GrandTotal Help

La migración de datos antiguos también se puede iniciar manualmente desde el menú de GrandTotal. Allí también puede eliminar datos antiguos que ya no sean necesarios.

La carpeta de sincronización compartida utilizada por versiones anteriores de GrandTotal debe eliminarse manualmente: Está ubicada en GrandTotal/com.mediaatelier.grandtotal.sync en la raíz de su Dropbox o iCloud Drive. Asegúrese de no tener archivos propios guardados en ese directorio antes de eliminarlo.

Sí, si está en una unidad en la nube o en una carpeta compartida en el dispositivo.

Sí. Puede crear una nueva empresa usando el menú Archivo.

Sí. Para hacerlo, guarde el archivo de GrandTotal correspondiente en Finder o use el menú Archivo/Guardar copia.

Sí. Se pueden hacer copias de seguridad para GrandTotal 3-5. Sin embargo, solo puede restaurar datos compatibles con la versión correspondiente. Menú Archivo/Guardar copia con la tecla ⌥ presionada.

No. Esto solo funciona dentro de la misma versión.

¿Cómo se migra a un Mac nuevo?

Todos los datos (clientes, documentos, diseños, catálogo, ajustes) están en el archivo .grandtotal. Un ⌘-clic en el título de la ventana muestra su ubicación. Lo más seguro es elegir en el Mac anterior Archivo › Guardar una copia, copiar este archivo al Mac nuevo y abrirlo allí con doble clic. Si el archivo está en una carpeta en la nube, ábralo directamente allí en el Mac nuevo. Un archivo de licencia se activa con doble clic.

Sí. Con la tecla ⌥ pulsada, Archivo › Guardar una copia se convierte en Guardar en otros formatos; allí se pueden guardar los últimos 3, 5 o 10 años en un archivo nuevo. Tenga en cuenta los plazos legales de conservación.

Donde se guardó el archivo .grandtotal, normalmente en Documentos, iCloud Drive o Dropbox. Un ⌘-clic en el título de la ventana muestra la ubicación. Time Machine incluye el archivo en sus copias de seguridad.

Todos los valores se convierten a su moneda predeterminada utilizando el tipo de cambio ingresado en Preferencias/Pagos.

Al hacer clic derecho en una barra, se le ofrecen opciones para dividir los valores por varios criterios.
Al hacer clic en una barra, se muestra una lista de los documentos correspondientes. Al hacer doble clic en un documento, se mostrará. La lista también se puede exportar.

Todos los valores se muestran en su moneda principal. El tipo de cambio se puede configurar en Preferencias/Pagos

Los valores del año anterior solo se muestran en escalas comparables.

Al comparar elementos, es muy probable que encuentre diferencias por redondeo en comparación con las facturas. (Esto se debe a que los impuestos se calculan sobre el total de las facturas y no sobre el elemento individual)

Los gráficos estarán disponibles tan pronto como haya enviado documentos.

Aquí se encuentra una factura que aún debe enviarse. Reciente › Pendiente, en cambio, muestra las facturas enviadas que aún no se han pagado.

Los elementos sin costo no se muestran de manera predeterminada. Esto se puede cambiar en Preferencias/Seguimiento de tiempo

"Selección de factura" busca el cliente para los elementos. Si ya existe un borrador de factura, las entradas se agregarán. De lo contrario, se crea un nuevo borrador con el elemento seleccionado.

También puede agregar tiempos a un documento específico copiando los elementos, moviéndose a la selección de factura y pegándolos.

Si la opción "Agrupar automáticamente" está activada, los elementos con el mismo título se agrupan. Los títulos se configuran en Preferencias/Tiempo de trabajo.

Un clic derecho en Enviado › Mostrar en el Finder abre la carpeta de archivo con los PDF (consulte Ajustes › Archivo).

En Enviado › Facturas cada año tiene su propia entrada; un clic en ella muestra todas las facturas de ese año. Debajo siguen los meses. Con clic derecho en Enviado se elige Trimestre en Subdivisión para ver trimestres en su lugar.

Una lista nueva se crea con el botón + en la parte inferior de la barra lateral del resumen: Nueva lista inteligente.

Las facturas recibidas aceptadas se encuentran en Recibido › Facturas o Notas de crédito; los comprobantes pendientes de revisar, en Reciente › Nuevas facturas recibidas. Las entradas aparecen en cuanto hay comprobantes. Un clic derecho en Recibido › Refrescar los recupera de inmediato.

Los comprobantes se registran con Archivo › Importar › Desde archivos… o Desde el escáner…, arrastrando PDF o imágenes al icono de GrandTotal en el Dock, o automáticamente a través de Ajustes › Facturas recibidas (Carpeta supervisada, Buzón).

El color del icono de la factura en las listas de documentos indica el estado del pago:

• Rojo: vencida
• Naranja: por vencer
• Verde: pagada

En la información de una factura aparece un triángulo de advertencia junto a Número si el número ya lo usa otra factura, y junto a Cliente si no hay ningún cliente seleccionado.

Una factura nueva se crea seleccionando el cliente a la izquierda y haciendo clic en el botón + debajo de su lista de documentos. Allí también están presupuesto, nota de crédito, factura permanente, proyecto, pago, documento y grupo de documentos. Como alternativa, a través del menú Archivo/Nueva. El documento nuevo pertenece al cliente seleccionado.

Si Archivo › Nueva está atenuado, no hay ningún cliente seleccionado: cambie primero a la sección Clientes y seleccione el cliente.

Manualmente, puede especificar cualquier cantidad en la configuración. Estos se pueden ingresar como cantidad porcentual (20) o como fracción (1/3).

Una factura final solo se puede enviar cuando al menos una de las facturas parciales ha sido enviada. Si hay pagos parciales, se deducen automáticamente.

La factura final también se llama factura de liquidación.

Las repeticiones creadas automáticamente aparecen debajo de la factura permanente, no en Repetición ahora. Las próximas fechas se muestran en la previsión.

Una nota de crédito se crea como una factura, con el botón + debajo de la lista de documentos del cliente o a través del menú Archivo/Nueva/Nota de crédito.

Si añades un pago antes de enviar la factura, se considera un pago a cuenta (la fecha del pago es anterior a la fecha de la factura)

Para pagos con un importe ligeramente menor al total de la factura, se mostrará el valor del descuento por pronto pago. Haz clic en la marca de verificación para marcar la factura como completada.

Si recibes un anticipo de un cliente, añádelo a la jerarquía superior de los documentos. Si arrastras este pago a una factura no pagada más tarde, se asignará a la factura.

Un pago se registra en la factura enviada con el botón Pagado… (introduzca importe y fecha). Como alternativa, con Añadir pago en el menú del documento o a través de Archivo › Nueva › Pago.

Una fecha de pago incorrecta se cambia en el propio pago: en la sección Clientes, despliegue la factura y seleccione el pago. No es necesario desbloquear la factura para ello.

Si la opción Adjuntar con el documento principal está activada, el documento se añade a la factura o estimación cuando la envías.

Un documento contiene un archivo PDF existente, por ejemplo un contrato o un plano. Las cartas y demás correspondencia no se redactan en GrandTotal.

Mediante la selección múltiple, puede seleccionar qué elementos deben aparecer en el estado de cuenta.

En los estados de cuenta, el marcador de diseño <quantity/> se reemplaza con la fecha de la factura/pago

Con el botón Enviar en la vista de estado de cuenta, el estado se envía como una factura. El asunto y el texto del correo se definen en Ajustes › Correo para el tipo Estado de cuenta; el diseño, en Ajustes › Clientes o, por cliente, en los datos maestros.

Los grupos de artículos nuevos se crean en Ajustes › Impuestos: en la lista Grupos de artículos con el botón +. Allí también se les asigna el grupo de impuestos. El botón de la marca de verificación convierte el grupo seleccionado en el predeterminado para elementos nuevos.

Cada artículo tiene los campos Número de artículo y EAN/GTIN. Se pueden mostrar en el diseño, se tienen en cuenta en la búsqueda y se incluyen en las facturas electrónicas. Con el EAN/GTIN se pueden insertar artículos en facturas mediante código de barras.

Se pueden utilizar páginas adicionales para agregar páginas extras. Por ejemplo, términos de servicio.

El formato del papel se configura en el modo de edición del diseño con Archivo › Configuración de Página… (⇧⌘P).

Para los elementos seleccionados de una página se puede definir si aparecen con Mostrar en todas las páginas, Mostrar solo en la primera página o Mostrar solo en la última página, p. ej., la información de pago en el pie de página solo en la última página.

Al hacer clic en la tabla una vez en la vista de página, se mostrarán las opciones globales de la tabla. Como el color de fondo y si las sumas deben alinearse en la parte inferior de la tabla. Un doble clic lo llevará a la sección de edición de la tabla.

Las columnas de la tabla de elementos son campos de texto con marcadores de posición en las distintas secciones de la tabla (encabezado, artículo, subtotal, neto, impuestos, a pagar …). Para mover una columna, cambie el campo en cada sección en la que aparezca. La fuente y el estilo se cambian del mismo modo: p. ej., para un total final en negrita en la sección A pagar, seleccione el campo y elija Formato › Fuente › Negrita (⌘B).

Cada sección tiene un botón de engranaje con color de fondo, Línea antes, Línea después y Espacio después de. El espacio superior lo determina la posición de los campos en la sección. El interlineado de un texto se ajusta en la regla. Guías inteligentes ayuda a alinear campos en la misma línea.

Aquí se introducen su propio CIF/NIF (número de IVA), el Número fiscal y el ID de registro legal.

Su propia cuenta bancaria se introduce en la sección Banco, en los campos IBAN y BIC. En el diseño se muestra con los marcadores de posición del remitente <sender.IBAN/> y <sender.BIC/>.

Si un tipo de pago debe usar otra cuenta, introdúzcala en Ajustes › Pagos con el botón de ajustes en la fila del tipo de pago (Titular de la cuenta, IBAN, BIC). Esta cuenta bancaria tiene entonces prioridad y también se utiliza en las facturas electrónicas.

Los miembros del equipo son las personas que emiten los documentos. Con el + bajo Miembros se añade uno y se introducen el nombre, el E-mail, el Teléfono y una Firma. Con el botón redondo delante de un miembro se indica quién es uno mismo: los documentos nuevos reciben ese miembro.

En cuanto hay miembros, la Info de facturas, presupuestos y recordatorios muestra el menú Miembro del equipo. El miembro asignado se usa en tres sitios:

• El diseño y el texto del correo tienen marcadores para el nombre, el e-mail, el teléfono y la firma del miembro; así cada documento lleva la persona de contacto y la firma correctas.
• Las listas de documentos de la descripción general tienen una columna Miembro del equipo.
• En Informes › Rango de Fechas y en los gráficos se puede evaluar la facturación por miembro del equipo.

Esta configuración también afecta los precios que se muestran en las listas de catálogos.

El formato del número de cliente y el contador actual se pueden cambiar aquí. (El contador muestra el número que tendrá el próximo cliente)

Aquí también puede cambiar la configuración de extractos de cuenta

Las condiciones de pago se copian a los clientes recién creados y pueden modificarse individualmente en la configuración del cliente. Además, puede establecer términos personalizados al enviar una factura.

Las facturas que no se paguen dentro de estos términos se marcarán como vencidas. Cuando la fecha pase el valor en el segundo campo, se considerarán morosas.

Las condiciones son compartidas para todas las estimaciones

Aquí puede configurar sus tipos de documentos adicionales y sus condiciones.
Opcionalmente, puede desagrupar elementos para un informe de trabajo detallado.

Por defecto solo existe el tipo Recordatorio. Para una reclamación de pago, un albarán o una confirmación de pedido, cree aquí otro tipo con el botón + y defina el diseño, las condiciones, el plazo de pago y, opcionalmente, una numeración propia.

El documento se crea en el menú del documento de la factura o del presupuesto (clic derecho o botón de engranaje en la lista de documentos), p. ej., Crear Reclamación. Las facturas vencidas se encuentran en el resumen, en Reciente › Vencido.

Los documentos toman los elementos de la factura. No existe una función propia para gastos de reclamación. Un cargo se puede escribir como texto en las condiciones del tipo o facturar en una factura independiente.

La fecha y el vencimiento de la factura original se muestran con los marcadores de posición <parent.sent/> y <parent.due/> (equivalentes: <original.sent/>, <original.due/>).

El carácter que se utiliza para las listas cuando se inicia una entrada de lista con - o * se puede configurar aquí. De forma predeterminada, se usa un •.

El carácter que se utiliza para las listas cuando se inicia una entrada de lista con - o * se puede configurar aquí. De forma predeterminada, se usa un •.

El separador para entradas agrupadas define cómo se separan las descripciones de los elementos.

Si el fondo tiene múltiples páginas, la primera página se usa para la página 1. La página 2 se usa para todas las páginas posteriores.

El nombre del PDF adjunto se define en el campo Nombre del archivo. Si está vacío, se utiliza el asunto.

Opcionalmente, introduzca direcciones de correo electrónico de CCO para enviar una copia de un documento a su contabilidad

Opcionalmente, puede elegir agregar el papel de carta definido aquí a sus PDFs enviados por correo

Arriba a la izquierda se selecciona el tipo de documento cuyo texto de correo se edita (Factura, Presupuesto, Estado de cuenta) y justo al lado el programa de correo. El programa de correo se aplica a todos los tipos de documento. El menú muestra los programas compatibles instalados. Con Fusionar en un PDF, los documentos adjuntos se unen con el PDF de la factura en un solo archivo; desactivado, se envían como PDF independientes.

Carpeta supervisada: Los archivos guardados en la carpeta seleccionada se importan automáticamente.

Base: El directorio donde se guardan todos los documentos.

Carpeta: El subdirectorio en el que se guardan los documentos. (use "/" entre los elementos para crear subdirectorios adicionales)

Nombre de archivo: El nombre del documento.

Los documentos pueden volver a emitirse desde la base de datos en cualquier momento recreando el contenido de la carpeta.

Los PDF archivados contienen además los datos del documento. Si falta una factura en el archivo, arrastre su PDF desde la carpeta de archivo al icono de GrandTotal en el Dock; el documento se incorpora a la empresa abierta. Los pagos deben añadirse después manualmente.

Los grupos de impuestos se asignan a los grupos de artículos.

⚠Una vez utilizados en un documento enviado, los impuestos no se pueden modificar más.

El botón + de la parte inferior abre un menú con Grupo de clientes (fila nueva) y Grupo de impuestos (columna nueva). Para un tipo impositivo nuevo, seleccione Grupo de impuestos. Un clic en una celda de la matriz abre los ajustes para este grupo de clientes: tipo Imponible o No imponible y el porcentaje. Después, asigne el grupo de impuestos a los grupos de artículos en la lista inferior. El grupo de artículos con la marca de verificación es el predeterminado para elementos nuevos.

Los elementos con distintos tipos (p. ej., 19 % y 7 %, o gastos exentos de impuestos) se pueden mezclar en una factura; cada elemento recibe el grupo de artículos adecuado.

Si un impuesto ya se ha utilizado en documentos enviados, duplique el grupo de impuestos con su botón de engranaje en lugar de modificarlo. Las entradas que ya no se necesitan se archivan con clic derecho.

Una empresa nueva tiene los grupos de clientes Nacional e Internacional. Solo Nacional recibe tipos impositivos; Internacional está exento de impuestos de forma predeterminada. Para clientes en el extranjero sin IVA, seleccione Internacional en Grupo de clientes en los datos maestros del cliente.

Puede agregar una tasa de cambio en relación con la divisa predeterminada. Esto se utilizará para convertir tasas al cambiar la divisa de un documento y para calcular los valores en el panel de control a su divisa nativa.

Defina las condiciones para los diferentes tipos de pago en Preferencias/Facturas

Puede configurar hasta 3 descuentos en efectivo que se pueden usar mediante el menú de opciones de la etiqueta "Monto" en Preferencias/Facturas/Condiciones

Los importes en CHF se redondean automáticamente a 5 céntimos. No hay ningún ajuste para ello.

Al agregar marcadores de posición en las secciones de título o subtotal, se insertan títulos o subtítulos correspondientes. Use al menos un marcador de posición común para títulos y subtítulos. Los subtotales solo se agregan si se requiere más de un subtotal

La agrupación automática crea grupos para elementos que comparten el mismo nombre.

La tarifa predeterminada se usa al importar entradas cronometradas de aplicaciones o servicios que no admiten tarifas

Mediante reglas, puede declarar qué grupos de elementos deben usarse para los elementos. Si no hay reglas, se aplica el valor predeterminado de sus grupos de elementos.

Toda esta configuración se aplica durante la importación y no afectará los elementos ya importados.

Requisito: Claude Code, Codex, Gemini CLI o Mistral Vibe está instalado y con sesión iniciada en el Mac (Gemini CLI solo con una clave de API de pago de Google). Elija el agente en Ajustes › Ask GrandTotal. «Probar» hace una pregunta de prueba. Con «Apagado», Ask GrandTotal queda desactivado para este archivo.

Permisos:

• Preguntas: el agente solo responde preguntas.
• Preguntas y borradores: el agente también crea borradores y puede cambiar o eliminar lo que creó en la misma conversación. Los registros existentes no se tocan.

En las carpetas compartidas, el agente puede leer archivos y guardar otros nuevos, por ejemplo un análisis como hoja de cálculo. GrandTotal no sobrescribe los archivos existentes.

Haga sus preguntas con el símbolo de destellos a la derecha del campo de búsqueda o con Ver → Ask GrandTotal (⇧⌘K). El agente conoce su selección: «esta factura» se refiere a la seleccionada.

Una conversación conoce las preguntas anteriores. Empiece una nueva con el botón «Nueva conversación»; tras 30 minutos sin preguntas empieza una nueva de todos modos.

Lo que lee el agente se envía al proveedor de su modelo, es decir, Anthropic, OpenAI, Google o Mistral. GrandTotal sustituye antes siempre los nombres, direcciones, direcciones de correo electrónico, números de teléfono y datos bancarios por marcadores de posición, también los nombres de su pregunta. Aun así, usted ve la respuesta con los nombres reales; el ojo de la ventana muestra lo que realmente se envió a la IA.

Ask GrandTotal no necesita el servidor MCP. Cada conversación recibe su propia clave, válida solo para este archivo.

GrandTotal puede usar el Centro de notificaciones para informarle cuando las facturas estén vencidas, atrasadas o recurrentes.

Las notificaciones pueden repetirse si lo desea.

Los presupuestos caducan cuando se alcanza la fecha de validez y no se ha marcado como aceptado o rechazado.

Los permisos se pueden configurar para cada archivo de empresa individualmente.

• Sin acceso en absoluto
• Lectura de registros
• Lectura y creación de registros

Con «Seudonimizar información», GrandTotal abrevia nombres, direcciones, direcciones de correo electrónico, números de teléfono y datos bancarios a su primera y última letra («Erika Musterfrau» se convierte en «E*a M*u») antes de que los datos salgan del Mac. El asunto, las notas y los textos de posiciones siguen siendo legibles; los nombres que contienen se abrevian del mismo modo. Los importes, las fechas y los números de documento siguen siendo legibles. La IA no puede filtrar por datos personales. Los PDF de facturas siguen bloqueados.

Si menciona a un cliente por su nombre en el programa de IA, GrandTotal lo busca en el Mac y solo devuelve a la IA su número interno y el nombre abreviado. El signo de interrogación junto a la opción muestra cómo llega un cliente a la IA.

Para configurar, copia el indicador y pégalo en el agente correspondiente.

Restablecer el token creará un nuevo indicador y revocará el acceso para las conexiones existentes.

Con el acceso web, la empresa abierta se utiliza en el navegador de un teléfono, una tableta u otro ordenador, por ejemplo en un iPhone, un iPad o un dispositivo Android. No existe una app aparte; GrandTotal en sí funciona en el Mac.

Configuración: en Ajustes › Acceso web, active Acceder a este archivo desde cualquier lugar. El estado muestra si la conexión está establecida. En Dispositivos enlazados, genere con + (Enlazar dispositivo) un código QR y escanéelo con la cámara del dispositivo, o use Copiar enlace para un navegador en el ordenador. El código es válido 10 minutos y solo para un dispositivo.

Para cada dispositivo, Permitir cambios define si puede modificar datos. Con – se elimina un dispositivo; pierde el acceso de inmediato.

GrandTotal debe estar en ejecución en el Mac con el archivo abierto. Mientras el acceso esté activo, GrandTotal impide el reposo.

Archivo › Importar (⌃⌘I) se aplica a la sección actual: en la sección Clientes, a clientes; en el catálogo, a artículos; en la lista de elementos de un borrador, a elementos.

Para cambiar desde otro programa, el menú GrandTotal › Migrar datos desde ofrece importadores, p. ej., para Billings Pro, SubTotal, Invoice Ninja, LexOffice, SevDesk o Papierkram. Los importadores para programas instalados aparecen automáticamente.

Para borradores, verá una advertencia en el cuadro de diálogo de impresión. Los borradores no están destinados a ser enviados al cliente. Utilice el botón "Enviar" para esto.

Las columnas se pueden reorganizar y eliminar después de hacer clic en su título.

Las entradas archivadas se recuperan mediante Mostrar archivados en el menú contextual de la lista.

Esto también funciona con documentos. Después de copiarlos, puede pegarlos en la lista de otro cliente.

Duplique elementos y documentos usando ⌘-D.

Neto: Los precios de los artículos no incluyen impuestos. El impuesto se añadirá al final del documento.

Bruto: El impuesto ya está incluido en los artículos. Los impuestos se declaran al final del documento

Todos los campos se pueden agregar a diseños. Los campos utilizados en documentos enviados no se pueden eliminar.