GrandTotal Help

Willkommen bei GrandTotal

Erste Schritte

Neue Firma

Wenn man über das Menu Ablage eine neue Firma erstellt, kann man im Assistenten die wichtigsten Einstellungen mit wenigen Klicks festlegen.

Später können in den Einstellungen weitere Grundeinstellungen für das eigene Geschäft und die Dokumente vorgenommen werden.

Video-Anleitungen

Eine Auswahl von Videos ist hier verfügbar: Videos anzeigen

Das Layout anpassen

Eine Auswahl von vorgefertigten Layouts kann im Bereich Layouts geladen werden. Layouts können vielfältig an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

Ausführungen

GrandTotal gibt es in 4 Ausführungen. S, M, L und XL. Funktionen, die nur in einer höheren Stufe verfügbar sind, sind mit dem entsprechenden Kürzel gekennzeichnet.

Traditionelle Lizenzen entsprechen größtenteils der XL-Version, mit Ausnahme von Funktionen, die nach der Veröffentlichung der aktuellen Version hinzugefügt wurden. Sie werden Teil des nächsten großen Upgrades für diese Art der Lizenz sein.

Migration aus GrandTotal 5 und älter

GrandTotal verwendet seit Version 6 ein neues Dateiformat. Benutzer früherer Versionen werden beim Start aufgefordert, bestehende Daten zu migrieren.

Die Migration älterer Daten kann auch manuell aus dem GrandTotal-Menü gestartet werden. Dort können auch ältere, nicht mehr benötigte Daten gelöscht werden.

Der von älteren Versionen von GrandTotal verwendete gemeinsame Synchronisierungsordner muss manuell gelöscht werden: Er befindet sich in GrandTotal/com.mediaatelier.grandtotal.sync im Hauptverzeichnis der Dropbox oder von iCloud Drive. Achten Sie darauf, dass Sie keine eigenen Dateien in diesem Verzeichnis gespeichert haben, bevor Sie es löschen.

Häufige Fragen

Kann man gleichzeitig an der selben Datei arbeiten?
    Ja. Wenn sich diese auf einem Cloud-Laufwerk oder in einem entsprechend geteilten Ordner auf dem Gerät befindet.
Ist es möglich verschiedene Firmen bzw. Mandate zu verwalten?
    Ja. Dazu legt man über das Menu Ablage eine neue Firma an.
Können weiterhin Sicherheitskopien erstellt werden?
    Ja. Dazu sichert man die entsprechende GrandTotal Datei im Finder oder benutzt das Menu Ablage/Kopie sichern.
Können Daten für ältere Versionen von GrandTotal gespeichert werden?
    Ja. Es können Sicherungskopien für GrandTotal 3-5 erstellt werden. Allerdings können nur die Daten wiederhergestellt werden, die die entsprechende Version auch unterstützt. Menu Ablage/Kopie sichern mit gehaltener ⌥ Taste.
Kann GrandTotal mit älteren Versionen synchronisiert werden?
    Nein. Das funktioniert nur innerhalb der selben Version.

Übersicht

Optionale Anzeige einer Nummer
  • Grün: SEPA Lastschriften zu bearbeiten
  • Orange: Rechnungen sind fällig
  • Rot: Rechnungen sind überfällig
  • Blau: Wiederkehrende Rechnungen sind zu bearbeiten

Dashboard

Das Dashboard zeigt auf einen Blick die Summen der offenen Rechnungen. Ausserdem können Umsätze mit Vormonaten und Vorjahren verglichen werden.

Alle Währungen werden hier mit dem Umrechnungskurs aus den Einstellungen/Zahlungen in die Standardwährung umgerechnet.

Summen

Eine Umschalttaste am Dashboard-Unterrand ermöglicht das Wechseln zwischen Netto- und Bruttosummen.

Aufgaben

Dies ist die Liste der internen Anmerkungen , die als Aufgabe markiert sind.

Diagramme

In den Diagrammen können beliebige Werte angezeigt und verglichen werden. Die Skala kann oben rechts gewählt werden.
Unten legt man fest, welche Werte im Diagramm erscheinen sollen. Die Farbe der Säulen kann beliebig gewählt werden. Die Werte können verschoben werden, um sie zu ordnen. Wenn man sie aus dem Fenster zieht, werden sie gelöscht.

Die Säulen können mit Rechtsklick nach verschiedenen Kriterien aufgeteilt werden.
Wenn auf eine Säule geklickt wird, werden alle entsprechenden Dokumente angezeigt. Doppelklick auf ein Dokument zeigt es an. Die Liste kann exportiert werden.

Alle Beträge werden in der Hauptwährung angezeigt. Den Umrechnungsfaktor kann man in Einstellungen/Zahlungen festlegen.

Vorjahres-Werte werden nur in Skalen angezeigt die vergleichbar sind.

Wenn Positionen summiert werden, ist es sehr wahrscheinlich, dass es zu Rundungsdifferenzen gegenüber der Rechnungen kommt. (Bei Rechnungen wird die Steuer auf die Gesamtsumme gerechnet und nicht auf die einzelnen Positionen)

Die Diagramme werden angezeigt, sobald Dokumente versendet wurden.

Entwürfe

Hier sind alle Dokumente die noch nicht versandt sind gelistet.

Prognose

Die Prognose zeigt den zu erwartenden Umsatz der wiederkehrenden- und Dauerrechnungen.

SEPA Lastschriften

In diesem Bereich werden die allfälligen SEPA Lastschriften gesammelt.
Die Lastschriften können als XML-Datei exportiert werden oder direkt an MoneyMoney geschickt werden.
Die Einstellungen dazu befinden sich in Einstellungen/Identifikation und Kunden.

Vorlagen

Hier werden die Dokument-Vorlagen gelistet (wenn welche erstellt wurden). Vorlagen können aus bereits erstellten Rechnungen mit Rechtsklick erstellt werden.

Mit den Menu "Bearbeiten/Löschen" können ungenutzte Vorlagen gelöscht werden.

Zeiterfassungen (optional)

GrandTotal unterstützt verschiedene Zeiterfassungen. Deren Zeiteinträge erscheinen im jeweiligen Bereich und lassen sich zu einer Rechnung zusammenführen. Bereits berechnete Einträge erscheinen unter "Berechnet".

Kostenlose Positionen werden in der Grundeinstellung nicht gelistet.

"Auswahl berechnen" sucht sich den passenden Kunden zu den Positionen. Hat dieser Kunde schon einen Rechnungs-Entwurf, werden sie diesem angefügt. Ansonsten wird ein neuer Entwurf erstellt.

Zeiten können auch kopiert werden und in einer Rechnung eingefügt werden wenn die Positionenliste 1x angeklickt wurde.

Die Option "Auto-Gruppieren" fasst Positionen, die den selben Titel haben, in einer Gruppe zusammen. Wie die Positionen importiert werden legt man in Einstellungen/Zeiterfassung fest.

Mit Bearbeiten/Archivieren können unerwünschte Zeit-Einträge aus der Liste entfernt werden.

Plugins

Dienste können im Bereich „Plugins laden“ nachgeladen werden. Anzeigen

Versandt

Alle bereits versandten Dokumente werden hier gelistet. Diese werden nach Jahr und Monat gruppiert.

Auswertungen

In den Auswertung findet man verschiedene Bereiche um Rechnungen und Zahlungen auszuwerten.

Zeitraum

Daten lassen sich nach verschiedenen Gesichtspunkten in beliebigen Zeiträumen summieren und exportieren.

Kunden

Kunden lassen sich nach Jahr, Umsatz, Kundengruppe oder Land auswählen. Die Werte lassen sich exportieren, als Liste- oder als Adressetiketten drucken.

Monate

Diese Ansicht ist ein Überbleibsel aus älteren Versionen und ist durch die Diagramme ersetzt worden.

Plugins

GrandTotal kann durch Plugins erweitert werden. Hier können die Plugins geladen werden.

Intelligente Listen

Mit intelligenten Listen lassen sich Rechnungen, Angebote und Zahlungen nach verschiedenen Kriterien suchen.

Kunden

Alle Dokumente des entsprechenden Kunden sind hier gelistet. Zuoberst ist jeweils das neueste Dokument.

Unter der ⓘ-Taste befinden sich die Stammdaten des jeweiligen Kunden.

Verwenden Sie das Suchfeld über den Kunden, um die Liste zu filtern. Klicken Sie auf das Lupensymbol, um die Liste nach Kundengruppe oder Etiketten zu filtern.

Stammdaten

Kontaktinformationen

Hier ist auch festgelegt zu welcher Kundengruppe er gehört, welche Währung und welche Layouts bei seinen Dokumenten standardmässig verwendet werden sollen.

Über das Menu Bearbeiten/Als Standard festlegen lässt sich ein beliebiger Kontakt als Standard festlegen.

Es können mehrere E-Mail Adressen mit Komma getrennt zugewiesen werden.

z.B. [email protected], cc:[email protected]

Ein vorgestelltes cc: fügt den Empfänger für eine Kopie an, ein bcc: für eine Blindkopie.

Kontakte
Ein Kunde kann über mehrere Kontakte verfügen. Diese lassen sich jeweils einem Dokument zuweisen.

Etiketten

Um Kunden zu kennzeichnen, können Etiketten angelegt werden. Jeder Kunde kann mit verschiedenen Etiketten versehen werden um leichter auffindbar zu sein. Siehe Kunden

Sprache

Die Sprachen können in Einstellungen/Sprachen eingerichtet werden.

Kundengruppe

Die Kundengruppe entscheidet, wie bzw. ob Dokumente an diesen Kunden mit Umsatzsteuer belegt werden. Siehe Einstellungen/Steuern

SEPA

Um SEPA Lastschriften zu ermöglichen kann hier die Mandaten ID und das entsprechende Datum der Ausstellung eingegeben werden.
Wenn eine Rechnung an einen Kunden geschickt wird, bei dem diese Daten eingetragen sind, wird das Dokument in Übersicht/Aktuell/SEPA Lastschriften gelistet.

E-Rechnung

GrandTotal unterstützt die wichtigsten Standards für elektronische Rechnungen. Das Format der Elektronischen Rechnung kann für jeden Kunden einzeln gewählt werden.
XRechnung / ZUGFeRD / EN16931 / Factur-X
Deutsches Format: http://www.ferd-net.de

Benötigt in Einstellungen
  • Mehrwertsteuer ID in Einstellungen/Identität
  • Steuernummer in Einstellungen/Identität
  • Telefonnummer in Einstellungen/Firma
Benötigt in den Stammdaten des Kunden
  • Vom Kunden geforderte Werte in den Feldern bei XRechnung.
Erforderlich in den Informationen des Dokuments
  • Vom Kunden geforderte Werte in den Feldern bei XRechnung.
PEPPOL
Europäisches Format: https://peppol.eu.
Die Standard-Lieferantennummer kann in den PEPPOL Einstellungen gesetzt werden. Werden verschiedene Nummern benötigt, können diese pro Kunde im Feld PEPPOL Lieferantennummer gesetzt werden.

Benötigt:
  • IBAN Einstellungen/Identität
  • IBAN beim Kunden.
  • Standard-Lieferantennummer in PEPPOL Einstellungen
  • Eintrag unter PEPPOL Referenz oder im Referenz Feld bei der jeweiligen Rechnung

Stundensatz

Der Stundensatz kommt zum Einsatz, wenn Einträge mit einer Dauer in einer Rechnung eingefügt wird. Ist kein Stundensatz angegeben, wird der Satz aus Einstellungen/Zeiterfassungen übernommen.

Zusatzfelder

Zusatzfelder können verwendet werden um zusätzliche Informationen zu einem Kunden hinzuzufügen. Diese können auch in Layouts eingefügt werden.

Rechnungen

Eine Rechnung besteht immer aus mindestens einer Position. Zusätzliche Bereiche können nach Wunsch eingefügt werden

Informationen

Status
Der Status erscheint nur bei versandten, unbezahlten Rechnungen. Er kann verwendet werden um eine Rechnung zu stornieren oder als erledigt zu markieren.
Versandt
Das Versanddatum. Dieses wird beim Senden automatisch auf den aktuellen Tag gesetzt, sofern man im Versand-Dialog kein benutzerdefiniertes Datum gewählt hat.
Fällig
Das Datum an dem die Rechnung fällig wird. Dieser Wert wird beim Versand aus dem aktuellen Datum und den Zahlungsbedingungen errechnet.
E-Rechnung
Wenn der Kunde für elektronische Rechnungen eingerichtet wurde, lassen sich hier die entsprechen Dokumente sichern. Die Rechnung muss zu diesem Zeitpunkt versandt sein.
Empfänger
Der Empfänger ist grundsätzlich immer der Hauptkontakt des Kunden. Hat der Kunde mehrere Ansprechpersonen, kann hier ein Empfänger gewählt werden.
Nummer
Die Nummer der Rechnung. Diese wird automatisch gesetzt, wenn eine Rechnung versandt wird. Ist zum Zeitpunkt vom Versand schon eine Nummer gesetzt wird diese beibehalten und keine neue generiert.
Betreff
Optionaler Betreff für das Dokument.
Referenz
Dieses Feld kann für eine Referenz genutzt werden. Einige Elektronische Rechnungen erfordern die Eingabe einer Auftragsreferenz in diesem Feld.
Wenn ein Angebot zu einer Rechnung gewandelt wird, ist hier automatisch die Angebotsnummer eingetragen.
Währung
Die Währung in der die Rechnung ausgestellt werden soll. Diese wird bei einer neuen Rechnung vom Kunden übernommen. Wird die Währung geändert, werden die Preise gemäss dem Umrechnungskurs in Einstellungen/Zahlungen umgerechnet.
Zahlungsart
Die Art der Zahlung die erwartet wird. Diese wird bei einer neuen Rechnung vom Kunden übernommen.
Zahlungsbedingungen
Die Dauer in Tagen, bis die Zahlung fällig wird. Diese wird bei einer neuen Rechnung vom Kunden übernommen.
Zeitraum
Wenn die Positionen der Rechnung über ein Datum verfügen, wird aus diesen automatisch ein Leistungszeitraum erstellt. Hier kann man den Zeitraum manuell anpassen.
Wiederkehrend
Rechnungen können als wiederkehrend markiert werden. Wiederkehrende Rechnungen erscheinen in der Übersicht. Zuerst in „Später wiederkehrend“ und wenn der Zeitpunkt erreicht ist in „Jetzt wiederkehrend“. Von da aus kann die Rechnung dann gestellt werden.

Wenn wiederkehrende Rechnungen zum Versand fällig sind, erinnert ein blauer Punkt im Übersichts-Icon daran.

Benutzerdefinierte Felder
Hier können Benutzerdefinierte Felder festgelegt werden. Diese sind für alle Rechnungen die selben, können aber jeweils einen eigenen Wert enthalten.

Positionen

Die Tabelle in einer Rechnung besteht aus einer oder mehreren Positionen.

Die Plus-Taste unten links erzeugt eine normale Rechnungsposition. Auf der Zahnradtaste sind alle Positionstypen sowie Sortierfunktionen für die Tabelle verfügbar.

Rechts von der Tabelle wird der Katalog angezeigt. Daraus können Positionen direkt an die gewünschte Stelle gezogen werden. Es ist auch möglich Rechnungspositionen im Katalog abzulegen.

Über das Menu Ablage/Import können Excel or CSV Dateien direkt als Positionen in einen Entwurf importiert werden.

Einleitung
Oberhalb der Positionenliste kann ein persönlicher Einleitungstext eingeben werden. Dieser erscheint vor der ersten Position der Rechnung. Mehr Informationen
Position
Eine Rechungsposition besteht aus einer Stückzahl und einem Stückpreis. Diese beiden Werte ergeben multipliziert den Preis einer Position.
Optional kann noch eine Einheit wie z.B. Stk oder h angegeben werden. Auch ein Rabatt auf die Position ist möglich. Dieser wird dem Preis der Position abgezogen.
Zudem ist es möglich einer Position ein Datum zuzuweisen. Zum Beispiel um den Zeitpunkt einer Leistung anzugeben.
Die Artikelgruppe bestimmt, ob und mit wieviel Steuer eine Postion belegt wird. Die Steuer wird am Schluss der Rechnung berechnet.

Für Positionen finden sich Plugins in der Übersicht/Plugins/Get Plugins. Z.b um Flächen und Volumen zu berechnen.

Wenn im Katalog Zusatzfelder eingerichtet wurden, kann man diese über das Etiketten-Symbol rechts neben dem Positionstitel bearbeiten.

Dynamische Kosten
Dynamische Kosten erlauben das Berechnen von Kosten abhängig von vorangehenden Positionen. So kann zum Beispiel ein Nachlass oder ein Aufschlag auf eine oder mehrere Positionen berechnet werden.

Dynamische Kosten können mit Plugins erweitert werden. Beispiele findet man auf Github.

Wenn die Artikelgruppe nicht mit den Steuern des vorhergehenden Positionen übereinstimmt, wird ein Warnsymbol angezeigt

Zusammenfassung
In einer Zusammenfassung können mehrere Positionen in einer Einzelnen summiert werden. Die darin enthaltenen Positionen können wahlweise nach den Endsummen als eigene Tabellen ausgegeben werden oder gar nicht gelistet werden.
Bitte beachten: Wenn die Tabelle so eingestellt ist, dass die Summen am Ende der Seite aufgelistet werden, wird die erste Zusammenfassung dadurch auf einer neuen Seite gelistet.

Zusätzlich lässt sich die Summe der enthaltenen Positionen mit einem Zusätzlichen Faktor multiplizieren. So kann zum Beispiel 1 Tisch und 4 Stühle 3 Tage lang vermietet werden.

Notizen
Notizen sind als Positionen ohne Kosten zu verstehen.
Interne Anmerkung
Diese Anmerkungen sind für die interne Verwendung und erscheinen nicht in den PDFs. Wenn man eine Anmerkung als Aufgabe markiert, erscheint sie in der Übersicht unter Aufgaben.
Titel
Mit Titel kann man eine umfangreichere Rechnung strukturieren.
Optionen
Optionen können nur Angeboten hinzugefügt werden und verhalten sich wie Titel.

Werden Optionen am Ende des Angebots angefügt, kann optional eine Summe der folgenden Positionen gebildet werden.

Optionen die zwischen regulären Titeln eingesetzt werden, unterdrücken die Summieren der darauf folgenden Positionen.

Bei der Umwandung eines Angebots in eine Rechnung werden Optionen in normale Titel umgewandelt.

Elemente, die zu einer Option gehören, werden in der Positionenliste orange gekennzeichnet.
Zwischensumme
Bei umfangreicheren Dokumenten kann es sinnvoll sein, gewisse Bereiche mit einer Zwischensumme zu versehen. Diese summiert jeweils alle Kosten von der letzten Zwischensumme an.
Seitenumbruch
Seitenumbrüche werden automatisch eingefügt. Mit diesem Element kann man einen erzwingen.
Gruppieren
Positionen können mit ⌘G gruppiert werden. Dann ist nur die Gruppe für den Empfänger sichtbar.

Gruppen fassen alle Notizen der enthaltenen Positionen automatisch zusammen. Wenn man diese anpassen will, kann man die Notiz mit dem Kontextmenü in das Feld einfügen und danach ändern.

Mehrere Positionen ändern
Verwenden Sie das Kontextmenü für mehrere ausgewählte Elemente, um Werte für mehr als eine Position zu ändern.
Total
Unterhalb der Positionen werden die Netto- und Bruttowerte der Rechnung angezeigt.
Marge
Anstatt dem Nettowert kann alternative die Marge als Absolut- oder Prozentwert angezeigt werden. Die Marge kann nur für Katalogpositionen berechnet werden, die über einen Einstandspreis verfügen.
Einfügen

In die Tabelle können auch kopierte Positionen aus Timings, Tyme, Merlin Project, OmniFocus, OmniPlan, The Hit List, Numbers oder Excel eingefügt werden.

Vorschau

In dieser Ansicht wird die Rechnung so dargestellt wie sie den Kunden erreicht.

Befindet sich eine Rechnung in der Entwurfsphase, kann das Layout hier angepasst werden. Mehr…

Senden

Wenn ein Dokument das erste mal gesendet wird, wird nach dem Versanddatum gefragt.

Das Datum kann auch numerisch eingegeben werden. Dazu tippt man einfach das Datum.

Nach der Bestätigung errechnet sich daraus das Fälligkeitsdatum und das Dokument wird auf dem finalen Stand eingefroren. Es sind keine weitere Änderungen mehr möglich, ausser man entsperrt das Dokument mit der roten Schloß-Taste. So wird es wieder zu einem Entwurf.
E-Rechnungen
Wenn in den Einstellungen des Clients eine E-Rechnung ausgewählt ist, wird die Druckoption durch eine Speichern-Schaltfläche ersetzt.

Für E-Rechnungen, die über PEPPOL oder andere Dienste gesendet werden, wird eine Netzwerk-Schaltfläche angezeigt.

Abschlagsrechnungen

Ein Rechnungsentwurf kann mit Klick auf die Zahnradtaste in eine Endrechnung mit mehreren Abschlagsrechnungen umgewandelt werden. Zur Wahl stehen 1 ⅓ Rate oder 2, 3 und 4 gleich große Raten.

Manuell kann man in den Einstellungen der Abschlagsrechnung beliebige Anteile angeben. Diese können als Prozentbetrag (20) oder als Bruch (1/3) eingegeben werden.

Eine Endrechnung kann erst versandt werden, wenn mindestens eine der Abschlagsrechnungen versandt wurde. Allfällige bereits erfolgte Zahlungen werden in Abzug gebracht.

Dauerrechnungen

Dauerrechnungen eignen sich für Mieten und andere regelmäßig wiederkehrenden Forderungen, bei denen man nicht jedes mal eine neue Rechnung schicken muss. Dazu wählt man auf der Plus-Taste eine Dauerrechnung und legt danach in der Info der Rechnung den Intervall fest. Optional lässt sich auch ein Enddatum festlegen. Danach erstellt man die Rechnung wie gewohnt und versendet sie.
Für jede Wiederholung legt GrandTotal zum gegebenen Zeitpunkt automatisch ein Dokument an. Dieses kann man nach erfolgter Zahlung als bezahlt markieren..

Gutschriften

Eine Rechnung wird automatisch zu einer Gutschrift sobald der Endbetrag weniger als Null beträgt. Auch Gutschriften müssen als bezahlt markiert werden.

Angebote

Angebote funktionieren wie Rechnungen. Ein Angebot kann mit der Aktionstaste in eine Rechnung umgewandelt werden. Diese lässt sich dann gegebenenfalls anpassen.

Zahlungen

Jeder Rechnung können beliebig viele Teilzahlungen zugewiesen werden. Erreicht die Summe der Zahlungen den Betrag der Rechnung, gilt diese als bezahlt.

Wird eine Zahlung vor dem Versand der Rechnung angefügt, gilt sie als Anzahlung und wird der Rechnung in Abzug gebracht. (Ausschlaggebend ist jeweils das Datum der Zahlung und das der Rechnung)

Bei Zahlungen mit einem geringfügig kleineren Betrag als dem Rechnungstotal, wird der abgezogene Skonto-Wert angezeigt. Mit Klick auf den Haken kann man die Rechnung dann direkt als erledigt markieren.

Vorauszahlungen werden direkt dem Kunden (also in der obersten Hierarchiestufe) eingefügt. Zieht man eine solche auf eine Rechnung wird ihr der Rechnungsbetrag in Abzug gebracht und der Rechnung als Zahlung hinzugefügt.

Projekte

In einem Projekt können beliebig viele Dokumente ablegt werden. Der Name des Projektes wird dann auch im Layout angezeigt, wenn dort der Platzhalter für den Projektnamen <document.project/> eingefügt wurde.

Verknüpfte Ordner

Projekte können mit Finder-Ordnern verknüpft werden und umgekehrt.

Dokumente

PDF Dokumente können Rechnungen, Projekten oder Kunden als Anhang angefügt werden. Dazu erstellt man ein Dokument und weist diesem eine PDF Datei zu.

Wenn die Option "Mit übergeordnetem Dokument mailen" aktiviert ist, wird das Dokument der Rechnung oder dem Angebot hinzugefügt, wenn das Dokument gesendet wird.

Dokumentgruppen

Verwenden Sie Dokumentgruppen, um mehrere PDF-Dokumente in ein einziges Dokument zusammenzuführen.

Kontoauszüge

Die Dokument-Liste eines Kunden lässt sich über das Uhren-Symbol zum Kontoauszug umschalten. Darin erscheinen alle versandten Rechnungen und erfolgten Zahlungen.

Durch Mehrfachauswahl lässt sich festlegen welche der Positionen auf dem Auszug erscheinen sollen.

Bei Kontoauszügen wird im Layout der Platzhalter <quantity/> mit dem Datum der Rechnung bzw. der Zahlung gefüllt.

Katalog

Der Katalog dient zur Ablage oft verwendeter Positionen. Er erscheint auch neben dem Dokument. Von dort aus können Positionen in ein Dokument reingezogen werden.

Verwenden Sie das Suchfeld über den Artikeln, um die Liste zu filtern. Klicken Sie auf das Linsensymbol, um die Liste nach Artikelgruppe oder Etikett zu filtern.

Preise

Wenn nach der Eingabe eines Nettopreises die Eingabetaste gedrückt wird, wird der Bruttopreis berechnet und umgekehrt. Wenn der andere Preis manuell eingegeben werden soll, drückt man einfach die Tabulatortaste.

Einstandspreis

Einkaufspreis, zu dem die Nebenkosten der Beschaffung, wie Fracht, Versicherung u. Ä., hinzukommen. Dieser Wert wird zur Berechnung der Marge verwendet.

Artikelgruppe

Die Artikelgruppe dient zur Kategorisierung, sie entscheidet auch wie der Artikel besteuert wird. Siehe Steuern

Etiketten

Um Artikel zu kennzeichnen, können Etiketten angelegt werden. Jeder Artikel kann mit verschiedenen Etiketten versehen werden um leichter auffindbar zu sein. Siehe oben.

Layouts

Das Layout entscheidet über das Aussehen der Dokumente. Layouts können vielfältig angepasst werden.

Werden Dokumente für verschiedene Sprachen benötigt, legt man für jede Sprache ein eigenes an

⚠ In Gebrauch: Diese Zahl zeigt an in wie vielen Datensätzen ein Layout referenziert ist. Dazu zählen auch die Kunden-Informationen - also bei wie vielen Kunden ein Layout als Standard festgelegt ist.

Seiten

Ein Layout besteht aus mindesten 2 Seiten. Die erste Seite wird bei jedem Dokument verwendet. Reicht der Platz auf der ersten Seite für den Inhalt der Tabelle nicht aus, werden Folgeseiten verwendet, bis alle Inhalte aufgelistet sind.

Zusatzseiten erscheinen immer am Ende des Dokuments und sind für allgemeingültige Informationen wie AGBs gedacht

Hintergrund

Jede Seite kann eine PDF-Datei als Hintergrund darstellen. Diese erstellt man im Programm seiner Wahl im selben Papierformat wie das Layout. Dieses PDF zieht man dann auf die gewünschte Seite.

Ist die Vorlage mehrseitig kann man die gewünschte Seite per Rechtsklick in den Hintergrund auswählen.

Wenn die Dokumente auf bedrucktem Briefpapier ausgegeben werden, lässt man den Hintergrund leer und fügt ihn in Einstellungen/Briefpapier hinzu.
Größe
Je größer eine Hintergrund-Datei ist, desto größer werden auch die versandten Dokumente.

Die Größe der Datei kann mit Rechtsklick in den Hintergrund angezeigt werden. Empfohlen ist eine Größe von maximal 300KB.

Tabelle

Die Tabelle besteht aus verschiedenen Bereichen, die je nach Art der Position zur Anwendung kommen.

Wenn in der Seitenansicht die Tabelle einmal angeklickt wird, können globale Einstellungen wie die Hintergrundfarbe und die Position der Summenzeilen bestimmt werden. Ein Doppelklick wechselt in den Bereich wo die Tabellenbereiche bearbeitet werden können.

⚠ Die Bereiche werden nach Bedarf in den Dokumenten dargestellt. Es ist also nicht nötig Felder in ungenutzten Bereichen zu löschen. Wenn alle Felder gelöscht werden, wird das Dokument womöglich nicht richtig dargestellt.

Einleitung

Der Bereich Einleitung erscheint auf der ersten Seite, wenn im Dokument oberhalb der Positionen ein Einleitungstext festgelegt wurde. Ist kein Text eingeben, erscheint er nicht.

Soll ein fixer Text auf jedem Dokument erscheinen, schreibt man diesen direkt auf der ersten Seite oberhalb der Tabelle ins Layout.

Kopfzeile

Die Kopfzeile dient als Legende für die Positionen. Sie erscheint auf jeder Seite ganz oben im Tabellenbereich.

Position

Die einzelne Rechnungsposition.

⚠ Werden Rabatte auf Positionen gewährt kann man diese mit dem Platzhalter <discount/> anzeigen lassen.

⚠ Stückzahlen (<quantity/> ) werden automatisch als Zeitdauer formatiert wenn die Einheit "h" ist. Wenn man stattdessen <qty/> verwendet, wird immer eine Dezimalzahl ausgegeben.

⚠ Mit Zeitraum (<dateRange/> ) werden die Arbeitszeiten aus kompatiblen Zeiterfassungen als Datum mit Uhrzeiten angezeigt. (Das funktioniert nur, wenn die Zeiterfassung Tageszeiten unterstützt).

Titel

Titel werden manuell in das Dokument eingefügt.

Optionen

Optionen sind Überschriften für optionale Positionen in Angeboten. Siehe Optionen

Notiz

Eine Notiz ist eine Position ohne Preis und wird manuell in das Dokument eingefügt.

Zwischensumme

Zwischensummen werden im Dokument manuell eingefügt.

Rabatt

Die Rabattzeile erscheint, wenn auf das Dokument ein Rabatt gewährt wurde.

Abschlagsrechnung

Hier wird der Text eingegeben, der die Berechnung des Anteils einer Abschlagsrechnung erläutert.

Netto

Wenn das Dokument steuerbare Positionen enthält, wird mit dieser Zeile die Netto-Summe dargestellt.

Steuern

Für jeden einzelnen Steuersatz wird eine dieser Zeilen dargestellt.

Total

Weist ein Dokument Anzahlungen auf, wird die Summe vor Abzug dieser so dargestellt.

Zahlungen

Anzahlungen die vor dem Versand der Rechnung geleistet wurden werden gemäss diesem Bereich dargestellt.

Zu bezahlen

Dieser Bereich legt fest, wie die Endsumme in einem Dokument dargestellt wird.

Schlussnotiz

Die Schlussnotiz erscheint immer ganz am Schluss der Tabelle.
Sie eignet sich für die Zahlungsbedingungen oder ähnliche Informationen.

Elemente

Text

Mit diesem Werkzeug lassen sich Textfelder zum Layout hinzufügen. Diese können mit Platzhalten und regulärem Text gefüllt werden.
Wenn ein Platzhalter verwendet wird, wird der Stil des ersten Buchstaben des Platzhalters auf den gesamten ersetzten Text angewandt.
Platzhalter
Eine Liste der verfügbaren Platzhalter kann aus dem Zahnrad-Menu rechts oder mit Rechtsklick aufgerufen werden wenn sich der Text nach Doppelklick im Editier-Modus befindet.

Halten Sie ⇧ oder ⌥ gedrückt, um die Varianten für Groß- bzw. Kleinbuchstabenversionen des Platzhalters anzuzeigen.

Listen
Wenn einem Platzhalter ein Listen-Stil aus dem Lineal zugewiesen wird, wird dieser angewendet sobald der Text aus mehr als einer Zeile besteht.

Beispiel:

Eine Zeile

  • Zeile 1
  • Zeile 2
Blöcke
Wenn ein Text nur erscheinen soll, wenn ein Platzhalter einen Wert enthält, kann man den Text und den Platzhalter mit eckigen Klammern einfassen.

Beispiel: [Rabatt: <discount/>]

Mit Blöcken kann man auch einen Zeilenumbruch bei leeren Werten verhindern, in dem man diesen vor dem Ende des Blockes einfügt.

Beispiel: [Abteilung: <recipient.department/>
]

URL
Sie können eine optionale URL zu einem Text Block hinzufügen. Die URL wird dem PDF zugefügt.
Silbentrennung
Aktivieren Sie diese Option, um die Silbentrennung zu aktivieren.
Scripts
Mit JavaScript kann der Inhalt einen Textfeldes generiert werden. Ein String-Resultat ersetzt den gesamten Inhalt des Feldes und wird jeweils im Stil des ersten Buchstabens im Feld dargestellt.

Will man nur einen Teile eines Feldes mit Werten ersetzen, gibt man ein assoziatives Array zurück und fügt im Text entsprechende Platzhalter ein.

Script: return {meinWertA:wertA, meinWertB:wertB};
Feld-Text: Ein Text mit den Platzhaltern <meinWertA/> und <meinWertB/>

Scripte können Werte nur lesen, nicht ändern.

Bild

PDF Bilder werden mit diesem Werkzeug im Layout platziert.
URL
Sie können eine optionale URL zu einem Bild hinzufügen.
QRCode
Sie können einen QRCode zu einem Bildelement hinzufügen. In diesem Fall wird der QRCode anstelle des Bildes gezeichnet.
Scripts
Mit Hilfe von Skripten können Sie die Sichtbarkeit und die URL steuern und das Bild mittels SVG-Quellcode einstellen

Rechteck

Farbige Rechtecke.

Tabellenbereich

Der Tabellenbereich kann auf der ersten und der Folgeseite eines Layouts eigefügt werden und bestimmt im welchem Bereich der Seite die Tabelle mit den Positionen dargestellt wird. Ist bereits ein Tabellenbereich auf der Seite vorhanden, lässt sich kein weiterer mehr einsetzen.

Bezahl-Elemente

Region- oder Länderspezifische Bezahl-Elemente. Aus dem Auswahlmenu an gewünschte Stelle der Seite ziehen.
PayPal
Erstellt einen Link der die Rechnung per PayPal begleichen lässt.
Der Link muss nach dem Einfügen korrekt konfiguriert werden. (Doppelklicken um zu konfigurieren)
⚠ PayPal unterstützt nicht alle Währungen.
SEPA QR-Code
Beim SEPA QR-Code* handelt es sich um einen Maschinenlesbaren QRCode mit dem sich Zahlungen mit einigen Banking-Apps erledigen lassen.
Der SEPA QR-Code muss nach dem Einfügen korrekt konfiguriert werden. (Doppelklicken um zu konfigurieren)
* wird auch EPC QR Code, GiroCode, Scan2Pay genannt
Verbreitung
  • Belgien (OGM wird automatisch eingefügt)
  • Finnland
  • Deutschland
  • Niederlanden
  • Österreich
Swiss QR-Code
Der Swiss-QR Code ist für den Zahlungsverkehr in der Schweiz bestimmt. Eine Vorlage mit Zahlteil kann im Bereich Layouts geladen werden.

Der QR-Code kann mit Doppelklick auf das Element konfiguriert werden.

Bei Eingabe einer QR-IBAN wird eine Referenznummer generiert. Mit einer normalen IBAN sind Referenznummern unzulässig und es wird die Rechnungsnummer verwendet

Stripe QR-Code
Die hinterlegte URL zeigt auf einen Stripe-Bezahllink vom Konto das in Einstellungen/Identität angegeben ist. Um Kreditkartengebühren zu vermeiden, werden SEPA Lastschriften als Zahlungsmittel angeboten.

Farben

Rechts von der Farb-Taste unter dem Dreieck finden man ein Werkzeug mit dem man Farben ersetzen kann. Alle Elemente, die die zu ersetzende Farbe enthalten werden umgefärbt.

Einstellungen

Firma

Hier werden die eigenen Daten eingegeben.

Zusatzfelder

Zusatzfelder können in den Layouts verwendet werden. Die selben Felder werden auch den Kunden hinzugefügt.

Identifikation

Hier werden die von den Behörden oder Bankinstituten vergebenen IDs hinterlegt.

SEPA

Die SEPA Felder müssen ausgefüllt sein, wenn Lastschriften mit GrandTotal erstellt werden sollen.

Schweiz

Hier werden die Angaben für Einzahlungsscheine eingegeben.
Für diese Informationen bitte die Hausbank/Post kontaktieren.

Diese Einstellungen sind nur verfügbar, wenn in den System-Einstellungen die Schweiz oder Liechtenstein als Region gesetzt ist.

V11 und camt.054.xml Dateien von Post oder Bank können auf das Docksymbol von GrandTotal gezogen werden.

Stripe

Geben Sie hier Ihren Stripe-API-Schlüssel ein. Er wird verwendet, um Stripe-Zahlungslinks zu erstellen und um Stripe auf Zahlungen zu überprüfen.

Team

Hier können Teammitglieder eingerichtet werden. Dieser Film zeigt, wie man diese Funktion einsetzen kann.

Kunden

Ob neu angelegten Kunden Netto- oder Bruttopreise berechnet werden kann hier angegeben werden. Diese Einstellung kann mit Rechtsklick auf alle Kunden übertragen werden.

Diese Einstellung beeinflusst auch, welcher Preis in den Katalog-Listen angezeigt wird.

Das Format der Kundennummer und der aktuelle Zähler können geändert werden. (Der Zähler zeigt jeweils die Nummer die für den nächsten neuen Kunden verwendet wird)

Hier sind auch die Einstellungen für Kontoauszüge.

Rechnungen

Hier legt man fest mit welchem Etikett Rechnungen und Gutschriften beschriftet werden. Als Gutschrift gilt jede Rechnung mit einem Endbetrag von weniger als Null.

Die Zahlungsbedingungen werden von neu angelegten Kunden übernommen und können dort individuell angepasst werden. Ausserdem kann bei jeder Rechnung während dem Senden ein eigener Wert gesetzt werden.

Rechnungen die innerhalb dieser Zeit nicht bezahlt wurden gelten als fällig. Nach zusätzlichem Verstreichen des zweiten Wertes werden sie als Überfällig markiert.

Bedingungen

Für jede Zahlungsart können eigene Bedingungen erstellt werden. Diese erscheinen in der Regel am Ende der Rechnung.

Hier können auch Bankverbindungen und Konto-Daten die zum Begleichen der Rechnung benötigt werden angegeben werden.

Bedingungen können aus freiem Text und den blauen Platzhaltern unterhalb des Textfeldes bestehen. Einige Platzhalter bieten ein Menu aus dem weitere Optionen gewählt werden können (z.b. Skonto).

Nummerierung

Das Format der Nummerierung der Rechnungen kann individuell festgelegt werden. Auch hier können mit dem Menu der Platzhalter weitere Formatierungsoptionen gewählt werden.

Rechnungsnummern werden einmalig vergeben. Existiert schon ein Dokument mit der nächsten vorgesehenen Nummer, zählt GrandTotal hoch, bis es eine noch nicht benutzte Nummer findet und verwendet diese.

Mehr zu "Fortlaufende" Rechnungsnummer

Angebote

Für Angebote sind die Einstellungen sehr ähnlich wie bei Rechnungen. Anstatt des Zahlungsziel gibt es hier eine Gültigkeit.

Die Bedingungen sind für alle Angebote die gleichen.

Andere Dokumente

Rechnungen und Angeboten können mit der Zahnradtaste Unterdokumente angehängt werden. z.B. Erinnerungen, Mahnungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine. Diese Dokumente enthalten die Position des übergeordneten Dokuments.

Hier kann man diese Dokumenttypen einrichten und deren Bedingungen festlegen.

Optional können gruppierte Positionen einzeln aufgeführt werden. Beispielsweise für einen detaillierten Arbeitsrapport.

Zudem lassen sich Positionen nach vorgegeben Regeln ausschliessen. So können zum Beispiel Versandkosten bei Lieferscheinen ausgeblendet werden oder nur Positionen mit der Einheit h in einem Arbeitsrapport gelistet werden.

Um die Daten der übergeordneten Dokuments anzuzeigen, benutzt man <original.sent/> bzw, the <original.due/> als Platzhalter im Layout.

Positionen

Die Autovervollständigung kann deaktiviert werden, wenn während dem Tippen eines Titels keine Vorschläge angezeigt werden sollen.
Die Vorschläge basieren auf dem Katalog und Dokumenten die in der Vergangenheit erstellt wurden.
Optionen lassen Stückzahlen und Einzelpreise ausblenden wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Das Zeichen, das für Listen verwendet wird, wenn man einen Listeneintrag mit - oder * beginnt, kann hier gesetzt werden. Standardmäßig wird ein • verwendet.

Der Trenner für gruppierte Einträge legt fest, wie die Beschreibungen der Positionen getrennt werden.

Allgemein

Definieren Sie, ob neue Elemente automatisch das aktuelle Datum erhalten sollen.

Autovervollständigung

Wenn aktiviert, schlägt die Autovervollständigung zuvor verwendete Elemente vor, die mit denselben Zeichen beginnen. Bei der Autovervollständigung eines Titels wird angeboten, den gesamten Abschnitt zu ergänzen, der denselben Titel trägt.

Layout

Definieren Sie Regeln, wie die Positionen im Layout angezeigt werden. Zum Beispiel können Sie die Menge entfernen, wenn nur eine Artikel aufgelistet ist

Platzhalter

Optionen für das Deaktivieren von Text-Platzhaltern in den Positionen.

Briefpapier

Wenn man seine Dokumente auf vorgedrucktem Briefpapier ausgibt, kann man hier einem PDF-Hintergrund angeben, der beim Mailen oder Sichern hinter das Dokument gelegt wird.

Wird die Briefpapier-Funktion verwendet, sollten die Layouts kein Briefpapier als Hintergrund enthalten.

Wenn das Hintergrund-PDF mehr als 1 Seite hat, wird die Seite 1 für die erste Seite verwendet - die Seite 2 für alle Folgeseiten.

Mail

Hier legt man fest, wie eine Mail für einen bestimmten Dokumente-Typen auszusehen hat. Neben den blauen Platzhalter lassen sich mit einem Rechtsklick auch die Layout-Platzhalter inklusive den Sprach-Platzhaltern einfügen.

Der Betreff wird auch als Name für den PDF-Anhang verwendet.

Optional kann man BCC-Mail-Adressen angeben, um zum Beispiel eine Kopie eines Dokuments an die Buchhaltung zu senden

Optional kann das Briefpapier was hier festgelegt wird zu den gemailten PDFs hinzugefügt werden.

Unterstützte Programme

Folgende Programme werden unterstützt:
Apple Mail
Im Lieferumfang von Mac OS X
Mailplane für Gmail
Eingestellt
Microsoft Entourage
Eingestellt. Siehe Microsoft Outlook.
Microsoft Outlook
Microsoft Office Homepage
Sparrow
Eingestellt
Andere Programme
Es werden nur Programme unterstützt die mittels Apple Script ferngesteuert werden können. Viele Programme erlauben es nicht Entwürfe mit einem Anhang zu erstellen. z.b. Spark und Unibox.

Die Scripts können hier modifiziert werden.

Unterstützte Dienste

Mails können auch direkt an Server geschickt werden.
SMTP
Konfigurieren Sie Ihren SMTP-Server in den Einstellungen des Entwurfsfensters.
Gmail
Beim Versenden der ersten Mail müssen Sie Gmail autorisieren und GrandTotal das Recht erteilen, Mails zu versenden.

Ablage

Wenn ein Dokument versandt wird, kann ein PDF angelegt werden. Hier legt man fest wie man diese benennen und ablegen will.

Basis: Das Verzeichnis in dem die Dokumente abgelegt werden sollen

Ordner: Das Unter-Verzeichnis in dem die Dokumente abgelegt werden sollen ( "/" zwischen den Bezeichnungen verwenden um weitere Unterverzeichnisse anzulegen)

Dateiname: Der Name des Dokumentes.

Die Dokumente können jederzeit aus der Datenbank neu ausgegeben werden, in dem man den Ordnerinhalt neu erstellt.

Steuern

Hier setzt man fest wie Steuern berechnet werden.
In der vertikalen Achse der Matrix sind die Kundengruppen gelistet - horizontal die Steuergruppen.
Einem inländischen Kunde wird z.B. bei volle Steuer der Landesübliche Mehrwertsteuersatz berechnet während ein Ausländer vielleicht gar keine Steuer zu bezahlen hat*.

Die Steuergruppen werden dann den verschiedenen Artikelgruppen zugewiesen.

⚠Wurde eine Steuer in einem versandten Dokument verwendet lässt sie sich weder löschen noch ändern.

* Bei Unsicherheit den Steuerberater fragen

Kombinierte Steuern

In einigen Ländern müssen mehrere Steuern kombiniert werden. Es können bis zu 3 Steuersätze angelegt werden werden.
Bei Steuer 2 und 3 kann man entscheiden ob die Steuer auf den Nettobetrag oder die Summe von Nettobetrag und Steuer 1 gerechnet wird.
Steuerbefreiung
Bei steuerfreien Posten können Sie einen Grund für die Steuerbefreiung angeben. Dies wird in elektronischen Rechnungen verwendet.

Steuern anpassen

Sollten sich die Steuern im Laufe der Zeit ändern, kann man die Steuergruppe auf der Zahnrad-Taste Duplizieren und anpassen.

Hier findet man eine Anleitung.

Zahlungen

GrandTotal unterstützt mehrere Währungen.

Wenn man einen Wechselkurs eingibt wird dieser verwendet wenn man einen Artikel aus dem Katalog in eine Rechnung zieht, die in einer Fremdwährung gestellt wird. Ausserdem werden damit die Umsätze im Dashboard in die Standardwährung umgerechnet.

Zu den verschiedenen Zahlungsarten kann man in denn Rechnungs-Einstellungen die Bedingungen festlegen.

Es können bis zu 3 Skonto-Werte definiert werden, die im Optionenmenu vom Betrag in Einstellungen/Rechnungen/Bedingungen benutzt werden können

Zeiterfassungen

Hier wird eingestellt wie die Positionen aus den unterstützten Zeiterfassungen erstellt werden.

Wenn in den Bereichen Titel oder Zwischensumme Platzhalter hinzugefügt sind, werden automatisch Titel vor den Positionen bzw. Zwischensummen nach den Positionen mit den entsprechenden Texten eingefügt. Für die Titel und Zwischensummen muss mindestens einer der Platzhalter übereinstimmen. Zwischensummen werden nur eingefügt wenn es mehr als eine Zwischensumme erfordert.

Auto-Gruppieren fasst Positionen mit der selben Bezeichnung zu einer Gruppe zusammen

Zeiteinträge werden standardmässig mit der Einheit «h» importiert. Die Einheit kann hier geändert werden.

Der Standard-Stundensatz wird verwendet, wenn Zeiten von einem Programm oder Dienst importiert werden, der keine Stundensätze unterstützt.

Mit den Regeln kann man festlegen wie Kategorien den Artikelgruppen in GrandTotal zugewiesen werden. Ohne Regeln wird die als Standard markierte Artikelgruppe angewendet.

Alle diese Einstellungen werden beim Import übernommen und haben keinen Einfluss auf bereits importierte Positionen.

Wenn ein Online-Timing Dienst hinzugefügt wird, erscheint dieser in der Übersicht.

Mitteilungen

GrandTotal kann über die Mitteilungszentrale informieren, wenn Rechnungen fällig, überfällig oder wiederkehrend werden.

Nachrichten können sich auf Wunsch wiederholen.

Angebote gelten als abgelaufen wenn das Gültigkeitsdatum verstrichen ist und das Angebot nicht als Abgelehnt oder Akzeptiert markiert wurde.

Sprachen

Benutzeroberfäche

Die Sprachwahl beeinflusst nur die Menüs und Beschriftungen - nicht aber die Layouts. Die müssen manuell übersetzt werden.

Internationale Formate

GrandTotal stellt die Zahlen und Daten jeweils im Format der Empfängerlandes an. Das Datumsformat kann hier im Rahmen der landesüblichen Gepflogenheiten angepasst werden.

Sprachen

In den Sprachen können einzelne Wörter oder ganze Sätze angelegt werden, um später in den Layouts oder Mail-Vorlagen verwendet zu werden. Jedem Kunden kann eine Sprache zugewiesen werden.
Auch Sprachvarianten sind möglich. z.B. Deutsch per Sie und Deutsch per Du
In den Layouts sind die Textbausteine im Platzhalter-Menu unter Sprache abrufbar. Auch in den Mail-Vorlagen können diese Platzhalter mit einem Rechtsklick eingefügt werden.

Text-Platzhalter

Positionstexte in Katalog-Positionen oder Dokumente-Vorlagen können mit Platzhaltern versehen werden. Texte, die mit eckigen Klammern eingefasst sind werden dann beim Übernehmen in eine Rechnung zum Ausfüllen angeboten.

Platzhalter sind praktisch, wenn in einer Katalog-Position Projekt- oder Kundenspezifische Werte ergänzt werden müssen. Z.B »Registrierung und Einrichten der [Domain]« oder »Fahrtkosten zwischen [Ort A] und [Ort B] und zurück«. Beim Einfügen eines Textes mit Platzhaltern wird ein Dialog angezeigt, in dem man die fehlenden Werte einfach ergänzen kann. Bei 2 Adressen wird die Fahrdistanz automatisch errechnet und eingetragen, wenn die Position eine Einheit von km oder mi aufweist.

Einträge aus anderen Programmen einfügen

Zeiteinträge in der Übersicht können kopiert werden und in der Positionsliste eines Rechnungsentwurfs eingefügt werden. (Die Liste muss Fokus haben bevor man ⌘V benutzt).

Unterstützte Programme

Aus folgenden Programmen können Einträge direkt über die Zwischenablage in ein Rechnung eingefügt werden:

Merlin Project

Kopierte Projektzeilen aus Merlin Project lassen ich über die Zwischenablage in Rechnungen und Angebote einfügen.

Timing

Timing Homepage
Die Tätigkeiten lassen sich in der Detail-Ansicht von Timing kopieren und in eine Rechnung einfügen.

Timings

Timings Homepage (Produkt wurde eingestellt)

Textverarbeitungen & Tabellenkalkulationen

Tab-separierter Text kann in die Positionsliste eingefügt werden. GrandTotal versucht die Stückzahlen und Preise richtig einzufügen.
Praktisch, um Positionen aus einer Tabellenkalkulation einzufügen.

Export/Import

Export

Listen

Kunden, Katalog-Positionen, und Auswertungslisten können als CSV- oder Excel-Dateien exportiert werden. Menü Ablage/Export

Die Spalten der Vorschau lassen sich beliebig verschieben um die Felder in die gewünschte Reihenfolge zu bringen.

Spalten können entfernt werden, indem man auf den Spaltentitel klickt und danach die ➖ Taste drückt. Mit der ✚ Taste können weitere Felder hinzugefügt werden.

Um den Umweg über eine Datei zu sparen, lässt sich er Inhalt der Vorschau auch in die Zwischenablage kopieren und z.B. in eine Tabellenkalkulation einfügen.

Kunden

Kunden können zusätzlich zu den Listen auch als vCard Datei exportiert werden. Das Menu dazu befindet sich unter Ablage/Export, wenn man sich im Bereich Kunden befindet.

Dokumente

Dokumente können als PDF mit Drag'n'Drop in den Finder oder ein anderes Programm gezogen werden. In den Listen in der Übersicht kann man auch mehrere Dokumente auswählen und exportieren.

Layouts

Layouts lassen sich über den Ablage/Export in ein anderes GrandTotal übertragen. (Auf dem anderen Gerät doppelklicken um zu installieren)

Buchhaltung

Seit Umsatz 2017 werden die Daten direkt aus Umsatz über das Menu Ablage/Importieren/Posten aus anderen Programmen importieren abgerufen.

Plugins für andere Buchhaltungen wie Xero, MonKey Office & shakehands Kontor können in Übersicht/Plugins laden installiert werden.

DATEV

Über das Menu Ablage/Senden an können die berechneten Posten als XML für DATEV exportiert werden.

DEVONthink 4

Dateien können zur Archivierung über das Menu Ablage/Senden an an DEVONthink 4 gesendet werden.

Lizenz

Auch die installierten Lizenzen lassen sich exportieren, falls mal GrandTotal auf einem neuen Rechner aktiviert werden soll.
Dazu das Fenster GrandTotal/Lizenzen öffnen, die gewünschte Lizenz auswählen und mit ⌘E exportieren.
Diese Datei lässt sich auf dem anderen Rechner mit Doppelklick installieren.

Import

Importieren lassen sich Kunden, Katalog-Positionen und Rechnungspositionen in den entsprechenden Bereichen über das Ablage/Import-Menu. Die Daten müssen im CSV- oder Excel-Format vorliegen.

MoneyMoney Banking Software

Einträge aus der E-Banking Software MoneyMoney werden im Menu "Konto" von MoneyMoney an GrandTotal gesendet.
Es wird die aktuelle Tabellenauswahl an GrandTotal gesendet. Besteht keine Auswahl wird der gesamte Listeninhalt übertragen.

iFinance 5

Zahlungen aus der E-Banking Software iFinance 5 können über das Menu Ablage/Import angezeigt werden. Danach können sie den entsprechenden Rechnungen oder Kunden zugewiesen werden.

Receipts Belegverwaltung

Die Daten externer Rechnungen können in Receipts mit ⌘C kopiert werden und in einem GrandTotal-Dokument mit ⌘V eingefügt werden.

Wenn der Name einer Kategorie in Receipts mit einer Artikelgruppe in GrandTotal übereinstimmt, wird diese der Position zugewiesen.

Kalender

Es können Kalendereinträge direkt in eine Rechnung importiert werden. Dazu wählt man das Menu Ablage/Import/Aus dem Kalender, wenn man sich in der Positionenliste der Rechnung befindet.

Die Dauer vom Eintrag wird übernommen und mit dem Stundensatz multipliziert.

Standardmässig wird der Kalender mit dem Namen ausgewählt, der mit dem Kundennamen die meisten Übereinstimmungen hat.

New Topic

DATANORM

DATANORM 4&5 Dateien lassen sich über das Menu Ablage/Import in den Katalog importieren.

Zahlungsdateien

Folgende Auszugsformate Ihrer Bank werden automatisch eingelesen und den offenen Rechnungen zugeordnet. Alternativ können diese Dateien auf das Icon von GrandTotal gezogen werden.
CAMT.054
CAMT.054-Dateien in der Schweiz. Wenn der Swiss-QR Code in Kombination mit einer QR-IBAN verwendet wird.
CODA
Belgische CODA-Dateien in Kombination mit dem SEPA QR-Code

Drucken

Dokumente

Dokumente können über den Druckbefehl ⌘P im Ablage Menü gedruckt werden. Auf Wunsch kann beim Druck noch ein Wasserzeichen wie Storno, Bezahlt oder ähnlich über das Dokument gelegt werden.

Bei Entwürfen erscheint eine Warnung im Druckdialog. Entwürfe können zwar zur Kontrolle einem Kunden geschickt werden sind aber nicht rechtskräftig weil sie noch kein Datum aufweisen. Dazu zuerst die Senden Taste verwenden.

Listen

Listen in der Übersicht können über "Liste drucken" im Ablage-Menü gedruckt werden. Auch Kunden und Katalog-Positionen können als Liste gedruckt werden.

Spalten können verschoben und entfernt werden, nachdem man deren Titel angeklickt hat

Zusammenarbeit

GrandTotal verwendet ein Datenformat, das von mehreren Benutzern gleichzeitig bearbeitet werden kann. Dadurch entfällt manuelles Festlegen einer Synchronisations-Methode. Die Datei wird einfach in einen geteilten Ordner auf Dropbox, iCloud, GoogleDrive oder ähnlich gelegt und alle beteiligten Personen können daran arbeiten. Geöffnet wird die gemeinsam genutzte .grandtotal Datei mit einem Doppelklick oder über das Menu Ablage/Öffnen.

Statusanzeige

Sollten noch nicht alle Daten zur vollständigen Anzeige der Inhalte vorhanden sein, wird ein oranger Indikator oben rechts im Hauptfenster angezeigt. Klickt man diesen, öffnet die Datei Information.

Datei-Informationen

Im Ablage Menu lassen sich die Datei-Informationen einblenden. Die Checksumme verrät, ob die Daten auf verschiedenen Geräten den selben Stand haben. Ist dies nicht der Fall, wurden die Daten vom Cloud Dienst noch nicht komplett synchronisiert, oder es handelt sich um eine andere Datei.

Verschlüsselung

Die Daten können mit einem Passwort geschützt werden. Die Verschlüsslung erfolgt mach modernem AES256 Standard. Es sollte ein starkes Passwort verwendet werden - dieses lässt sich sicher im Schlüsselbund aufbewahren. Wird ein Passwort vergessen, sind die Daten unwiederbringlich verloren.

Datenschutz

Durch die Ende-zu-Ende Verschlüsselung der Daten, wird es Dritten (auch dem Cloud-Provider) verunmöglicht die Daten zu lesen. Sie werden ausschließlich während der Verwendung innerhalb von GrandTotal entschlüsselt.

Passwort ändern

Um ein neues Passwort festzulegen benutzt man das Menu Ablage/Kopie speichern und vergibt der neuen Datei das neue Passwort.

Dinge, die man wissen sollte

Schnelles Tippen

Nachdem ein Artikel aus dem Katalog in ein Dokument gezogen wurde, kann man die Menge auf den Zifferntasten der Tastatur eingeben ohne die Positions-Details öffnen zu müssen. Dies funktioniert auch bei der Auswahl von mehr als einer Position.

Rechnende Zahlenfelder

Zahleneingabefelder können Formeln berechnen. Z.B. wird 100 / 4 zu 25, wenn es in ein Feld eingegeben wird.

Löschen

Viele Datensätze lassen sich erst löschen, wenn alle Verknüpfungen gelöscht sind. Siehe auch Archivierung
So kann eine Artikelgruppe nur gelöscht werden, wenn keine Positionen mehr auf sie verweisen. Dokumente die versandt wurden, können nicht mehr gelöscht werden, es sei denn, man entsperrt sie zuerst. Siehe auch Protokoll
Auch Dokumente die Zahlungen aufweisen können erst entfernt werden, wenn zuerst alle Zahlungen gelöscht wurden (Das gilt auch für Entwürfe).
Ein Kunde der Dokumente hat, kann auch erst gelöscht werden, wenn alle Dokumente entfernt wurden.

Alte Dokumente

Um Dokumente zu entfernen, deren Datum weiter als 10 Jahre zurückliegt, kann man sich eine neue Datei speichern. Dazu hält man die ⌥ Taste und öffnet das Menu Ablage/In anderen Formaten sichern. Da wählt man Letzte 10 Jahre.

In der neuen Datei werden alle älteren Dokumente entfernt. Auch werden alle Kunden gelöscht, die keine Dokumente zugewiesen haben.

Benutzung

Bei Layouts kann man sich die Benutzung über das Zahnrad-Menu anzeigen lassen. Bei Artikelgruppen, Kundengruppen, Währungen und Zahlungsarten mit einem Rechtsklick.

Archivierung

Datensätze die nicht mehr benötigt werden, wie zum Beispiel ältere Layouts oder veraltete Artikelgruppen können, wenn sie einmal benutzt wurden, nie mehr gelöscht werden, da sie für ältere Dokumente benötigt werden.
Kunden, Layouts, Katalogpositionen, Artikel-, Steuer- und Kundengruppen lassen sich in ihrer Liste mit einem Rechtsklick archivieren. So werden sie ausgeblendet und stören die aktuelle Arbeit nicht mehr. Die archivierten Einträge lassen sich bei den Listen mit Rechtsklick anzeigen und ausblenden.

Kopieren & Einsetzen & Duplizieren

Positionen können mit Kopieren und Einsetzen in andere Dokumente übertragen werden.

Das funktioniert auch mit Dokumenten - diese können nach dem Kopieren in der Liste eines Kunden eingesetzt werden.

Mit ⌘-D können Positionen und Dokumente dupliziert werden.

Verschieben

So lange sich ein Dokument im Entwurfszustand befindet, kann es in der Kunden-Ansicht auf einen anderen Kunden gezogen werden. Auch Positionen von Rechnungsentwürfen lassen sich in auf einen anderen Entwurf ziehen.

PDFs aus GrandTotal ziehen

Wenn man eine Vorschau aus GrandTotal in den Finder zieht, wird da ein PDF abgelegt.

Filtern & Suchen

Filtern

Über vielen Listen befindet sich ein Eingabefeld um diese zu filtern. Neben einigen Filter-Feldern hat es rechts ein Menu mit der die Sortierung der Liste geändert werden kann.

Netto/Brutto

Netto: Die Preise der Positionen enthalten keine Steuer. Diese wird am Ende des Dokumentes dazugerechnet. Dokumente für Geschäftskunden werden in der Regel mit Nettopreisen erstellt.

Brutto: Die Steuer ist in den Einzelpreisen bereits enthalten. Bruttopreise sind für Endkunden gesetzlich vorgeschrieben. Die Steuern werden am Ende des Dokumentes aufgeführt.

Dokumente

Bearbeiten

Um ein Dokument zu bearbeiten muss es zuerst mit der Taste oben rechts entsperrt werden
.Siehe Protokoll

Storno

Rechnungen können in der Info storniert werden. Siehe Rechnungen/Status

Rabatte

GrandTotal kennt zwei Arten von Rabatten.

Einerseits kann man auf einzelne Positionen einen Rabatt gewähren. Dieser wird auf direkt der Position in Abzug gebracht und kann mit dem Platzhalter <discount/> in der Tabelle ausgegeben werden.

Der globale Rabatt der unter den Positionen eingegeben wird, betrifft alle Positionen (auch die, die schon einen Rabatt aufweisen). Er wird nach dem Netto Betrag mit einer eigenen Layout-Zeile ausgewiesen.

Entwürfe

Alle Dokumente sind nach deren Erstellung ein Entwurf. Solange sie nicht gesendet wurden haben sie auch kein Sendedatum.

In der Vorschau werden bei Versanddatum und Fälligkeitsdatum rote Fragezeichen dargestellt. Diese werden beim Versand mit den effektiven Daten ersetzt.

Empfänger ändern

Um einen Empfänger zu wechseln, zieht man das Dokument auf den richtigen Kunden in der Kundenliste ganz links.

Das funktioniert nur mit Entwürfen. Gesendete Dokumente müssen zuerst entsperrt werden

Korrekturlesen

Um ein Dokument auf Fehler zu überprüfen, öffnet man mit ⌘K die Korrekturansicht. Wenn der Computer mit Apple Intelligence kompatibel ist, kann eine automatische Rechtschreibprüfung gestartet werden.

Zusatzfelder

Zusatzfelder können bei drei verschiedenen Datentypen angelegt werden. Sie bestehen immer aus einen Namen, der für alle Datensätze der Selbe ist und einem Wert, der für jeden Datensatz individuell eingegeben werden kann.

Alle Felder können auch in Layouts eingefügt werden. Zusatzfelder die in versandten Dokumenten genutzt wurden, lassen sich nicht mehr löschen.

Kunden

Hier können Felder zum Beispiel für Fax-Nummern oder zusätzliche Bank Daten verwendet werden.

Dokumente

Für Leistungsort, Nutzungsrechte oder ähnliche, auf das Dokument bezogene Informationen.

Positionen

Artikelnummern, Volumen oder Gewicht können damit hinzugefügt werden. Die Felder werden im Bereich Katalog angelegt.

Layouts

Briefpapier und PDF

Wenn vorgedrucktes Briefpapier verwendet wird sollten Hintergrundelemente nicht ins Layout eingefügt werden.

Dazu wird das Briefpapier als PDF in Einstellungen/Mail als Hintergrund festgelegt. Dieses wird dann bei den als Mail versandten Dokumenten als Hintergrund eingefügt.

Formate

Zahlen- und Datumsformate werden in den Dokumenten immer im lokalen Format des Empfängers ausgegeben.

Also werden einem deutschen Kunden Dezimaltrenner als Komma, einem Schweizer als Punkt dargestellt. Europäer sehen ein DD.MM.YYYY Datumsformat - Amerikaner MM/DD/YYYY.

In Einstellungen/Erweitert gibt es Optionen für das Datumsformat

Summen

Zusätzlich zu den Gesamtsummen können auch Platzhalter für die Summen einzelner Artikelgruppen verwendet werden. Zum Beispiel, um Lohnsummen separat aufzuführen. Die Platzhalter dazu sind in der Kategorie Dokument unter Summe zu finden.

Protokoll

Wenn ein gesendetes Dokument entsperrt wird und somit wieder in den Entwurfszustand gebracht wird, werden die Änderungen protokolliert um gesetzlichen Bestimmungen (GoBD) Genüge zu tun. Das Protokoll kann im Menu GrandTotal eingesehen werden und wenn geöffnet über das Menu Ablage/Export gespeichert werden.

GrandTotal erweitern

Mail Scripts

Mail Programme werden mit AppleScript gesteuert. Diese Scripts können hier angepasst werden. Um die Original-Funktionalität wieder herzustellen, löscht man die Datei aus ~/Library/Application Support/com.mediaatelier.GrandTotal3/Mail Scripts/.

Arbeitszeit-Importer

Arbeitszeit-Importer sind Javascript basierende Plugins. Funktionierende Beispiele können in Übersicht/Get Plugins geladen werden.

Plugins

GrandTotal verfügt über ein Plugin-Interface basierend auf HTML und Javascript. API Referenz öffnen (Programmierkenntnisse erforderlich)
Plugins werden mit doppelklick installiert und liegen in ~/Library/Application Support/com.mediaatelier.GrandTotal3/Plugins/
Beispiele sind auf GitHub zu finden.