert werden, ist es sehr wahrscheinlich, dass es zu Rundungsdifferenzen gegenüber der Rechnungen kommt. (Bei Rechnungen wird die Steuer auf die Gesamtsumme gerechnet und nicht auf die einzelnen Positionen)
Die Diagramme werden angezeigt, sobald Dokumente versendet wurden.
Kostenlose Positionen werden in der Grundeinstellung nicht gelistet.
"Auswahl berechnen" sucht sich den passenden Kunden zu den Positionen. Hat dieser Kunde schon einen Rechnungs-Entwurf, werden sie diesem angefügt. Ansonsten wird ein neuer Entwurf erstellt.
Zeiten können auch kopiert werden und in einer Rechnung eingefügt werden wenn die Positionenliste 1x angeklickt wurde.
Die Option "Auto-Gruppieren" fasst Positionen, die den selben Titel haben, in einer Gruppe zusammen. Wie die Positionen importiert werden legt man in Einstellungen/Zeiterfassung fest.
Mit Bearbeiten/Archivieren können unerwünschte Zeit-Einträge aus der Liste entfernt werden.Unter der ⓘ-Taste befinden sich die Stammdaten des jeweiligen Kunden.
Verwenden Sie das Suchfeld über den Kunden, um die Liste zu filtern. Klicken Sie auf das Lupensymbol, um die Liste nach Kundengruppe oder Etiketten zu filtern.Hier ist auch festgelegt zu welcher Kundengruppe er gehört, welche Währung und welche Layouts bei seinen Dokumenten standardmässig verwendet werden sollen.
Über das Menu Bearbeiten/Als Standard festlegen lässt sich ein beliebiger Kontakt als Standard festlegen.
Es können mehrere E-Mail Adressen mit Komma getrennt zugewiesen werden.
z.B. erika@mustermann.de, cc:peter@mustermann.ch
Ein vorgestelltes cc: fügt den Empfänger für eine Kopie an, ein bcc: für eine Blindkopie.
Wenn wiederkehrende Rechnungen zum Versand fällig sind, erinnert ein blauer Punkt im Übersichts-Icon daran.
Die Plus-Taste unten links erzeugt eine normale Rechnungsposition. Auf der Zahnradtaste sind alle Positionstypen sowie Sortierfunktionen für die Tabelle verfügbar.
Rechts von der Tabelle wird der Katalog angezeigt. Daraus können Positionen direkt an die gewünschte Stelle gezogen werden. Es ist auch möglich Rechnungspositionen im Katalog abzulegen.
Über das Menu Ablage/Import können Excel or CSV Dateien direkt als Positionen in einen Entwurf importiert werden.
Für Positionen finden sich Plugins in der Übersicht/Plugins/Get Plugins. Z.b um Flächen und Volumen zu berechnen.
Wenn im Katalog Zusatzfelder eingerichtet wurden, kann man diese über das Etiketten-Symbol rechts neben dem Positionstitel bearbeiten.
Dynamische Kosten können mit Plugins erweitert werden. Beispiele findet man auf Github.
Wenn die Artikelgruppe nicht mit den Steuern des vorhergehenden Positionen übereinstimmt, wird ein Warnsymbol angezeigt
Zusätzlich lässt sich die Summe der enthaltenen Positionen mit einem Zusätzlichen Faktor multiplizieren. So kann zum Beispiel 1 Tisch und 4 Stühle 3 Tage lang vermietet werden.
Werden Optionen am Ende des Angebots angefügt, kann optional eine Summe der folgenden Positionen gebildet werden.
Optionen die zwischen regulären Titeln eingesetzt werden, unterdrücken die Summieren der darauf folgenden Positionen.
Bei der Umwandung eines Angebots in eine Rechnung werden Optionen in normale Titel umgewandelt.
Elemente, die zu einer Option gehören, werden in der Positionenliste orange gekennzeichnet.Gruppen fassen alle Notizen der enthaltenen Positionen automatisch zusammen. Wenn man diese anpassen will, kann man die Notiz mit dem Kontextmenü in das Feld einfügen und danach ändern.
In die Tabelle können auch kopierte Positionen aus Timings, Tyme, Merlin Project, OmniFocus, OmniPlan, The Hit List, Numbers oder Excel eingefügt werden.
Befindet sich eine Rechnung in der Entwurfsphase, kann das Layout hier angepasst werden. Mehr…
Das Datum kann auch numerisch eingegeben werden. Dazu tippt man einfach das Datum.
Nach der Bestätigung errechnet sich daraus das Fällikeitsdatum und das Dokument wird auf dem finalen Stand eingefroren. Es sind keine weitere Änderungen mehr möglich, ausser man entsperrt das Dokument mit der roten Schloß-Taste. So wird es wieder zu einem Entwurf.Manuell kann man in den Einstellungen der Abschlagsrechnung beliebige Anteile angeben. Diese können als Prozentbetrag (20) oder als Bruch (1/3) eingegeben werden.
Eine Endrechnung kann erst versandt werden, wenn mindestens eine der Abschlagsrechnungen versandt wurde. Allfällige bereits erfolgte Zahlungen werden in Abzug gebracht.
Wird eine Zahlung vor dem Versand der Rechnung angefügt, gilt sie als Anzahlung und wird der Rechnung in Abzug gebracht. (Ausschlaggebend ist jeweils das Datum der Zahlung und das der Rechnung)
Bei Zahlungen mit einem geringfügig kleineren Betrag als dem Rechnungstotal, wird der abgezogene Skonto-Wert angezeigt. Mit Klick auf den Haken kann man die Rechnung dann direkt als erledigt markieren.
Vorauszahlungen werden direkt dem Kunden (also in der obersten Hierarchiestufe) eingefügt. Zieht man eine solche auf eine Rechnung wird ihr der Rechnungsbetrag in Abzug gebracht und der Rechnung als Zahlung hinzugefügt.
Wenn die Option "Mit übergeordnetem Dokument mailen" aktiviert ist, wird das Dokument der Rechnung oder dem Angebot hinzugefügt, wenn das Dokument gesendet wird.
Durch Mehrfachauswahl lässt sich festlegen welche der Positionen auf dem Auszug erscheinen sollen.
Bei Kontoauszügen wird im Layout der Platzhalter <quantity/> mit dem Datum der Rechnung bzw. der Zahlung gefüllt.
Verwenden Sie das Suchfeld über den Artikeln, um die Liste zu filtern. Klicken Sie auf das Linsensymbol, um die Liste nach Artikelgruppe oder Etikett zu filtern.
Werden Dokumente für verschiedene Sprachen benötigt, legt man für jede Sprache ein eigenes an
⚠ In Gebrauch: Diese Zahl zeigt an in wie vielen Datensätzen ein Layout referenziert ist. Dazu zählen auch die Kunden-Informationen - also bei wie vielen Kunden ein Layout als Standard festgelegt ist.Zusatzseiten erscheinen immer am Ende des Dokuments und sind für allgemeingültige Informationen wie AGBs gedacht
Ist die Vorlage mehrseitig kann man die gewünschte Seite per Rechtsklick in den Hintergrund auswählen.
Wenn die Dokumente auf bedrucktem Briefpapier ausgegeben werden, lässt man den Hintergrund leer und fügt ihn in Einstellungen/Briefpapier hinzu.Die Größe der Datei kann mit Rechtsklick in den Hintergrund angezeigt werden. Empfohlen ist eine Größe von maximal 300KB.
Wenn in der Seitenansicht die Tabelle einmal angeklickt wird, können globale Einstellungen wie die Hintergrundfarbe und die Position der Summenzeilen bestimmt werden. Ein Doppelklick wechselt in den Bereich wo die Tabellenbereiche bearbeitet werden können.
Soll ein fixer Text auf jedem Dokument erscheinen, schreibt man diesen direkt auf der ersten Seite oberhalb der Tabelle ins Layout.
⚠ Werden Rabatte auf Positionen gewährt kann man diese mit dem Platzhalter <discount/> anzeigen lassen.
⚠ Stückzahlen (<quantity/> ) werden automatisch als Zeitdauer formatiert wenn die Einheit "h" ist. Wenn man stattdessen <qty/> verwendet, wird immer eine Dezimalzahl ausgegeben.
⚠ Mit Zeitraum (<dateRange/> ) werden die Arbeitszeiten aus kompatiblen Zeiterfassungen als Datum mit Uhrzeiten angezeigt. (Das funktioniert nur, wenn die Zeiterfassung Tageszeiten unterstützt).
Halten Sie ⇧ oder ⌥ gedrückt, um die Varianten für Groß- bzw. Kleinbuchstabenversionen des Platzhalters anzuzeigen.
Beispiel:
Eine Zeile
Beispiel: [Rabatt: <discount/>]
Mit Blöcken kann man auch einen Zeilenumbruch bei leeren Werten verhindern, in dem man diesen vor dem Ende des Blockes einfügt.
Beispiel:
[Abteilung: <recipient.department/>
]
Will man nur einen Teile eines Feldes mit Werten ersetzen, gibt man ein assoziatives Array zurück und fügt im Text entsprechende Platzhalter ein.
Script: return {meinWertA:wertA, meinWertB:wertB};
Feld-Text: Ein Text mit den Platzhaltern <meinWertA/> und <meinWertB/>
Scripte können Werte nur lesen, nicht ändern.
Der QR-Code kann mit Doppelklick auf das Element konfiguriert werden.
Bei Eingabe einer QR-IBAN wird eine Referenznummer generiert. Mit einer normalen IBAN sind Referenznummern unzulässig und es wird die Rechnungsnummer verwendet
Hier werden die Angaben für Einzahlungsscheine eingegeben.
Für diese Informationen bitte die Hausbank/Post kontaktieren.
Diese Einstellungen sind nur verfügbar, wenn in den System-Einstellungen die Schweiz oder Liechtenstein als Region gesetzt ist.
V11 und camt.054.xml Dateien von Post oder Bank können auf das Docksymbol von GrandTotal gezogen werden.Diese Einstellung beeinflusst auch, welcher Preis in den Katalog-Listen angezeigt wird.
Das Format der Kundennummer und der aktuelle Zähler können geändert werden. (Der Zähler zeigt jeweils die Nummer die für den nächsten neuen Kunden verwendet wird)
Hier sind auch die Einstellungen für Kontoauszüge.
Die Zahlungsbedingungen werden von neu angelegten Kunden übernommen und können dort individuell angepasst werden. Ausserdem kann bei jeder Rechnung während dem Senden ein eigener Wert gesetzt werden.
Rechnungen die innerhalb dieser Zeit nicht bezahlt wurden gelten als fällig. Nach zusätzlichem Verstreichen des zweiten Wertes werden sie als Überfällig markiert.Hier können auch Bankverbindungen und Konto-Daten die zum Begleichen der Rechnung benötigt werden angegeben werden.
Bedingungen können aus freiem Text und den blauen Platzhaltern unterhalb des Textfeldes bestehen. Einige Platzhalter bieten ein Menu aus dem weitere Optionen gewählt werden können (z.b. Skonto).
Das Format der Nummerierung der Rechnungen kann individuell festgelegt werden. Auch hier können mit dem Menu der Platzhalter weitere Formatierungsoptionen gewählt werden.
Rechnungsnummern werden einmalig vergeben. Existiert schon ein Dokument mit der nächsten vorgesehenen Nummer, zählt GrandTotal hoch, bis es eine noch nicht benutzte Nummer findet und verwendet diese.
Mehr zu "Fortlaufende" RechnungsnummerDie Bedingungen sind für alle Angebote die gleichen.
Hier kann man diese Dokumenttypen einrichten und deren Bedingungen festlegen.
Optional können gruppierte Positionen einzeln aufgeführt werden. Beispielsweise für einen detaillierten Arbeitsrapport.
Zudem lassen sich Positionen nach vorgegeben Regeln ausschliessen. So können zum Beispiel Versandkosten bei Lieferscheinen ausgeblendet werden oder nur Positionen mit der Einheit h in einem Arbeitsrapport gelistet werden.
Um die Daten der übergeordneten Dokuments anzuzeigen, benutzt man <original.sent/> bzw, the <original.due/> als Platzhalter im Layout.Das Zeichen, das für Listen verwendet wird, wenn man einen Listeneintrag mit - oder * beginnt, kann hier gesetzt werden. Standardmäßig wird ein • verwendet.
Der Trenner für gruppierte Einträge legt fest, wie die Beschreibungen der Positionen getrennt werden.
Wird die Briefpapier-Funktion verwendet, sollten die Layouts kein Briefpapier als Hintergrund enthalten.
Wenn das Hintergrund-PDF mehr als 1 Seite hat, wird die Seite 1 für die erste Seite verwendet - die Seite 2 für alle Folgeseiten.
Der Betreff wird auch als Name für den PDF-Anhang verwendet.
Optional kann man BCC-Mail-Adressen angeben, um zum Beispiel eine Kopie eines Dokuments an die Buchhaltung zu senden
Optional kann das Briefpapier was hier festgelegt wird zu den gemailten PDFs hinzugefügt werden.
Die Scripts können hier modifiziert werden.
Basis: Das Verzeichnis in dem die Dokumente abgelegt werden sollen
Ordner: Das Unter-Verzeichnis in dem die Dokumente abgelegt werden sollen ( "/" zwischen den Bezeichnungen verwenden um weitere Unterverzeichnisse anzulegen)
Dateiname: Der Name des Dokumentes.
Die Dokumente können jederzeit aus der Datenbank neu ausgegeben werden, in dem man den Ordnerinhalt neu erstellt.
Die Steuergruppen werden dann den verschiedenen Artikelgruppen zugewiesen.
⚠Wurde eine Steuer in einem versandten Dokument verwendet lässt sie sich weder löschen noch ändern.Hier findet man eine Anleitung.
Wenn man einen Wechselkurs eingibt wird dieser verwendet wenn man einen Artikel aus dem Katalog in eine Rechnung zieht, die in einer Fremdwährung gestellt wird. Ausserdem werden damit die Umsätze im Dashboard in die Standardwährung umgerechnet.
Zu den verschiedenen Zahlungsarten kann man in denn Rechnungs-Einstellungen die Bedingungen festlegen.
Es können bis zu 3 Skonto-Werte definiert werden, die im Optionenmenu vom Betrag in Einstellungen/Rechnungen/Bedingungen benutzt werden können
Wenn in den Bereichen Titel oder Zwischensumme Platzhalter hinzugefügt sind, werden automatisch Titel vor den Positionen bzw. Zwischensummen nach den Positionen mit den entsprechenden Texten eingefügt. Für die Titel und Zwischensummen muss mindestens einer der Platzhalter übereinstimmen. Zwischensummen werden nur eingefügt wenn es mehr als eine Zwischensumme erfordert.
Auto-Gruppieren fasst Positionen mit der selben Bezeichnung zu einer Gruppe zusammen
Zeiteinträge werden standardmässig mit der Einheit «h» importiert. Die Einheit kann hier geändert werden.
Der Standard-Stundensatz wird verwendet, wenn Zeiten von einem Programm oder Dienst importiert werden, der keine Stundensätze unterstützt.
Mit den Regeln kann man festlegen wie Kategorien den Artikelgruppen in GrandTotal zugewiesen werden. Ohne Regeln wird die als Standard markierte Artikelgruppe angewendet.
Alle diese Einstellungen werden beim Import übernommen und haben keinen Einfluss auf bereits importierte Positionen.
Wenn ein Online-Timing Dienst hinzugefügt wird, erscheint dieser in der Übersicht.GrandTotal kann über die Mitteilungszentrale informieren, wenn Rechnungen fällig, überfällig oder wiederkehrend werden.
Nachrichten können sich auf Wunsch wiederholen.
Angebote gelten als abgelaufen wenn das Gültigkeitsdatum verstrichen ist und das Angebot nicht als Abgelehnt oder Akzeptiert markiert wurde.
Platzhalter sind praktisch, wenn in einer Katalog-Position Projekt- oder Kundenspezifische Werte ergänzt werden müssen. Z.B »Registrierung und Einrichten der [Domain]« oder »Fahrtkosten zwischen [Ort A] und [Ort B] und zurück«. Beim Einfügen eines Textes mit Platzhaltern wird ein Dialog angezeigt, in dem man die fehlenden Werte einfach ergänzen kann. Bei 2 Adressen wird die Fahrdistanz automatisch errechnet und eingetragen, wenn die Position eine Einheit von km oder mi aufweist.
Die Spalten der Vorschau lassen sich beliebig verschieben um die Felder in die gewünschte Reihenfolge zu bringen.
Spalten können entfernt werden, indem man auf den Spaltentitel klickt und danach die ➖ Taste drückt. Mit der ✚ Taste können weitere Felder hinzugefügt werden.
Um den Umweg über eine Datei zu sparen, lässt sich er Inhalt der Vorschau auch in die Zwischenablage kopieren und z.B. in eine Tabellenkalkulation einfügen.
Seit Umsatz 2017 werden die Daten direkt aus Umsatz über das Menu Ablage/Importieren/Posten aus anderen Programmen importieren abgerufen.
Plugins für andere Buchhaltungen wie Xero, MonKey Office & shakehands Kontor können in Übersicht/Plugins laden installiert werden.Wenn der Name einer Kategorie in Receipts mit einer Artikelgruppe in GrandTotal übereinstimmt, wird diese der Position zugewiesen.
Die Dauer vom Eintrag wird übernommen und mit dem Stundensatz multipliziert.
Standardmässig wird der Kalender mit dem Namen ausgewählt, der mit dem Kundennamen die meisten Übereinstimmungen hat.
Bei Entwürfen erscheint eine Warnung im Druckdialog. Entwürfe können zwar zur Kontrolle einem Kunden geschickt werden sind aber nicht rechtskräftig weil sie noch kein Datum aufweisen. Dazu zuerst die Senden Taste verwenden.
Spalten können verschoben und entfernt werden, nachdem man deren Titel angeklickt hat
In der neuen Datei werden alle älteren Dokumente entfernt. Auch werden alle Kunden gelöscht, die keine Dokumente zugewiesen haben.
Das funktioniert auch mit Dokumenten - diese können nach dem Kopieren in der Liste eines Kunden eingesetzt werden.
Mit ⌘-D können Positionen und Dokumente dupliziert werden.
Um nach einem Zahlenwert zu suchen, die Suche mit
Netto: Die Preise der Positionen enthalten keine Steuer. Diese wird am Ende des Dokumentes dazugerechnet. Dokumente für Geschäftskunden werden in der Regel mit Nettopreisen erstellt.
Brutto: Die Steuer ist in den Einzelpreisen bereits enthalten. Bruttopreise sind für Endkunden gesetzlich vorgeschrieben. Die Steuern werden am Ende des Dokumentes aufgeführt.
GrandTotal kennt zwei Arten von Rabatten.
Einerseits kann man auf einzelne Positionen einen Rabatt gewähren. Dieser wird auf direkt der Position in Abzug gebracht und kann mit dem Platzhalter <discount/> in der Tabelle ausgegeben werden.
Der globale Rabatt der unter den Positionen eingegeben wird, betrifft alle Positionen (auch die, die schon einen Rabatt aufweisen). Er wird nach dem Netto Betrag mit einer eigenen Layout-Zeile ausgewiesen.
Alle Dokumente sind nach deren Erstellung ein Entwurf. Solange sie nicht gesendet wurden haben sie auch kein Sendedatum.
In der Vorschau werden bei Versanddatum und Fälligkeitsdatum rote Fragezeichen dargestellt. Diese werden beim Versand mit den effektiven Daten ersetzt.
Das funktioniert nur mit Entwürfen. Gesendete Dokumente müssen zuerst entsperrt werden
Alle Felder können auch in Layouts eingefügt werden. Zusatzfelder die in versandten Dokumenten genutzt wurden, lassen sich nicht mehr löschen.
Dazu wird das Briefpapier als PDF in Einstellungen/Mail als Hintergrund festgelegt. Dieses wird dann bei den als Mail versandten Dokumenten als Hintergrund eingefügt.
Also werden einem deutschen Kunden Dezimaltrenner als Komma, einem Schweizer als Punkt dargestellt. Europäer sehen ein DD.MM.YYYY Datumsformat - Amerikaner MM/DD/YYYY.
In Einstellungen/Erweitert gibt es Optionen für das Datumsformat