GrandTotal Help

Die Migration älterer Daten kann auch manuell aus dem GrandTotal-Menü gestartet werden. Dort können auch ältere, nicht mehr benötigte Daten gelöscht werden.

Der von älteren Versionen von GrandTotal verwendete gemeinsame Synchronisierungsordner muss manuell gelöscht werden: Er befindet sich in GrandTotal/com.mediaatelier.grandtotal.sync im Hauptverzeichnis der Dropbox oder von iCloud Drive. Achten Sie darauf, dass Sie keine eigenen Dateien in diesem Verzeichnis gespeichert haben, bevor Sie es löschen.

Ja. Wenn sich diese auf einem Cloud-Laufwerk oder in einem entsprechend geteilten Ordner auf dem Gerät befindet.

Ja. Dazu legt man über das Menu Ablage eine neue Firma an.

Ja. Dazu sichert man die entsprechende GrandTotal Datei im Finder oder benutzt das Menu Ablage/Kopie sichern.

Ja. Ablage › Kopie sichern mit gehaltener ⌥-Taste wird zu In anderen Formaten sichern. Dort sichert GrandTotal 6 to 9 eine vollständige Kopie im Dateiformat von GrandTotal 6 bis 9, Backup eine Sicherungskopie für GrandTotal 3–5. Ältere Versionen zeigen nur die Daten, die sie kennen. Außerdem lassen sich dort anonymisierte Kopien und Kopien ohne Dokumente sichern.

Nein. Das funktioniert nur innerhalb der selben Version.

Wie zieht man auf einen neuen Mac um?

Alle Daten (Kunden, Dokumente, Layouts, Katalog, Einstellungen) liegen in der .grandtotal-Datei. Den Speicherort zeigt ein ⌘-Klick auf den Fenstertitel. Am sichersten wählt man auf dem alten Mac Ablage › Kopie sichern, kopiert diese Datei auf den neuen Mac und öffnet sie dort per Doppelklick. Liegt die Datei in einem Cloud-Ordner, öffnet man sie auf dem neuen Mac direkt dort. Eine Lizenzdatei aktiviert man per Doppelklick.

Ja. Ablage › Kopie sichern mit gehaltener ⌥-Taste wird zu In anderen Formaten sichern; dort lassen sich die letzten 3, 5 oder 10 Jahre in eine neue Datei sichern. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten.

Dort, wo die .grandtotal-Datei gespeichert wurde, meist in Dokumente, iCloud Drive oder Dropbox. Ein ⌘-Klick auf den Fenstertitel zeigt den Ort. Time Machine sichert die Datei mit.

Alle Währungen werden hier mit dem Umrechnungskurs aus den Einstellungen/Zahlungen in die Standardwährung umgerechnet.

Aktuell › Top zeigt für das gewählte Jahr die umsatzstärksten Kunden, Länder, Artikelgruppen, Projekte und Positionen sowie die Zahlungsmoral: wie viele Tage vor oder nach Fälligkeit die Kunden im Schnitt bezahlen. Oben wählt man das Jahr und wie viele Einträge (3, 5 oder 10) jede Liste zeigt.

Mit der Zahnradtaste legt man fest, welche Listen erscheinen und in welcher Reihenfolge. Brutto-Preise verwenden unten schaltet zwischen Netto- und Bruttobeträgen um.

Die Säulen können mit Rechtsklick nach verschiedenen Kriterien aufgeteilt werden.
Wenn auf eine Säule geklickt wird, werden alle entsprechenden Dokumente angezeigt. Doppelklick auf ein Dokument zeigt es an. Die Liste kann exportiert werden.

Alle Beträge werden in der Hauptwährung angezeigt. Den Umrechnungsfaktor kann man in Einstellungen/Zahlungen festlegen.

Vorjahres-Werte werden nur in Skalen angezeigt die vergleichbar sind.

Wenn Positionen summiert werden, ist es sehr wahrscheinlich, dass es zu Rundungsdifferenzen gegenüber der Rechnungen kommt. (Bei Rechnungen wird die Steuer auf die Gesamtsumme gerechnet und nicht auf die einzelnen Positionen)

Die Diagramme werden angezeigt, sobald Dokumente versendet wurden.

Eine Rechnung, die noch versandt werden muss, findet man hier. Unter Aktuell › Offen stehen dagegen versandte, noch nicht bezahlte Rechnungen.

Kostenlose Positionen erscheinen nur, wenn Kostenlose Positionen auflisten angekreuzt ist, archivierte Einträge nur mit Archivierte anzeigen im Kontextmenü der Liste.

Mit Rechtsklick in die Liste gruppiert man die Zeiteinträge nach Kunde, Projekt, Tag, Monat, Benutzer oder Etikett. Die Leertaste zeigt die ausgewählten Einträge als Vorschau der Rechnung, die daraus entstehen würde.

Über das Menü am Eintrag des Dienstes in der Seitenleiste erreicht man dessen Einstellungen (z. B. Zugangsdaten), sucht nach Aktualisierungen, zeigt das Plugin im Finder oder entfernt es.

"Auswahl berechnen" sucht sich den passenden Kunden zu den Positionen. Hat dieser Kunde schon einen Rechnungs-Entwurf, werden sie diesem angefügt. Ansonsten wird ein neuer Entwurf erstellt.

Zeiten können auch kopiert werden und in einer Rechnung eingefügt werden wenn die Positionenliste 1x angeklickt wurde.

Die Option "Auto-Gruppieren" fasst Positionen, die den selben Titel haben, in einer Gruppe zusammen. Wie die Positionen importiert werden legt man in Einstellungen/Zeiterfassung fest.

Ein Rechtsklick auf Versandt › Im Finder anzeigen öffnet den Ablage-Ordner mit den PDFs (siehe Einstellungen › Ablage).

Unter Versandt › Rechnungen steht jedes Jahr als eigener Eintrag; ein Klick darauf zeigt alle Rechnungen dieses Jahres. Darunter folgen die Monate. Mit Rechtsklick auf Versandt wählt man unter Unterteilung stattdessen Quartal.

Eine neue Liste legt man mit der +-Taste unten in der Seitenleiste der Übersicht an: Neue intelligente Liste.

Übernommene Eingangsrechnungen stehen unter Empfangen › Rechnungen bzw. Gutschriften, noch zu prüfende Belege unter Aktuell › Neue Eingangsrechnungen. Die Einträge erscheinen, sobald Belege vorhanden sind. Ein Rechtsklick auf Empfangen › Aktualisieren ruft sofort ab.

Belege erfasst man mit Ablage › Import › Aus Dateien… oder Vom Scanner…, indem man PDFs oder Bilder auf das GrandTotal-Symbol im Dock zieht, oder automatisch über Einstellungen › Eingangsrechnungen (Überwachter Ordner, Postfach).

Die Farbe des Rechnungssymbols in den Dokumentlisten zeigt den Zahlungsstand:

• Rot: überfällig
• Orange: fällig
• Grün: bezahlt

Erledigte Rechnungen tragen ein grünes Quittungssymbol, stornierte ein Gutschrift-Symbol. Wiederkehrende Rechnungen zeigen zusätzlich ein Wiederholungssymbol.

In der Info einer Rechnung erscheint ein Warndreieck neben Nummer, wenn die Nummer schon an eine andere Rechnung vergeben ist, und neben Kunde, wenn kein Kunde gewählt ist.

Eine neue Rechnung legt man an, indem man links den Kunden auswählt und dann die +-Taste unter seiner Dokumentliste klickt. Dort stehen auch Angebot, Gutschrift, Dauerrechnung, Projekt, Zahlung, Dokument und Dokumentgruppe. Alternativ über das Menu Ablage/Neu. Das neue Dokument gehört zum ausgewählten Kunden.

Ist Ablage › Neu ausgegraut, ist kein Kunde ausgewählt: zuerst in den Bereich Kunden wechseln und den Kunden auswählen.

Im Dokumentmenü eines Rechnungsentwurfs (Rechtsklick oder Zahnradtaste) wählt man Abschlagsrechnungen erstellen und die Anzahl 1 bis 4. Der Entwurf wird zur Endrechnung mit den Abschlagsrechnungen. Bei 2, 3 oder 4 entstehen gleich große Raten; eine einzelne Abschlagsrechnung erhält zunächst 50 % des offenen Betrags.

Den Anteil ändert man in der Info der Abschlagsrechnung im Feld Anteil, als Prozentwert (20) oder als Bruch (1/3).

Eine Endrechnung kann erst versandt werden, wenn mindestens eine der Abschlagsrechnungen versandt wurde. Allfällige bereits erfolgte Zahlungen werden in Abzug gebracht.

Die Endrechnung wird auch Schlussrechnung genannt.

Die automatisch angelegten Wiederholungen erscheinen unter der Dauerrechnung, nicht unter Jetzt wiederkehrend. Kommende Termine zeigt die Prognose.

Eine Gutschrift ist ein eigener Dokumenttyp. Man legt sie mit der +-Taste unter der Dokumentliste des Kunden oder über Ablage › Neu › Gutschrift an.

Die Positionen erfasst man mit positiven Beträgen. GrandTotal zieht die Gutschrift bei Umsatz und offenen Posten ab. Auch Gutschriften müssen als bezahlt markiert werden: Die Rückzahlung an den Kunden erfasst man wie eine Zahlung.

Nummerierung und Bezeichnung legt man in Einstellungen › Gutschriften fest.

Rechnungskorrektur

Um eine Rechnung ganz oder teilweise zu korrigieren, wählt man in ihrem Dokumentmenü (Rechtsklick oder Zahnradtaste) Rechnungskorrektur erstellen. GrandTotal legt einen Entwurf mit denselben Positionen und negativen Mengen an; im Feld Referenz steht die Nummer der ursprünglichen Rechnung. Für eine teilweise Korrektur löscht man die nicht betroffenen Positionen oder passt die Mengen an und sendet den Entwurf.

Solange die Referenz die Nummer der versandten Originalrechnung enthält, erscheint das Dokument in E-Rechnungen als Rechnungskorrektur (Typ 384). Ältere Rechnungen mit negativem Endbetrag ohne diesen Bezug gelten als Gutschrift.

Ein Angebot markiert man über das Menü oben neben der Taste Senden als Akzeptiert oder Abgelehnt (Ohne hebt das wieder auf), mehrere ausgewählte Angebote über Bearbeiten › Markieren als. Rechnung erstellen markiert das Angebot automatisch als akzeptiert. Nur versandte, akzeptierte Angebote zählen zum Budget eines Projekts; als abgelaufen gilt ein Angebot nur, solange es weder akzeptiert noch abgelehnt ist.

Wird eine Zahlung vor dem Versand der Rechnung angefügt, gilt sie als Anzahlung und wird der Rechnung in Abzug gebracht. (Ausschlaggebend ist jeweils das Datum der Zahlung und das der Rechnung)

Bei Zahlungen mit einem geringfügig kleineren Betrag als dem Rechnungstotal, wird der abgezogene Skonto-Wert angezeigt. Mit Klick auf den Haken kann man die Rechnung dann direkt als erledigt markieren.

Vorauszahlungen werden direkt dem Kunden (also in der obersten Hierarchiestufe) eingefügt. Zieht man eine solche auf eine Rechnung wird ihr der Rechnungsbetrag in Abzug gebracht und der Rechnung als Zahlung hinzugefügt.

Eine Zahlung erfasst man in der versandten Rechnung mit der Taste Bezahlt … (Betrag und Datum eintragen). Alternativ im Dokumentmenü Zahlung hinzufügen oder über Ablage › Neu › Zahlung.

Ein falsches Zahlungsdatum ändert man in der Zahlung selbst: im Bereich Kunden die Rechnung aufklappen und die Zahlung auswählen. Die Rechnung muss dafür nicht entsperrt werden.

Wenn die Option Mit übergeordnetem Dokument anhängen aktiviert ist, wird das Dokument der Rechnung oder dem Angebot hinzugefügt, wenn das Dokument gesendet wird.

Ein Dokument nimmt eine vorhandene PDF-Datei auf, z. B. einen Vertrag oder einen Plan. Briefe und andere Korrespondenz schreibt man nicht in GrandTotal.

Durch Mehrfachauswahl lässt sich festlegen welche der Positionen auf dem Auszug erscheinen sollen.

Bei Kontoauszügen wird im Layout der Platzhalter <quantity/> mit dem Datum der Rechnung bzw. der Zahlung gefüllt.

Mit der Taste Senden in der Kontoauszug-Ansicht wird der Auszug wie eine Rechnung verschickt. Betreff und Text der Mail legt man in Einstellungen › Mail beim Typ Kontoauszug fest, das Layout in Einstellungen › Kunden bzw. pro Kunde in den Stammdaten.

Neue Artikelgruppen legt man in Einstellungen › Steuern an: in der Liste Artikelgruppen mit der +-Taste. Dort weist man ihnen auch die Steuergruppe zu. Die Haken-Taste macht die gewählte Artikelgruppe zum Standard für neue Positionen.

Jeder Artikel hat die Felder Artikelnummer und EAN/GTIN. Sie lassen sich im Layout ausgeben, werden bei der Suche berücksichtigt und in E-Rechnungen übernommen. Mit der EAN/GTIN lassen sich Artikel per Barcode in Rechnungen einfügen.

Alternativ zieht man die PDF-Datei direkt in die Liste der Layouts.

Ist der Mac auf die Region Schweiz eingestellt, fügt die Option Schweizer Einzahlungsschein hinzufügen dem neuen Layout einen QR-Zahlteil hinzu.

Zusatzseiten erscheinen immer am Ende des Dokuments und sind für allgemeingültige Informationen wie AGBs gedacht

Das Papierformat stellt man im Bearbeitungsmodus des Layouts mit Ablage › Papierformat … (⇧⌘P) ein.

Wenn in der Seitenansicht die Tabelle einmal angeklickt wird, können globale Einstellungen wie die Hintergrundfarbe und die Position der Summenzeilen bestimmt werden. Ein Doppelklick wechselt in den Bereich wo die Tabellenbereiche bearbeitet werden können.

Die Spalten der Positionstabelle sind Textfelder mit Platzhaltern in den einzelnen Tabellenbereichen (Kopfzeile, Position, Zwischensumme, Netto, Steuern, Zu bezahlen …). Um eine Spalte zu verschieben, ändert man das Feld in jedem Bereich, in dem es vorkommt. Schrift und Stil ändert man ebenso: z. B. für eine fette Endsumme im Bereich Zu bezahlen das Feld auswählen und Format › Schrift › Fett (⌘B).

Jeder Bereich hat eine Zahnradtaste mit Hintergrundfarbe, Linie oben, Linie unten, Linien-Einzug (links/rechts) und Abstand unten. Im Bereich Position lässt sich zusätzlich Hintergrundfarbe abwechseln einschalten, um Zeilen abwechselnd einzufärben. Linien lassen sich auch gestrichelt oder gepunktet darstellen; den Stil wählt man im Menü neben der Linienstärke. Den Abstand oben bestimmt die Position der Felder im Bereich. Den Zeilenabstand eines Textes stellt man im Lineal ein. Intelligente Hilfslinien helfen, Felder an derselben Linie auszurichten.

Sind mehrere Elemente ausgewählt, verteilt man sie per Rechtsklick mit Verteilen › Horizontal bzw. Vertikal in gleichen Abständen.

Hier stehen die eigene Umsatzsteuer-ID (USt-IdNr., in der Schweiz UID), die Steuernummer und die Registernummer.

Die eigene Bankverbindung trägt man im Abschnitt Bank in die Felder IBAN und BIC ein. Im Layout gibt man sie mit den Absender-Platzhaltern <sender.IBAN/> und <sender.BIC/> aus.

Soll eine Zahlungsart ein anderes Konto verwenden, trägt man es in Einstellungen › Zahlungen über die Einstellungen-Taste in der Zeile der Zahlungsart ein (Kontoinhaber, IBAN, BIC). Diese Bankverbindung hat dann Vorrang und wird auch in E-Rechnungen verwendet.

IBAN-Felder (hier, in den Bankdaten des Kunden und bei den Zahlungsarten) prüft GrandTotal beim Tippen. Stimmt die Prüfsumme nicht, erscheint der Hinweis Prüfsumme ungültig.

Teammitglieder sind die Personen, die Dokumente ausstellen. Mit dem + unter Mitglieder legt man eines an und trägt Name, E-Mail, Telefon und eine Signatur ein. Mit dem runden Knopf vor einem Mitglied wählt man, wer man selbst ist: Neue Dokumente bekommen dieses Mitglied.

Sobald es Teammitglieder gibt, zeigt die Info von Rechnungen, Angeboten und Mahnungen das Menü Teammitglied. Das zugewiesene Mitglied wirkt an drei Stellen:

• Layout und Mailtext haben Platzhalter für Name, E-Mail, Telefon und Signatur des Mitglieds. So trägt jedes Dokument den richtigen Ansprechpartner und die passende Unterschrift.
• Die Dokumentlisten der Übersicht haben eine Spalte Teammitglied.
• Unter Auswertung › Zeitraum und in den Diagrammen lassen sich Umsätze je Teammitglied auswerten.

Diese Einstellung beeinflusst auch, welcher Preis in den Katalog-Listen angezeigt wird.

Das Format der Kundennummer und der aktuelle Zähler können geändert werden. (Der Zähler zeigt jeweils die Nummer die für den nächsten neuen Kunden verwendet wird)

Hier sind auch die Einstellungen für Kontoauszüge.

Unter Sortierung wählt man, ob die Kundenliste nach Nachname oder Vorname sortiert wird. Unter Land in Empfängeradresse legt man fest, in welcher Sprache der Ländername in der Empfängeradresse steht, z. B. immer Englisch für den internationalen Postversand.

Die Zahlungsbedingungen werden von neu angelegten Kunden übernommen und können dort individuell angepasst werden. Ausserdem kann bei jeder Rechnung während dem Senden ein eigener Wert gesetzt werden.

Standard-Layout bestimmt das Layout neuer Rechnungen. Unter E-Rechnung wählt man das E-Rechnungsformat, das neue Kunden erhalten; beim Kunden lässt es sich ändern.

Im Feld Etikett legt man den Titel fest, der auf Gutschriften gedruckt wird. Darunter stehen die Bedingungen, die am Ende jeder Gutschrift ausgegeben werden, und die Nummerierung mit eigenem Format und Zähler.

Eine Gutschrift ist ein eigener Dokumenttyp mit positiven Beträgen; in Auswertungen und beim offenen Saldo zählt sie negativ. Eine Rechnung mit einem Endbetrag von weniger als Null ist dagegen eine Rechnungskorrektur (siehe Rechnungen).

Wie bei Rechnungen lassen sich mehrere Bedingungen anlegen; neue Angebote erhalten die als Standard markierte. Welche gilt, wählt man in der Info des Angebots unter Bedingungen. Steht nur ein Textfeld für die Bedingungen zur Verfügung, gelten sie für alle Angebote.

Hier kann man diese Dokumenttypen einrichten und deren Bedingungen festlegen.

Optional können gruppierte Positionen einzeln aufgeführt werden. Beispielsweise für einen detaillierten Arbeitsrapport.

Zudem lassen sich Positionen nach vorgegeben Regeln ausschliessen. So können zum Beispiel Versandkosten bei Lieferscheinen ausgeblendet werden oder nur Positionen mit der Einheit h in einem Arbeitsrapport gelistet werden.

Standardmäßig ist nur der Typ Erinnerung vorhanden. Für eine Mahnung, einen Lieferschein oder eine Auftragsbestätigung legt man hier mit der +-Taste einen weiteren Typ an und legt Layout, Bedingungen und optional eine eigene Nummerierung fest.

Erstellt wird das Dokument im Dokumentmenü der Rechnung bzw. des Angebots (Rechtsklick oder Zahnradtaste in der Dokumentliste), z. B. Mahnung erstellen. Überfällige Rechnungen findet man in der Übersicht unter Aktuell › Überfällig.

Die Dokumente übernehmen die Positionen der Rechnung. Eine eigene Funktion für Mahngebühren gibt es nicht. Eine Gebühr kann man als Text in die Bedingungen des Typs schreiben oder als eigene Rechnung stellen.

Datum und Fälligkeit der ursprünglichen Rechnung zeigen die Platzhalter <parent.sent/> und <parent.due/> (gleichwertig: <original.sent/>, <original.due/>).

Das Zeichen, das für Listen verwendet wird, wenn man einen Listeneintrag mit - oder * beginnt, kann hier gesetzt werden. Standardmäßig wird ein • verwendet.

Der Trenner für gruppierte Einträge legt fest, wie die Beschreibungen der Positionen getrennt werden.

Wird die Briefpapier-Funktion verwendet, sollten die Layouts kein Briefpapier als Hintergrund enthalten.

Wenn das Hintergrund-PDF mehr als 1 Seite hat, wird die Seite 1 für die erste Seite verwendet - die Seite 2 für alle Folgeseiten.

Der Name des PDF-Anhangs wird im Feld Dateiname festgelegt. Ist es leer, wird der Betreff verwendet.

Optional kann man BCC-Mail-Adressen angeben, um zum Beispiel eine Kopie eines Dokuments an die Buchhaltung zu senden

Optional kann das Briefpapier was hier festgelegt wird zu den gemailten PDFs hinzugefügt werden.

Oben links wählt man den Dokumenttyp, dessen Mailtext man bearbeitet (Rechnung, Angebot, Kontoauszug), rechts daneben das Mailprogramm. Das Mailprogramm gilt für alle Dokumenttypen. Das Menü zeigt die installierten unterstützten Programme. Mit In ein PDF zusammenführen werden angehängte Dokumente mit dem Rechnungs-PDF zu einer Datei verbunden; ausgeschaltet gehen sie als eigene PDFs mit.

Überwachter Ordner: Dateien, die im gewählten Ordner abgelegt werden, werden automatisch importiert.

Basis: Das Verzeichnis in dem die Dokumente abgelegt werden sollen

Ordner: Das Unter-Verzeichnis in dem die Dokumente abgelegt werden sollen ( "/" zwischen den Bezeichnungen verwenden um weitere Unterverzeichnisse anzulegen)

Dateiname: Der Name des Dokumentes.

Die Dokumente können jederzeit aus der Datenbank neu ausgegeben werden, in dem man den Ordnerinhalt neu erstellt.

Die abgelegten PDFs enthalten zusätzlich die Daten des Dokuments. Fehlt eine Rechnung in der Datei, zieht man ihr PDF aus dem Ablage-Ordner auf das GrandTotal-Symbol im Dock; das Dokument wird in die geöffnete Firma übernommen. Zahlungen muss man danach von Hand nachtragen.

Die Steuergruppen werden dann den verschiedenen Artikelgruppen zugewiesen.

Die +-Taste unten öffnet ein Menü mit Kundengruppe (neue Zeile) und Steuergruppe (neue Spalte). Für einen neuen Steuersatz wählt man Steuergruppe. Ein Klick in eine Zelle der Matrix öffnet die Einstellungen für diese Kundengruppe: Art Steuerbar oder Steuerfrei und den Satz in %. Danach weist man die Steuergruppe in der Liste unten den Artikelgruppen zu. Die Artikelgruppe mit dem Haken ist der Standard für neue Positionen.

Positionen mit verschiedenen Sätzen (z. B. 19 % und 7 %, oder steuerfreie Auslagen) lassen sich in einer Rechnung mischen; jede Position erhält die passende Artikelgruppe.

Ist eine Steuer schon in versandten Dokumenten verwendet, dupliziert man die Steuergruppe über ihre Zahnradtaste, statt sie zu ändern. Nicht mehr benötigte Einträge archiviert man mit Rechtsklick.

Eine neue Firma hat die Kundengruppen Inland und Ausland. Steuersätze erhält dabei nur Inland; Ausland ist ab Werk steuerfrei. Für Kunden im Ausland ohne Mehrwertsteuer wählt man in den Stammdaten des Kunden unter Kundengruppe den Eintrag Ausland.

Wenn man einen Wechselkurs eingibt wird dieser verwendet wenn man einen Artikel aus dem Katalog in eine Rechnung zieht, die in einer Fremdwährung gestellt wird. Ausserdem werden damit die Umsätze im Dashboard in die Standardwährung umgerechnet.

Zu den verschiedenen Zahlungsarten kann man in denn Rechnungs-Einstellungen die Bedingungen festlegen.

Es können bis zu 3 Skonto-Werte definiert werden, die im Optionenmenu vom Betrag in Einstellungen/Rechnungen/Bedingungen benutzt werden können

Beträge in CHF werden automatisch auf 5 Rappen gerundet. Eine Einstellung dafür gibt es nicht.

Wenn in den Bereichen Titel oder Zwischensumme Platzhalter hinzugefügt sind, werden automatisch Titel vor den Positionen bzw. Zwischensummen nach den Positionen mit den entsprechenden Texten eingefügt. Für die Titel und Zwischensummen muss mindestens einer der Platzhalter übereinstimmen. Zwischensummen werden nur eingefügt wenn es mehr als eine Zwischensumme erfordert.

Auto-Gruppieren fasst Positionen mit der selben Bezeichnung zu einer Gruppe zusammen

Für jedes Projekt eine eigene Rechnung erstellen legt beim Import je Projekt eine eigene Rechnung an. Kostenlose Positionen auflisten übernimmt auch Einträge ohne Betrag.

Zeiteinträge werden standardmässig mit der Einheit «h» importiert. Die Einheit kann hier geändert werden.

Der Standard-Stundensatz wird verwendet, wenn Zeiten von einem Programm oder Dienst importiert werden, der keine Stundensätze unterstützt.

Mit den Regeln kann man festlegen wie Kategorien den Artikelgruppen in GrandTotal zugewiesen werden. Ohne Regeln wird die als Standard markierte Artikelgruppe angewendet.

Alle diese Einstellungen werden beim Import übernommen und haben keinen Einfluss auf bereits importierte Positionen.

Unter Einstellungen › Ask GrandTotal wählt man im Menü „Aus“, „GrandTotal-Hilfe“ oder einen Agenten: Claude Code, Codex, Gemini CLI oder Mistral Vibe (Gemini CLI nur mit einem kostenpflichtigen API-Schlüssel von Google). „GrandTotal-Hilfe“ beantwortet Fragen zur Bedienung über den Hilfe-Dienst von Media Atelier und sendet keine Daten aus der Datei. Ein Agent muss auf dem Mac installiert und angemeldet sein; ist er es noch nicht, führt „Einrichten…“ durch Installation und Anmeldung. „Testen“ stellt eine Probefrage. Unter „Modell“ wählt man das Modell des Agenten; „Standard“ überlässt die Wahl dem Agenten. Mit „Aus“ ist Ask GrandTotal für diese Datei abgeschaltet.

Berechtigungen:

• Fragen: Der Agent beantwortet nur Fragen.
• Fragen und Entwürfe: Der Agent legt auch Entwürfe an und darf ändern oder löschen, was er im selben Gespräch angelegt hat.
• Fragen, Entwürfe anlegen und bearbeiten: Zusätzlich darf der Agent bestehende, noch nicht versandte Dokumente und ihre Positionen ändern, ergänzen und löschen.

Versandte Dokumente bleiben in jeder Stufe unberührt.

In den freigegebenen Ordnern darf der Agent Dateien lesen und neue ablegen, etwa eine Auswertung als Tabelle. Vorhandene Dateien überschreibt GrandTotal nicht.

Fragen stellen Sie über das Funkel-Symbol rechts neben dem Suchfeld oder mit Darstellung → Ask GrandTotal (⇧⌘K). Der Agent kennt Ihre Auswahl: „diese Rechnung“ meint die markierte.

Ein Gespräch kennt die vorherigen Fragen. Ein neues beginnen Sie mit der Taste „Neues Gespräch“; nach 30 Minuten ohne Frage beginnt ohnehin ein neues.

Was der Agent liest, geht an den Anbieter seines Modells, also Anthropic, OpenAI, Google oder Mistral. Namen, Adressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Bankverbindungen ersetzt GrandTotal vorher immer durch Platzhalter, auch die Namen in Ihrer Frage. Die Antwort sehen Sie trotzdem mit den echten Namen; das Auge im Fenster zeigt, was tatsächlich an die KI ging.

Ask GrandTotal braucht den MCP Server nicht. Jedes Gespräch erhält einen eigenen Schlüssel, der nur für diese Datei gilt.

GrandTotal kann über die Mitteilungszentrale informieren, wenn Rechnungen fällig, überfällig oder wiederkehrend werden.

Nachrichten können sich auf Wunsch wiederholen.

Angebote gelten als abgelaufen wenn das Gültigkeitsdatum verstrichen ist und das Angebot nicht als Abgelehnt oder Akzeptiert markiert wurde.

Wird ein E-Rechnungsdienst mit Empfang verwendet, kann GrandTotal unter Empfangen auch über Neue Dokumente informieren.

Unter Programm-Symbol schaltet Zähler anzeigen die Zahl am GrandTotal-Symbol im Dock ein oder aus, etwa für fällige, überfällige oder wiederkehrende Rechnungen.

Die Berechtigungen können für jede Unternehmendatei einzeln festgelegt werden.

• Ohne: kein Zugriff.
• Nur lesen: Der Agent liest Datensätze.
• Datensätze anlegen: Er legt neue Datensätze an und darf nur ändern oder löschen, was er in derselben Sitzung angelegt hat.
• Entwürfe bearbeiten: Zusätzlich darf er bestehende, noch nicht versandte Dokumente und deren Positionen ändern, ergänzen und löschen.

Versandte Dokumente bleiben in jeder Stufe unverändert.

Mit „Informationen pseudonymisieren“ kürzt GrandTotal Namen, Adressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Bankverbindungen auf den ersten und letzten Buchstaben („Erika Musterfrau“ wird „E*a M*u“), bevor Daten den Mac verlassen. Betreff, Notizen und Positionstexte bleiben lesbar, Namen darin werden ebenso gekürzt. Beträge, Daten und Belegnummern bleiben lesbar. Nach Personendaten filtern kann die KI nicht. Rechnungs-PDFs bleiben gesperrt.

Nennen Sie im KI-Programm einen Kunden beim Namen, sucht GrandTotal ihn auf dem Mac und gibt der KI nur seine interne Nummer und den gekürzten Namen zurück. Wie ein Kunde bei der KI ankommt, zeigt das Fragezeichen neben der Option.

Kopieren Sie zum Einrichten die Eingabeaufforderung und fügen Sie sie in den entsprechenden Agenten ein.

Das Zurücksetzen des Tokens erstellt eine neue Eingabeaufforderung und widerruft den Zugriff für die bestehenden Verbindungen.

Mit dem Web-Zugriff nutzt man die geöffnete Firma im Browser eines Telefons, Tablets oder anderen Computers, z. B. auf dem iPhone, dem iPad oder einem Android-Gerät. Eine eigene App dafür gibt es nicht; GrandTotal selbst läuft auf dem Mac.

Einrichten: In Einstellungen › Web-Zugriff Von unterwegs auf diese Datei zugreifen einschalten. Der Status zeigt, ob die Verbindung steht. Unter Gekoppelte Geräte mit + (Gerät koppeln) einen QR-Code erzeugen und mit der Kamera des Geräts scannen, oder Link kopieren für einen Browser auf dem Computer. Der Code gilt 10 Minuten und nur für ein Gerät.

Je Mac, für den die Lizenz gilt, lassen sich zwei Geräte koppeln; die Anzeige unter der Liste zeigt, wie viele belegt sind (z. B. 1 von 2 Geräten). Ist die Grenze erreicht, entfernt man zuerst ein Gerät.

Pro Gerät legt Änderungen erlauben fest, ob es Daten ändern darf. Mit – entfernt man ein Gerät; es verliert den Zugang sofort.

GrandTotal muss auf dem Mac mit geöffneter Datei laufen. Solange der Zugriff aktiv ist, verhindert GrandTotal den Ruhezustand.

Ablage › Import (⌃⌘I) gilt für den aktuellen Bereich: im Bereich Kunden für Kunden, im Katalog für Artikel, in der Positionsliste eines Entwurfs für Positionen.

Für den Umstieg aus einem anderen Programm gibt es im Menü GrandTotal › Daten migrieren aus Importer, z. B. für Billings Pro, SubTotal, Invoice Ninja, LexOffice, SevDesk oder Papierkram. Importer für installierte Programme erscheinen automatisch.

Bestellungen aus GarageSale sendet man aus GarageSale an GrandTotal. Für jede Bestellung entsteht ein Rechnungsentwurf; der Käufer wird als Kunde angelegt oder aktualisiert.

Bei Entwürfen erscheint eine Warnung im Druckdialog. Entwürfe können zwar zur Kontrolle einem Kunden geschickt werden sind aber nicht rechtskräftig weil sie noch kein Datum aufweisen. Dazu zuerst die Senden Taste verwenden.

Weitere Spalten fügt man mit der +-Taste hinzu. Eine Spalte wählt man durch Klick auf ihren Titel; danach lässt sie sich verschieben oder mit der –-Taste bzw. der Löschtaste entfernen.

Ablage › Datei-Informationen öffnet ein Fenster, dessen Aufklappmenü zwischen Log, Informationen, Änderungen, Fehler, Geräte, Geschwindigkeit und Prüfen wechselt.

• Geräte vergleicht den Stand der Datei mit allen Macs, auf denen dieses Fenster gerade ebenfalls offen ist. Stimmen die Dateien nicht überein, hat der Cloud-Dienst die Daten noch nicht komplett synchronisiert, oder es handelt sich um eine andere Datei.
• Geschwindigkeit misst, wie schnell am Speicherort der Datei gelesen und geschrieben wird.
• Prüfen (sofern vorhanden) exportiert Prüfdaten der Datei, die sich unabhängig von GrandTotal unter mediaatelier.com/Verify prüfen lassen.

Cache zurücksetzen liest die Daten neu ein, wenn die Anzeige nicht zum Stand der Datei passt. Haben sich sehr viele Änderungen angesammelt, erscheint Datei optimieren: Damit werden die Änderungen zusammengefasst, was das Öffnen beschleunigt.

Archivierte Einträge holt man über Archivierte anzeigen im Kontextmenü der Liste zurück.

Das funktioniert auch mit Dokumenten - diese können nach dem Kopieren in der Liste eines Kunden eingesetzt werden.

Mit ⌘-D können Positionen und Dokumente dupliziert werden.

Netto: Die Preise der Positionen enthalten keine Steuer. Diese wird am Ende des Dokumentes dazugerechnet. Dokumente für Geschäftskunden werden in der Regel mit Nettopreisen erstellt.

Brutto: Die Steuer ist in den Einzelpreisen bereits enthalten. Bruttopreise sind für Endkunden gesetzlich vorgeschrieben. Die Steuern werden am Ende des Dokumentes aufgeführt.

Alle Felder können auch in Layouts eingefügt werden. Ein Zusatzfeld lässt sich nur löschen, solange kein Datensatz einen Wert darin hat.

Wurde für eine Angabe ein Zusatzfeld angelegt, für die es inzwischen ein eigenes Feld gibt (z. B. IBAN), zieht man das Zusatzfeld aus der Liste auf die Beschriftung des Standardfelds. GrandTotal überträgt die Werte aller Datensätze und löscht danach das Zusatzfeld.