Samenwerking
Deelbaar bestandsformaat
GrandTotal gebruikt een gegevensformaat dat door meerdere gebruikers gelijktijdig kan worden bewerkt. Hierdoor hoef je geen synchronisatiemethode handmatig in te stellen. Het .grandtotal bestand wordt eenvoudig in een gedeelde map op Dropbox1, iCloud Drive2, Google Drive3 of vergelijkbaar4 geplaatst en alle betrokken personen kunnen eraan werken.
Alle apparaten moeten dezelfde versie van GrandTotal geïnstalleerd hebben.
1 Dropbox wordt aanbevolen. Het is verreweg de meest betrouwbare en snelste service.
2 iCloud Drive staat erom bekend willekeurig gegevens te verliezen en traag te zijn. Gebruik het niet zonder geactiveerde Time Machine.
3 Bij Google Drive moet de synchronisatiemethode "Gespiegeld" in de instellingen worden geselecteerd.
4 Gebruik geen afp of smb netwerkvolumes (NAS).
Bestandsinformatie
In het menu Bestand kun je de bestandsinformatie bekijken.
In het Log zie je of de cloud-service alle gegevens correct heeft gesynchroniseerd, of dat er fouten zijn opgetreden.
Controleer het gedeelte Apparaten om te zien of al je machines zijn gesynchroniseerd. Het menu "Apparaten" moet op alle Macs die je wilt testen worden geselecteerd. Als een apparaat niet verschijnt, heeft het niet hetzelfde bedrijfsbestand geopend als de anderen.
Sync Duur
Het bestand is een pakket met heel veel andere bestanden erin. Dit kan initieel afhankelijk van de cloud-service een hele tijd duren voordat alles is gesynchroniseerd.
Versleuteling
De bestanden kunnen worden beveiligd met een wachtwoord. Hiervoor sla je een kopie op via het menu Bestand en stel je daar het wachtwoord in. De versleuteling gebeurt volgens de moderne AES256-standaard. Er moet een sterk wachtwoord worden gebruikt - dit kan veilig in de sleutelhanger worden bewaard. Als een wachtwoord wordt vergeten, zijn de gegevens onherroepelijk verloren.
Gegevensbescherming
Door de end-to-end versleuteling van de gegevens wordt het voor derden (ook de cloud-provider) onmogelijk gemaakt om de gegevens te lezen. Ze worden uitsluitend tijdens het gebruik binnen GrandTotal ontsleuteld.
Wachtwoord wijzigen
Om een nieuw wachtwoord in te stellen gebruik je het menu Bestand/Kopie opslaan en geef je het nieuwe bestand het nieuwe wachtwoord.
Backups
Back-ups worden automatisch aangemaakt door Time Machine. Als Time Machine niet wordt gebruikt, moet een adequate alternatief worden gebruikt.
Lees meer over backup strategieën.
Handmatige backups
Back-ups kunnen ook worden aangemaakt via het menu Bestand/Kopie opslaan, of door het bestand in de Finder te dupliceren.
Meerdere bedrijven
Door het gebruik van het nieuwe bestandsformaat zijn ook meerdere bedrijven of mandaten mogelijk. Nieuwe bedrijven worden aangemaakt via het menu Bestand.
Licenties
Lees hier hoeveel licenties je nodig hebt.