GrandTotal (https://www.mediaatelier.com/GrandTotal) ist eine Software zur Erstellung von Rechnungen und Angeboten für macOS von Media Atelier (https://www.mediaatelier.com). GrandTotal ist ab Version 5 so konzipiert, dass es den GoBD (Stand 14. November 2014, BMF Schreiben 2014/0353090) entspricht:

Jedes Versenden einer Rechnung wird aufgezeichnet, mit Datumsstempel und eindeutiger Identifikationsnummer und eindeutiger Rechnungsnummer versehen. Nachträgliche Änderung, Korrektur, Anpassung oder Löschung ist erst möglich wenn das Dokument mit Hinweis auf Protokollierung entsperrt wurde.

Der Begriff „Versenden“ beschreibt in GrandTotal den Vorgang, eine Rechnung mit einem Rechnungsdatum und einer eindeutigen Rechnungsnummer zu versehen. Das Dokument wird zum diesem Zeitpunkt unveränderbar als PDF/A Dokument in der Datenbank abgelegt. Zusätzlich wird eine Kopie vom Dokument an einem für den Software-Anwender frei bestimmbaren Speicherort abgelegt. Diese Ablage dient zur Kontrolle, Weiterverarbeitung durch Drittsysteme oder Datensicherung und wird von der Software nicht überwacht. Ob das Dokument dem angegebenen Empfänger auf Papier oder in elektronischer Form zugestellt wurde, kann von der Software nicht festgestellt werden.

Das Protokoll ist als maschinenlesbare XML Datei gehalten und enthält für jede erfolgte Entsperrung die vollständigen Daten der Rechnung zum Zeitpunkt des Versandes. Diese Daten umfassen:

  • Eindeutige Rechnungsnummer
  • Eindeutige Identifikationsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Datum und Uhrzeit der Entsperrung
  • Postanschrift von Empfänger
  • Postanschrift von und Aussteller
  • Umsatzsteuer-Identifikation des Ausstellers (Wenn diese in den Stammdaten erfasst wurde)
  • Eine Liste aller Rechnungspositionen jeweils mit Positionsbeschreibung, Mengenangabe, Einzelpreis, Gesamtpreis und den Angaben zur Besteuerung der Position
  • Rechnungsendbetrag ohne Steuer (Netto)
  • Rechnungsendbetrag mit berechneter Steuer (Brutto)

Der aktuelle Stand der Dokumente kann im Bereich „Übersicht" der Software als CSV (Komma separierte Werte) beziehungsweise im Microsoft Excel Format sowie als PDF exportiert werden.

Für die sachgerechte Datensicherung (Backup), Archivierung in digitaler Form oder Ausdruck und Aufbewahrung auf Papier, sowie die Betriebsinterne Verfahrensdokumentation ist der Lizenznehmer der Software verantwortlich.

Die Anleitung zum Programm kann hier eingesehen werden https://mediaatelier.com/GrandTotal5/help/

Media Atelier kann bei Fragen zu GrandTotal und den GoBD jederzeit unter folgender Webadresse erreicht werden: https://mediaatelier.com/Support