L XL

Belege erkennen: PDF, Scan und Foto auf dem Mac auslesen Beta

Nicht jede Rechnung kommt elektronisch. Die meisten kommen noch immer als gewöhnliches PDF, als Scan oder als Foto. Als Beta liest GrandTotal auch diese Belege aus – vollständig auf Ihrem Mac – und legt sie zu Ihren Eingangsrechnungen.

Ziehen Sie die Dateien auf das Programmsymbol oder wählen Sie Ablage → Import → Eingangsrechnungen…, auch mehrere auf einmal.

Die Analyse läuft vollständig auf Ihrem Mac – kein Upload, keine Cloud, keine Weitergabe an Dritte. GrandTotal liest den Beleg per Texterkennung und ermittelt Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Mehrwertsteuer, IBAN, USt-IdNr. und die Parteien.

Importiert wird nichts ungesehen: Vor der Übernahme zeigt ein Korrektur-Editor den Beleg mit allen erkannten Werten farbig markiert. Stimmt etwas nicht, klicken Sie einfach den richtigen Wert direkt im Dokument an. Auch gemischte Steuersätze werden aufgeschlüsselt, Gutschriften automatisch erkannt.

Korrektur-Editor: erkannte Werte auf dem Beleg markiert, vor dem Import prüfbar

Die Erkennung ist auf klassische Rechnungs-PDFs ausgelegt. Je nach Layout und Scanqualität können die Ergebnisse variieren – der Korrektur-Editor zeigt immer, was übernommen wird. Liegt er daneben, hilft Problem melden… im Editor: GrandTotal legt Ihnen das Original und eine anonymisierte Fassung nebeneinander, Sie wählen, welche wir sehen dürfen, und schicken sie als vorbereitete Nachricht. Solche Rückmeldungen sind es, die die Erkennung besser machen.

Weiterverarbeitung

Gespeichert wird ein strukturierter Beleg mit eingebettetem Original – nachträglich jederzeit korrigierbar. Die erkannten Werte legt GrandTotal als Buchungshilfe im Profil Factur-X BASIC WL ab, einem standardisierten E-Rechnungsformat. Belege mit eingebettetem XML wie ZUGFeRD/Factur-X oder XRechnung brauchen die Erkennung gar nicht: Sie werden direkt übernommen.

Über Senden an reicht GrandTotal die erkannten Belege samt Steueraufschlüsselung weiter – zum Beispiel an Steuererklärung.app, die daraus die Vorsteuer für die Umsatzsteuer-Voranmeldung übernimmt. Wie Rechnungen automatisch über Peppol hereinkommen, zeigt der Beitrag Eingangsrechnungen empfangen.

Auf einen Blick

PDF, Scan, Foto

Herkömmliche Belege werden direkt auf dem Mac ausgelesen – ganz ohne Cloud.

Auf Ihrem Mac

Kein Upload, keine Weitergabe an Dritte – die Texterkennung läuft lokal.

Nichts ungesehen

Der Korrektur-Editor zeigt jeden erkannten Wert vor dem Import.

Original bleibt erhalten

Das PDF wird in den Beleg eingebettet und ist jederzeit abrufbar.

Weitergabe

Belege samt Steueraufschlüsselung per «Senden an» weiterreichen, z. B. für die UStVA.