Warum Sie Ihre Arbeitszeit erfassen sollten

Viele Selbstständige und kleine Unternehmen verzichten auf eine systematische Zeiterfassung. Die Gründe sind vielfältig: Zeitaufwand, fehlende Gewohnheit, oder die Annahme, dass es bei Pauschalpreisen ohnehin keine Rolle spielt. Doch ohne Zeiterfassung fehlt Ihnen eine entscheidende Grundlage für wirtschaftliche Entscheidungen.

Zeiterfassung bedeutet nicht zwangsläufig Stundenabrechnung. Sie ist in erster Linie ein Kontrollinstrument für Ihr eigenes Geschäft – unabhängig davon, wie Sie Ihre Leistungen abrechnen. Wer seine Zeit erfasst, arbeitet transparenter, kalkuliert präziser und trifft bessere Entscheidungen.

Wie viel arbeiten Sie wirklich?

Viele Selbstständige haben das Gefühl, ständig zu arbeiten. Doch wie viel Zeit fließt tatsächlich in abrechenbare Projekte? Und wie viel in Administration, E-Mails, Akquise, Weiterbildung oder ungeplante Unterbrechungen?

Ohne Zeiterfassung bleiben diese Fragen Spekulation. Mit Zeiterfassung sehen Sie schwarz auf weiß, wo Ihre Arbeitszeit hingeht – und können bewusst gegensteuern, falls zu viel Zeit in nicht-abrechenbare Tätigkeiten fließt.

Realistische Kalkulation statt Bauchgefühl

Wie lange dauert ein typisches Projekt? Wie viel Zeit brauchen Sie für ein Angebot, eine Website, eine Beratung? Nur wer seine Zeit erfasst, kann diese Fragen mit echten Zahlen beantworten statt mit Schätzungen.

Ein Beispiel: Sie schätzen ein Projekt auf 20 Stunden. In Wirklichkeit brauchen Sie 35 Stunden. Beim nächsten ähnlichen Projekt wiederholen Sie denselben Fehler – weil Sie keine Daten haben. Mit Zeiterfassung lernen Sie aus jedem Projekt.

Auch bei Pauschalpreisen wichtig

Ein häufiges Missverständnis: „Ich rechne pauschal ab, also brauche ich keine Zeiterfassung." Doch gerade bei Pauschalpreisen sollten Sie wissen, ob sich ein Projekt rentiert hat. Ein Festpreis von 3.000 Euro ist gut – aber nicht, wenn Sie dafür 60 Stunden gearbeitet haben.

Mit Zeiterfassung sehen Sie Ihren effektiven Stundensatz und können künftige Angebote realistischer kalkulieren. Sie erkennen auch, ob Ihre Pauschalpreise zu niedrig sind oder ob bestimmte Projektarten systematisch länger dauern als geplant. Mehr zum Thema finden Sie in unserem Artikel über das Dilemma der Stundensätze.

Das passende Tool für jeden Bedarf

Die gute Nachricht: Sie müssen nicht auf ein bestimmtes Tool festgelegt sein. GrandTotal unterstützt über 15 verschiedene Zeiterfassungs-Tools – von schlanken Mac-Apps wie Tyme, Timing mit automatischer Zeiterfassung über plattformübergreifende Lösungen wie Clockify bis hin zu umfangreichen Systemen wie ClickUp oder Harvest.

Egal, ob Sie vom iPhone, von der Apple Watch oder vom Desktop aus arbeiten – Sie finden eine Integration, die zu Ihrer Arbeitsweise passt. Jedes Tool hat seine Stärken: Manche sind besonders einfach, andere bieten umfangreiche Auswertungen oder Team-Funktionen.

So sehen die importierten Zeiten in GrandTotal aus. Sie werden automatisch den entsprechenden Kunden zugewiesen und stehen für Auswertungen und Abrechnungen zur Verfügung.

Kalender-Import für einfache Zeiterfassung

Falls Sie kein separates Zeiterfassungs-Tool verwenden möchten, gibt es eine besonders einfache Alternative: den Import aus der macOS-Kalender-App. Wenn Sie Projektarbeit, Meetings und Termine ohnehin im Kalender pflegen, können Sie diese Einträge mit wenigen Klicks als Arbeitszeiten übernehmen.

GrandTotal liest Ihre Kalendereinträge aus, Sie wählen die relevanten Termine aus – und können diese direkt als Positionen in eine Kundenrechnung importieren. Keine doppelte Datenpflege, kein nachträgliches Rekonstruieren von Arbeitszeiten. Besonders praktisch für alle, die ihre Termine konsequent im Kalender eintragen.

Erfassen heißt nicht abrechnen

Wichtiger Hinweis: Zeiterfassung bedeutet nicht automatisch Stundenabrechnung. Sie können weiterhin Pauschalpreise anbieten und abrechnen – die erfassten Zeiten dienen Ihrer internen Kontrolle und Kalkulation. Die Entscheidung, wie Sie Ihre Leistungen abrechnen, bleibt völlig unabhängig von der Zeiterfassung.