Inkomende facturen ontvangen: Peppol-inbox, map en postbus
GrandTotal schrijft facturen – maar er komen ook facturen binnen. Met de inkomende facturen belanden ontvangen documenten waar u toch al werkt: in het overzicht, naast uw eigen facturen. Ze komen automatisch binnen via Peppol, uit een bewaakte map of uit de postbus. Gewone facturen als PDF, scan of foto leest GrandTotal via documentherkenning uit – daarover gaat het artikel documenten herkennen.
De Peppol-inbox haalt zichzelf op
Wie via Recommand of e-invoice.be verstuurt, heeft bij zijn toegangspunt ook een inbox: leveranciers kunnen u via Peppol elektronische facturen bezorgen. Zodra minstens één klant via een van beide plugins wordt gefactureerd, haalt GrandTotal die inbox automatisch op – bij het activeren van de app, hoogstens elke 15 minuten. Er valt niets in te stellen en niets te abonneren.
Duplicaten zijn uitgesloten: een document wordt per leverancier en factuurnummer maar één keer aangemaakt en nooit overschreven.
Nieuwe documenten verschijnen in het overzicht onder Inkomende facturen en Inkomende creditnota's. Een statuspunt toont in één oogopslag wat ongelezen, open, vervallen of betaald is; via het contextmenu markeert u documenten als gelezen of betaald.
Desgewenst informeert een melding u over binnengekomen documenten – in of uit te schakelen in de instellingen onder Meldingen.
Uit de map en uit de postbus
Niet elke e-factuur komt via Peppol binnen. Stelt u in de instellingen een bewaakte map in, dan neemt GrandTotal over wat daar belandt – bijvoorbeeld een XRechnung of ZUGFeRD die een leverancier u per e-mail heeft gestuurd en die u daar opslaat.
Met GrandTotal XL is er ook factuurontvangst per e-mail: GrandTotal bewaakt een IMAP-postbus en neemt nieuwe facturen automatisch over – per push binnen seconden.
Gebruikt u InvoiceViewer?
Beheert u ontvangen e-facturen tot nu toe met InvoiceViewer, maar houdt u ze liever gebundeld in GrandTotal bij? Kies in InvoiceViewer Exporteer en geef een map op. Sleep die map vervolgens op het GrandTotal-symbool – of neem hem over via Archief → Importeer → Inkomende facturen…
Verdere verwerking
Via Stuur naar geeft GrandTotal de documenten inclusief btw-uitsplitsing door – bijvoorbeeld aan Steuererklärung.app, die daaruit de voorbelasting voor de btw-aangifte overneemt. Hoe elektronisch factureren via Peppol werkt, leest u in e-facturen in België.
In één oogopslag
Automatisch Peppol-ophalen
Recommand en e-invoice.be worden regelmatig opgehaald – zonder configuratie.
Alles in het overzicht
Inkomende facturen en creditnota's met status: ongelezen, open, vervallen, betaald.
Map en postbus
Bewaakte map voor opgeslagen e-facturen; met GrandTotal XL ook factuurontvangst per e-mail, per push.
Papieren documenten via herkenning
PDF, scan en foto leest GrandTotal op de Mac uit – zie documenten herkennen.
Doorgeven
Documenten inclusief btw-uitsplitsing doorgeven via «Stuur naar», bijv. voor de btw-aangifte.