GrandTotal Help

À partir de la version 6, GrandTotal utilise un nouveau format de fichier. Les utilisateurs des versions antérieures seront invités à migrer les données existantes au lancement.

La migration des anciennes données peut également être démarrée manuellement depuis le menu GrandTotal. Vous pouvez également supprimer les anciennes données devenues inutiles.

Le dossier de synchronisation partagé utilisé par les versions antérieures de GrandTotal doit être supprimé manuellement : Il se trouve dans GrandTotal/com.mediaatelier.grandtotal.sync à la racine de votre Dropbox ou iCloud Drive. Assurez-vous de ne pas avoir enregistré de fichiers personnels dans ce répertoire avant de le supprimer.

Puis-je travailler sur le même fichier en même temps ?

Oui, s'il est sur un lecteur cloud ou dans un dossier partagé sur l'appareil.

Est-il possible de gérer différentes entreprises ou mandats ?

Oui. Vous pouvez créer une nouvelle entreprise à partir du menu Fichier.

Puis-je toujours faire des copies de sauvegarde ?

Oui. Pour ce faire, enregistrez le fichier GrandTotal correspondant dans le Finder ou utilisez le menu Fichier/Enregistrer une copie.

Puis-je enregistrer des données pour les versions antérieures de GrandTotal ?

Oui. Des copies de sauvegarde peuvent être effectuées pour GrandTotal 3-5. Cependant, vous ne pouvez restaurer que les données prises en charge par la version correspondante. Menu Fichier/Enregistrer une copie avec la touche ⌥ enfoncée.

GrandTotal peut-il être synchronisé avec les versions antérieures ?

Non. Cela ne fonctionne que dans la même version.

Le tableau de bord vous donne un aperçu rapide des factures ouvertes. Vous pouvez également comparer les revenus à la période de l'année dernière.

Toutes les valeurs sont converties dans votre devise par défaut en utilisant le taux de change saisi dans Préférences/Paiements.

Voici la liste des annotations internes marquées comme tâches à faire. Utilisez la coche pour les supprimer.

Dans la section Graphiques, vous pouvez comparer et visualiser des valeurs. L'échelle peut être sélectionnée en haut à droite.
Dans la partie inférieure, vous sélectionnez les valeurs à inclure dans le graphique. La couleur des barres peut être modifiée. Faites glisser les éléments pour changer l'ordre. Faites-les glisser hors de la fenêtre pour les supprimer.

Un clic droit sur une barre vous donne l'option de diviser les valeurs selon divers critères.
Cliquer sur une barre affiche une liste des documents correspondants. Un double-clic sur un document l'ouvrira. La liste peut également être exportée.

Toutes les valeurs sont affichées dans votre devise principale. Le taux de change peut être défini dans Préférences/Paiements

Les valeurs de l'année précédente ne sont affichées que dans des échelles comparables.

Lors de la comparaison d'éléments, il est probable que vous obteniez des différences d'arrondi par rapport aux factures. (Cela est dû au fait que les taxes sont calculées sur le total des factures et non sur chaque article)

Les graphiques seront disponibles dès que vous aurez envoyé des documents.

Vous trouverez ici tous les documents qui n'ont pas encore été envoyés.

Les prévisions montrent le chiffre d'affaires attendu à partir des factures récurrentes et permanentes.

Cette section est remplie avec les éléments de prélèvement à traiter.
À partir d'ici, vous pouvez exporter un fichier XML qui peut être téléchargé dans votre banque ou envoyé directement à MoneyMoney.
Les paramètres pour les prélèvements sont situés dans Préférences/Identification et les Clients.

Ici, vous pouvez voir vos modèles de documents (si vous en avez créé) et les modifier. Les modèles sont créés en faisant un clic droit sur une facture existante.

Utilisez le menu "Modifier/Supprimer" pour supprimer les modèles inutilisés.

GrandTotal prend en charge diverses applications de suivi du temps. Leurs enregistrements apparaissent dans la section correspondante. Les éléments déjà facturés sont répertoriés dans la section "Facturé".

Les éléments sans coût ne sont pas affichés par défaut. Cela peut être modifié dans Préférences/Suivi du temps

"Sélection de facture" recherche le client pour les éléments. S'il existe déjà un brouillon de facture, les entrées seront ajoutées. Sinon, un nouveau brouillon est créé avec l'élément sélectionné.

Vous pouvez également ajouter des temps à un document spécifique en copiant les éléments, en vous déplaçant vers la sélection de facture et en les collant.

Si l'option "Regroupement automatique" est activée, les éléments avec le même titre sont regroupés. Les titres sont configurés dans Préférences/Temps de travail.

Utilisez le menu Modifier/Archiver pour supprimer les entrées indésirables.

Tous les documents envoyés sont répertoriés ici. Ils sont regroupés par année et par mois.

Plusieurs outils sont disponibles pour analyser les factures et les paiements.

GrandTotal peut être étendu par des plugins. Charger des plugins pour importer le temps ici.

En utilisant des listes intelligentes, vous pouvez regrouper les factures, les devis et les paiements selon différents critères.

Une facture se compose toujours d'au moins un élément. Des éléments supplémentaires peuvent être ajoutés si nécessaire.

Un brouillon de facture peut être converti en facture finale contenant plusieurs factures partielles en cliquant sur le bouton d'engrenage. Vous pouvez choisir entre 1 ⅓ acompte ou 2, 3 et 4 acomptes égaux.

Manuellement, vous pouvez spécifier n'importe quel montant dans les paramètres. Ceux-ci peuvent être saisis en pourcentage (20) ou en fraction (1/3).

Une facture finale ne peut être envoyée que lorsqu'au moins une des factures partielles a été envoyée. Si des acomptes sont effectués, ils sont automatiquement déduits.

Les factures permanentes conviennent aux loyers et autres créances récurrentes régulières pour lesquelles vous n'avez pas besoin d'envoyer une nouvelle facture à chaque fois. Pour ce faire, sélectionnez une facture permanente sur le bouton plus, puis spécifiez l'intervalle dans les informations de la facture. Une date de fin peut également être définie en option. Vous créez ensuite la facture comme d'habitude et l'envoyez.
GrandTotal crée automatiquement un document pour chaque répétition au moment indiqué. Celui-ci peut être marqué comme payé après le paiement.

Une facture se transforme automatiquement en avoir dès que le total est inférieur à zéro. N'oubliez pas de marquer également les avoirs comme payés.

Les estimations fonctionnent comme des factures. Une estimation peut être convertie en facture à l'aide du bouton d'action. La facture résultante est une copie et peut être modifiée.

Chaque facture peut contenir autant de paiements partiels que nécessaire. Si la somme des paiements atteint le total de la facture, elle devient payée.

Si vous ajoutez un paiement avant d'envoyer la facture, il est considéré comme un paiement d'acompte (la date du paiement est antérieure à la date de la facture)

Pour les paiements dont le montant est légèrement inférieur au total de la facture, la valeur de l'escompte est affichée. Cliquez sur la coche pour marquer la facture comme terminée.

Si vous recevez un acompte d'un client, vous l'ajoutez en haut de la hiérarchie des documents. Si vous faites glisser ce paiement sur une facture impayée ultérieurement, il sera affecté à la facture.

Utilisez les projets pour organiser vos documents. Le nom du projet sera affiché dans les documents lorsque vous ajouterez l'espace réservé <document.project/>.

Des documents PDF peuvent être joints aux factures, projets ou clients. Pour ce faire, vous créez un document et associez un fichier PDF.

Si l'option « Envoyer avec le document parent » est activée, le document est ajouté à la facture ou à l'estimation lors de son envoi.

Utilisez les groupes de documents pour fusionner plusieurs documents PDF en un seul document.

La liste des documents du client peut être changée en mode historique à l'aide du symbole de l'horloge. Tous les documents et paiements y sont listés dans l'ordre chronologique.

À l'aide de la sélection multiple, vous pouvez sélectionner les éléments qui doivent apparaître sur le relevé de compte.

Dans les relevés de compte, l'espace réservé de mise en page <quantity/> est remplacé par la date de la facture/du paiement

En appuyant sur la touche de retour après avoir entré un prix net, le prix brut sera calculé et vice versa. Si vous voulez entrer l'autre prix manuellement, appuyez simplement sur la touche de tabulation.

Prix d'achat auquel sont ajoutés les coûts annexes d'approvisionnement, tels que le transport, l'assurance, etc. Cette valeur est utilisée pour calculer la marge.

Le groupe d'articles est utilisé pour la catégorisation, il détermine également la taxation de l'article. Voir taxes

Des étiquettes peuvent être créées pour marquer les articles. Chaque article peut se voir attribuer différentes étiquettes pour faciliter sa recherche. Voir ci-dessus.

Une mise en page se compose d'au moins 2 pages. La "Première page" est utilisée dans chaque document. En cas d'espace insuffisant pour les articles sur la première page, la "Page suivante" sera utilisée successivement jusqu'à ce que tous les articles soient listés.

Des pages supplémentaires peuvent être utilisées pour ajouter des pages supplémentaires. Par exemple, les conditions générales.

Le tableau se compose de différentes sections utilisées pour différents types d'éléments.

Un clic sur le tableau en mode page vous affichera les options globales du tableau. Telles que la couleur de fond et si les totaux doivent être alignés en bas du tableau. Un double-clic vous amènera à la section d'édition du tableau.

Saisissez ici vos propres coordonnées.

Saisissez ici les identifiants fournis par le gouvernement des banques.

Configurez vos membres d'équipe ici. Regardez ce film pour en savoir plus.

Décidez si les clients nouvellement créés ont des prix calculés nets ou bruts. Ce paramètre peut être appliqué à tous les clients en utilisant un clic droit.

Ce paramètre affecte également les prix affichés dans les listes de catalogue.

Le format du numéro de client et le compteur actuel peuvent être modifiés ici. (Le compteur indique le numéro que le prochain client obtiendra)

Vous pouvez également modifier les paramètres des relevés de compte

Définissez l'étiquette que vous souhaitez utiliser pour vos factures et avoirs. Les factures avec un total général inférieur à zéro sont traitées comme des avoirs

Les conditions de paiement sont copiées sur les nouveaux clients et peuvent être modifiées individuellement dans les paramètres du client. De plus, vous pouvez définir des conditions personnalisées lors de l'envoi d'une facture.

Les factures non payées dans ces délais sont marquées comme dues. Lorsque la date dépasse la valeur du deuxième champ, elles deviennent en retard.

Les paramètres pour les devis sont similaires à ceux des factures. Au lieu des conditions de paiement, vous pouvez spécifier une validité ici.

Les conditions sont partagées pour tous les devis

Vous pouvez joindre des documents de suivi aux factures ou aux devis à l'aide du bouton d'action. Par exemple, des confirmations, des rappels ou des bons de livraison. Ces documents afficheront les mêmes éléments que leur document parent.

Vous pouvez configurer ici vos types de documents supplémentaires et leurs conditions.
Facultativement, vous pouvez dissocier les éléments pour un rapport de travail détaillé.

Vous pouvez définir des règles pour exclure des éléments spécifiques. Par exemple, pour supprimer les frais d'expédition des bons de livraison.

Pour afficher les dates du document parent, utilisez les espaces réservés <original.sent/> et <original.due/> dans votre mise en page.

Désactivez la saisie semi-automatique si vous ne voulez pas obtenir de suggestions lors de la saisie d'un titre.
Les suggestions sont basées sur les documents de catalogue que vous avez créés par le passé.

Le caractère utilisé pour les listes lorsque vous commencez une entrée de liste avec - ou * peut être défini ici. Par défaut, un • est utilisé.

Le caractère utilisé pour les listes lorsque vous commencez une entrée de liste avec - ou * peut être défini ici. Par défaut, un • est utilisé.

Le séparateur pour les entrées groupées définit comment les descriptions des éléments sont séparées.

Si vous utilisez du papier à en-tête pour les factures imprimées, vous pouvez ajouter un arrière-plan pour les documents envoyés ou enregistrés ici. (N'utilisez pas d'arrière-plans dans votre mise en page alors).

Si l'arrière-plan a plusieurs pages, la première page est utilisée pour la page 1. La page 2 est utilisée pour toutes les pages suivantes.

Dans cette section, vous définissez le contenu d'un e-mail pour les différents types de documents. Outre les espaces réservés bleus, vous pouvez également utiliser des espaces réservés de mise en page, y compris ceux pour les langues.

Le titre de l'objet reflète également le nom du PDF joint

Vous pouvez éventuellement saisir des adresses de copie cachée pour envoyer une copie d'un document à votre comptabilité

Vous pouvez éventuellement choisir d'ajouter le papier à en-tête défini ici à vos PDF envoyés par e-mail

Lors de l'envoi d'un document, un PDF peut être créé. Ici, vous définissez où vous voulez les enregistrer.

Base : Le répertoire où tous les documents sont enregistrés.

Dossier : Le sous-répertoire dans lequel les documents sont enregistrés. (utilisez "/" entre les éléments pour créer des sous-dossiers supplémentaires)

Nom de fichier : Le nom du document.

Les documents peuvent être extraits de la base de données à tout moment en recréant le contenu du dossier.

Ici, vous configurez le calcul des taxes.
Sur l'axe vertical de la matrice, les groupes de clients sont répertoriés. Horizontalement, vous pouvez ajouter des groupes de taxes.

Les groupes de taxes sont attribués aux groupes d'articles.

⚠Une fois utilisées dans un document envoyé, les taxes ne peuvent plus être modifiées.

* Consultez votre conseiller fiscal en cas de questions

GrandTotal prend en charge plusieurs devises.

Vous pouvez ajouter un taux de change par rapport à la devise par défaut. Celui-ci sera utilisé pour convertir les taux lors du changement de devise d'un document et pour calculer les valeurs du tableau de bord dans votre devise native.

Définissez les conditions pour les différents types de paiement dans Préférences/Factures

Vous pouvez configurer jusqu'à 3 escomptes qui peuvent être utilisés via le menu des options de la balise "Montant" dans Préférences/Factures/Conditions

Définissez ici comment les éléments des trackers de temps pris en charge sont importés.

Lors de l'ajout de espaces réservés dans les sections de titre ou de sous-total, les titres ou sous-titres sont insérés en conséquence. Utilisez au moins un espace réservé commun pour les titres et sous-titres. Les sous-totaux ne sont ajoutés que si plus d'un sous-total est requis

Le regroupement automatique crée des groupes pour les éléments partageant le même nom.

Les entrées chronométrées sont importées avec l'unité "h" par défaut. Vous pouvez modifier l'unité ici.

Le taux par défaut est utilisé lors de l'importation d'entrées chronométrées à partir d'applications ou de services ne prenant pas en charge les taux

À l'aide de règles, vous pouvez déclarer quels groupes d'articles doivent être utilisés pour les articles. S'il n'y a pas de règles, la valeur par défaut de vos groupes d'articles est appliquée.

Tous ces paramètres s'appliquent lors de l'importation et n'affectent pas les articles déjà importés.

Lors de l'ajout d'un service de minuterie en ligne, il sera ajouté à l'écran Aperçu.

GrandTotal peut utiliser le Centre de notifications pour vous informer lorsque des factures sont dues, en retard ou récurrentes.

Les notifications peuvent se répéter si vous le souhaitez.

Les devis expirent lorsque la date de validité est atteinte et qu'ils n'ont pas été marqués comme acceptés ou refusés.

Les applications suivantes prennent en charge GrandTotal via le presse-papiers :

Importez des clients, des articles de catalogue et des éléments de facture à l'aide du menu Fichier/Importer. Les fichiers doivent être au format CSV ou Excel.

Les documents peuvent être imprimés à l'aide du menu Imprimer standard en utilisant ⌘P. Vous pouvez éventuellement ajouter un filigrane comme Annulé, Payé ou similaire au document.

Pour les brouillons, un avertissement s'affichera dans la boîte de dialogue d'impression. Les brouillons ne sont pas destinés à être envoyés au client. Utilisez le bouton "Envoyer" à cet effet.

Les listes dans l'aperçu peuvent être imprimées en utilisant "Imprimer la liste" dans le menu Fichier. Les clients et les éléments du catalogue peuvent également être imprimés sous forme de liste.

Les colonnes peuvent être réorganisées et supprimées après avoir cliqué sur leur titre.

Si toutes les données pour un affichage complet du contenu ne sont pas encore disponibles, un indicateur orange est affiché dans le coin supérieur droit de la fenêtre principale. En cliquant dessus, on ouvre les Informations du fichier.

Les informations du fichier peuvent être affichées dans le menu Fichier. La somme de contrôle indique si les données sur différents appareils ont le même statut. Si ce n'est pas le cas, les données n'ont pas encore été complètement synchronisées par le service cloud, ou il s'agit d'un fichier différent.

Le chiffrement de bout en bout des données rend impossible la lecture des données par des tiers (y compris le fournisseur de cloud). Les données ne sont déchiffrées que lors de leur utilisation dans GrandTotal.

Pour définir un nouveau mot de passe, utilisez le menu Fichier/Enregistrer une copie et attribuez le nouveau mot de passe au nouveau fichier.

Après avoir glissé des éléments du catalogue vers un document, vous pouvez saisir la quantité sur les touches numériques de votre clavier sans avoir besoin d'ouvrir l'élément. Cela fonctionne également lorsque vous sélectionnez plusieurs éléments.

Les champs de saisie numérique peuvent calculer des formules. Par exemple, 100 / 4 devient 25 lorsqu'il est saisi dans un champ.

De nombreux enregistrements ne peuvent pas être supprimés tant que toutes les dépendances n'ont pas été retirées. Voir Archivage

Les enregistrements qui ne sont plus nécessaires comme les anciennes mises en page ou les groupes d'articles obsolètes ne peuvent pas être supprimés une fois utilisés. Cela est dû au fait qu'ils sont encore requis par d'anciens documents.
Les clients, mises en page, groupes d'articles et articles de catalogue peuvent être archivés par un clic droit dans leur liste. Les éléments archivés sont masqués et peuvent être affichés si nécessaire par un clic droit dans la même liste.

Les articles peuvent être copiés et collés dans d'autres documents.

Cela fonctionne également avec les documents. Après avoir été copiés, vous pouvez les coller dans la liste d'un autre client.

Dupliquer des articles et des documents avec ⌘-D.

Tant qu'un document est à l'état de brouillon, il peut être déplacé vers un autre client dans la vue des clients. Les éléments de facture en brouillon peuvent également être déplacés vers un autre brouillon.

Vous pouvez glisser un aperçu de document vers le Finder pour enregistrer un PDF.

Net : Les prix des articles n'incluent pas les taxes. Les taxes seront ajoutées à la fin du document.

Brut : Les taxes sont déjà incluses dans les articles. Les taxes sont déclarées à la fin du document

Des champs supplémentaires peuvent être ajoutés pour trois types d'enregistrements différents. Ils consistent toujours en un nom partagé pour tous les enregistrements et une valeur qui peut être attribuée individuellement pour chaque enregistrement.

Tous les champs peuvent également être ajoutés aux mises en page. Les champs utilisés dans les documents envoyés ne peuvent pas être supprimés.

En plus des totaux, des espaces réservés peuvent également être utilisés pour les sommes de groupes d'articles individuels. Par exemple, pour lister les salaires séparément. Les espaces réservés correspondants peuvent être trouvés dans la catégorie Document sous Somme.

Les emails sont contrôlés par AppleScript. Les scripts peuvent être modifiés en cliquant ici. Pour restaurer la fonctionnalité d'origine, supprimez le fichier de ~/Library/Application Support/com.mediaatelier.GrandTotal3/Mail Scripts/.

Les importateurs de temps de travail sont des plugins basés sur Javascript. Des exemples de travail sont disponibles dans Aperçu/Obtenir des plugins.

GrandTotal dispose d'une interface de plugins basée sur HTML et Javascript. Ouvrir la référence API (Connaissances en programmation requises)