Professionelle Rechnungssoftware statt Word und Excel

Word-Vorlage öffnen, Datum ändern, Rechnungsnummer hochzählen, Positionen anpassen. Manchmal verrutscht die Tabelle, dann kommt Formatierung korrigieren dazu. Jede Rechnung kostet Zeit.

In Excel: Formeln können versehentlich überschrieben werden, die MwSt-Berechnung muss manuell geprüft werden. Welche Datei war nochmal die aktuelle Version?

Das größte Problem ist die fehlende Übersicht. Welcher Kunde hat bezahlt? Welche Rechnung ist noch offen? Sie brauchen eine separate Liste oder müssen Dateien durchsuchen.

Rechnungssoftware löst diese Probleme durch Automatisierung und integrierte Verwaltung.

Gute Software kennt Ihre Kunden. Ein Klick, und Name, Adresse, Umsatzsteuer-ID sind eingefügt. Die Rechnungsnummer zählt automatisch hoch. Positionen wählen Sie aus dem Katalog oder importieren sie direkt aus Ihrer Zeiterfassungssoftware.

Textplatzhalter personalisieren Rechnungen automatisch: Anrede, Projektname, individuelle Details – ohne manuelles Anpassen.

Für wiederkehrende Leistungen nutzen Sie Vorlagen: Einmal erstellt, immer wieder verwendbar. Für Stammkunden richten Sie wiederkehrende Rechnungen ein: Monatliche Miete, Wartungsverträge, Abonnements – die Software erstellt sie automatisch.

Das spart erheblich Zeit. Zeit, die Sie in Ihr Geschäft investieren oder für einen früheren Feierabend nutzen können.

Moderne Software unterstützt elektronische Rechnungsformate wie XRechnung – wichtig für Rechnungen an Behörden und immer öfter Pflicht im B2B-Bereich.

Die Einhaltung von GoBD-Anforderungen ist integriert: Unveränderbarkeit von Rechnungen, lückenlose Nummerierung und revisionssichere Archivierung.

Alle Rechnungen eines Kunden auf einen Blick. Offene Beträge sofort sichtbar. Zahlungseingänge vermerken Sie direkt – das System zeigt, wer noch zahlen muss.

Alle Dokumente werden automatisch archiviert und bleiben durchsuchbar. Bei Nachfragen von Kunden oder beim Steuerberater haben Sie die benötigte Rechnung sofort zur Hand.

Das hilft bei der Zahlungsmoral: Sie sehen sofort, wer pünktlich zahlt und wo Sie nachhaken sollten. Bessere Übersicht bedeutet besseren Cashflow.

Die Software berechnet Brutto, Netto, Mehrwertsteuer und Zwischensummen automatisch – immer korrekt. Das Layout bleibt konsistent, Pflichtangaben sind vollständig.

Wenn Rechnungen schreiben weniger Zeit kostet, erledigen Sie es häufiger und pünktlicher. Das verbessert den Cashflow: Kurze Zahlungsfristen funktionieren nur, wenn die Rechnung zeitnah rausgeht.