Wenn die Datei fehlt: GrandTotal-Daten wiederherstellen
Die häufigste Ursache ist eine unglückliche Aufräumaktion: Die Datei landet im Papierkorb oder wird beim Sortieren überschrieben. Dazu kommen ein Cloud-Dienst, der eine alte Version zurückspielt, und eine externe Platte oder ein NAS, die aufgeben. Ihre GrandTotal-Datei ist dann weg oder nicht mehr lesbar. GrandTotal führt unter Ablage › Benutzte Dokumente › Alle Dokumente jede Datei, die dieser Mac je geöffnet hat, und zeigt zu jeder, was noch da ist und wie sie zurückkommt.
Alle Dokumente
Die Liste nennt zu jeder Datei ihren Zustand: vorhanden, vorhanden aber nicht lesbar, nur noch im Time-Machine-Backup, nur noch als Cache. Ein Rechtsklick zeigt die Möglichkeiten, die zu diesem Zustand passen. Eine intakte Datei öffnen Sie oder archivieren sie als ZIP, bei einer fehlenden oder beschädigten beginnt die Wiederherstellung.
Aus Time Machine
Liegt die Datei in einem angeschlossenen Time-Machine-Backup, kopiert Wiederherstellen aus Time Machine sie an ihren ursprünglichen Ort zurück. Das ist der einfachste Fall: Sie bekommen die Datei so, wie sie beim letzten Backup war, samt aller PDF-Kopien.
Aus dem Cache
Ohne Backup hilft der Cache. Seit GrandTotal 9.6 legt GrandTotal für jedes geöffnete Dokument eine lokale Kopie aller Datensätze und der eingebetteten Dateien an, außerhalb der Datei. Ein Dokument hat diesen Cache, sobald es einmal mit 9.6 geöffnet wurde. Aus Cache wiederherstellen baut daraus ein neues Dokument „Name (wiederhergestellt)“ neben dem Original, das Original bleibt zum Vergleich liegen. Eine Read-me-Datei daneben hält fest, wie viele Datensätze und eingebettete Dateien zurückgekommen sind. Ein zurückgesetzter Cache wandert in einen Cache-Papierkorb und bleibt dort 90 Tage.
Ohne Backup fehlt immer etwas
Eine Wiederherstellung aus dem Cache bringt nie alles zurück. Der Cache liegt auf dem Mac selbst. Stirbt dessen Festplatte, ist er mit der Datei weg, dann hilft nur Time Machine. Die PDF-Kopien versendeter Dokumente bleiben aus Platzgründen draußen. Sie lassen sich aus den Daten neu erzeugen, das Original-PDF von damals ist aber nur im Backup. Änderungen nach dem letzten Cache-Stand fehlen ebenso. Verschlüsselte Dokumente brauchen zum Wiederherstellen ihr Passwort, die Kopie ist dann wieder genauso verschlüsselt. Der Cache ist ein Rettungsring, kein Ersatz für ein Backup auf einem anderen Laufwerk. Wer keines hat, verliert bei jedem Ausfall einen Teil seiner Daten.
Auf einen Blick
Alle Dokumente
Ablage › Benutzte Dokumente, mit Zustand jeder Datei
Time Machine
Datei kommt komplett zurück, mit PDF-Kopien
Cache, ab GrandTotal 9.6
Neues Dokument neben dem Original, mit Read-me
Cache-Papierkorb
90 Tage aufbewahrt
Nicht im Cache
PDF-Kopien und die jüngsten Änderungen
Ohne Backup geht immer etwas verloren