GrandTotal 6 verwendet ein neues Datenformat, das von mehreren Benutzern gleichzeitig bearbeitet werden kann. Dadurch entfällt manuelles Festlegen einer Synchronisations-Methode. Die Datei wird einfach in einen geteilten Ordner auf Dropbox, iCloud, GoogleDrive oder ähnlich* gelegt und alle beteiligten Personen können daran arbeiten.
* Keine afp oder smb Netzwerkvolume (NAS) verwenden.
Im Menu Ablage kann man sich die Datei-Informationen anzeigen lassen.
Im Log sieht man, ob der Cloud-Dienst alle Daten korrekt synchronisiert hat oder Fehler vorliegen.
In den Informationen, vergleicht man den DocumentIdentifier und die Checksumme der Datei mit den Werten der anderen Geräten. Stimmt der DocumentIdentifier nicht überein, hat man verschiedene Dateien geöffnet und arbeitet aneinander vorbei.
Alle Daten können neu mit einem Passwort geschützt werden. Die Verschlüsslung erfolgt mach modernem AES256 Standard. Es sollte ein starkes Passwort verwendetet werden - dieses lässt sich sicher im Schlüsselbund aufbewahren. Wird ein Passwort vergessen, sind die Daten unwiederbringlich verloren.
Durch die Ende-zu-Ende Verschlüsselung der Daten, wird es Dritten (auch dem Cloud-Provider) verunmöglicht die Daten zu lesen. Sie werden ausschließlich während der Verwendung innerhalb von GrandTotal entschlüsselt.
Sicherungskopien werden durch Time Machine automatisch angelegt. Wird Time Machine nicht verwendet muss eine adäquate Alternative verwendet werden.
Durch die Verwendung vom neuem Datei-Format sind auch mehrere Firmen bzw. Mandate möglich. Neue Firmen werden über das Menu Ablage angelegt.