Blog & Ratgeber

Aktuell

Das Wichtigste zu GrandTotal 10

Was GrandTotal 10 gegenüber Version 9 neu kann: Ask GrandTotal, Web-Zugriff vom Telefon, Abschläge nach Baufortschritt, automatisch zugeordnete Zahlungen und mehr.

Ask GrandTotal: KI Ihrer Wahl, ohne Kundendaten preiszugeben

Fragen Sie die KI Ihrer Wahl zu Ihren Rechnungen, ohne ihr Kundennamen zu verraten: Sie bekommt Platzhalter, Sie sehen die echten Namen.

GrandTotal auf Mobilgeräten

GrandTotal auf Telefon und Tablet, wenn der Mac im Büro bleibt: Die Datei bleibt auf dem Mac, das Relay reicht nur verschlüsselte Daten durch, gekoppelt wird per QR-Code.

E-Rechnungen & Compliance

QR-Rechnung: Neue Anforderungen ab November 2025

Ab 22. November 2025 akzeptieren Schweizer Banken nur noch strukturierte Adressen in QR-Rechnungen. GrandTotal 9 unterstützt die neuen Vorgaben.

MWST-Abrechnung zum Saldosteuersatz aus GrandTotal

GrandTotal erstellt die Schweizer MWST-Abrechnung nach der Saldosteuersatzmethode (eCH-0217) als fertigen Upload für das ESTV ePortal – inklusive Fremdwährungsumrechnung.

Tarif 590: Krankenkassen-Belege für Therapeutinnen und Therapeuten

GrandTotal erstellt den Tarif-590-Beleg für die Zusatzversicherung automatisch mit jeder Rechnung – Tarifziffern, 5-Minuten-Einheiten und ZSR-Nummer inklusive.

Eingangsrechnungen empfangen: Peppol-Inbox, Ordner und Postfach

Empfangene Rechnungen direkt in GrandTotal: automatischer Abruf der Peppol-Inbox über Recommand und e-invoice.be, aus einem überwachten Ordner oder aus dem Postfach.

Was ist PEPPOL?

Das internationale Netzwerk für elektronische Geschäftsdokumente erklärt – von der PEPPOL-ID bis zur praktischen Nutzung.

PDF/A: Das Archivformat für Dokumente

Warum Dokumente als PDF/A archiviert werden – und was das ISO-Format vom normalen PDF unterscheidet.

E-Rechnung interaktiv erklärt

Erkunden Sie das neue Tool zum Analysieren und Verstehen von E-Rechnungen im XML-Format.

E-Rechnungspflicht in Europa: EU & EWR Länder

Die EU dokumentiert E-Rechnungsanforderungen aller 27 Mitgliedstaaten plus Island, Liechtenstein, Norwegen und Schweiz mit Details zu rechtlichen Rahmen und Standards.

Zahlungen & Finanzen

QR-Rechnung (Schweiz)

Die QR-Rechnung ersetzt den Einzahlungsschein. GrandTotal erzeugt Zahlteil und Swiss QR Code und fügt beides bei der Layout-Erkennung automatisch ein.

Zahlungen aus CAMT-Dateien verbuchen

GrandTotal gibt jeder Rechnung eine RF- oder QR-Referenz mit und verbucht die Zahlungen aus der CAMT-Datei Ihrer Bank selbst – auf Wunsch ganz ohne Zutun.

Die perfekte Zahlungsfrist: 14, 30 oder 60 Tage?

Die richtige Wahl der Zahlungsbedingungen: Fristen, Skonto und wie Sie schneller bezahlt werden.

SEPA QR Code

Erleichtern Sie Ihren Kunden die Bezahlung durch standardisierte QR-Codes für SEPA-Überweisungen.

Reverse Charge bei Auslandsrechnungen: Einfach erklärt

Wann das Reverse-Charge-Verfahren greift und wie Sie es korrekt in Rechnungen ausweisen.

Warum Rechnungen zu spät bezahlt werden

Warum zahlen Kunden zu spät? Praktische Strategien gegen Zahlungsverzug und säumige Zahler.

Kundenpflege

Kundenpflege zum Jahreswechsel: Treue Kunden belohnen und Beziehungen stärken.

Neuigkeiten

Das Wichtigste zu GrandTotal 10

Was GrandTotal 10 gegenüber Version 9 neu kann: Ask GrandTotal, Web-Zugriff vom Telefon, Abschläge nach Baufortschritt, automatisch zugeordnete Zahlungen und mehr.

20 Jahre Business-Software von Media Atelier

Zwei Jahrzehnte Erfahrung in der Entwicklung von Mac-Software für Selbstständige.

Künstliche Intelligenz

Ask GrandTotal: KI Ihrer Wahl, ohne Kundendaten preiszugeben

Fragen Sie die KI Ihrer Wahl zu Ihren Rechnungen, ohne ihr Kundennamen zu verraten: Sie bekommt Platzhalter, Sie sehen die echten Namen.

Die fehlenden 5 %

Software passt zu 95 %. Über Effizienz und Zufriedenheit entscheiden die fehlenden 5 % – und die kann man sich heute selbst bauen.

Datenschutz mit KI: Kundennamen bleiben auf dem Mac

KI nach Kunde Müller fragen, ohne dass der Name den Mac verlässt: GrandTotal ersetzt Namen durch Platzhalter und setzt sie in der Antwort wieder ein.

MCP-Server: Rechnungen, Angebote und Auswertungen mit KI automatisieren

Zeitersparnis bei komplexen Auswertungen über Rechnungen und Angebote.

MCP-Server oder KI-geschriebenes Plugin: Welcher Weg passt?

MCP-Server oder KI-geschriebenes Plugin? Der eine Weg lässt die KI live in GrandTotal arbeiten, der andere lässt sie einmal ein Plugin schreiben, das danach ohne KI läuft. Wann welcher passt.

KI-Plugins: Integrationen ohne Programmierkenntnisse

Eigene Tool-Integrationen mit KI entwickeln – ohne Programmierkenntnisse. Sicherheit und Datenschutz im Fokus.

Simon Iannelli: KI-gestützte Angebote für Fotoshootings

Wie ein Fotograf mit Claude und GrandTotal in Minuten professionelle Angebote erstellt – inklusive Mischkalkulation, Anfahrtswegen und automatischer Dokumentstruktur.

Datenmigration: Raus aus dem Altsystem, rein in GrandTotal

Kunden, Artikel und Rechnungen aus alten Systemen nach GrandTotal migrieren – per KI-Assistent statt CSV-Import.

Datenschutz & Organisation

GrandTotal auf Mobilgeräten

GrandTotal auf Telefon und Tablet, wenn der Mac im Büro bleibt: Die Datei bleibt auf dem Mac, das Relay reicht nur verschlüsselte Daten durch, gekoppelt wird per QR-Code.

Wenn die Datei fehlt: GrandTotal-Daten wiederherstellen

Datei gelöscht, Platte defekt, Sync hat überschrieben: „Alle Dokumente“ zeigt, was noch da ist, und baut ein Dokument aus Time Machine oder aus dem Cache wieder auf.

Das neue Dateiformat

Das neue Dateiformat: viel weniger Einzeldateien für schnelleres Synchronisieren, automatische Konsolidierung, signierte Sicherungen, Historie bleibt auch nach dem Optimieren.

Cloud-Synchronisation auf macOS einrichten

Praktische Anleitung zur Einrichtung der lokalen Synchronisation für die wichtigsten Cloud-Dienste auf macOS – mit vollständiger Offline-Verfügbarkeit.

Datensicherheit am Mac: So sind Ihre Geschäftsdaten geschützt

Wie Ihr Mac Geschäftsdaten schützt – von FileVault und Touch ID bis zur verschlüsselten Datei und zum Backup. Mit den wichtigsten Schritten für sensible Daten.

Versionsverlauf bei Cloud-Sync-Diensten im Vergleich

Faktenvergleich von Versionsverlauf und Wiederherstellung gelöschter Dateien bei Dropbox, Google Drive, OneDrive, iCloud, pCloud, Nextcloud, ownCloud, Seafile und Synology Drive.

Eindeutige Rechnungsnummern über mehrere Macs

Wer GrandTotal auf mehreren Macs nutzt, kann durch das Sync-Fenster gelegentlich doppelte Rechnungsnummern erhalten. Eine optionale Server-Reservierung schließt diese Lücke.

Die 3-2-1 Backupstrategie

Warum Backups unverzichtbar sind und wie Sie Datenverlust wirklich vermeiden.

Wie sicher muss ein Passwort wirklich sein?

Warum Passwort-Manager und Zufallspasswörter der einzige realistische Schutz sind.

AES-256 Verschlüsselung erklärt

Schützen Sie Ihre Finanzdaten mit modernster Verschlüsselungstechnologie.

Firmendatei verschlüsseln

Schützen Sie Ihre Geschäftsdaten mit AES-Verschlüsselung. Passwörter werden sicher im Schlüsselbund verwaltet.

Zu Hause arbeiten

GrandTotal im Home Office: Firmendatei in Cloud teilen und Lizenzen für verteiltes Arbeiten aktivieren.

Risikofaktor Mac-Schreibtisch

Warum der Schreibtisch ein Risikofaktor für Datenverlust ist und wo Sie Dateien sicher ablegen.

Ratgeber

Mehrwertsteuersätze in Europa: die Entwicklung seit 1970

Wie sich die Mehrwertsteuer-Normalsätze in 31 europäischen Ländern seit ihrer Einführung entwickelt haben – als interaktiver Chart zum Vergleichen.

Kumulierte Abschlagsrechnungen

Kumulierte Abschlagsrechnungen: Die Schlussrechnung wächst mit dem Auftrag, jeder Abschlag zeigt den Leistungsstand und zieht die gestellten Abschläge ab.

Wenn Zahlen in Tabellen flattern

Warum Beträge in Tabellen unruhig wirken – und wie Tabellenziffern die Spalte beruhigen. Mit dem Typografie-Menü in GrandTotal per Rechtsklick umgestellt.

Erst Toggl, jetzt Clockify: API-Limits bei Gratis-Konten

Erst Toggl, jetzt Clockify: Beide haben die API-Limits für Gratis-Konten drastisch beschnitten. Warum kostenlose Dienste immer ein Risiko sind.

Mac-App oder Webservice: Was ist die bessere Wahl?

Warum Desktop-Software für viele Selbstständige die bessere Wahl ist.

Professionelle Rechnungssoftware statt Word und Excel

Warum sich professionelle Rechnungssoftware für Selbstständige lohnt.

Kalkulation & Preise

Honorar in Prozent: Positionen vom Basiswert berechnen

Positionen, die sich als Prozentsatz eines Basiswerts berechnen: Basiswert einmal am Dokument hinterlegen, Prozentsatz als Menge eintragen – ideal für HOAI, SIA und andere Honorarordnungen.