Welche Angaben braucht eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung enthält dieselben Angaben wie Ihre bisherige Rechnung – nur maschinenlesbar. Das meiste steht längst in GrandTotal, und Rechnungsnummer, Datum, Summen und Steuerbeträge erzeugt das Programm selbst. Viel schiefgehen kann also nicht. Gelegentlich verlangt ein Empfänger aber einen Wert, für den es kein offensichtlich benanntes Feld gibt – genannt wird er dann meist als BT-Nummer. Genau dafür ist diese Übersicht da.

Rechnungsformat

Welche Felder es gibt und wo sie stehen, hängt am Format. Wählen Sie das, welches Ihr Empfänger erwartet.

E-Rechnungen schreiben: ab Ausführung L

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Ihr Unternehmen 10

Einmalig eingeben – gilt danach für jede Rechnung.

Angabe	Wo Sie das in GrandTotal eintragen	Nötig?
Firmenname und Anschrift BT-27, BT-35–40 BT-27, BT-35, BT-36, BT-37, BT-38, BT-39, BT-40	Einstellungen → Firma → Firma, Adresse, PLZ, Ort, Land Ohne Eintrag bei „Firma“ wird der Personenname verwendet. PLZ und Ort tragen keine eigene Beschriftung.
Ansprechpartner: Name, Telefon, E-Mail BT-41–43 BT-41, BT-42, BT-43	Einstellungen → Firma → Vorname, Nachname, Telefon, E-Mail Die Telefonnummer sollte mindestens drei Ziffern enthalten.
Umsatzsteuer-ID BT-31	Einstellungen → Identifikation → Umsatzsteuer-ID Dient in den meisten Formaten zugleich als elektronische Adresse (BT-34).
Steuernummer BT-32	Einstellungen → Identifikation → Steuernummer In Frankreich rückt die Steuernummer (SIREN/SIRET) zusätzlich in die Registernummer BT-30, sofern dort nichts eingetragen ist.
Registernummer BT-30	Einstellungen → Identifikation → Registernummer Schreibweise „Schema:Nummer“, zum Beispiel 0106:12345678. Ohne Eintrag wird die Umsatzsteuer-ID verwendet.
Elektronische Adresse BT-34	Kein eigenes Feld – GrandTotal bildet sie aus Ihrer Umsatzsteuer-ID, ersatzweise aus Ihrer E-Mail-Adresse Das Feld liegt beim Kunden, nicht in den Einstellungen – Sie können je Empfänger eine andere Absenderadresse hinterlegen.
IBAN BT-84	Einstellungen → Identifikation → Bank → IBAN Je Zahlungsart lässt sich eine abweichende Bankverbindung hinterlegen: Einstellungen → Zahlungen → Symbol am rechten Rand der Zeile.
Kontoinhaber BT-85	Einstellungen → Zahlungen → Zahlungsarten → Symbol am rechten Rand der Zeile → Kontoinhaber In den Identifikations-Einstellungen gibt es dieses Feld nicht. Ohne Eintrag an der Zahlungsart bleibt BT-85 in der Rechnung leer.
BIC BT-86	Einstellungen → Identifikation → Bank → BIC Im SEPA-Raum über die IBAN entbehrlich. Auch hier je Zahlungsart überschreibbar.
SEPA-Gläubiger-Identifikationsnummer BT-90	Einstellungen → Identifikation → SEPA → SEPA Gläubiger ID

Beim Kunden 7

Einmalig je Kunde – wird auf jede Rechnung an diesen Kunden übernommen.

Angabe	Wo Sie das in GrandTotal eintragen	Nötig?
Name und Anschrift des Kunden BT-44, BT-50–55 BT-44, BT-50, BT-51, BT-52, BT-53, BT-54, BT-55	Kunden → Kunde auswählen → Bearbeiten → Info → Firma, Adresse, PLZ, Ort – das Land steht weiter unten im Abschnitt mit Kundengruppe und Währung Ohne Eintrag im Feld „Firma“ wird der Name des Kontakts als Käufername gesendet.
Elektronische Adresse des Kunden BT-49	Kein eigenes Feld – GrandTotal bildet sie aus der Umsatzsteuer-ID des Kunden, ersatzweise aus dessen E-Mail-Adresse Über die Versandwege recommand.eu und e-invoice.be heißt das Feld „Peppol ID“ und hat einen Knopf zum Nachschlagen im PEPPOL-Verzeichnis.
Umsatzsteuer-ID des Kunden BT-48	Kunden → Kunde auswählen → Bearbeiten → Info → Umsatzsteuer-ID Dient in den meisten Formaten zugleich als elektronische Adresse des Kunden (BT-49).
E-Mail-Adresse des Kunden BT-58	Kunden → Kunde auswählen → Bearbeiten → Info → Kontakte → E-Mail Enthält das Feld mehrere Adressen, wird die erste verwendet.
Ansprechpartner beim Kunden: Name und Telefon BT-56, BT-57	Kunden → Kunde auswählen → Bearbeiten → Info → Kontakte → Vorname, Nachname, Telefon
Leitweg-ID / Käuferreferenz BT-10	Kein eigenes Feld – GrandTotal nimmt „Referenz“ an der Rechnung Zwischen Unternehmen füllt GrandTotal das Feld selbst mit „N/A“ – Sie müssen nichts tun. Behörden nennen Ihnen die echte Leitweg-ID, meist in Bestellung oder Vergabeunterlagen; am Kunden hinterlegt gilt sie für jede weitere Rechnung.
Verkäuferkennung BT-29	Kunden → Kunde → E-Rechnung → Verkäuferkennung Sie steht beim Kunden, weil jeder Auftraggeber Ihnen eine andere Nummer geben kann.

Bei der Rechnung 9

Je Rechnung, meist nur ein oder zwei Felder.

Angabe	Wo Sie das in GrandTotal eintragen	Nötig?
Bestellnummer des Kunden BT-13	Rechnung → Nummer → Betreff Wo es kein eigenes Feld gibt, nimmt GrandTotal ersatzweise den Betreff der Rechnung.
Vertragsnummer BT-12	Rechnung → Abschnitt des E-Rechnungs-Formats → Vertragsreferenz Bei deutschen Behörden auch als Förderkennzeichen gebräuchlich.
Auftragsnummer (eigene) BT-14	Rechnung → Abschnitt des E-Rechnungs-Formats → Auftragsreferenz Die eigene Auftragskennung, nicht die des Kunden.
Projektnummer und Projektname BT-11	Rechnung → Abschnitt des E-Rechnungs-Formats → Projektreferenz, Projektname Bei deutschen Behörden auch als Kassenzeichen gebräuchlich. Beide Felder müssen gefüllt sein, sonst wird die Projektangabe weggelassen.
Ausschreibungsnummer BT-17	Rechnung → Abschnitt des E-Rechnungs-Formats → Vergabenummer Wird mit dem Schema AAG übertragen.
Objektkennung BT-18	Rechnung → Abschnitt des E-Rechnungs-Formats → Objektkennung Üblich am Bau und in der Immobilienwirtschaft, um die Rechnung einem Objekt zuzuordnen. Wird mit dem Schema AAJ übertragen.
Zahlungsbedingungen BT-20	Rechnung → Zahlungsbedingungen – Textvorlage unter Einstellungen → Rechnungen → „Bedingungen“ Skonto muss in einer festgelegten Schreibweise im Bedingungstext stehen, sonst erkennt der Empfänger es nicht.
Bemerkung / Einleitungstext BT-22	Rechnungsfenster → Einleitungstext über den Positionen Außerhalb des deutschen Umfelds ist nur eine Bemerkung je Rechnung erlaubt.
Leistungszeitraum BT-73, BT-74	Rechnung → Zeitraum – Häkchen setzen und Anfang und Ende selbst eintragen Ohne Häkchen bildet GrandTotal den Zeitraum aus den Daten der Positionen. Das Ende zählt in beiden Fällen zugleich als Lieferdatum (BT-72).

Pro Position 7

Angabe	Wo Sie das in GrandTotal eintragen	Nötig?
Bezeichnung BT-153	Positionszeile im Rechnungsfenster GrandTotal verlangt sie vor dem Versand ausdrücklich – leere Positionen werden angemahnt.
Menge und Einheit BT-129	Positionszeile im Rechnungsfenster Den Einheiten-Code (BT-130) setzt GrandTotal selbst: Zeiteinheiten werden zu HUR, alles andere zu C62 (Stück).
Einzelpreis (netto) BT-146	Positionszeile im Rechnungsfenster Rechnen Sie mit Bruttopreisen, rechnet GrandTotal den Nettopreis für die E-Rechnung selbst zurück.
Steuersatz und Steuerkategorie BT-118, BT-119	Positionszeile im Rechnungsfenster – Steuerregel wählen; die Regeln selbst unter Einstellungen → Steuern Bei 0 % kommt der Befreiungsgrund aus der Steuerregel: Einstellungen → Steuern → Grund für die Steuerbefreiung.
Beschreibung BT-154	Positionszeile im Rechnungsfenster → Notiz Formatierungen gehen verloren – in der E-Rechnung landet reiner Text.
Artikelnummer BT-155	Katalog → Artikelnummer An der Position selbst gibt es kein Feld dafür. Die Nummer kommt aus dem Katalogeintrag und wird beim Einfügen in die Rechnung übernommen.
GTIN / EAN BT-157	Katalog → EAN/GTIN Wie die Artikelnummer nur im Katalog pflegbar. Zur Kennung gehört die Angabe, aus welchem Nummernsystem sie stammt.

Bei Lastschrift 2

Nur wenn Sie per SEPA-Lastschrift einziehen.

Angabe	Wo Sie das in GrandTotal eintragen	Nötig?
Mandatsreferenz BT-89 nur in Ausführung XL	Kunden → Kunde → SEPA Mandat ID GrandTotal schaltet dabei automatisch vom Zahlungsmittel-Code 58 (Überweisung) auf 59 (Lastschrift) um.
IBAN des Kunden BT-91 nur in Ausführung XL	Kunden → Kunde → IBAN

Anhänge 1

Angabe	Wo Sie das in GrandTotal eintragen	Nötig?
Anhang, etwa ein Stundennachweis BT-122, BT-125	Rechnung → Dokument hinzufügen → Als Anlage anhängen, Dokumentenkennung Die Datei hängt an der Rechnung, nicht am Kunden. Sie wird in die E-Rechnung hineinkopiert, nicht verlinkt; die Dokumentenkennung ist dabei Pflicht und der Dateiname jedes Anhangs muss eindeutig sein.

Fertige Datei prüfen? E-Rechnung Validator – XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL & EN 16931. Leitweg-ID gegenprüfen: Leitweg-ID Validator.

Zur Spalte „Nötig?“

Pflicht – ohne diese Angabe wird die Rechnung von der Prüfung des Empfängers abgelehnt.
Ein umrandeter Hinweis nennt die Bedingung, unter der die Angabe nötig wird – etwa „nur bei Behörden“ oder „nur bei Lastschrift“.
empfohlen und optional – die Rechnung ist auch ohne gültig.

Die Einstufung stammt aus den Prüfregeln der Formate. BR steht dort für Business Rule, also Geschäftsregel: BR-… sind die Regeln der Norm EN 16931, BR-DE-… die deutschen Zusatzregeln der XRechnung, dazu kommen die PEPPOL-Regeln. Nennt Ihnen ein Prüfportal so eine Regelnummer, finden Sie die zugehörige Zeile über die Suche oben.

Was die BT-Nummern bedeuten

BT steht für Business Term, also Geschäftsbegriff. Jede Angabe in einer E-Rechnung trägt eine solche Nummer aus der Norm EN 16931 – BT-49 ist etwa die elektronische Adresse des Käufers. Im Alltag brauchen Sie die Nummern nicht. Nützlich werden sie erst, wenn eine Behörde oder ein Prüfportal meldet, dass „BT-XX fehlt“: dann finden Sie über die Suche oben die passende Zeile und wissen, wo Sie den Wert eintragen.

Was Sie nicht eintragen müssen

Rechnungsnummer, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Rechnungsart, Positionsnummern, alle Summen und Steuerbeträge, die Kennungen des Formats und die Referenz auf eine korrigierte Vorrechnung erzeugt GrandTotal selbst. Auch den Einheiten-Code je Position und den Leistungszeitraum leitet das Programm aus Ihren Eingaben ab.

E-Rechnungen ohne Formularschlacht

GrandTotal füllt die allermeisten dieser Felder selbst – aus Ihren Stammdaten und der Rechnung, die Sie ohnehin schreiben. Sie wählen das Format, GrandTotal erzeugt XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X oder PEPPOL daraus.

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