MCP-Server: Rechnungen, Angebote und Auswertungen mit KI automatisieren

KI-Assistenten wie Claude können über das Model Context Protocol (MCP) direkt auf GrandTotal zugreifen – Umsätze auswerten, offene Posten analysieren, komplexe Angebote direkt aus Kundenanfragen generieren oder Rechnungen erstellen. Personenbezogene Kundendaten lassen sich dabei pseudonymisieren. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt die User Story von Fotograf Simon Iannelli.

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Was ist MCP?

Das Model Context Protocol ist ein offener Standard, über den KI-Assistenten auf lokale Datenquellen zugreifen. Statt Daten manuell zu kopieren und in einen Chat einzufügen, stellt GrandTotal der KI strukturierte Werkzeuge bereit: Umsatzabfragen, Dokumentensuche, Kundenlisten.

Der MCP-Server lässt sich auch ohne KI nutzen – etwa für eigene Scripts, die Daten aus GrandTotal abfragen oder Dokumente automatisiert erstellen.

Zugriffssteuerung

Den MCP-Server aktivieren Sie unter Einstellungen › MCP Server. Die Verbindung wird über einen Token abgesichert, den GrandTotal automatisch generiert. Den Token können Sie jederzeit erneuern – bestehende Verbindungen werden damit ungültig. Dort entscheiden Sie auch für jedes geöffnete Dokument einzeln:

Kein Zugriff: Die KI sieht das Dokument nicht
Nur lesen: Abfragen und Auswertungen, keine Änderungen
Vollzugriff: Auch Kunden und Rechnungen anlegen

Datenschutz

Mit der Option Informationen pseudonymisieren kürzt GrandTotal Namen, Adressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Bankverbindungen, bevor Daten den Mac verlassen: Von jedem Wort bleiben der erste und der letzte Buchstabe. Aus „Erika Musterfrau“ wird „E*a M*u“. So erkennen Sie in den Antworten Ihres KI-Programms, wer gemeint ist, der Anbieter erfährt den Namen nicht. Betreff, Notizen und Positionstexte bleiben lesbar, Namen darin werden ebenso gekürzt. Beträge, Daten und Belegnummern bleiben lesbar. Wie das im Einzelnen funktioniert, zeigt „Datenschutz mit KI: Kundennamen bleiben auf dem Mac“.

Nach Namen, Adressen oder anderen Personendaten filtern kann die KI nicht. Namen, die nicht in Ihren Kundendaten stehen, erkennt die Sprachanalyse von macOS, und die übersieht manchmal einen. Wie ein Kunde bei der KI ankommt, zeigt das Fragezeichen neben der Option. Rechnungs-PDFs bleiben gesperrt, weil sie alle Kundendaten im Klartext enthalten. Was Sie im KI-Programm selbst eintippen, geht direkt an dessen Anbieter; in Ask GrandTotal verbirgt GrandTotal auch die Namen in Ihrer Frage.

Die KI kann zudem nur Datensätze bearbeiten, die sie selbst in der aktuellen Sitzung erstellt hat. Bestehende Daten bleiben vor Änderungen geschützt.

Wer ein lokales Modell nutzt, kann die Pseudonymisierung deaktivieren.

▸ Welche Kundendaten sieht die KI im Detail?

Feld	An die KI übertragen
Firma, Name, Anrede, Titel, Abteilung	erster und letzter Buchstabe je Wort
Straße, PLZ, Ort, Bundesland	erster und letzter Buchstabe je Wort
Ansprechpartner (alle Textfelder)	erster und letzter Buchstabe je Wort
E-Mail-Adresse, Telefonnummer	als Ganzes gekürzt
IBAN, BIC	als Ganzes gekürzt
USt-IdNr., Steuernummer	als Ganzes gekürzt
Betreff, Notizen, Positionstexte	lesbar, Namen und Kontaktdaten darin gekürzt
Kundennummer, Belegnummer	unverändert
Land, Ländercode	unverändert
Interne Datensatz-ID, Erstellungsdatum	unverändert
Zahlen-, Datums- und Ja/Nein-Werte (Zahlungsziel, Rabatt, Währung)	unverändert

Aus der Kürzung lässt sich der Name nicht zurückrechnen. Die lesbaren Felder sind eine feste Freigabeliste: Jedes Feld, das dort nicht aufgeführt ist, wird verborgen.

Rechnungen erstellen

Wenn die KI den Kundennamen nicht kennt – wie erstellt sie dann eine Rechnung? Sie nennen den Kunden beim Namen. GrandTotal sucht ihn auf dem Mac und gibt der KI nur seine interne Nummer und den gekürzten Namen zurück.

Die KI erstellt die Rechnung und verknüpft sie mit dem richtigen Kunden, ohne dessen Namen oder Adresse je gesehen zu haben.

Typische Anwendungen

Umsatzanalysen: „Wie hat sich der Umsatz im Vergleich zum Vorjahr entwickelt?"
Offene Posten: „Welche Rechnungen sind seit mehr als 30 Tagen überfällig?"
Datenmigration: Kunden und Artikel aus FileMaker, 4D oder SQLite importieren
Produktkataloge: Lieferantenkataloge einlesen und als Artikel in GrandTotal anlegen
Berichte: Individuelle Auswertungen, die über die eingebauten Berichte hinausgehen
Integrationen: Eigene Tool-Anbindungen erstellen – siehe KI-Plugins und MCP-Server oder KI-geschriebenes Plugin?

Import aus anderen Systemen

Wer von einer anderen Software zu GrandTotal wechselt, steht vor der Frage: Wie kommen Kunden, Artikel und Dokumenthistorie ins neue System? Der MCP-Server macht die KI zum Migrationsassistenten.

Unterstützte Datenquellen

Der MCP-Server kann FileMaker- und 4th Dimension-Datenbanken direkt lesen – zwei Formate, die in vielen gewachsenen Büroumgebungen noch im Einsatz sind. SQLite-Datenbanken werden von macOS nativ unterstützt und stehen ebenfalls als Quelle zur Verfügung.

So funktioniert der Import

Sie verweisen die KI auf Ihre alte Datenbank – der MCP-Server liest die Struktur der Quelldaten, die KI ordnet die Felder zu und legt Kunden, Artikel oder Katalogeinträge direkt in GrandTotal an. Ohne manuelles Abtippen oder fehleranfällige CSV-Zwischenschritte.

Datenschutz

Pseudonymisierung

Namen, Adressen und Kontaktdaten gekürzt (E*a M*u)

Abfragevalidierung

Kein Filtern nach Personendaten

PDF-Sperre

Kein PDF-Zugriff bei Pseudonymisierung

Token-Authentifizierung

Zugriff nur mit gültigem Token

Pro-Dokument-Rechte

Kein Zugriff, nur lesen oder Vollzugriff

Datenimport

FileMaker, 4th Dimension, SQLite

Session-Isolation

KI kann nur eigene Datensätze ändern