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Di quali dati ha bisogno una fattura elettronica?

Una fattura elettronica contiene gli stessi dati della fattura che scrivi oggi – solo leggibile da una macchina. La maggior parte è già in GrandTotal, e il numero di fattura, la data, i totali e gli importi IVA li genera il programma. Poco può quindi andare storto. Ogni tanto, però, un destinatario chiede un valore per cui nessun campo porta un nome evidente – di solito te lo cita come numero BT. È esattamente a questo che serve questo prospetto.

Quali campi esistono e dove si trovano dipende dal formato. Scegli quello che si aspetta il tuo destinatario.
Nessun campo corrisponde. Prova con una parola come «IBAN», «Leitweg» o un numero BT.
La tua azienda 11

Si inserisce una volta – vale poi per ogni fattura.

Dato Dove lo inserisci in GrandTotal Serve?
Ragione sociale e indirizzo
BT-27, BT-35–40
Preferenze → Organizzazione → Organizzazione, Indirizzo, CAP, Città, Nazione
Se lasci vuoto il campo azienda viene usato il tuo nome personale. CAP e città non hanno un’etichetta propria.
Referente: nome, telefono, e-mail
BT-41–43
Preferenze → Organizzazione → Nome, Cognome, Telefono, E–mail
Il numero di telefono dovrebbe contenere almeno tre cifre.
Partita IVA
BT-31
Preferenze → Identità → Partita IVA
Nella maggior parte dei formati funge anche da indirizzo elettronico (BT-34).
Codice fiscale
BT-32
Preferenze → Identità → Codice fiscale
In Francia il codice fiscale (SIREN/SIRET) alimenta anche il numero di registro BT-30, se questo è vuoto.
Numero di registro
BT-30
Preferenze → Identità → ID registrazione legale
Notazione «schema:numero», ad esempio 0106:12345678. Se resta vuoto viene usata la partita IVA.
Indirizzo elettronico
BT-34
Nessun campo dedicato – GrandTotal lo ricava dalla tua partita IVA o, in mancanza, dalla tua e-mail
Il campo si trova presso il cliente, non nelle impostazioni – puoi quindi indicare un mittente diverso per ogni destinatario.
IBAN
BT-84
Preferenze → Identità → Banca → IBAN
Per ogni modalità di pagamento puoi indicare un conto diverso: Impostazioni → Pagamenti → simbolo sul bordo destro della riga.
Intestatario del conto
BT-85
Preferenze → Pagamenti → Tipi di pagamento → simbolo sul bordo destro della riga → Titolare del conto
Nelle impostazioni di identità questo campo non esiste. Senza un valore sulla modalità di pagamento, BT-85 resta vuoto nella fattura.
BIC
BT-86
Preferenze → Identità → Banca → BIC
Superfluo nell’area SEPA, dove basta l’IBAN. Anche qui sostituibile per modalità di pagamento.
Codice del mezzo di pagamento
BT-81
Preferenze → Pagamenti → Tipi di pagamento → Addebito diretto SEPA – altrimenti automatico
La modalità di pagamento in sé (contanti, carta …) non cambia il codice.
Identificativo creditore SEPA
BT-90
Preferenze → Identità → SEPA → ID creditore SEPA
Presso il cliente 8

Una volta per cliente – viene ripreso su ogni sua fattura.

Dato Dove lo inserisci in GrandTotal Serve?
Nome e indirizzo del cliente
BT-44, BT-50–55
Clienti → ⓘ sul cliente → Organizzazione – indirizzo, CAP e città nei campi senza etichetta qui sotto; la nazione si trova più in basso, nella sezione con gruppo clienti e valuta
Con il campo azienda vuoto viene inviato il nome del contatto come nome dell’acquirente.
Indirizzo elettronico del cliente
BT-49
Nessun campo dedicato – GrandTotal lo ricava dalla partita IVA del cliente o, in mancanza, dalla sua e-mail
Tramite i canali recommand.eu ed e-invoice.be il campo si chiama «Peppol ID» e offre un pulsante per cercarlo nel registro PEPPOL.
Partita IVA del cliente
BT-48
Clienti → ⓘ sul cliente → Partita IVA
Nella maggior parte dei formati funge anche da indirizzo elettronico del cliente (BT-49).
E-mail del cliente
BT-58
Clienti → ⓘ sul cliente → Contatti – il campo email del contatto (i campi non hanno etichetta)
Se il campo contiene più indirizzi viene usato il primo.
Referente del cliente: nome e telefono
BT-56, BT-57
Clienti → ⓘ sul cliente → Contatti – nome e telefono del contatto (i campi non hanno etichetta)
Riferimento dell’acquirente (Leitweg-ID)
BT-10
Nessun campo dedicato – GrandTotal usa il riferimento della fattura
Tra aziende GrandTotal ci scrive «N/A» da solo: non devi fare nulla. Gli enti pubblici ti comunicano il vero Leitweg-ID, di norma nell’ordine o nei documenti di gara; salvato sul cliente vale per ogni fattura successiva.
Numero cliente
BT-46
Clienti → ⓘ sul cliente → Numero cliente
GrandTotal compila il campo quando crei un cliente, se è impostato uno schema di numerazione; puoi sempre sovrascriverlo.
Identificativo del venditore
BT-29
Clienti → ⓘ sul cliente → Fattura elettronica → Seller ID
Si trova presso il cliente, perché ogni committente può assegnarti un numero diverso.
Sulla fattura 9

Per fattura, di solito uno o due campi.

Dato Dove lo inserisci in GrandTotal Serve?
Numero d’ordine del cliente
BT-13
Fattura → Oggetto
Dove non esiste un campo dedicato, GrandTotal usa l’oggetto della fattura.
Numero di contratto
BT-12
Fattura → sezione con il nome del formato → Contract Reference
Gli enti tedeschi lo usano anche come riferimento di finanziamento.
Numero d’ordine (il tuo)
BT-14
Fattura → sezione con il nome del formato → Sales Order Reference
Il tuo riferimento d’ordine, non quello del cliente.
Numero e nome del progetto
BT-11
Fattura → sezione con il nome del formato → Project Reference, Project Name
Gli enti tedeschi lo usano anche come riferimento di cassa. Vanno compilati entrambi i campi, altrimenti l’informazione di progetto viene omessa.
Numero di gara
BT-17
Fattura → sezione con il nome del formato → Tender Reference Number
Viene trasmesso con lo schema AAG.
Identificativo dell’oggetto
BT-18
Fattura → sezione con il nome del formato → Object Reference Number
Usuale nell’edilizia e nel settore immobiliare, per collegare la fattura a un oggetto. Viene trasmesso con lo schema AAJ.
Condizioni di pagamento
BT-20
Fattura → Condizioni di pagamento – modello di testo in Impostazioni → Fatturazione → «Condizioni»
Lo sconto per pagamento anticipato va su una riga a sé come #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00#, altrimenti la verifica fallisce su BR-DE-18.
Nota / testo introduttivo
BT-22
Finestra della fattura → testo introduttivo sopra le righe
Fuori dal contesto tedesco è ammessa una sola nota per fattura.
Periodo di prestazione
BT-73, BT-74
Fattura → Intervallo date – mettere la spunta e indicare tu stesso inizio e fine
Senza la spunta GrandTotal ricava il periodo dalle date delle righe. In entrambi i casi la fine vale anche come data di consegna (BT-72).
Per riga 7
Dato Dove lo inserisci in GrandTotal Serve?
Descrizione
BT-153
riga della fattura nella finestra della fattura
GrandTotal la richiede prima dell’invio – le righe vuote vengono segnalate.
Quantità e unità
BT-129
riga della fattura nella finestra della fattura
Il codice unità (BT-130) lo imposta GrandTotal: le unità di tempo diventano HUR, tutto il resto C62 (pezzo).
Prezzo unitario (netto)
BT-146
riga della fattura nella finestra della fattura
Se lavori con prezzi lordi, GrandTotal ricalcola da sé il prezzo netto per la fattura elettronica.
Aliquota e categoria IVA
BT-118, BT-119
riga della fattura nella finestra della fattura – scegliere una regola fiscale; le regole stesse in Impostazioni → Imposte
Allo 0 % il motivo di esenzione proviene dalla regola fiscale: Impostazioni → Imposte → motivo dell’esenzione.
Descrizione estesa
BT-154
riga della fattura nella finestra della fattura → Nota
La formattazione va persa – nella fattura elettronica resta testo semplice.
Codice articolo
BT-155
Catalogo → Numero di articolo
La riga stessa non ha un campo per questo. Il numero proviene dalla voce di catalogo e viene ripreso all’inserimento.
GTIN / EAN
BT-157
Catalogo → EAN/GTIN
Come il codice articolo, si gestisce solo nel catalogo. All’identificativo appartiene l’indicazione del sistema di numerazione da cui proviene.
Con addebito diretto 2

Solo se incassi con addebito SEPA.

Dato Dove lo inserisci in GrandTotal Serve?
Riferimento del mandato
BT-89
solo edizione XL
Clienti → ⓘ sul cliente → ID mandato SEPA
GrandTotal passa automaticamente dal codice 58 (bonifico) al 59 (addebito diretto).
IBAN del cliente
BT-91
solo edizione XL
Clienti → ⓘ sul cliente → IBAN
Allegati 1
Dato Dove lo inserisci in GrandTotal Serve?
Allegato, ad esempio un foglio ore
BT-122, BT-125
Fattura → aggiungere un documento → Include, Document ID
Il file è agganciato alla fattura, non al cliente. Viene copiato dentro la fattura elettronica anziché collegato; l’identificativo del documento è obbligatorio e il nome di ogni allegato deve essere univoco.

Vuoi controllare un file già pronto? Validatore di fatture elettroniche – XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL e EN 16931. Verificare un Leitweg-ID: Validatore Leitweg-ID.

Sulla colonna «Serve?»

  • obbligatorio – senza questo dato il controllo del destinatario rifiuta la fattura.
  • Un’indicazione bordata nomina la condizione che rende necessario il dato – ad esempio «solo con enti pubblici» o «solo con addebito diretto».
  • consigliato e facoltativo – la fattura è valida anche senza.

La classificazione deriva dalle regole di controllo dei formati. BR sta lì per Business Rule, regola di business: BR-… sono le regole della norma EN 16931, BR-DE-… le aggiunte tedesche della XRechnung, oltre alle regole PEPPOL. Se un portale di controllo ti cita uno di questi numeri, la ricerca qui sopra ti porta alla riga giusta.

Cosa significano i numeri BT

BT sta per Business Term, termine di business. Ogni dato di una fattura elettronica porta un numero del genere dalla norma EN 16931 – BT-49 è ad esempio l’indirizzo elettronico dell’acquirente. Nel lavoro quotidiano non ti servono. Diventano utili solo quando un ente o un portale di controllo segnala che «BT-XX manca»: allora la ricerca qui sopra ti porta alla riga giusta.

Quello che non devi inserire

Il numero di fattura, la data e la scadenza, il tipo di documento, i numeri di riga, tutti i totali e gli importi IVA, gli identificativi del formato e il riferimento a una fattura rettificata li genera GrandTotal. Anche il codice unità per riga e il periodo di prestazione vengono ricavati dalle tue voci.