De quoi une facture électronique a-t-elle besoin ?
Une facture électronique contient les mêmes informations que celle que vous rédigez aujourd’hui – simplement lisible par une machine. L’essentiel figure déjà dans GrandTotal, et le numéro de facture, la date, les totaux et les montants de TVA sont générés pour vous. Peu de choses peuvent donc mal tourner. De temps à autre, un destinataire réclame toutefois une valeur pour laquelle aucun champ ne porte un nom évident – on vous la cite alors sous forme de numéro BT. C’est précisément à cela que sert cet aperçu.
Votre entreprise 10
À saisir une fois – valable ensuite pour chaque facture.
| Information | Où le saisir dans GrandTotal | Nécessaire ? |
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Raison sociale et adresse
BT-27, BT-35–40 BT-27, BT-35, BT-36, BT-37, BT-38, BT-39, BT-40
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Préférences → Entreprise → Entreprise, Adresse, Code postal, Ville, Pays
Si vous laissez le champ société vide, votre nom personnel est utilisé. Le code postal et la ville ne portent pas d’intitulé propre.
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Interlocuteur : nom, téléphone, courriel
BT-41–43 BT-41, BT-42, BT-43
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Préférences → Entreprise → Prénom, Nom, Téléphone, Email
Le numéro de téléphone devrait contenir au moins trois chiffres.
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Numéro de TVA
BT-31
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Préférences → Identification → TVA intracommunautaire
Dans la plupart des formats, il sert aussi d’adresse électronique (BT-34).
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Numéro fiscal
BT-32
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Préférences → Identification → Numéro id fiscale
En France, le numéro fiscal (SIREN/SIRET) alimente aussi le numéro d’immatriculation BT-30, si celui-ci est vide.
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Numéro d’immatriculation
BT-30
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Préférences → Identification → N° d'enregistrement
Notation « schéma:numéro », par exemple 0106:12345678. Laissé vide, le numéro de TVA est utilisé.
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Adresse électronique
BT-34
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Pas de champ propre – GrandTotal la constitue à partir de votre numéro de TVA, à défaut de votre courriel
Le champ se trouve chez le client, non dans les réglages – vous pouvez donc enregistrer une adresse d’expéditeur différente par destinataire.
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IBAN
BT-84
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Préférences → Identification → Banque → IBAN
Une banque différente peut être enregistrée par mode de paiement : Réglages → Paiements → icône au bord droit de la ligne.
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Titulaire du compte
BT-85
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Préférences → Paiements → Types de paiement → icône au bord droit de la ligne → Titulaire de compte
Ce champ n’existe pas dans les réglages d’identification. Sans saisie sur le mode de paiement, BT-85 reste vide dans la facture.
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BIC
BT-86
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Préférences → Identification → Banque → BIC
Superflu dans l’espace SEPA, où l’IBAN suffit. Également remplaçable par mode de paiement.
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Identifiant créancier SEPA
BT-90
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Préférences → Identification → SEPA → ID Créditeur SEPA
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Chez le client 7
Une fois par client – repris sur chaque facture le concernant.
| Information | Où le saisir dans GrandTotal | Nécessaire ? |
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Nom et adresse du client
BT-44, BT-50–55 BT-44, BT-50, BT-51, BT-52, BT-53, BT-54, BT-55
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Clients → ⓘ sur le client → Entreprise – adresse, code postal et ville dans les champs sans libellé en dessous ; le pays se trouve plus bas, dans la section avec le groupe de clients et la devise
Le champ société vide, c’est le nom du contact qui est transmis comme nom de l’acheteur.
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Adresse électronique du client
BT-49
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Pas de champ propre – GrandTotal la constitue à partir du numéro de TVA du client, à défaut de son courriel
Via les voies d’envoi recommand.eu et e-invoice.be, le champ s’appelle « Peppol ID » et propose un bouton de recherche dans l’annuaire PEPPOL.
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Numéro de TVA du client
BT-48
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Clients → ⓘ sur le client → TVA intracommunautaire
Dans la plupart des formats, il sert aussi d’adresse électronique du client (BT-49).
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Adresse électronique du client
BT-58
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Clients → ⓘ sur le client → Contacts – le champ courriel du contact (les champs ne portent pas de libellé)
Si le champ contient plusieurs adresses, la première est retenue.
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Contact chez le client : nom et téléphone
BT-56, BT-57
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Clients → ⓘ sur le client → Contacts – le nom et le téléphone du contact (les champs ne portent pas de libellé)
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Référence acheteur (Leitweg-ID)
BT-10
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Pas de champ propre – GrandTotal reprend la référence de la facture
Entre entreprises, GrandTotal y inscrit « N/A » de lui-même : vous n’avez rien à faire. Les administrations vous communiquent le véritable Leitweg-ID, généralement dans la commande ou le dossier d’appel d’offres ; enregistré chez le client, il vaut pour toutes les factures suivantes.
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Identifiant du vendeur
BT-29
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Clients → ⓘ sur le client → Facture électronique → Identification du vendeur
Il se trouve chez le client, car chaque donneur d’ordre peut vous attribuer un numéro différent.
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Sur la facture 9
Par facture, le plus souvent un ou deux champs.
| Information | Où le saisir dans GrandTotal | Nécessaire ? |
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Numéro de commande du client
BT-13
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Facture → Objet
Là où il n’existe pas de champ propre, GrandTotal reprend l’objet de la facture.
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Numéro de contrat
BT-12
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Facture → section portant le nom du format → Référence du contrat
Les administrations allemandes l’utilisent aussi comme référence de subvention.
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Numéro de commande (le vôtre)
BT-14
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Facture → section portant le nom du format → Référence de la commande
Votre propre référence de commande, non celle du client.
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Numéro et nom du projet
BT-11
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Facture → section portant le nom du format → Référence du projet, Nom du projet
Les administrations allemandes l’utilisent aussi comme référence de caisse. Les deux champs doivent être remplis, faute de quoi l’information de projet est omise.
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Référence de l’appel d’offres
BT-17
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Facture → section portant le nom du format → Numéro d'adjudication
Transmise avec le schéma AAG.
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Identifiant d’objet
BT-18
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Facture → section portant le nom du format → Identifiant de l'objet
Courant dans le bâtiment et l’immobilier, pour rattacher la facture à un objet. Transmis avec le schéma AAJ.
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Conditions de paiement
BT-20
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Facture → Modalités de paiement – modèle de texte sous Réglages → Factures → « Conditions »
L’escompte doit suivre une notation précise dans le texte des conditions, sinon le destinataire ne le reconnaît pas.
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Remarque / texte d’introduction
BT-22
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Fenêtre de facture → texte d’introduction au-dessus des lignes
Hors du contexte allemand, une seule remarque par facture est admise.
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Période d’exécution
BT-73, BT-74
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Facture → Plage de dates – cocher la case et saisir vous-même le début et la fin
Sans la case cochée, GrandTotal déduit la période des dates des lignes. Dans les deux cas, la fin sert aussi de date de livraison (BT-72).
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Par ligne 7
| Information | Où le saisir dans GrandTotal | Nécessaire ? |
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Désignation
BT-153
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ligne d’article dans la fenêtre de facture
GrandTotal l’exige avant l’envoi – les lignes vides sont signalées.
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Quantité et unité
BT-129
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ligne d’article dans la fenêtre de facture
GrandTotal fixe lui-même le code d’unité (BT-130) : les unités de temps deviennent HUR, tout le reste C62 (pièce).
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Prix unitaire (HT)
BT-146
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ligne d’article dans la fenêtre de facture
Si vous travaillez en prix TTC, GrandTotal recalcule lui-même le prix hors taxes pour la facture électronique.
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Taux et catégorie de TVA
BT-118, BT-119
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ligne d’article dans la fenêtre de facture – choisir une règle fiscale ; les règles elles-mêmes sous Réglages → TVA
À 0 %, le motif d’exonération provient de la règle fiscale : Réglages → TVA → motif d’exonération.
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Description
BT-154
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ligne d’article dans la fenêtre de facture → Note
La mise en forme est perdue – la facture électronique ne contient que du texte brut.
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Référence article
BT-155
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Catalogue → Numéro d'article
La ligne elle-même n’a pas de champ pour cela. Le numéro provient de l’entrée du catalogue et est repris à l’insertion.
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GTIN / EAN
BT-157
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Catalogue → EAN/GTIN
Comme la référence article, modifiable uniquement dans le catalogue. L’identifiant précise de quel système de numérotation il provient.
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En cas de prélèvement 2
Uniquement si vous prélevez par SEPA.
| Information | Où le saisir dans GrandTotal | Nécessaire ? |
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Référence de mandat
BT-89
édition XL uniquement
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Clients → ⓘ sur le client → ID Mandant SEPA
GrandTotal bascule automatiquement le code de moyen de paiement de 58 (virement) à 59 (prélèvement).
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IBAN du client
BT-91
édition XL uniquement
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Clients → ⓘ sur le client → IBAN
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Pièces jointes 1
| Information | Où le saisir dans GrandTotal | Nécessaire ? |
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Pièce jointe, un relevé d’heures par exemple
BT-122, BT-125
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Facture → ajouter un document → Joindre en pièce jointe, Identification du document
Le fichier est rattaché à la facture, non au client. Il est copié dans la facture électronique et non lié ; l’identifiant du document est obligatoire et le nom de chaque pièce jointe doit être unique.
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Contrôler un fichier terminé ? Validateur de facture électronique – XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL & EN 16931. Vérifier un Leitweg-ID : Validateur Leitweg-ID.
À propos de la colonne « Nécessaire ? »
- obligatoire – sans cette information, le contrôle du destinataire rejette la facture.
- Une mention encadrée nomme la condition qui rend l’information nécessaire – « administrations uniquement », par exemple, ou « prélèvement uniquement ».
- recommandé et facultatif – la facture reste valable sans.
Le classement provient des règles de contrôle des formats. BR y signifie Business Rule, règle de gestion : BR-… sont les règles de la norme EN 16931, BR-DE-… les ajouts allemands de la XRechnung, auxquels s’ajoutent les règles PEPPOL. Si un portail de contrôle vous cite un tel numéro de règle, la recherche ci-dessus vous mène à la ligne correspondante.
Ce que signifient les numéros BT
BT signifie Business Term, terme métier. Chaque information d’une facture électronique porte un tel numéro issu de la norme EN 16931 – BT-49 est par exemple l’adresse électronique de l’acheteur. Au quotidien, vous n’en avez pas besoin. Ils deviennent utiles lorsqu’une administration ou un portail de contrôle signale que « BT-XX manque » : la recherche ci-dessus vous mène alors à la bonne ligne.
Ce que vous n’avez pas à saisir
Le numéro de facture, les dates de facture et d’échéance, le type de facture, les numéros de ligne, tous les totaux et montants de TVA, les identifiants du format et la référence à une facture corrigée sont générés par GrandTotal. Le code d’unité par ligne et la période d’exécution sont également déduits de vos saisies.
Des factures électroniques sans paperasse
GrandTotal remplit presque tous ces champs de lui-même – à partir de vos données et de la facture que vous rédigiez de toute façon. Vous choisissez le format, GrandTotal en fait une XRechnung, un ZUGFeRD, un Factur-X ou un PEPPOL.
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