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Datei optimieren

GrandTotal verwendet ein log-basiertes Dateiformat, das im Laufe der Zeit an Größe zunimmt. Durch das Konsolidieren der Logs können Sie die Dateigröße deutlich reduzieren.

Warum wächst die Datei?

GrandTotal speichert jede Änderung als neuen Log-Eintrag in Ihrer Datei. Dieses Vorgehen bietet mehrere Vorteile:

  • Maximale Datensicherheit: Bei einem Absturz oder Stromausfall sind Ihre Daten geschützt
  • Zuverlässige Synchronisation: Nur Änderungen werden in kompakter Form über den Cloud-Dienst übertragen

Der Nachteil: Die Datei enthält auch Einträge für längst gelöschte oder überschriebene Daten. Je länger Sie mit einer Datei arbeiten, desto größer wird sie.

Die Lösung: Datei optimieren

Die Funktion „Datei optimieren" konsolidiert alle Log-Einträge und entfernt überflüssige Daten. Das Ergebnis ist eine deutlich kleinere Datei mit identischem Inhalt.

So funktioniert es:

  1. Halten Sie die ⌥-Taste (Alt/Option) gedrückt
  2. Öffnen Sie das Menü Ablage
  3. Wählen Sie Datei optimieren
Datei-Menü mit Optimierungsoption
Falls die Datei mit anderen Benutzern geteilt wird: Das Synchronisieren der optimierten Datei dauert je nach Sync-Dienst eine Weile, bis alle Geräte die neuen Daten empfangen haben. Nutzen Sie dafür eine Randzeit, wenn gerade keine Rechnungen geschrieben werden.

Wann sollten Sie optimieren?

Eine Optimierung ist besonders sinnvoll, wenn:

  • Sie die Datei über längere Zeit intensiv bearbeitet haben
  • Sie viele Dokumente erstellt und wieder gelöscht haben
  • Die Dateigröße auffällig groß geworden ist
  • Sie die Datei archivieren oder weitergeben möchten

Ist die Optimierung sicher?

Ja. Der Optimierungsvorgang erstellt eine neue, konsolidierte Version Ihrer Datei, während das Original mit der Dateierweiterung .backup erhalten bleibt. Sie können die optimierte Version jederzeit mit der ursprünglichen Datei vergleichen. (Dazu muss die Dateierweiterung entfernt werden.)

Nach der Optimierung enthält Ihre Datei alle aktuellen Daten, aber die Bearbeitungshistorie wird auf den konsolidierten Stand zurückgesetzt.

Wichtige Hinweise

Bearbeitungshistorie

Die Historie geht verloren. Die GoBD-Protokolle bleiben erhalten.

Alle Daten bleiben erhalten

Ihre Dokumente, Kunden, Produkte und Einstellungen bleiben vollständig erhalten.

Dateigröße

Die Reduzierung hängt von Ihrer Bearbeitungshistorie ab – oft sind deutliche Einsparungen möglich.

Versteckte Funktion

Die Option erscheint nur, wenn Sie die ⌥-Taste gedrückt halten.