Por qué debe registrar su tiempo de trabajo

Muchos autónomos y pequeñas empresas renuncian al registro sistemático del tiempo. Las razones son diversas: inversión de tiempo, falta de hábito, o la suposición de que no importa con precios fijos. Pero sin registro del tiempo, le falta una base crucial para las decisiones comerciales.

El registro del tiempo no significa automáticamente facturación por horas. Es principalmente una herramienta de control para su propio negocio, independientemente de cómo facture sus servicios. Quienes registran su tiempo trabajan con más transparencia, calculan con más precisión y toman mejores decisiones.

¿Cuánto trabaja realmente?

Muchos autónomos tienen la sensación de trabajar constantemente. Pero ¿cuánto tiempo va realmente a proyectos facturables? ¿Y cuánto a administración, correos electrónicos, captación de clientes, formación o interrupciones imprevistas?

Sin registro del tiempo, estas preguntas siguen siendo especulación. Con el registro del tiempo, ve en blanco y negro a dónde va su tiempo de trabajo, y puede ajustar conscientemente si demasiado tiempo fluye hacia actividades no facturables.

Cálculo realista en lugar de intuición

¿Cuánto dura un proyecto típico? ¿Cuánto tiempo necesita para un presupuesto, un sitio web, una consulta? Solo quienes registran su tiempo pueden responder a estas preguntas con números reales en lugar de estimaciones.

Un ejemplo: Usted estima un proyecto en 20 horas. En realidad, necesita 35 horas. En el siguiente proyecto similar, repite el mismo error, porque no tiene datos. Con el registro del tiempo, aprende de cada proyecto.

Importante incluso con precios fijos

Una idea errónea común: «Facturo precios fijos, así que no necesito registro del tiempo». Pero especialmente con precios fijos, debe saber si un proyecto fue rentable. Un precio fijo de 3.000 euros está bien, pero no si ha trabajado 60 horas por ello.

Con el registro del tiempo, ve su tarifa horaria efectiva y puede calcular futuros presupuestos de manera más realista. También reconoce si sus precios fijos son demasiado bajos o si ciertos tipos de proyectos sistemáticamente tardan más de lo planeado. Obtenga más información sobre este tema en nuestro artículo sobre el dilema de la tarifa por hora.

La herramienta adecuada para cada necesidad

La buena noticia: No tiene que comprometerse con una herramienta específica. GrandTotal admite más de 15 herramientas de registro de tiempo diferentes: desde aplicaciones Mac ligeras como Tyme, Timing con registro automático del tiempo, hasta soluciones multiplataforma como Clockify y sistemas completos como ClickUp o Harvest.

Ya sea que trabaje desde su iPhone, Apple Watch o escritorio, encontrará una integración que se adapte a su forma de trabajar. Cada herramienta tiene sus puntos fuertes: Algunas son particularmente simples, otras ofrecen informes completos o funciones de equipo.

Así es como se ven los tiempos importados en GrandTotal. Se asignan automáticamente a los clientes correspondientes y están disponibles para análisis y facturación.

Importación de calendario para un registro simple del tiempo

Si no desea utilizar una herramienta de registro de tiempo separada, existe una alternativa particularmente simple: la importación desde la aplicación Calendario de macOS. Si ya mantiene el trabajo de proyectos, reuniones y citas en su calendario, puede transferir estas entradas como tiempos de trabajo con solo unos clics.

GrandTotal lee sus entradas de calendario, usted selecciona las citas relevantes y puede importarlas directamente como líneas en una factura de cliente. Sin doble entrada de datos, sin reconstrucción retrospectiva de tiempos de trabajo. Particularmente práctico para todos los que ingresan sus citas sistemáticamente en el calendario.

Registre pero facture de manera flexible

Nota importante: El registro del tiempo no significa automáticamente facturación por horas. Puede seguir ofreciendo y facturando precios fijos; los tiempos registrados sirven para su control interno y cálculo. La decisión de cómo facturar sus servicios permanece completamente independiente del registro del tiempo.