Rechnung mit Word, Excel & Co.: Wie lange geht das noch?

Ist eine Word-Rechnung erlaubt?

Ja – als Papier- oder PDF-Rechnung ist sie in Deutschland derzeit noch zulässig. Seit 2025 zählt sie steuerlich aber nur noch als „sonstige Rechnung", und empfangen können muss jedes Unternehmen E-Rechnungen bereits jetzt.

Ab 2027 wird das Ausstellen von E-Rechnungen im B2B-Geschäft Pflicht (Vorjahresumsatz über 800.000 €), ab 2028 für alle. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen befreit, vom Empfang nicht.

Ein PDF ist keine E-Rechnung

E-Rechnung heißt: strukturierte XML-Daten nach EN 16931 – in Deutschland XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF aus Word ist nur ein Abbild der Rechnung; die Daten darin kann keine Software verlässlich auslesen.

Daran ändert auch die schönste Rechnungsvorlage nichts: Ob Word, Excel, Pages, Numbers oder InDesign – keines dieser Programme erzeugt ein gültiges E-Rechnungsformat.

Das GoBD-Problem

Die GoBD verlangen, dass Rechnungen unveränderbar aufbewahrt werden. Eine Word- oder Excel-Datei lässt sich jederzeit nachträglich ändern – ohne zusätzliche Maßnahmen erfüllt sie diese Anforderung nicht. Das kann schon heute Folgen haben: Bei einer Betriebsprüfung kann der Prüfer die Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstufen und Umsätze hinzuschätzen.

Rechnungsnummern von Hand

Jede Rechnung braucht eine einmalige, fortlaufende Nummer. Wer sie per Copy & Paste aus der letzten Rechnung übernimmt, produziert früher oder später Duplikate oder Lücken – ein Klassiker unter den Prüfungsfeststellungen.