Datei optimieren

GrandTotal schreibt jede Sicherung als eigenen Eintrag in die Datei. „Datei optimieren" räumt diese Einträge auf. Was dabei geschieht, hängt vom Dateiformat ab. Öffnen Sie dazu die Datei-Informationen: Die Zeile „Format" zeigt 2 für das aktuelle und 1 für das ältere Format; fehlt die Zeile, ist es ebenfalls das ältere.

Dateien im Format 2

Hier ist kein manueller Aufruf nötig: GrandTotal erledigt die Pflege der Datei von selbst, der Menübefehl stösst sie nur sofort auf diesem Mac an. Abgeschlossene Wochen werden zu einem Segment gebündelt.

Die Datei behält jede Sicherung. Die Historie bleibt vollständig erhalten, ebenso die Prüfkette, die jede Sicherung mit der vorherigen verbindet. Die Datei wird nicht neu geschrieben, es entsteht keine Sicherungskopie, und andere Geräte arbeiten ungestört weiter. Kleiner wird die Datei dadurch nicht, nur schneller: Ein frischer Stand verkürzt das Öffnen.

Dateien im Format 1

Eine Datei aus GrandTotal 6 bis 9 wird beim Optimieren in das Format 2 überführt. Die Historie wird mitgenommen, die bisherige Datei bleibt mit der Erweiterung .backup liegen.

Schreibt noch ein Mac mit einer älteren GrandTotal-Version an derselben Datei, wartet die Überführung. GrandTotal nennt diesen Mac und führt stattdessen die bisherige Konsolidierung durch: Die Einträge werden zu einem Stand zusammengefasst, die Datei wird kleiner, die Bearbeitungshistorie geht verloren. Die GoBD-Protokolle bleiben erhalten.

So starten Sie es

Halten Sie die ⌥-Taste (Alt/Option) gedrückt
Öffnen Sie das Menü Ablage
Wählen Sie Datei optimieren

Vor einer Überführung zeigt GrandTotal, welche Geräte zuletzt an der Datei geschrieben haben, und fragt nach.

Menü Ablage mit dem Befehl Datei optimieren

Gemeinsam genutzte Dateien im Format 1: Nach einer Überführung oder Konsolidierung dauert es je nach Sync-Dienst eine Weile, bis alle Geräte die neue Datei empfangen haben. Wählen Sie dafür einen Zeitpunkt, an dem niemand Rechnungen schreibt.

Auf einen Blick

Alle Daten bleiben erhalten

Dokumente, Kunden, Produkte und Einstellungen sind danach unverändert.

Historie

Im Format 2 bleibt sie vollständig. Nur die Konsolidierung einer Datei im Format 1 setzt sie auf den zusammengefassten Stand zurück.

Sicherungskopie

Nur bei einer Datei im Format 1: Das Original bleibt mit der Erweiterung .backup liegen.

Dateigrösse

Im Format 2 bleibt sie gleich; schneller wird das Öffnen. Kleiner wird nur die Konsolidierung einer Datei im Format 1.

Welches Format habe ich?

Die Zeile „Format" in den Datei-Informationen zeigt 2 oder 1; fehlt sie, ist es Format 1.

Versteckte Funktion

Der Befehl erscheint nur, solange Sie die ⌥-Taste gedrückt halten.