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Optimiser le fichier

GrandTotal utilise un format de fichier basé sur des journaux qui augmente en taille au fil du temps. En consolidant les journaux, vous pouvez réduire considérablement la taille du fichier.

Pourquoi le fichier grossit-il ?

GrandTotal enregistre chaque modification sous forme de nouvelle entrée de journal dans votre fichier. Cette approche offre plusieurs avantages :

  • Sécurité maximale des données : Vos données sont protégées en cas de plantage ou de coupure de courant
  • Synchronisation fiable : Seules les modifications sont transférées sous forme compacte via le service cloud

L'inconvénient : Le fichier contient également des entrées pour des données supprimées ou écrasées depuis longtemps. Plus vous travaillez longtemps avec un fichier, plus il devient volumineux.

La solution : Optimiser le fichier

La fonction « Optimiser le fichier » consolide toutes les entrées de journal et supprime les données superflues. Le résultat est un fichier considérablement plus petit avec un contenu identique.

Comment ça marche :

  1. Maintenez la touche ⌥ (Alt/Option) enfoncée
  2. Ouvrez le menu Fichier
  3. Sélectionnez Optimiser le fichier
Menu Fichier avec option d'optimisation
Si le fichier est partagé avec d'autres utilisateurs : La synchronisation du fichier optimisé prend un certain temps selon le service de synchronisation jusqu'à ce que tous les appareils aient reçu les nouvelles données. Utilisez des heures creuses lorsqu'aucune facture n'est créée.

Quand devez-vous optimiser ?

L'optimisation est particulièrement utile lorsque :

  • Vous avez travaillé intensivement avec le fichier pendant une longue période
  • Vous avez créé et supprimé de nombreux documents
  • La taille du fichier est devenue nettement importante
  • Vous souhaitez archiver ou partager le fichier

L'optimisation est-elle sûre ?

Oui. Le processus d'optimisation crée une nouvelle version consolidée de votre fichier tandis que l'original est conservé avec l'extension de fichier .backup. Vous pouvez comparer la version optimisée avec le fichier d'origine à tout moment. (Pour ce faire, l'extension de fichier doit être supprimée.)

Après l'optimisation, votre fichier contient toutes les données actuelles, mais l'historique de modification est réinitialisé à l'état consolidé.

Remarques importantes

Historique de modification

L'historique sera perdu. Les journaux d'audit GoBD restent intacts.

Toutes les données restent intactes

Vos documents, clients, produits et paramètres restent complètement intacts.

Taille du fichier

La réduction dépend de votre historique de modification – des économies importantes sont souvent possibles.

Fonction cachée

L'option n'apparaît que lorsque vous maintenez la touche ⌥ enfoncée.