Datenschutzerklärung

Diese Internetseite lässt sich ohne Angabe von Personendaten nutzen. Beim Kauf, bei der Verwaltung eines Abonnements und bei einer Anfrage fallen Daten an. Welche das sind, steht hier.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung der Personendaten auf dieser Internetseite ist:

Media Atelier
Stefan Fürst
Bühlstrasse 43a
8055 Zürich
Schweiz

[email protected]
https://mediaatelier.com

Fragen zum Datenschutz gehen an diese Adresse. Ein Datenschutzberater ist nicht bestellt; das Schweizer Recht verlangt das für einen Betrieb dieser Grösse nicht.

2. Anwendbares Recht

Media Atelier hat den Sitz in Zürich. Massgebend ist deshalb in erster Linie das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) samt der zugehörigen Verordnung.

GrandTotal wird auch an Kundinnen und Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum verkauft. Für deren Daten gilt zusätzlich die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO), weil sich das Angebot ausdrücklich an Personen in der EU richtet. Wo sich die beiden Regelwerke unterscheiden, gilt die für die betroffene Person günstigere Bestimmung.

Die in der Schweiz zuständige Aufsichtsbehörde ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern.

3. Was beim blossen Besuch der Seite anfällt

a) Server-Protokolle

Jeder Aufruf hinterlässt einen Eintrag im Protokoll des Webservers: aufgerufene Adresse, Datum und Uhrzeit, IP-Adresse, verwendeter Browser und dessen Version, Betriebssystem, die zuvor besuchte Seite (Referrer) und die übertragene Datenmenge. Sie dienen dem Betrieb und der Sicherheit der Internetseite sowie Prüfungen zur Einhaltung der Lizenzvereinbarung.

b) Das Cookie

Diese Internetseite setzt ein einziges Cookie, __id. Es enthält eine Zufallskennung ohne Namensbezug, wird beim ersten Seitenaufruf gesetzt und läuft nach zwei Jahren ab. Die Kennung verbindet Seitenaufrufe, Programm-Download und späteren Kauf desselben Browsers und dient der Reichweitenmessung zur Unterscheidung wiederkehrender Besuche (siehe Buchstabe c).

Das Cookie ist nur für den Server lesbar (HttpOnly) und wird an niemanden weitergegeben. Cookies von Dritten — zu Werbe- oder Tracking-Zwecken — kommen nicht zum Einsatz. Zur Abwehr automatisierter Zugriffe kann allerdings Cloudflare (siehe Buchstabe e) ein eigenes technisches Cookie setzen.

Jeder Browser lässt sich so einstellen, dass er Cookies ablehnt oder bereits gespeicherte löscht. Ohne dieses Cookie bleibt die Internetseite vollständig benutzbar; wiederkehrende Besuche zählen in der Auswertung dann als neue.

c) Reichweitenmessung mit Matomo

Für die Auswertung der Zugriffe wird Matomo eingesetzt, eine Analysesoftware auf dem Server dieser Internetseite. Die erhobenen Daten verlassen diesen Server nicht. Erfasst werden die aufgerufenen Seiten, die Verweisquelle, die Verweildauer, Angaben zu Browser, Betriebssystem und Bildschirmgrösse sowie einzelne Ereignisse auf der Seite — etwa wie weit eine Seite gelesen, ob ein Video gestartet oder eine Datei heruntergeladen wurde. Dazu die IP-Adresse: sie wird vollständig gespeichert und dient dem Erkennen automatisierter Zugriffe. Matomo setzt keine eigenen Cookies; wiederkehrende Besuche erkennt es an der Kennung aus dem unter Buchstabe b beschriebenen Cookie. Die Browser-Einstellung „Do Not Track“ wird beachtet: wer sie eingeschaltet hat, wird von Matomo nicht erfasst.

d) Protokoll der Seitenaufrufe

Der Server hält fest, welche Seiten in welcher Reihenfolge aufgerufen wurden. Das Protokoll hängt an der Kennung __id aus Buchstabe b und dient der Frage, über welche Inhalte eine Kaufentscheidung zustande kommt. Eine Zusammenführung mit Daten Dritter findet nicht statt.

e) Auslieferung über Cloudflare

Diese Internetseite wird über Cloudflare ausgeliefert (Cloudflare, Inc., USA). Cloudflare sitzt vor dem Webserver, beschleunigt die Auslieferung und wehrt automatisierte Angriffe ab. Dabei bearbeitet es als Auftragsbearbeiter die IP-Adresse jedes Zugriffs (zur Bekanntgabe in die USA siehe Abschnitt 8). Datenschutzbestimmungen: https://www.cloudflare.com/privacypolicy/

4. Kontaktaufnahme

Wer per E-Mail oder über ein Formular auf dieser Internetseite Kontakt aufnimmt, übermittelt dabei mindestens eine E-Mail-Adresse und den Inhalt der Anfrage. Diese Angaben werden gespeichert, um die Anfrage zu beantworten und den Verlauf bei späteren Rückfragen nachvollziehen zu können. Gleiches gilt für Anfragen, die aus GrandTotal heraus gestellt werden.

Für die Bearbeitung der E-Mail-Korrespondenz kommen Replies.io und Gmail zum Einsatz, für die Auswertung von Programmabstürzen Sentry. Diese Anbieter sind Auftragsbearbeiter und dürfen die Daten nur für die genannten Zwecke verwenden.

5. Kauf, Zahlung und Abonnement

Für einen Kauf werden Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, die gewählte Zahlungsart und die Angaben zum Abonnement bearbeitet. Diese Daten sind zur Erfüllung des Vertrags erforderlich; ohne sie kommt kein Kauf zustande. Aus ihnen entstehen Lizenz und Rechnung, und sie unterliegen anschliessend der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (siehe Abschnitt 9).

a) Stripe

Zahlungen und Abonnements werden über Stripe abgewickelt. Darüber laufen die Zahlung per Kreditkarte, SEPA-Lastschrift und iDEAL sowie die wiederkehrende Abbuchung eines Abonnements. Übermittelt werden dafür Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift und die Angaben zur Zahlungsart. Die vollständigen Kartendaten werden ausschliesslich von Stripe bearbeitet und erreichen den Server von Media Atelier nicht. Die Datenschutzbestimmungen von Stripe stehen unter https://stripe.com/de/privacy.

b) Chargebee

Vor der Umstellung auf die eigene Abo-Verwaltung wurden Abonnements über Chargebee verwaltet. Dorthin werden keine neuen Daten mehr übermittelt; über Chargebee laufen nur noch die restlichen, noch nicht umgestellten Abonnements, bis diese umgestellt sind oder auslaufen. Die Datenschutzbestimmungen von Chargebee stehen unter https://www.chargebee.com/privacy/.

6. Angaben aus dem Programm selbst

a) Lizenzprüfung und Aktualisierung

GrandTotal prüft in regelmässigen Abständen die hinterlegte Lizenz beim Server von Media Atelier und fragt dort nach einer neuen Programmversion. Übertragen werden dabei die Lizenz- und Abonnementnummer, eine Gerätekennung, Angaben zum Gerät und zum Betriebssystem sowie dazu, welche Programmfunktionen in welchem Umfang genutzt werden. Daraus ergibt sich, auf wie vielen Geräten eine Lizenz läuft — die Zahl der Arbeitsplätze ist Teil des Vertrags —, welche Funktionen weiterentwickelt werden und ob eine Lizenz unberechtigt weitergegeben wurde.

Die Inhalte der Dokumente verlassen das Gerät dabei nicht. Ein Gerät, das sich sechs Monate lang nicht meldet, wird samt diesen Angaben gelöscht.

b) Web-Zugriff

Wer den Web-Zugriff einschaltet, macht ein GrandTotal-Dokument von einem gekoppelten Telefon oder Tablet aus erreichbar. Das Dokument bleibt dabei auf dem Mac: GrandTotal beantwortet jede Anfrage selbst, kein Server legt eine Kopie an. Damit das Gerät den Mac findet, hält GrandTotal eine Verbindung zu einem Vermittlungsserver von Media Atelier (relay.mediaatelier.com). Dieser Server steht bei der netcup GmbH, Karlsruhe, Deutschland, die als Auftragsbearbeiterin die Rechner bereitstellt (Datenschutzbestimmungen: https://www.netcup.com/de/kontakt/datenschutzerklaerung).

Die Verbindung zwischen Browser und GrandTotal ist durchgehend mit TLS verschlüsselt; der private Schlüssel entsteht im Schlüsselbund des Mac und verlässt ihn nicht. Der Vermittlungsserver kann die Inhalte deshalb nicht lesen; er sieht nur, welche zufällige Adresse angesprochen wird, und reicht die verschlüsselten Daten weiter. Im Protokoll des Servers stehen die IP-Adresse des Mac mit Zeitpunkt und Dauer jeder Verbindung, die zufällige Adresse des Dokuments sowie fehlgeschlagene Zugriffsversuche mit der IP-Adresse des zugreifenden Geräts. Erfolgreiche Zugriffe eines gekoppelten Geräts werden nicht protokolliert. Diese Angaben dienen Betrieb und Sicherheit des Dienstes und werden nicht mit Kauf- oder Lizenzdaten zusammengeführt; die zufällige Adresse lässt sich auf dem Server keiner Person zuordnen.

Das Zertifikat für die Adresse stellt Let's Encrypt aus (Internet Security Research Group, USA); es enthält keine persönlichen Daten. Ob ein Mac den Web-Zugriff vorbereitet hat, wird dem Lizenzserver als genutzte Programmfunktion gemeldet (Buchstabe a).

c) GrandTotal-Hilfe

Fragen an die GrandTotal-Hilfe in „Ask GrandTotal“ gehen an help.mediaatelier.com (netcup, Deutschland): die Frage, Programmversion, Sprache und die Stelle im Programm, an der gefragt wurde. Daten aus dem Dokument werden nicht gesendet; Namen von Kunden in der Frage ersetzt GrandTotal durch Platzhalter. Die Gerätekennung (Buchstabe a) begrenzt die Anzahl Fragen, wird nur als Prüfsumme gespeichert und nicht mit Kauf- oder Lizenzdaten zusammengeführt.

Die Antwort formuliert das Sprachmodell Claude von Anthropic PBC, USA (Datenschutzbestimmungen). Anthropic erhält weder IP-Adresse noch Gerätekennung.

Fragen und Antworten werden 30 Tage gespeichert, danach nur noch allgemein umformuliert und ohne Gerätekennung. Eigene Agenten können über denselben Server die Website und die Felder von E-Rechnungen durchsuchen; die Suchbegriffe werden ebenso 30 Tage gespeichert.

Die Hilfe lässt sich in den Einstellungen unter „Ask GrandTotal“ ausschalten.

Dieselbe Hilfe steht auf den Preisseiten dieser Website als Chat. Die Frage geht dabei ebenso an help.mediaatelier.com und Anthropic; es gilt das oben Gesagte.

7. PDF/A-Prüfer: vollständige Prüfung mit veraPDF

Der PDF/A-Prüfer prüft Ihre Datei zunächst ausschliesslich lokal in Ihrem Browser; dabei wird nichts übertragen. Nur wenn Sie danach ausdrücklich „Hochladen und vollständig prüfen“ wählen, senden wir die PDF-Datei über unseren Webserver (cyon, Schweiz) verschlüsselt an einen eigenen Server bei der netcup GmbH, Karlsruhe, mit Standort Nürnberg (Deutschland). Dort prüft die Open-Source-Software veraPDF die Datei auf Konformität mit PDF/A bzw. PDF/UA. Zweck ist allein, Ihnen das Prüfergebnis anzuzeigen; Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) durch das Auslösen der Prüfung.

Die Datei wird nur für die Dauer der Prüfung in einem temporären Verzeichnis gehalten und unmittelbar nach der Prüfung gelöscht. Wir speichern weder die Datei noch ihren Namen, ihren Inhalt oder das Prüfergebnis. Der Prüfserver protokolliert je Prüfung lediglich Dateigrösse, Prüfprofil, Dauer und das Ergebnis in Kurzform (z. B. „PDF/A-3b bestanden“), ohne IP-Adresse; diese Einträge werden nach 30 Tagen gelöscht.

Um Missbrauch zu verhindern, ist die Zahl der vollständigen Prüfungen auf 10 pro Stunde begrenzt. Dazu speichern wir auf unserem Webserver den Zeitpunkt der Prüfung zusammen mit einem Kennwert (Hash), der mit einem geheimen Schlüssel aus Ihrer IP-Adresse gebildet wird und aus dem sich die Adresse ohne diesen Schlüssel nicht zurückgewinnen lässt. Diese Einträge werden nach einer Stunde nicht mehr verwendet und beim nächsten Prüfauftrag gelöscht.

8. Bekanntgabe ins Ausland

Der Webserver und die Matomo-Installation stehen in der Schweiz, der Vermittlungsserver für den Web-Zugriff (Abschnitt 6b), der Server der GrandTotal-Hilfe (Abschnitt 6c) und der Prüfserver des PDF/A-Prüfers (Abschnitt 7) in Deutschland; Deutschland zählt zu den Staaten, deren Datenschutz der Bundesrat als angemessen anerkannt hat. Die in den Abschnitten 3 bis 6 genannten Auftragsbearbeiter haben ihren Sitz teilweise in den Vereinigten Staaten oder bearbeiten Daten dort. In diesen Fällen stützt sich die Bekanntgabe auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, die der EDÖB für die Schweiz anerkannt hat, oder auf eine Zertifizierung des Empfängers nach dem Swiss–U.S. Data Privacy Framework. Eine Bekanntgabe an andere als die hier genannten Empfänger findet nicht statt, soweit nicht eine gesetzliche Pflicht dazu besteht.

9. Aufbewahrung und Löschung

Personendaten werden nur so lange aufbewahrt, wie es der Zweck erfordert oder das Gesetz vorschreibt. Im Einzelnen:

• Kauf- und Rechnungsdaten — dauerhaft. Die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht beträgt zehn Jahre; darüber hinaus bleiben Rechnungen und Lizenzen verfügbar, damit sie sich auch Jahre später im Kundenportal noch herunterladen lassen. Wer vor 2016 zuletzt gekauft hat und kein Abonnement mehr hat, kann sein Konto im Kundenportal selbst löschen: alle Personendaten werden entfernt — Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, UID. Betrag und Datum bleiben als Buchungsbeleg.

• Anfragen und Korrespondenz — solange der Vorgang nachvollziehbar bleiben muss, längstens so lange, wie Gewährleistungs- oder Vertragsfragen daraus entstehen können.

• Server-Protokolle — sie werden monatlich archiviert; beim Hoster bleiben die Archive der letzten Monate liegen.

• Download-Protokoll — drei Monate; danach bleiben nur Monatssummen ohne Bezug zu einem einzelnen Download.

• Angaben aus dem Programm (Abschnitt 6) — sechs Monate ohne Kontakt des Geräts, dann werden sie gelöscht.

• Protokoll des Vermittlungsservers (Abschnitt 6b) — 30 Tage. Die Liste der ausgestellten Zertifikate, die nur zufällige Adresse und Zeitpunkt enthält, 90 Tage. Inhalte werden auf dem Vermittlungsserver zu keinem Zeitpunkt gespeichert.

• GrandTotal-Hilfe (Abschnitt 6c) — 30 Tage, danach ohne Gerätekennung.

• PDF/A-Prüfer (Abschnitt 7) — die Datei wird unmittelbar nach der Prüfung gelöscht, das Protokoll des Prüfservers nach 30 Tagen; die Einträge zur Begrenzung der Prüfungen fallen nach einer Stunde weg.

• Messdaten und Seitenprotokoll — die Einzeleinträge werden nach zwölf Monaten gelöscht; erhalten bleiben nur Summen ohne Bezug zu einem einzelnen Besuch.

10. Datensicherheit

Die Internetseite und das Kundenportal sind durchgehend mit TLS verschlüsselt. Beim Web-Zugriff endet die Verschlüsselung erst auf dem Mac der Kundin oder des Kunden; der Vermittlungsserver reicht die verschlüsselten Daten nur weiter. Zugänge zu den Servern und zur Datenbank sind auf die verantwortliche Stelle beschränkt. Zahlungsdaten werden nicht selbst gespeichert, sondern ausschliesslich von Stripe bearbeitet.

11. Rechte der betroffenen Person

Gegenüber Media Atelier bestehen folgende Rechte. Sie lassen sich formlos an [email protected] geltend machen; zur Sicherheit wird dabei geprüft, ob die anfragende Person auch diejenige ist, um deren Daten es geht.

• Auskunft — darüber, ob und welche Personendaten bearbeitet werden, zu welchem Zweck, wie lange und an wen sie bekanntgegeben werden (Art. 25 DSG, Art. 15 DSGVO). Die Auskunft ist unentgeltlich.

• Berichtigung — unrichtige Daten werden auf Verlangen korrigiert (Art. 32 Abs. 1 DSG, Art. 16 DSGVO).

• Löschung — Daten werden gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 32 Abs. 2 DSG, Art. 17 DSGVO).

• Herausgabe und Übertragung — Daten, die aufgrund einer Einwilligung oder eines Vertrags bearbeitet werden, werden in einem gängigen elektronischen Format herausgegeben oder auf Wunsch direkt an eine andere Stelle übertragen (Art. 28 DSG, Art. 20 DSGVO).

• Widerspruch — gegen die Bearbeitung zu Auswertungszwecken (Abschnitt 3 Buchstaben c und d) kann jederzeit widersprochen werden, ohne Begründung und ohne Nachteil (Art. 30 Abs. 2 lit. b DSG, Art. 21 DSGVO). Es genügt, „Do Not Track“ im Browser einzuschalten oder eine kurze Nachricht zu senden.

• Einschränkung — statt einer Löschung kann verlangt werden, dass Daten nur noch aufbewahrt und nicht weiter bearbeitet werden (Art. 18 DSGVO).

• Widerruf einer Einwilligung — eine erteilte Einwilligung lässt sich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

• Beschwerde — beim EDÖB (Adresse in Abschnitt 2) oder, für Personen in der EU, bei der Aufsichtsbehörde des eigenen Wohnsitzstaats (Art. 77 DSGVO).

12. Keine automatisierte Einzelentscheidung

Entscheidungen, die jemanden rechtlich oder in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, werden nicht automatisiert getroffen. Die Messung aus Abschnitt 3 dient der Gestaltung der Internetseite.

13. Grundlage der Bearbeitung

Das Schweizer Recht verlangt für die Bearbeitung von Personendaten keine besondere Erlaubnis, solange sie nach Treu und Glauben, verhältnismässig und erkennbar erfolgt.

Soweit zusätzlich die DSGVO gilt, stützt sich die Bearbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn sie zur Erfüllung des Kaufvertrags oder zur Beantwortung einer Anfrage nötig ist; auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit eine gesetzliche Pflicht besteht, insbesondere im Steuer- und Rechnungswesen; und auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für den sicheren Betrieb der Internetseite, die Abwehr automatisierter Zugriffe und die Reichweitenmessung. Wo eine Einwilligung eingeholt wird, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Grundlage.

14. Änderungen dieser Erklärung

Diese Erklärung wird angepasst, sobald sich die Bearbeitung ändert. Massgebend ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: Oktober 2026