Eingangsrechnungen empfangen: Peppol-Inbox, Ordner und Postfach
GrandTotal schreibt Rechnungen – aber Rechnungen kommen auch herein. Mit den Eingangsrechnungen landen empfangene Belege dort, wo Sie ohnehin arbeiten: in der Übersicht, neben Ihren eigenen Rechnungen. Sie kommen automatisch über Peppol, aus einem überwachten Ordner oder aus dem Postfach. Herkömmliche Rechnungen als PDF, Scan oder Foto liest GrandTotal per Belegerkennung aus – dazu der Beitrag Belege erkennen.
Die Peppol-Inbox ruft sich selbst ab
Wer über Recommand oder e-invoice.be versendet, hat bei seinem Zugangspunkt auch eine Inbox: Lieferanten können Ihnen dort über Peppol elektronische Rechnungen zustellen. Sobald mindestens ein Kunde über eines der beiden Plugins fakturiert wird, ruft GrandTotal diese Inbox automatisch ab – beim Aktivieren der App, höchstens alle 15 Minuten. Es gibt nichts einzurichten und nichts zu abonnieren.
Duplikate sind ausgeschlossen: Ein Beleg wird je Lieferant und Rechnungsnummer nur einmal angelegt und nie überschrieben.
Neue Belege erscheinen in der Übersicht unter Eingangsrechnungen beziehungsweise Eingangsgutschriften. Ein Statuspunkt zeigt, was ungelesen, offen, fällig oder bezahlt ist; per Kontextmenü markieren Sie Belege als gelesen oder bezahlt.
Über eingetroffene Belege informiert Sie auf Wunsch eine Mitteilung – ein- und ausschaltbar in den Einstellungen unter Mitteilungen.
Aus dem Ordner und aus dem Postfach
Nicht jede E-Rechnung kommt über Peppol. Legen Sie in den Einstellungen einen überwachten Ordner fest, übernimmt GrandTotal, was dort landet – etwa XRechnung oder ZUGFeRD, die Ihnen ein Lieferant per E-Mail geschickt hat und die Sie dort ablegen.
Mit GrandTotal XL kann auch ein Postfach überwacht werden: GrandTotal meldet sich an Ihrem IMAP-Konto an und übernimmt neue Rechnungen automatisch, per Push innert Sekunden.
Sie nutzen InvoiceViewer?
Wer empfangene E-Rechnungen bisher mit InvoiceViewer verwaltet, sie aber lieber gesammelt in GrandTotal führen möchte: Wählen Sie in InvoiceViewer Exportieren und geben Sie einen Ordner an. Diesen Ordner ziehen Sie anschließend auf das GrandTotal-Symbol – oder übernehmen ihn über Ablage → Import → Eingangsrechnungen…
Weiterverarbeitung
Über Senden an reicht GrandTotal die Belege samt Steueraufschlüsselung weiter – zum Beispiel an Steuererklärung.app, die daraus die Vorsteuer für die Umsatzsteuer-Voranmeldung übernimmt. Wie der elektronische Rechnungsversand über Peppol funktioniert, zeigt der Beitrag E-Rechnungen in Belgien.
Auf einen Blick
Automatischer Peppol-Abruf
Recommand und e-invoice.be werden regelmäßig abgerufen – ohne Einrichtung.
Alles in der Übersicht
Eingangsrechnungen und -gutschriften mit Status: ungelesen, offen, fällig, bezahlt.
Ordner und Postfach
Überwachter Ordner für abgelegte E-Rechnungen; mit GrandTotal XL auch ein IMAP-Postfach, per Push.
Papierbelege per Erkennung
PDF, Scan und Foto liest GrandTotal auf dem Mac aus – siehe Belege erkennen.
Weitergabe
Belege samt Steueraufschlüsselung per «Senden an» weiterreichen, z. B. für die UStVA.