GrandTotal Help

A partire dalla versione 6, GrandTotal utilizza un nuovo formato di file. Gli utenti delle versioni precedenti verranno invitati a migrare i dati esistenti all'avvio.

La migrazione dei dati precedenti può essere avviata manualmente dal menu di GrandTotal. Qui è inoltre possibile eliminare i dati non più necessari.

La cartella di sincronizzazione condivisa utilizzata dalle versioni precedenti di GrandTotal deve essere eliminata manualmente: si trova in GrandTotal/com.mediaatelier.grandtotal.sync nella radice del proprio Dropbox o iCloud Drive. Assicurarsi di non aver salvato file personali in quella directory prima di eliminarla.

Posso lavorare sullo stesso file contemporaneamente?

Sì, se si trova su un'unità cloud o in una cartella condivisa sul dispositivo.

È possibile gestire aziende o mandati diversi?

Sì. È possibile creare una nuova azienda utilizzando il menu File.

È ancora possibile fare copie di backup?

Sì. Per farlo, salvare il file GrandTotal corrispondente nel Finder o utilizzare il menu File/Salva copia.

Posso salvare dati per versioni precedenti di GrandTotal?

Sì. È possibile effettuare copie di backup per GrandTotal 3-5. Tuttavia, è possibile ripristinare solo i dati supportati dalla versione corrispondente. Menu File/Salva copia con il tasto ⌥ premuto.

GrandTotal può essere sincronizzato con versioni precedenti?

No. Questo funziona solo all'interno della stessa versione.

La dashboard offre una rapida panoramica delle fatture aperte. È inoltre possibile confrontare i ricavi con il periodo dell'anno precedente.

Tutti i valori vengono convertiti nella valuta predefinita utilizzando il tasso di cambio inserito in Preferenze/Pagamenti.

Questo è l'elenco delle annotazioni interne che sono contrassegnate come todo, usa il segno di spunta per rimuoverle.

Nella sezione Grafici puoi confrontare e visualizzare i valori. La scala può essere scelta in alto a destra.
Nella parte inferiore selezioni i valori da inserire nel grafico. Il colore delle barre può essere modificato. Trascina gli elementi per cambiare l'ordine. Trascinali fuori dalla finestra per eliminarli.

Facendo clic con il tasto destro su una barra ottieni l'opzione di suddividere i valori in base a vari criteri.
Facendo clic su una barra viene visualizzato un elenco dei documenti corrispondenti. Facendo doppio clic su un documento verrà mostrato. L'elenco può essere esportato.

Tutti i valori sono mostrati nella tua valuta principale. Il tasso di cambio può essere impostato in Preferenze/Pagamenti

I valori dell'anno precedente vengono visualizzati solo in scale comparabili.

Confrontando gli elementi, è molto probabile che si verifichino differenze di arrotondamento rispetto alle fatture. (Questo perché le tasse sono calcolate sul totale delle fatture e non sui singoli articoli)

I grafici saranno disponibili non appena verranno inviati documenti.

Qui troverai tutti i documenti che non sono ancora stati inviati.

La previsione mostra il fatturato atteso da fatture ricorrenti e permanenti.

Questa sezione è popolata con gli elementi di addebito diretto da elaborare.
Da qui puoi esportare un file XML che può essere caricato sulla tua banca o inviarlo direttamente a MoneyMoney.
Le impostazioni per gli addebiti diretti si trovano in Preferenze/Identificazione e nei Clienti.

Qui puoi vedere i tuoi modelli di documenti (se ne hai creati) e modificarli. I modelli vengono creati facendo clic con il tasto destro su una fattura esistente.

Usa il menu "Modifica/Elimina" per rimuovere i modelli non utilizzati.

GrandTotal supporta varie applicazioni di tracciamento del tempo. Le loro registrazioni appaiono nella sezione corrispondente. Gli elementi già fatturati sono elencati nella sezione "Fatturati".

Gli elementi senza costo non sono elencati per impostazione predefinita. Questo può essere modificato in Preferenze/Tracciamento del tempo

"Selezione fattura" cerca il cliente per gli elementi. Se esiste già una bozza di fattura, le voci verranno aggiunte. Altrimenti verrà creata una nuova bozza con l'elemento selezionato.

Puoi anche aggiungere tempi a un documento specifico copiando gli elementi, spostandoti nella selezione fattura e incollandoli.

Se l'opzione "Raggruppamento automatico" è attivata, gli elementi con lo stesso titolo vengono raggruppati. I titoli sono impostati in Preferenze/Tempo di lavoro.

Usa il menu Modifica/Archivia per rimuovere le voci indesiderate.

Tutti i documenti inviati sono elencati qui. Sono raggruppati per anno e mese.

Ci sono diversi strumenti per analizzare fatture e pagamenti.

GrandTotal può essere esteso dai plugin. Carica plugin per importare il tempo qui.

Utilizzando le liste intelligenti, puoi raggruppare fatture, preventivi e pagamenti secondo criteri diversi.

Una fattura è sempre composta da almeno un elemento. Se necessario, possono essere aggiunti elementi aggiuntivi.

Una bozza di fattura può essere convertita in una fattura finale contenente più fatture parziali facendo clic sul pulsante a ingranaggio. È possibile scegliere tra 1 ⅓ rata o 2, 3 e 4 rate uguali.

Manualmente è possibile specificare qualsiasi importo nelle impostazioni. Questi possono essere inseriti come importo percentuale (20) o come frazione (1/3).

Una fattura finale può essere inviata solo quando almeno una delle fatture parziali è stata inviata. Se ci sono pagamenti parziali, questi vengono automaticamente detratti.

Le fatture permanenti sono adatte per affitti e altri crediti ricorrenti regolarmente per i quali non è necessario inviare una nuova fattura ogni volta. Per fare questo, seleziona una fattura permanente sul pulsante più e poi specifica l'intervallo nelle informazioni della fattura. Una data di fine può essere impostata come opzione. Quindi crei la fattura come al solito e la invii.
GrandTotal crea automaticamente un documento per ogni ripetizione nel momento stabilito. Questo può essere contrassegnato come pagato dopo l'avvenuto pagamento.

Una fattura si trasforma automaticamente in una nota di credito non appena il totale è inferiore a zero. Tieni presente che è necessario contrassegnare le note di credito come pagate.

I preventivi funzionano come le Fatture. Un preventivo può essere convertito in una fattura utilizzando il pulsante di azione. La fattura risultante è una copia e può essere modificata.

Ogni fattura può contenere tutti i pagamenti parziali necessari. Se la somma dei pagamenti raggiunge il totale della fattura, questa viene considerata pagata.

Se aggiungi un pagamento prima di inviare la fattura, viene considerato come un pagamento in acconto (la data del pagamento è precedente alla data della fattura)

Per i pagamenti con un importo leggermente inferiore al totale della fattura, viene visualizzato il valore dello sconto in contanti dedotto. Fai clic sul segno di spunta per contrassegnare la fattura come completata.

Se ricevi un acconto da un cliente, lo aggiungi alla gerarchia superiore dei documenti. Se successivamente trascini questo pagamento su una fattura non pagata, verrà assegnato alla fattura.

Utilizza i progetti per organizzare i tuoi documenti. Il nome del progetto verrà mostrato nei documenti quando aggiungi il segnaposto <document.project/>.

I documenti PDF possono essere allegati a fatture, progetti o clienti. Per fare questo, crei un documento e assegni un file PDF ad esso.

Se l'opzione "Invia con documento principale" è attivata, il documento viene aggiunto alla fattura o al preventivo quando lo invii.

Usa i gruppi di documenti per unire più documenti PDF in un unico documento.

L'elenco dei documenti del cliente può essere modificato in modalità cronologia utilizzando il simbolo dell'orologio. Qui sono elencate tutte le fatture e i pagamenti in ordine cronologico.

Utilizzando la selezione multipla, puoi selezionare quali elementi devono apparire nell'estratto conto.

Negli estratti conto, il segnaposto del layout <quantity/> viene sostituito con la data della fattura/pagamento

Premendo il tasto Invio dopo aver inserito un prezzo netto verrà calcolato il prezzo lordo e viceversa. Se si desidera inserire manualmente l'altro prezzo, basta premere il tasto Tab.

Prezzo di acquisto a cui vengono aggiunti i costi accessori di approvvigionamento, come trasporto, assicurazione, ecc. Questo valore viene utilizzato per calcolare il margine.

Il gruppo di articoli viene utilizzato per la categorizzazione, decide inoltre come viene tassato l'articolo. Vedi tasse

Le etichette possono essere create per contrassegnare gli articoli. A ogni articolo possono essere assegnate etichette diverse per facilitarne la ricerca. Vedi sopra.

Un layout è composto da almeno 2 pagine. La "Prima pagina" viene utilizzata in ogni documento. Nel caso in cui non ci sia spazio sufficiente per gli articoli nella prima pagina, verrà utilizzata la "Pagina successiva" fino a quando tutti gli articoli non saranno elencati.

Possono essere utilizzate pagine aggiuntive per aggiungere pagine extra. Ad esempio, termini di servizio.

La tabella è composta da diverse sezioni utilizzate per diversi tipi di elementi.

Facendo clic sulla tabella una volta in modalità visualizzazione verranno mostrate le opzioni globali per la tabella. Come il colore di sfondo e se i totali devono essere allineati in fondo alla tabella. Un doppio clic ti porterà alla sezione di modifica della tabella.

Inserisci qui i tuoi dati di contatto.

Inserisci qui gli ID forniti dal governo delle banche.

Configura qui i membri del team. Guarda questo video per saperne di più.

Decidi se i nuovi clienti creati devono avere prezzi netti o lordi calcolati. Questa impostazione può essere applicata a tutti i clienti usando il tasto destro.

Questa impostazione influisce anche sui prezzi mostrati negli elenchi del catalogo.

Il formato del numero del cliente e il contatore corrente possono essere modificati qui. (Il contatore mostra il numero che il prossimo cliente otterrà)

Qui puoi anche modificare le impostazioni degli estratti conto

Definisci l'etichetta che desideri utilizzare per le tue fatture e note di credito. Le fatture con un totale complessivo inferiore a zero sono trattate come note di credito

I termini di pagamento vengono copiati ai nuovi clienti e possono essere modificati individualmente nelle impostazioni del cliente. Inoltre, è possibile impostare termini personalizzati durante l'invio di una fattura.

Le fatture non pagate entro questi termini sono contrassegnate come scadute. Quando la data supera il valore nel secondo campo, diventano in ritardo.

Le impostazioni per i preventivi sono simili a quelle per le fatture. Invece dei termini di pagamento, è possibile specificare qui la validità.

Le condizioni sono condivise per tutti i preventivi

È possibile allegare documenti di follow-up a fatture o preventivi utilizzando il pulsante di azione. Ad esempio, conferme, promemoria o bolle di consegna. Questi documenti mostreranno gli stessi elementi del documento genitore.

Qui è possibile configurare i propri tipi di documenti aggiuntivi e le relative condizioni.
Facoltativamente, è possibile separare gli elementi per un rapporto di lavoro dettagliato.

È possibile impostare regole per escludere elementi specifici. Ad esempio, per rimuovere i costi di spedizione dalle note di consegna.

Per mostrare le date del documento genitore, utilizzare i segnaposto <original.sent/> e <original.due/> nel layout.

Disattivare il completamento automatico se non si desidera ricevere suggerimenti durante la digitazione di un titolo.
I suggerimenti si basano sui documenti del catalogo creati in precedenza.

Il carattere utilizzato per gli elenchi quando si inizia una voce di elenco con - o * può essere impostato qui. Per impostazione predefinita, viene utilizzato un •.

Il carattere utilizzato per gli elenchi quando si inizia una voce di elenco con - o * può essere impostato qui. Per impostazione predefinita, viene utilizzato un •.

Il separatore per le voci raggruppate definisce come vengono separate le descrizioni degli elementi.

Nel caso in cui si utilizzi carta intestata per le fatture stampate, è possibile aggiungere lo sfondo per i documenti inviati o salvati qui. (Non utilizzare sfondi nel layout in quel caso).

Se lo sfondo ha più pagine, la prima pagina viene utilizzata per la pagina 1. La pagina 2 viene utilizzata per tutte le pagine successive.

In questa sezione si definiscono i contenuti di un'e-mail per i vari tipi di documenti. Oltre ai segnaposto blu, è possibile utilizzare anche segnaposto di layout, compresi quelli per le lingue.

Il titolo dell'oggetto riflette anche il nome del PDF allegato

Facoltativamente, inserire gli indirizzi di posta elettronica in BCC per inviare una copia di un documento alla propria contabilità

Facoltativamente, è possibile scegliere di aggiungere la carta intestata definita qui ai PDF inviati via e-mail

Al momento dell'invio di un documento, può essere creato un PDF. Qui definisci dove desideri salvarli.

Base: La directory in cui vengono salvati tutti i documenti.

Cartella: La sottodirectory in cui vengono salvati i documenti. (utilizzare "/" tra gli elementi per creare ulteriori sottodirectory)

Nome file: Il nome del documento.

I documenti possono essere estratti dal database in qualsiasi momento ricreando il contenuto della cartella.

Qui imposti come vengono calcolate le tasse.
Sull'asse verticale della matrice sono elencati i gruppi di clienti. Orizzontalmente puoi aggiungere gruppi di tasse.

I gruppi di tasse vengono assegnati ai gruppi di articoli.

⚠Una volta utilizzate in un documento inviato, le tasse non possono più essere modificate.

* Consulta il tuo consulente fiscale in caso di domande

GrandTotal supporta più valute.

Puoi aggiungere un tasso di cambio relativo alla valuta predefinita. Questo verrà utilizzato per convertire i tassi quando si cambia la valuta di un documento e per calcolare i valori nel dashboard nella tua valuta nativa.

Definisci le condizioni per i diversi tipi di pagamento in Preferenze/Fatture

Puoi impostare fino a 3 sconti in contanti che possono essere utilizzati utilizzando il menu delle opzioni del tag "Importo" in Preferenze/Fatture/Condizioni

Definisci qui come vengono importati gli elementi dei tracker di tempo supportati.

Quando si aggiungono segnaposto nelle sezioni del titolo o del subtotale, i titoli o i sottotitoli vengono inseriti di conseguenza. Usa almeno un segnaposto comune per titoli e sottotitoli. I subtotali vengono aggiunti solo se è richiesto più di un subtotale

Il raggruppamento automatico crea gruppi per gli elementi che condividono lo stesso nome.

Le voci a tempo vengono importate con l'unità "h" per impostazione predefinita. Puoi cambiare l'unità qui.

Il tasso predefinito viene utilizzato durante l'importazione di voci a tempo da applicazioni o servizi che non supportano tassi

Utilizzando le regole puoi dichiarare quali gruppi di elementi devono essere utilizzati per gli elementi. Se non ci sono regole, viene applicato il valore predefinito dei tuoi gruppi di elementi.

Tutte queste impostazioni si applicano durante l'importazione e non influiscono sugli elementi già importati.

Quando aggiungi un servizio timer online, verrà aggiunto alla schermata Panoramica.

GrandTotal può utilizzare il Centro Notifiche per informarti quando le fatture sono in scadenza, scadute o ricorrenti.

Le notifiche possono ripetersi se lo si desidera.

I preventivi scadono quando viene raggiunta la data di validità e non è stato contrassegnato né come accettato né come rifiutato.

Le seguenti Applicazioni supportano GrandTotal tramite Appunti:

Importare clienti, articoli di catalogo e articoli di fattura utilizzando il menu File/Importa. I file devono essere in formato CSV o Excel.

I documenti possono essere stampati utilizzando il menu Stampa regolare usando ⌘P. Facoltativamente, puoi aggiungere una filigrana come Annullato, Pagato o simile al documento.

Per le bozze vedrai un avviso nella finestra di dialogo di stampa. Le bozze non sono destinate a essere inviate al cliente. Usa il pulsante "Invia" per questo.

Gli elenchi nella panoramica possono essere stampati utilizzando "Stampa Elenco" nel Menu File. Clienti e articoli di catalogo possono essere stampati come elenco.

Le colonne possono essere riordinate e rimosse dopo aver fatto clic sul loro titolo.

Se non sono ancora disponibili tutti i dati per una visualizzazione completa del contenuto, viene visualizzato un indicatore arancione nell'angolo in alto a destra della finestra principale. Facendo clic su di esso si aprono le Informazioni File.

Le informazioni del file possono essere visualizzate nel menu File. Il checksum indica se i dati su dispositivi diversi hanno lo stesso stato. Se ciò non avviene, i dati non sono ancora stati completamente sincronizzati dal servizio cloud, o si tratta di un file diverso.

La crittografia end-to-end dei dati rende impossibile per terze parti (compreso il fornitore di cloud) leggere i dati. I dati vengono decifrati solo durante il loro utilizzo all'interno di GrandTotal.

Per impostare una nuova password, utilizzare il menu File/Salva copia e assegnare la nuova password al nuovo file.

Dopo aver trascinato gli articoli dal catalogo a un documento, è possibile digitare la quantità sui tasti numerici della tastiera senza dover aprire l'articolo. Questo funziona anche quando si selezionano più articoli.

I campi di input numerici possono calcolare formule. Ad esempio, 100 / 4 diventa 25 quando inserito in un campo.

Molti record non possono essere eliminati finché non vengono rimosse tutte le dipendenze. Vedi Archiviazione

I record non più necessari come vecchi layout o gruppi di articoli obsoleti non possono essere eliminati una volta utilizzati. Questo perché sono ancora richiesti da documenti precedenti.
Clienti, layout, gruppi di articoli e articoli di catalogo possono essere archiviati con un clic destro nel loro elenco. Gli elementi archiviati sono nascosti e possono essere mostrati se necessario con un clic destro nello stesso elenco.

Gli articoli possono essere copiati e incollati in altri documenti.

Questo funziona anche con i documenti. Dopo aver copiato, puoi incollarli nell'elenco di un altro cliente.

Duplica articoli e documenti usando ⌘-D.

Finché un documento è in stato di bozza, può essere trascinato a un altro cliente nella vista clienti. Gli elementi di fattura in bozza possono essere trascinati in un'altra bozza.

Puoi trascinare un'anteprima del documento nel Finder per salvare un PDF.

Netto: I prezzi degli articoli non includono le tasse. Le tasse verranno aggiunte alla fine del documento.

Lordo: Le tasse sono già incluse negli articoli. Le tasse sono dichiarate alla fine del documento

È possibile aggiungere campi aggiuntivi per tre diversi tipi di record. Consistono sempre in un nome condiviso per tutti i record e un valore che può essere assegnato individualmente per ogni record.

Tutti i campi possono essere aggiunti anche ai layout. I campi utilizzati nei documenti inviati non possono essere eliminati.

Oltre ai totali, i segnaposto possono essere utilizzati anche per le somme di singoli gruppi di articoli. Ad esempio, per elencare separatamente i salari. I segnaposto per questo possono essere trovati nella categoria Documento sotto Somma.

Le mail sono controllate da AppleScript. Gli script possono essere modificati facendo clic qui. Per ripristinare la funzionalità originale, eliminare il file da ~/Library/Application Support/com.mediaatelier.GrandTotal3/Mail Scripts/.

Gli importatori di tempi di lavoro sono plugin basati su Javascript. Esempi funzionanti sono disponibili in Panoramica/Ottieni Plugin.

GrandTotal ha un'interfaccia plugin basata su HTML e Javascript. Apri Riferimento API (Richiede conoscenze di programmazione)