Wat heeft een e-factuur nodig?

Een e-factuur bevat dezelfde gegevens als de factuur die u vandaag schrijft – alleen machineleesbaar. Het meeste staat al in GrandTotal, en het factuurnummer, de datum, de totalen en de btw-bedragen maakt het programma zelf. Er kan dus weinig misgaan. Af en toe vraagt een ontvanger echter om een waarde waarvoor geen veld een voor de hand liggende naam draagt – meestal genoemd als BT-nummer. Daarvoor is dit overzicht bedoeld.

Factuurformaat

Welke velden er zijn en waar ze staan hangt af van het formaat. Kies het formaat dat uw ontvanger verwacht.

Zoeken

Uw bedrijf 10

Eenmalig invoeren – geldt daarna voor elke factuur.

Gegeven	Waar u dat in GrandTotal invult	Nodig?
Bedrijfsnaam en adres BT-27, BT-35–40 BT-27, BT-35, BT-36, BT-37, BT-38, BT-39, BT-40	Voorkeuren → Organisatie → Organisatie, Adres, Postcode, Plaats, Land Laat u het bedrijfsveld leeg, dan wordt uw persoonsnaam gebruikt. Postcode en plaats hebben geen eigen opschrift.
Contactpersoon: naam, telefoon, e-mail BT-41–43 BT-41, BT-42, BT-43	Voorkeuren → Organisatie → Voornaam, Achternaam, Telefoon, E-mail Het telefoonnummer moet minstens drie cijfers bevatten.
Btw-nummer BT-31	Voorkeuren → Identificatie → BTW NR. In de meeste formaten dient het tegelijk als elektronisch adres (BT-34).
Fiscaal nummer BT-32	Voorkeuren → Identificatie → Fiscaal nummer In Frankrijk vult het fiscaal nummer (SIREN/SIRET) ook het registratienummer BT-30, mits daar niets is ingevuld.
Registratienummer BT-30	Voorkeuren → Identificatie → Registratienummer Schrijfwijze „schema:nummer”, bijvoorbeeld 0106:12345678. Blijft het leeg, dan wordt het btw-nummer gebruikt.
Elektronisch adres BT-34	Geen eigen veld – GrandTotal leidt het af uit uw btw-nummer, anders uit uw e-mailadres Het veld staat bij de klant, niet in de instellingen – u kunt dus per ontvanger een ander afzenderadres vastleggen.
IBAN BT-84	Voorkeuren → Identificatie → Bank → IBAN Per betaalwijze kan een afwijkende bankrekening worden vastgelegd: Instellingen → Betalingen → symbool aan de rechterrand van de regel.
Rekeninghouder BT-85	Voorkeuren → Betalingen → Betaalwijzen → symbool aan de rechterrand van de regel → Rekeninghouder Dit veld bestaat niet in de identificatie-instellingen. Zonder invoer bij de betaalwijze blijft BT-85 leeg in de factuur.
BIC BT-86	Voorkeuren → Identificatie → Bank → BIC Binnen de SEPA-zone overbodig, daar volstaat de IBAN. Ook hier per betaalwijze te overschrijven.
SEPA-incassant-ID BT-90	Voorkeuren → Identificatie → SEPA → SEPA Creditor ID

Bij de klant 7

Eenmalig per klant – wordt op elke factuur aan die klant overgenomen.

Gegeven	Waar u dat in GrandTotal invult	Nodig?
Naam en adres van de klant BT-44, BT-50–55 BT-44, BT-50, BT-51, BT-52, BT-53, BT-54, BT-55	Klanten → ⓘ bij de klant → Organisatie – adres, postcode en plaats in de velden zonder opschrift eronder; het land staat verderop, in het gedeelte met klantgroep en valuta Is het bedrijfsveld leeg, dan wordt de naam van het contact als kopersnaam verzonden.
Elektronisch adres van de klant BT-49	Geen eigen veld – GrandTotal leidt het af uit het btw-nummer van de klant, anders uit diens e-mailadres Via de verzendwegen recommand.eu en e-invoice.be heet het veld „Peppol ID” en heeft het een knop om in het PEPPOL-register te zoeken.
Btw-nummer van de klant BT-48	Klanten → ⓘ bij de klant → BTW NR. In de meeste formaten dient het tegelijk als elektronisch adres van de klant (BT-49).
E-mailadres van de klant BT-58	Klanten → ⓘ bij de klant → Contacten – het e-mailveld van het contact (de velden dragen geen opschrift) Bevat het veld meerdere adressen, dan wordt het eerste gebruikt.
Contact bij de klant: naam en telefoon BT-56, BT-57	Klanten → ⓘ bij de klant → Contacten – naam en telefoon van het contact (de velden dragen geen opschrift)
Kopersreferentie (Leitweg-ID) BT-10	Geen eigen veld – GrandTotal neemt de referentie van de factuur Tussen bedrijven vult GrandTotal er zelf „N/A” in: u hoeft niets te doen. Overheden geven u de echte Leitweg-ID, meestal in de bestelling of aanbestedingsstukken; vastgelegd bij de klant geldt hij voor elke volgende factuur.
Verkopersidentificatie BT-29	Klanten → ⓘ bij de klant → Elektronische factuur → Seller ID Het staat bij de klant, omdat elke opdrachtgever u een ander nummer kan geven.

Bij de factuur 9

Per factuur, meestal maar één of twee velden.

Gegeven	Waar u dat in GrandTotal invult	Nodig?
Bestelnummer van de klant BT-13	Factuur → Onderwerp Waar geen eigen veld bestaat, neemt GrandTotal het onderwerp van de factuur.
Contractnummer BT-12	Factuur → sectie met de naam van het formaat → Contract Reference Duitse overheden gebruiken het ook als subsidiekenmerk.
Ordernummer (uw eigen) BT-14	Factuur → sectie met de naam van het formaat → Sales Order Reference Uw eigen orderkenmerk, niet dat van de klant.
Projectnummer en projectnaam BT-11	Factuur → sectie met de naam van het formaat → Project Reference, Project Name Duitse overheden gebruiken het ook als kaskenmerk. Beide velden moeten gevuld zijn, anders vervalt de projectvermelding.
Aanbestedingsnummer BT-17	Factuur → sectie met de naam van het formaat → Tender Reference Number Wordt met schema AAG verzonden.
Objectkenmerk BT-18	Factuur → sectie met de naam van het formaat → Object Reference Number Gebruikelijk in de bouw en het vastgoed, om de factuur aan een object te koppelen. Wordt met schema AAJ verzonden.
Betalingsvoorwaarden BT-20	Factuur → Betalingsvoorwaarden – tekstsjabloon onder Instellingen → Facturen → „Voorwaarden” Betalingskorting moet in een vaste schrijfwijze in de voorwaardentekst staan, anders herkent de ontvanger die niet.
Opmerking / inleidende tekst BT-22	Factuurvenster → inleidende tekst boven de regels Buiten de Duitse context is slechts één opmerking per factuur toegestaan.
Prestatieperiode BT-73, BT-74	Factuur → Periode – vinkje zetten en begin en einde zelf invullen Zonder vinkje leidt GrandTotal de periode af uit de data van de regels. In beide gevallen geldt het einde tevens als leverdatum (BT-72).

Per regel 7

Gegeven	Waar u dat in GrandTotal invult	Nodig?
Omschrijving BT-153	factuurregel in het factuurvenster GrandTotal eist die vóór het verzenden – lege regels worden gemeld.
Aantal en eenheid BT-129	factuurregel in het factuurvenster De eenheidscode (BT-130) zet GrandTotal zelf: tijdseenheden worden HUR, al het andere C62 (stuk).
Stukprijs (netto) BT-146	factuurregel in het factuurvenster Werkt u met brutoprijzen, dan rekent GrandTotal de nettoprijs voor de e-factuur zelf terug.
Btw-tarief en btw-categorie BT-118, BT-119	factuurregel in het factuurvenster – belastingregel kiezen; de regels zelf onder Instellingen → Belastingen Bij 0 % komt de vrijstellingsgrond uit de belastingregel: Instellingen → Belastingen → reden voor belastingvrijstelling.
Toelichting BT-154	factuurregel in het factuurvenster → Notities Opmaak gaat verloren – in de e-factuur belandt platte tekst.
Artikelnummer BT-155	Catalogus → Artikelnummer De regel zelf heeft daar geen veld voor. Het nummer komt uit het catalogusitem en wordt bij het invoegen overgenomen.
GTIN / EAN BT-157	Catalogus → EAN/GTIN Net als het artikelnummer alleen in de catalogus te onderhouden. Bij het kenmerk hoort de vermelding uit welk nummerstelsel het komt.

Bij incasso 2

Alleen als u via SEPA-incasso int.

Gegeven	Waar u dat in GrandTotal invult	Nodig?
Machtigingskenmerk BT-89 alleen uitvoering XL	Klanten → ⓘ bij de klant → SEPA Mandate ID GrandTotal schakelt de betaalwijzecode daarbij automatisch van 58 (overboeking) naar 59 (incasso).
IBAN van de klant BT-91 alleen uitvoering XL	Klanten → ⓘ bij de klant → IBAN

Bijlagen 1

Gegeven	Waar u dat in GrandTotal invult	Nodig?
Bijlage, bijvoorbeeld een urenstaat BT-122, BT-125	Factuur → document toevoegen → Include, Document ID Het bestand hangt aan de factuur, niet aan de klant. Het wordt in de e-factuur gekopieerd, niet gelinkt; het documentkenmerk is verplicht en de bestandsnaam van elke bijlage moet uniek zijn.

Een bestaand bestand controleren? E-factuurvalidator – XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL & EN 16931. Een Leitweg-ID nakijken: Leitweg-ID-validator.

Over de kolom „Nodig?”

verplicht – zonder dit gegeven wijst de controle van de ontvanger de factuur af.
Een omlijnde aanduiding noemt de voorwaarde waaronder het gegeven nodig wordt – bijvoorbeeld „alleen bij overheden” of „alleen bij incasso”.
aanbevolen en optioneel – de factuur is ook zonder geldig.

De indeling komt uit de controleregels van de formaten. BR staat daar voor Business Rule: BR-… zijn de regels van de norm EN 16931, BR-DE-… de Duitse aanvullingen van de XRechnung, plus de PEPPOL-regels. Noemt een controleportaal zo’n regelnummer, dan vindt u de bijbehorende regel via de zoekfunctie hierboven.

Wat de BT-nummers betekenen

BT staat voor Business Term. Elk gegeven in een e-factuur draagt zo’n nummer uit de norm EN 16931 – BT-49 is bijvoorbeeld het elektronische adres van de koper. In het dagelijks werk heeft u de nummers niet nodig. Ze worden pas nuttig wanneer een overheid of een controleportaal meldt dat „BT-XX ontbreekt”: dan brengt de zoekfunctie hierboven u naar de juiste regel.

Wat u niet hoeft in te vullen

Het factuurnummer, de factuur- en vervaldatum, het factuurtype, de regelnummers, alle totalen en btw-bedragen, de kenmerken van het formaat en de verwijzing naar een gecorrigeerde factuur maakt GrandTotal zelf. Ook de eenheidscode per regel en de prestatieperiode leidt het programma af uit uw invoer.

E-facturen zonder formulierenstrijd

GrandTotal vult vrijwel al deze velden zelf – uit uw stamgegevens en de factuur die u toch al schreef. U kiest het formaat, GrandTotal maakt er XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X of PEPPOL van.

Meer over GrandTotal

Wat heeft een e-factuur nodig?

Deutschland

Frankreich

International

Österreich

Niederlande

Norwegen

Italien

Portugal

Spanien

Over de kolom „Nodig?”

Wat de BT-nummers betekenen

Wat u niet hoeft in te vullen

E-facturen zonder formulierenstrijd