Sie suchen die richtige Rechnungssoftware? Diese interaktive Checkliste hilft Ihnen, keine wichtige Anforderung zu übersehen – von rechtlichen Pflichten bis zur täglichen Arbeit.

Haken Sie ab, was Ihnen wichtig ist, und sehen Sie am Ende, wie gut eine Software zu Ihren Anforderungen passt. Punkte, die mit Pflicht markiert sind, muss jede Software in Deutschland erfüllen.

Rechtliche Anforderungen

In Deutschland gelten strenge Vorgaben für die Rechnungsstellung. Software, die diese nicht erfüllt, kann im Ernstfall teuer werden.

GoBD-Konformität Pflicht
Unveränderbarkeit, lückenlose Nummerierung, Verfahrensdokumentation. Die GoBD regelt, wie digitale Geschäftsunterlagen geführt und aufbewahrt werden müssen.

E-Rechnung (XRechnung / ZUGFeRD) Pflicht
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Ab 2027 bzw. 2028 wird auch der Versand verpflichtend.

Pflichtangaben nach §14 UStG Pflicht
Vollständiger Name und Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag.

Aufbewahrungspflicht (10 Jahre) Pflicht
Rechnungen müssen 10 Jahre revisionssicher archiviert werden. Die Software muss den Export und die langfristige Aufbewahrung unterstützen.

DSGVO-Konformität Pflicht
Kundendaten müssen DSGVO-konform verarbeitet werden. Besonders bei Cloud-Lösungen: Wo werden die Daten gespeichert? Gibt es einen AV-Vertrag?

Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)
Falls relevant: Unterstützt die Software die Kleinunternehmerregelung mit korrektem Hinweistext und ohne Mehrwertsteuer-Ausweis?

Reverse-Charge-Verfahren
Für grenzüberschreitende B2B-Leistungen: Unterstützt die Software das Reverse-Charge-Verfahren mit korrektem Hinweis auf der Rechnung?

Funktionale Anforderungen

Die tägliche Arbeit entscheidet, ob sich eine Software lohnt. Diese Funktionen sparen Zeit und vermeiden Fehler.

Dokumenttypen
Angebote, Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine, Mahnungen – deckt die Software Ihren gesamten Dokumentworkflow ab?

Wiederkehrende Rechnungen
Für Wartungsverträge, Mieten oder Abonnements: Automatische Erstellung in regelmäßigen Intervallen.

Artikelkatalog
Häufig verwendete Positionen mit Preisen, Einheiten und Beschreibungen zentral pflegen und in Rechnungen einfügen.

Zeiterfassung-Integration
Erfasste Stunden direkt in Rechnungspositionen umwandeln – ohne manuelles Abtippen. Gibt es Schnittstellen zu bestehenden Zeiterfassungstools?

Mehrwährung
Rechnungen in Fremdwährungen erstellen – wichtig für internationale Kunden.

Mahnwesen
Überfällige Rechnungen erkennen und Zahlungserinnerungen erstellen. Am besten mit mehrstufigem Mahnverfahren.

Individuelles Layout
Eigenes Logo, Schriftarten, Farben, Fußzeile. Die Rechnung ist Ihre Visitenkarte – sie sollte zu Ihrem Unternehmen passen.

Buchhaltungs-Export
Export für DATEV, lexoffice, sevDesk oder andere Buchhaltungslösungen? Wie gelangen die Daten zum Steuerberater?

Technische Kriterien

Technik, die im Hintergrund zuverlässig funktionieren muss.

Plattform
Mac-App, Windows, Web oder mobil? Passt die Plattform zu Ihrer Arbeitsweise?

Datensicherheit & Verschlüsselung
Sind Ihre Daten verschlüsselt? Bei Cloud-Lösungen: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder nur Transportverschlüsselung?

Backup-Strategie
Automatische Backups? Können Sie Ihre Daten jederzeit exportieren und wiederherstellen?

Offline-Fähigkeit
Können Sie auch ohne Internetverbindung Rechnungen erstellen? Wichtig für mobiles Arbeiten oder instabile Verbindungen.

Schnittstellen & API
Lässt sich die Software mit Ihren bestehenden Tools verbinden? Import/Export-Formate, API für Automatisierung.

Organisation & Support

Was nach dem Kauf zählt.

Datenmigration
Können bestehende Kunden, Artikel und Rechnungen importiert werden? Gibt es einen Migrationspfad von Ihrer aktuellen Lösung?

Support & Dokumentation
Gibt es deutschsprachigen Support? Online-Hilfe, E-Mail, Telefon? Wie schnell bekommen Sie Antworten?

Updates & Weiterentwicklung
Wird die Software aktiv weiterentwickelt? Reagiert der Hersteller auf gesetzliche Änderungen wie neue E-Rechnungspflichten?

Kosten & Lizenzmodell

Was die Software wirklich kostet.

Preismodell
Einmalkauf oder monatliches Abo? Was passiert mit Ihren Daten, wenn Sie das Abo kündigen?

Versteckte Kosten
Zusatzkosten für E-Rechnungsversand, zusätzliche Nutzer, erweiterten Support oder Datenexport? Lesen Sie das Kleingedruckte.

Testmöglichkeit
Gibt es eine kostenlose Testphase oder Demo-Version? Testen Sie die Software mit Ihren echten Anforderungen, bevor Sie sich festlegen.

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Rechnungssoftware Checkliste für Deutschland