Facturar con Word, Excel y compañía: ¿hasta cuándo?
Abrir la plantilla en Word, Excel o Pages, cambiar el importe, exportar a PDF – así se hacen muchas facturas todavía. En muchos casos sigue siendo legal. Pero VeriFactu y la factura electrónica B2B le ponen fecha de caducidad.
¿Sigue siendo legal facturar con Word?
Sí – mientras sea una simple plantilla. Según la AEAT, un documento escrito a mano, sin automatización, no es un sistema informático de facturación (SIF), y el reglamento VeriFactu no se le aplica.
La cosa cambia con Excel: si la hoja calcula totales con fórmulas, numera facturas automáticamente o usa macros, la AEAT la considera un SIF. Y como SIF debe cumplir VeriFactu – algo que Excel no puede. A partir de enero de 2027 (sociedades) y julio de 2027 (autónomos) deja de ser una opción.
Un PDF no es una factura electrónica
Factura electrónica significa datos estructurados que un programa puede leer – no una imagen bonita de una factura. Un PDF exportado de Word no lo es, por muy cuidada que esté la plantilla.
Además de VeriFactu, la Ley Crea y Crece traerá la factura electrónica obligatoria entre empresas. Quien factura con Word o Pages tendrá que cambiar de método dos veces – o una sola, si cambia ahora.
¿Puedo pegar el código QR de la AEAT en mi factura de Word?
Técnicamente sí: la AEAT ofrece una aplicación gratuita que registra la factura y genera un código QR auténtico. Ese QR se puede insertar en una plantilla de Word, y la verificación funcionará – siempre que la factura muestre exactamente los datos registrados.
En la práctica significa doble trabajo: cada factura se introduce primero en el formulario de la AEAT y después en Word. Cualquier corrección exige anular el registro, volver a registrar y pegar un QR nuevo. Y como cualquier cliente puede escanear el código, cada discrepancia entre el registro y el papel queda a la vista. Tras la tercera factura rectificada, la plantilla deja de parecer una buena idea.
Números de factura a mano
Cada factura necesita un número único y correlativo. Quien copia el número de la factura anterior y lo modifica a mano acaba tarde o temprano con duplicados o saltos – un clásico en las inspecciones.
Donde Word ya no vale nada
En Italia la factura electrónica estructurada es obligatoria desde 2019 para prácticamente todas las empresas; Rumanía siguió en 2024, y Bélgica, Polonia y Francia están en camino. El panorama completo, en nuestra tabla de países sobre la facturación electrónica en Europa.
VeriFactu en España
Enero 2027
Obligatorio para personas jurídicas (plazo aplazado en diciembre de 2025).
Julio 2027
Obligatorio para autónomos.
Código QR
Cada factura llevará un QR verificable ante la AEAT.
Excepciones
Quien ya usa el SII está excluido. Detalles en nuestro artículo sobre VeriFactu.
El cambio, antes de que sea obligatorio
GrandTotal lee su factura actual de Word o Pages como PDF y crea la plantilla mediante reconocimiento de layout – sus facturas siguen teniendo el mismo aspecto. Los números se asignan automáticamente y el cumplimiento de VeriFactu, con QR incluido, se realiza a través de Verifacti.
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