Blog & Ratgeber
Aktuell
Eingangsrechnungen empfangen: Peppol-Inbox, Ordner und Postfach
Empfangene Rechnungen direkt in GrandTotal: automatischer Abruf der Peppol-Inbox über Recommand und e-invoice.be, aus einem überwachten Ordner oder aus dem Postfach.
UStVA und Zusammenfassende Meldung aus GrandTotal
GrandTotal übergibt Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) und Zusammenfassende Meldung (ZM) direkt an die Steuererklärung.app – die Kennziffern und ZM-Zeilen werden aus Ihren Rechnungen vorberechnet.
Die fehlenden 5 %
Software passt zu 95 %. Über Effizienz und Zufriedenheit entscheiden die fehlenden 5 % – und die kann man sich heute selbst bauen.
E-Rechnungen & Compliance
UStVA und Zusammenfassende Meldung aus GrandTotal
GrandTotal übergibt Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) und Zusammenfassende Meldung (ZM) direkt an die Steuererklärung.app – die Kennziffern und ZM-Zeilen werden aus Ihren Rechnungen vorberechnet.
Rechnung mit Word, Excel & Co.: Wie lange geht das noch?
Rechnungen aus Word, Excel, Pages oder InDesign sind heute meist noch zulässig – aber keine E-Rechnungen. Was die GoBD verlangen und wann die Pflicht greift.
XRechnung: Was sich für Sie wirklich ändert
E-Rechnung Empfang seit 2025 Pflicht in Deutschland. Übergangsfristen und kostenloser XRechnung Viewer.
Heilpraktiker-Rechnung nach GebüH – mit Ziffern aus dem Katalog
GebüH-Rechnungen, die die private Krankenversicherung anstandslos erstattet: Ziffern als Artikelnummern im Katalog, Behandlungsdatum je Position, Diagnose auf der Rechnung.
Lohnkosten auf Handwerkerrechnungen separat ausweisen
Handwerksbetriebe müssen Lohnkosten getrennt ausweisen, damit Kunden bis zu 1.200€ jährlich nach §35a EStG absetzen können.
Heilmittel privat abrechnen: Physiotherapie, Logopädie, Ergotherapie & Podologie
Privatrechnungen für Physiotherapie, Logopädie, Ergotherapie und Podologie mit den beihilfefähigen Höchstbeträgen: Ziffern als Artikelnummern, fertige Kataloge zum Laden, Behandlungsdatum je Position.
Kleinunternehmerregelung in Deutschland: Rechnungen ohne Umsatzsteuer
Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuer befreit, müssen aber auf Rechnungen darauf hinweisen. GrandTotal unterstützt Sie dabei.
Eingangsrechnungen empfangen: Peppol-Inbox, Ordner und Postfach
Empfangene Rechnungen direkt in GrandTotal: automatischer Abruf der Peppol-Inbox über Recommand und e-invoice.be, aus einem überwachten Ordner oder aus dem Postfach.
Was ist PEPPOL?
Das internationale Netzwerk für elektronische Geschäftsdokumente erklärt – von der PEPPOL-ID bis zur praktischen Nutzung.
PDF/A: Das Archivformat für Dokumente
Warum Dokumente als PDF/A archiviert werden – und was das ISO-Format vom normalen PDF unterscheidet.
E-Rechnung interaktiv erklärt
Erkunden Sie das neue Tool zum Analysieren und Verstehen von E-Rechnungen im XML-Format.
E-Rechnungspflicht in Europa: EU & EWR Länder
Die EU dokumentiert E-Rechnungsanforderungen aller 27 Mitgliedstaaten plus Island, Liechtenstein, Norwegen und Schweiz mit Details zu rechtlichen Rahmen und Standards.
Ratgeber
Rechnungsprogramm Checkliste für Deutschland
Interaktive Checkliste: Worauf Sie bei der Auswahl einer Rechnungssoftware in Deutschland achten müssen.
Mehrwertsteuersätze in Europa: die Entwicklung seit 1970
Wie sich die Mehrwertsteuer-Normalsätze in 31 europäischen Ländern seit ihrer Einführung entwickelt haben – als interaktiver Chart zum Vergleichen.
Wenn Zahlen in Tabellen flattern
Warum Beträge in Tabellen unruhig wirken – und wie Tabellenziffern die Spalte beruhigen. Mit dem Typografie-Menü in GrandTotal per Rechtsklick umgestellt.
Erst Toggl, jetzt Clockify: API-Limits bei Gratis-Konten
Erst Toggl, jetzt Clockify: Beide haben die API-Limits für Gratis-Konten drastisch beschnitten. Warum kostenlose Dienste immer ein Risiko sind.
Professionelle Rechnungssoftware statt Word und Excel
Warum sich professionelle Rechnungssoftware für Selbstständige lohnt.
Mac-App oder Webservice: Was ist die bessere Wahl?
Warum Desktop-Software für viele Selbstständige die bessere Wahl ist.
Automation & Effizienz
Die fehlenden 5 %
Software passt zu 95 %. Über Effizienz und Zufriedenheit entscheiden die fehlenden 5 % – und die kann man sich heute selbst bauen.
Belege erkennen: PDF, Scan und Foto auf dem Mac auslesen Beta
Papierrechnungen, PDFs und Scans in GrandTotal übernehmen: Als Beta liest die Belegerkennung Rechnungsnummer, Beträge, Steuer und IBAN aus – vollständig lokal auf dem Mac.
MCP-Server: Rechnungen, Angebote und Auswertungen mit KI automatisieren
Zeitersparnis bei komplexen Auswertungen über Rechnungen und Angebote.
Datenmigration: Raus aus dem Altsystem, rein in GrandTotal
Kunden, Artikel und Rechnungen aus alten Systemen nach GrandTotal migrieren – per KI-Assistent statt CSV-Import.
Machine Learning für Layout-Erkennung
Machine Learning erkennt Layout-Elemente in bestehenden PDFs – ein erster Schritt zur automatischen Layout-Erstellung.
KI-Plugins: Integrationen ohne Programmierkenntnisse
Eigene Tool-Integrationen mit KI entwickeln – ohne Programmierkenntnisse. Sicherheit und Datenschutz im Fokus.
Online Dashboard
Greifen Sie von überall auf Ihr GrandTotal Dashboard zu - mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für mobile Geräte optimiert.
Datei optimieren
Reduzieren Sie die Dateigröße durch Konsolidierung der Log-Einträge – mit der Funktion Datei optimieren.
Text-Platzhalter: Die unterschätzte Automatisierung
Automatisieren Sie wiederkehrende Texte und sparen Sie Zeit bei der Rechnungserstellung.
Katalog individuell anpassen
Wie Sie Ihren Produktkatalog individuell organisieren und mit benutzerdefinierten Feldern an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen.
Tabellen als Positionen einfügen
Kopieren Sie Tabellen aus Excel oder Numbers und fügen Sie sie direkt als Positionen ein.
Zusatzfelder migrieren
So migrieren Sie Ihre Zusatzfelder zu den neuen vorgesehenen Datenfeldern in GrandTotal.
An Buchhaltung senden
Ein Befehl exportiert alle Dokumente eines Zeitraums als strukturierte Ordner mit PDFs und CSV-Dateien.
Datenschutz & Organisation
Classic-Upgrades enden am 30. November 2027
Classic-Upgrades sind noch bis zum 30. November 2027 erhältlich. Der Hintergrund: der EU Cyber Resilience Act.
Eindeutige Rechnungsnummern über mehrere Macs
Wer GrandTotal auf mehreren Macs nutzt, kann durch das Sync-Fenster gelegentlich doppelte Rechnungsnummern erhalten. Eine optionale Server-Reservierung schließt diese Lücke.
Cloud-Synchronisation auf macOS einrichten
Praktische Anleitung zur Einrichtung der lokalen Synchronisation für die wichtigsten Cloud-Dienste auf macOS – mit vollständiger Offline-Verfügbarkeit.
Versionsverlauf bei Cloud-Sync-Diensten im Vergleich
Faktenvergleich von Versionsverlauf und Wiederherstellung gelöschter Dateien bei Dropbox, Google Drive, OneDrive, iCloud, pCloud, Nextcloud, ownCloud, Seafile und Synology Drive.
Die 3-2-1 Backupstrategie
Warum Backups unverzichtbar sind und wie Sie Datenverlust wirklich vermeiden.
Datensicherheit am Mac: So sind Ihre Geschäftsdaten geschützt
Wie Ihr Mac Geschäftsdaten schützt – von FileVault und Touch ID bis zur verschlüsselten Datei und zum Backup. Mit den wichtigsten Schritten für sensible Daten.
Zu Hause arbeiten
GrandTotal im Home Office: Firmendatei in Cloud teilen und Lizenzen für verteiltes Arbeiten aktivieren.
Wie sicher muss ein Passwort wirklich sein?
Warum Passwort-Manager und Zufallspasswörter der einzige realistische Schutz sind.
Risikofaktor Mac-Schreibtisch
Warum der Schreibtisch ein Risikofaktor für Datenverlust ist und wo Sie Dateien sicher ablegen.
AES-256 Verschlüsselung erklärt
Schützen Sie Ihre Finanzdaten mit modernster Verschlüsselungstechnologie.
Firmendatei verschlüsseln
Schützen Sie Ihre Geschäftsdaten mit AES-Verschlüsselung. Passwörter werden sicher im Schlüsselbund verwaltet.
Kalkulation & Preise
Honorar in Prozent: Positionen vom Basiswert berechnen
Positionen, die sich als Prozentsatz eines Basiswerts berechnen: Basiswert einmal am Dokument hinterlegen, Prozentsatz als Menge eintragen – ideal für HOAI, SIA und andere Honorarordnungen.
Tipps, wie man ein professionelles Angebot schreibt
Wie Sie Angebote erstellen, die überzeugen und zu mehr Aufträgen führen.
Interaktive Angebote
Lassen Sie Ihre Kunden zwischen Optionen wählen mit interaktiven PDF-Angeboten.
Das Dilemma der Stundensätze
Warum der Stundensatz für Selbstständige oft die schlechtere Wahl ist. Alternativen zur Stundenabrechnung.
Warum Sie Ihre Arbeitszeit erfassen sollten
Warum Selbstständige ihre Arbeitszeit erfassen sollten – auch bei Pauschalpreisen. Für Transparenz, bessere Kalkulation und Rentabilitätskontrolle.
Brutto- oder Nettorechnung: Wann welche verwenden?
Wann Bruttopreise sinnvoll sind und wie Sie Missverständnisse bei der Rechnungsstellung vermeiden.
User Stories
Simon Iannelli: KI-gestützte Angebote für Fotoshootings
Wie ein Fotograf mit Claude und GrandTotal in Minuten professionelle Angebote erstellt – inklusive Mischkalkulation, Anfahrtswegen und automatischer Dokumentstruktur.
Zahlungen & Finanzen
Die perfekte Zahlungsfrist: 14, 30 oder 60 Tage?
Die richtige Wahl der Zahlungsbedingungen: Fristen, Skonto und wie Sie schneller bezahlt werden.
Reverse Charge bei Auslandsrechnungen: Einfach erklärt
Wann das Reverse-Charge-Verfahren greift und wie Sie es korrekt in Rechnungen ausweisen.
SEPA QR Code
Erleichtern Sie Ihren Kunden die Bezahlung durch standardisierte QR-Codes für SEPA-Überweisungen.
Kundenpflege
Kundenpflege zum Jahreswechsel: Treue Kunden belohnen und Beziehungen stärken.
Warum Rechnungen zu spät bezahlt werden
Warum zahlen Kunden zu spät? Praktische Strategien gegen Zahlungsverzug und säumige Zahler.
Neuigkeiten
Das Wichtigste zum GrandTotal 9 Classic Upgrade
Die neueste Version von GrandTotal mit verbesserter Benutzeroberfläche und neuen Funktionen.
20 Jahre Business-Software von Media Atelier
Zwei Jahrzehnte Erfahrung in der Entwicklung von Mac-Software für Selbstständige.