GrandTotal Help

A partir de la Versión 6, GrandTotal utiliza un nuevo formato de archivo. Se pedirá a los usuarios de versiones anteriores que migren los datos existentes al iniciarlo.

La migración de datos antiguos también se puede iniciar manualmente desde el menú de GrandTotal. Allí también puede eliminar datos antiguos que ya no sean necesarios.

La carpeta de sincronización compartida utilizada por versiones anteriores de GrandTotal debe eliminarse manualmente: Está ubicada en GrandTotal/com.mediaatelier.grandtotal.sync en la raíz de su Dropbox o iCloud Drive. Asegúrese de no tener archivos propios guardados en ese directorio antes de eliminarlo.

¿Puedo trabajar en el mismo archivo al mismo tiempo?

Sí, si está en una unidad en la nube o en una carpeta compartida en el dispositivo.

¿Es posible administrar diferentes empresas o mandatos?

Sí. Puede crear una nueva empresa usando el menú Archivo.

¿Aún se pueden hacer copias de seguridad?

Sí. Para hacerlo, guarde el archivo de GrandTotal correspondiente en Finder o use el menú Archivo/Guardar copia.

¿Puedo guardar datos de versiones anteriores de GrandTotal?

Sí. Se pueden hacer copias de seguridad para GrandTotal 3-5. Sin embargo, solo puede restaurar datos compatibles con la versión correspondiente. Menú Archivo/Guardar copia con la tecla ⌥ presionada.

¿Puede GrandTotal sincronizarse con versiones anteriores?

No. Esto solo funciona dentro de la misma versión.

El panel de control le proporciona una vista rápida de las facturas pendientes. También puede comparar los ingresos con el período del año anterior.

Todos los valores se convierten a su moneda predeterminada utilizando el tipo de cambio ingresado en Preferencias/Pagos.

Esta es la lista de las anotaciones internas que están marcadas como tareas pendientes. Use la marca de verificación para eliminarlas.

En la sección de Gráficos puede comparar y visualizar valores. La escala se puede elegir en la parte superior derecha.
En la parte inferior, selecciona los valores que estarán en el gráfico. El color de las barras se puede cambiar. Arrastre los elementos para cambiar el orden. Arrástrelos fuera de la ventana para eliminarlos.

Al hacer clic derecho en una barra, se le ofrecen opciones para dividir los valores por varios criterios.
Al hacer clic en una barra, se muestra una lista de los documentos correspondientes. Al hacer doble clic en un documento, se mostrará. La lista también se puede exportar.

Todos los valores se muestran en su moneda principal. El tipo de cambio se puede configurar en Preferencias/Pagos

Los valores del año anterior solo se muestran en escalas comparables.

Al comparar elementos, es muy probable que encuentre diferencias por redondeo en comparación con las facturas. (Esto se debe a que los impuestos se calculan sobre el total de las facturas y no sobre el elemento individual)

Los gráficos estarán disponibles tan pronto como haya enviado documentos.

Aquí encontrará todos los documentos que aún no han sido enviados.

La previsión muestra la facturación esperada de facturas recurrentes y permanentes.

Esta sección se rellena con elementos de débito directo para ser procesados.
Desde aquí puede exportar un archivo XML que se puede cargar en su banco o enviarlo directamente a MoneyMoney.
La configuración de los débitos directos se encuentra en Preferencias/Identificación y en los Clientes.

Aquí puede ver sus Plantillas de Documentos (si ha creado alguna) y editarlas. Las plantillas se crean haciendo clic derecho en una factura existente.

Use el menú "Editar/Eliminar" para eliminar plantillas no utilizadas.

GrandTotal admite varias aplicaciones de seguimiento de tiempo. Sus grabaciones aparecen en la sección correspondiente. Los elementos ya facturados se enumeran en la sección "Facturado".

Los elementos sin costo no se muestran de manera predeterminada. Esto se puede cambiar en Preferencias/Seguimiento de tiempo

"Selección de factura" busca el cliente para los elementos. Si ya existe un borrador de factura, las entradas se agregarán. De lo contrario, se crea un nuevo borrador con el elemento seleccionado.

También puede agregar tiempos a un documento específico copiando los elementos, moviéndose a la selección de factura y pegándolos.

Si la opción "Agrupar automáticamente" está activada, los elementos con el mismo título se agrupan. Los títulos se configuran en Preferencias/Tiempo de trabajo.

Use el menú Editar/Archivar para eliminar entradas no deseadas.

Todos los documentos enviados se enumeran aquí. Están agrupados por año y mes.

Hay varias herramientas para analizar facturas y pagos.

GrandTotal puede ampliarse con complementos. Cargar complementos para importar tiempo aquí.

Usando listas inteligentes puede agrupar facturas, estimaciones y pagos según diferentes criterios.

Una factura siempre consta de al menos un elemento. Se pueden agregar elementos adicionales según sea necesario.

Un borrador de factura se puede convertir en una factura final que contenga múltiples facturas parciales haciendo clic en el botón de engranaje. Puede elegir entre 1 ⅓ cuota o 2, 3 y 4 cuotas iguales.

Manualmente, puede especificar cualquier cantidad en la configuración. Estos se pueden ingresar como cantidad porcentual (20) o como fracción (1/3).

Una factura final solo se puede enviar cuando al menos una de las facturas parciales ha sido enviada. Si hay pagos parciales, se deducen automáticamente.

Las facturas permanentes son adecuadas para alquileres y otros recibos recurrentes regulares para los cuales no tiene que enviar una nueva factura cada vez. Para hacerlo, seleccione una factura permanente en el botón más y luego especifique el intervalo en la información de la factura. También se puede establecer una fecha de finalización como opción. Luego cree la factura como de costumbre y envíela.
GrandTotal crea automáticamente un documento para cada repetición en el momento indicado. Esto se puede marcar como pagado después de realizar el pago.

Una factura se convierte automáticamente en una nota de crédito tan pronto como el total es menor que cero. Tenga en cuenta que también debe marcar las notas de crédito como pagadas.

Las estimaciones funcionan como Facturas. Una estimación puede convertirse en una factura usando el botón de acción. La factura resultante es una copia y puede modificarse.

Cada factura puede contener tantos pagos parciales como sea necesario. Si la suma de los pagos alcanza el total de la factura, se considera pagada.

Si añades un pago antes de enviar la factura, se considera un pago a cuenta (la fecha del pago es anterior a la fecha de la factura)

Para pagos con un importe ligeramente menor al total de la factura, se mostrará el valor del descuento por pronto pago. Haz clic en la marca de verificación para marcar la factura como completada.

Si recibes un anticipo de un cliente, añádelo a la jerarquía superior de los documentos. Si arrastras este pago a una factura no pagada más tarde, se asignará a la factura.

Usa proyectos para organizar tus documentos. El nombre del proyecto se mostrará en los documentos cuando añadas el marcador de posición <document.project/>.

Los documentos PDF pueden adjuntarse a facturas, proyectos o clientes. Para hacerlo, creas un documento y asignas un archivo PDF.

Si la opción "Enviar con documento principal" está activada, el documento se añade a la factura o estimación cuando la envías.

Utilice grupos de documentos para combinar varios documentos PDF en un solo documento.

La lista de documentos del cliente se puede cambiar al modo historial utilizando el símbolo del reloj. Allí se enumeran todas las facturas y pagos en orden cronológico.

Mediante la selección múltiple, puede seleccionar qué elementos deben aparecer en el estado de cuenta.

En los estados de cuenta, el marcador de diseño <quantity/> se reemplaza con la fecha de la factura/pago

Al presionar la tecla de retorno después de ingresar un precio neto, se calculará el precio bruto y viceversa. Si desea ingresar el otro precio manualmente, simplemente presione la tecla de tabulación.

Precio de compra al que se agregan los costos accesorios de adquisición, como flete, seguro, etc. Este valor se utiliza para calcular el margen.

El grupo de artículos se utiliza para la categorización, también decide cómo se gravan los artículos. Consulte impuestos

Se pueden crear etiquetas para marcar elementos. A cada artículo se le pueden asignar diferentes etiquetas para facilitar su búsqueda. Véase arriba.

Un diseño consta de al menos 2 páginas. La "Primera página" se utiliza en cada documento. En caso de que no haya suficiente espacio para los elementos en la primera página, se utilizará la "Página siguiente" sucesivamente hasta que se enumeren todos los elementos.

Se pueden utilizar páginas adicionales para agregar páginas extras. Por ejemplo, términos de servicio.

La tabla consta de diferentes secciones que se utilizan para distintos tipos de elementos.

Al hacer clic en la tabla una vez en la vista de página, se mostrarán las opciones globales de la tabla. Como el color de fondo y si las sumas deben alinearse en la parte inferior de la tabla. Un doble clic lo llevará a la sección de edición de la tabla.

Ingrese aquí sus propios datos de contacto.

Introduzca aquí los identificadores proporcionados por el gobierno de los bancos.

Configure aquí los miembros de su equipo. Mire esta película para obtener más información.

Decida si los clientes recién creados tendrán precios netos o brutos. Esta configuración se puede aplicar a todos los clientes con clic derecho.

Esta configuración también afecta los precios que se muestran en las listas de catálogos.

El formato del número de cliente y el contador actual se pueden cambiar aquí. (El contador muestra el número que tendrá el próximo cliente)

Aquí también puede cambiar la configuración de extractos de cuenta

Defina la etiqueta que desea usar para sus facturas y notas de crédito. Las facturas con un total general por debajo de cero se tratan como notas de crédito

Las condiciones de pago se copian a los clientes recién creados y pueden modificarse individualmente en la configuración del cliente. Además, puede establecer términos personalizados al enviar una factura.

Las facturas que no se paguen dentro de estos términos se marcarán como vencidas. Cuando la fecha pase el valor en el segundo campo, se considerarán morosas.

Los ajustes para estimaciones son similares a los de las facturas. En lugar de condiciones de pago, puede especificar aquí la validez.

Las condiciones son compartidas para todas las estimaciones

Puede adjuntar documentos de seguimiento a facturas o estimaciones utilizando el botón de acción. Por ejemplo, confirmaciones, recordatorios o albaranes. Estos documentos mostrarán los mismos elementos que su documento principal.

Aquí puede configurar sus tipos de documentos adicionales y sus condiciones.
Opcionalmente, puede desagrupar elementos para un informe de trabajo detallado.

Puede configurar reglas para excluir elementos específicos. Por ejemplo, para eliminar los costos de envío de las notas de entrega.

Para mostrar las fechas del documento principal, use los marcadores de posición <original.sent/> y <original.due/> en su diseño.

Desactive el autocompletado si no desea obtener sugerencias mientras escribe un título.
Las sugerencias se basan en los documentos de catálogo que ha creado en el pasado.

El carácter que se utiliza para las listas cuando se inicia una entrada de lista con - o * se puede configurar aquí. De forma predeterminada, se usa un •.

El carácter que se utiliza para las listas cuando se inicia una entrada de lista con - o * se puede configurar aquí. De forma predeterminada, se usa un •.

El separador para entradas agrupadas define cómo se separan las descripciones de los elementos.

En caso de que esté utilizando papel con membrete para facturas impresas, puede agregar un fondo para documentos enviados o guardados aquí. (No use fondos en su diseño entonces).

Si el fondo tiene múltiples páginas, la primera página se usa para la página 1. La página 2 se usa para todas las páginas posteriores.

En esta sección, defina el contenido de un correo electrónico para los diversos tipos de documentos. Además de los marcadores de posición azules, también puede usar marcadores de posición de diseño, incluidos los de los idiomas.

El título del asunto también refleja el nombre del PDF adjunto

Opcionalmente, introduzca direcciones de correo electrónico de CCO para enviar una copia de un documento a su contabilidad

Opcionalmente, puede elegir agregar el papel de carta definido aquí a sus PDFs enviados por correo

En el momento en que envía un documento, se puede crear un PDF. Aquí define dónde desea guardarlos.

Base: El directorio donde se guardan todos los documentos.

Carpeta: El subdirectorio en el que se guardan los documentos. (use "/" entre los elementos para crear subdirectorios adicionales)

Nombre de archivo: El nombre del documento.

Los documentos pueden volver a emitirse desde la base de datos en cualquier momento recreando el contenido de la carpeta.

Aquí configura cómo se calculan los impuestos.
En el eje vertical de la matriz se enumeran los grupos de clientes. Horizontalmente puede agregar grupos de impuestos.

Los grupos de impuestos se asignan a los grupos de artículos.

⚠Una vez utilizados en un documento enviado, los impuestos no se pueden modificar más.

* Consulte a su asesor fiscal en caso de dudas

GrandTotal admite múltiples divisas.

Puede agregar una tasa de cambio en relación con la divisa predeterminada. Esto se utilizará para convertir tasas al cambiar la divisa de un documento y para calcular los valores en el panel de control a su divisa nativa.

Defina las condiciones para los diferentes tipos de pago en Preferencias/Facturas

Puede configurar hasta 3 descuentos en efectivo que se pueden usar mediante el menú de opciones de la etiqueta "Monto" en Preferencias/Facturas/Condiciones

Defina aquí cómo se importan los elementos de los rastreadores de tiempo compatibles.

Al agregar marcadores de posición en las secciones de título o subtotal, se insertan títulos o subtítulos correspondientes. Use al menos un marcador de posición común para títulos y subtítulos. Los subtotales solo se agregan si se requiere más de un subtotal

La agrupación automática crea grupos para elementos que comparten el mismo nombre.

Las entradas cronometradas se importan con la unidad "h" de forma predeterminada. Puede cambiar la unidad aquí.

La tarifa predeterminada se usa al importar entradas cronometradas de aplicaciones o servicios que no admiten tarifas

Mediante reglas, puede declarar qué grupos de elementos deben usarse para los elementos. Si no hay reglas, se aplica el valor predeterminado de sus grupos de elementos.

Toda esta configuración se aplica durante la importación y no afectará los elementos ya importados.

Cuando se agrega un servicio de temporizador en línea, se agregará a la pantalla de Resumen.

GrandTotal puede usar el Centro de notificaciones para informarle cuando las facturas estén vencidas, atrasadas o recurrentes.

Las notificaciones pueden repetirse si lo desea.

Los presupuestos caducan cuando se alcanza la fecha de validez y no se ha marcado como aceptado o rechazado.

Las siguientes aplicaciones son compatibles con GrandTotal a través del portapapeles:

Importe clientes, elementos de catálogo y elementos de factura usando el menú Archivo/Importar. Los archivos deben estar en formato CSV o Excel.

Los documentos se pueden imprimir utilizando el menú de Impresión habitual usando ⌘P. Opcionalmente, puede agregar una marca de agua como Cancelado, Pagado o similar al documento.

Para borradores, verá una advertencia en el cuadro de diálogo de impresión. Los borradores no están destinados a ser enviados al cliente. Utilice el botón "Enviar" para esto.

Las listas en la vista general se pueden imprimir usando "Imprimir lista" en el menú Archivo. Los clientes y elementos del catálogo también pueden imprimirse como lista.

Las columnas se pueden reorganizar y eliminar después de hacer clic en su título.

Si aún no están disponibles todos los datos para una visualización completa del contenido, se mostrará un indicador naranja en la esquina superior derecha de la ventana principal. Hacer clic en él abre la Información del archivo.

La información del archivo se puede mostrar en el menú Archivo. La suma de comprobación indica si los datos en diferentes dispositivos tienen el mismo estado. Si no es así, los datos aún no se han sincronizado completamente con el servicio en la nube, o se trata de un archivo diferente.

El cifrado de extremo a extremo de los datos hace imposible que terceros (incluido el proveedor de la nube) lean los datos. Los datos solo se descifran durante su uso dentro de GrandTotal.

Para establecer una nueva contraseña, use el menú Archivo/Guardar copia y asigne la nueva contraseña al nuevo archivo.

Después de arrastrar elementos del catálogo a un documento, puede escribir la cantidad en las teclas numéricas de su teclado sin necesidad de abrir el elemento. Esto también funciona al seleccionar más de un elemento.

Los campos de entrada numérica pueden calcular fórmulas. Por ejemplo, 100 / 4 se convierte en 25 cuando se ingresa en un campo.

Se pueden eliminar muchos registros a menos que se eliminen todas las dependencias. Ver Archivado

Los registros que ya no son necesarios, como diseños antiguos o grupos de elementos obsoletos, no se pueden eliminar una vez que se han utilizado. Esto se debe a que aún son necesarios para documentos antiguos.
Los clientes, diseños, grupos de elementos y elementos de catálogo se pueden archivar haciendo clic derecho en su lista. Los elementos archivados se ocultan y pueden mostrarse si es necesario haciendo clic derecho en la misma lista.

Los elementos se pueden copiar y pegar en otros documentos.

Esto también funciona con documentos. Después de copiarlos, puede pegarlos en la lista de otro cliente.

Duplique elementos y documentos usando ⌘-D.

Mientras un documento esté en estado de borrador, puede arrastrarse a otro cliente en la vista de clientes. Los elementos de borrador de facturas también pueden arrastrarse a otro borrador.

Puede arrastrar una vista previa de un documento al Finder para guardar un PDF.

Neto: Los precios de los artículos no incluyen impuestos. El impuesto se añadirá al final del documento.

Bruto: El impuesto ya está incluido en los artículos. Los impuestos se declaran al final del documento

Se pueden agregar campos adicionales para tres tipos de registros diferentes. Siempre constan de un nombre que se comparte para todos los registros y un valor que se puede asignar individualmente para cada registro.

Todos los campos se pueden agregar a diseños. Los campos utilizados en documentos enviados no se pueden eliminar.

Además de los totales, los marcadores de posición también se pueden usar para las sumas de grupos de artículos individuales. Por ejemplo, para listar los salarios por separado. Los marcadores de posición para esto se pueden encontrar en la categoría Documento bajo Suma.

Los correos están controlados por AppleScript. Los scripts se pueden modificar haciendo clic aquí. Para restaurar la funcionalidad original, elimine el archivo de ~/Library/Application Support/com.mediaatelier.GrandTotal3/Mail Scripts/.

Los importadores de tiempo de trabajo son complementos basados en Javascript. Ejemplos funcionales están disponibles en Descripción general/Obtener complementos.

GrandTotal tiene una interfaz de complementos basada en HTML y Javascript. Abrir referencia de API (Se requiere conocimiento de programación)