XRechnung: Was sich für Sie wirklich ändert
Die XRechnung klingt nach großer Umstellung – für GrandTotal-Nutzer ändert sich jedoch kaum etwas: E-Rechnungen werden seit 2017 unterstützt, alles Nötige ist bereits an Bord. Zum Hintergrund: Empfangen können müssen Unternehmen E-Rechnungen seit Januar 2025. Das Versenden ist weiterhin als PDF oder Papier erlaubt, übergangsweise bis 2027. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind ohnehin nicht betroffen. Weitere Ausnahmen: Kleinunternehmer (§ 19 UStG), Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrkarten.
Was ist eine XRechnung?
XRechnung ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen in Deutschland. Es ist ein XML-basiertes Schema, das darauf abzielt, den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, öffentlichen Institutionen und Verwaltungen zu vereinheitlichen. Das Format wurde entwickelt, um den Anforderungen der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor gerecht zu werden.
Wie funktioniert es?
XRechnung definiert eine Reihe von Regeln und Feldern, die in jeder Rechnung enthalten sein müssen. Zum Beispiel müssen Informationen wie der Name des Lieferanten, die Beschreibung der gelieferten Güter oder Dienstleistungen, der Preis und die Steuerinformationen in einer bestimmten Struktur vorhanden sein. Da es sich um ein XML-basiertes Format handelt, können Computer diese Rechnungen leichter lesen und verarbeiten, was den gesamten Ablauf beschleunigt.
Gut zu wissen: Die geforderten Felder sind im Wesentlichen genau die Pflichtangaben nach § 14 UStG, die ohnehin schon auf jeder Papierrechnung stehen müssen – nur eben maschinenlesbar als XML statt als Layout.
XRechnung mit GrandTotal L, XL & Classic
Vor dem Senden prüft GrandTotal, ob alle Pflichtangaben erfasst sind, und lässt fehlende Werte direkt im Sende-Vorgang ergänzen.
Die Vorgaben zur XRechnung werden regelmäßig aktualisiert. Damit Ihre Rechnungen dem neuesten Standard entsprechen, empfiehlt sich die aktuelle Version von GrandTotal – derzeit Version 10.
UBL oder CII?
Die XRechnung kommt in zwei Varianten: CII (Cross Industry Invoice) und UBL (Universal Business Language). Beide basieren auf XML-Datenformaten und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen für den elektronischen Rechnungsaustausch in Deutschland. GrandTotal L, XL & Classic erstellt beide: XRechnung 3.0 und PEPPOL 3.0 als UBL, XRechnung-ZUGFeRD als CII – ein PDF mit eingebetteter XML –, dazu ZUGFeRD 2.1.1 und Factur-X.
Leitweg-ID und Referenzen
Die Leitweg-ID (BT-10) tragen Sie beim Kunden oder in der einzelnen Rechnung ein; der Wert der Rechnung hat Vorrang. Ebenso vorgesehen sind Rechnungsart (BT-3), Vertrags- und Bestellnummer (BT-12, BT-13), Ihre Kennung beim Kunden (BT-29) und die Kennung von Anhängen (BT-122). Wechseln Sie zwischen UBL und CII, bleiben die Werte erhalten.
Mit GrandTotal XL & Classic kommen Projektreferenz (BT-11), Auftragsreferenz (BT-14), Vergabenummer (BT-17) und Objektkennung (BT-18) hinzu. Die Lieferort-Kennung (BT-71) hinterlegen Sie je Lieferanschrift beim Ansprechpartner des Kunden; welche gilt, bestimmt „Lieferung an“ in der Rechnung.
Empfangene XRechnungen lesen
Eingegangene XRechnungen zeigt GrandTotal L & XL direkt an – ohne weiteres Programm. Die Belege stehen in der Übersicht unter Eingangsrechnungen, mit Status und Steueraufschlüsselung; sie kommen über die Peppol-Inbox, aus einem überwachten Ordner oder aus dem Postfach. Wie das eingerichtet wird, zeigt der Beitrag Eingangsrechnungen empfangen.
Ob eine empfangene XRechnung den Vorgaben entspricht, prüfen Sie kostenlos mit dem E-Rechnung Validator – direkt im Browser (XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL BIS 3, EN 16931), ohne Upload.
GrandTotal prüft Leitweg-ID und Pflichtangaben, bevor die XRechnung das Haus verlässt, und nimmt Eingangsrechnungen an.