GrandTotal verwendet ein Datenformat, das von mehreren Benutzern gleichzeitig bearbeitet werden kann. Dadurch entfällt manuelles Festlegen einer Synchronisations-Methode. Die Datei wird einfach in einen geteilten Ordner auf Dropbox, iCloud Drive, Google Drive1 oder ähnlich2 gelegt und alle beteiligten Personen können daran arbeiten.
Empfohlen wird Dropbox. Es ist mit großem Abstand der zuverlässigste und schnellste Dienst.
1 Bei Google Drive muss entweder die Software "Google Backup & Sync" verwendet werden, oder die Synchronisationsmethode "Gespiegelt" in den Einstellungen gewählt sein.
2 Keine afp oder smb Netzwerkvolume (NAS) verwenden.
Alle Geräte müssen die selbe Version installiert haben.
Im Menu Ablage kann man sich die Datei-Informationen anzeigen lassen.
Im Log sieht man, ob der Cloud-Dienst alle Daten korrekt synchronisiert hat, oder ob Fehler vorliegen.
Überprüfen Sie den Bereich Geräte, um zu sehen, ob alle Ihre Maschinen synchronisiert sind. Das Menü "Geräte" muss auf allen Macs, die Sie testen möchten, ausgewählt sein. Wenn ein Gerät nicht auftaucht, hat es nicht die gleiche Firmendatei wie die anderen geöffnet.
Die Dateien können neu mit einem Passwort geschützt werden. Dazu sicher man im Menu Ablage eine Kopie und legt da das Passwort fest. Die Verschlüsslung erfolgt mach modernem AES256 Standard. Es sollte ein starkes Passwort verwendetet werden - dieses lässt sich sicher im Schlüsselbund aufbewahren. Wird ein Passwort vergessen, sind die Daten unwiederbringlich verloren.
Durch die Ende-zu-Ende Verschlüsselung der Daten, wird es Dritten (auch dem Cloud-Provider) verunmöglicht die Daten zu lesen. Sie werden ausschließlich während der Verwendung innerhalb von GrandTotal entschlüsselt.
Sicherungskopien werden durch Time Machine automatisch angelegt. Wird Time Machine nicht verwendet muss eine adäquate Alternative verwendet werden.
Durch die Verwendung vom neuem Datei-Format sind auch mehrere Firmen bzw. Mandate möglich. Neue Firmen werden über das Menu Ablage angelegt.