E-Rechnung an den Bund in Österreich: Vom Mac per CIUS-AT-GOV

Worum es geht

Seit 1. Jänner 2014 verlangt die österreichische Bundesverwaltung E-Rechnungen für alle Aufträge ab dem Bund. Papier oder PDF werden im B2G-Bereich nicht mehr akzeptiert. Die rechtliche Basis ist das IKT-Konsolidierungsgesetz, konkret die E-Rechnung-an-den-Bund-Verordnung (auch ER>B genannt).

Eingereicht wird strukturierte XML-Information im Format Peppol BIS Billing 3.0 mit der österreichischen Spezifikation CIUS-AT-GOV. Sie hat das ältere ebInterface-Format als Vorgabe für den Bund abgelöst. GrandTotal generiert die XML auf Knopfdruck.

Wer ist betroffen?

• Lieferanten des Bundes: Wer an Bundesministerien, nachgeordnete Bundesbehörden oder ausgegliederte Bundesgesellschaften liefert, muss elektronisch fakturieren.
• Nicht betroffen: Aufträge an Länder, Gemeinden, Sozialversicherungsträger oder die Stadt Wien als Selbstverwaltungskörper. Die haben jeweils eigene Vorgaben, oft auch Peppol-basiert.
• Mindestbetrag: Es gibt keinen — auch eine 50-Euro-Rechnung an den Bund braucht das E-Rechnungs-Format.

Vier Einreichungswege

Die XML-Datei aus GrandTotal lässt sich auf vier verschiedenen Wegen an den Bund übergeben. Die Wahl hängt davon ab, wie oft Sie fakturieren und wie integriert Ihre Buchhaltung schon ist.

1. Manuelle Erfassung am Portal: Für gelegentliche Lieferanten — die Rechnungsdaten werden direkt in das Webformular von e-rechnung.gv.at eingetragen. Kein XML-Export nötig, aber zeitaufwendig.
2. Upload der XML-Datei: GrandTotal generiert die Datei, Sie laden sie im USP (Unternehmensserviceportal) hoch. Pragmatisch und ohne weitere Infrastruktur.
3. Web Service: Direktanbindung über eine SOAP-API zum USP. Für Unternehmen mit vielen Rechnungen — erfordert Setup, läuft danach automatisch.
4. PEPPOL Access Point: Über das europäische PEPPOL-Netzwerk zustellen. GrandTotal exportiert das Format, ein PEPPOL-Provider übernimmt die Zustellung. Funktioniert auch für andere EU-Behörden.

Pflichtangaben auf der E-Rechnung

Damit eine E-Rechnung an den Bund verarbeitet werden kann, müssen einige Felder zwingend ausgefüllt sein. GrandTotal nimmt sie automatisch aus den Stammdaten, sofern dort sauber gepflegt:

• Auftragsreferenz (Order Reference) der Bundesstelle — bekommen Sie mit dem Auftrag mitgeteilt. Ohne diese Referenz wird die Rechnung abgelehnt.
• Lieferantennummer — wird einmalig im USP angelegt.
• UID-Nummer Lieferant und Empfänger.
• Bankverbindung (IBAN, BIC) für die Überweisung.
• Strukturierte Steuerangaben nach USt-Sätzen (20 %, 13 %, 10 % oder Steuerbefreiung).

Setup in GrandTotal

Für die E-Rechnungs-Erzeugung müssen die XL-Edition oder ein E-Rechnungs-fähiger Tarif vorhanden sein. Danach:

1. Unter Einstellungen / E-Rechnung das gewünschte Format wählen — Peppol BIS / CIUS-AT-GOV für die meisten Bundesstellen.
2. Bei jedem Bundeskunden im Kontakt-Datensatz die Auftragsreferenz hinterlegen. GrandTotal übernimmt sie automatisch in die Rechnungs-XML.
3. Beim Erstellen der Rechnung die Option Als E-Rechnung exportieren wählen — die XML-Datei wird zusätzlich zum PDF erzeugt.