Se crei una nuova azienda tramite il menu File › Nuova azienda, puoi definire le impostazioni più importanti con pochi clic nella procedura guidata di configurazione.
In seguito potrai configurare ulteriormente le Impostazioni per la tua attività e i tuoi documenti.GrandTotal Help
Benvenuti in GrandTotal
Introduzione
Nuova Azienda
Video Tutorial
Una selezione di Video è disponibile qui: Mostra Video
Personalizza il tuo layout
Una selezione di modelli può essere scaricata nella sezione layout. Puoi modificare i layout per adattarli alle esigenze di design della tua azienda.
Edizioni
GrandTotal è disponibile in 4 edizioni. S, M, L e XL. Le funzionalità disponibili solo in un livello superiore sono contrassegnate con la corrispondente edizione.
Prezzi e confronto delle edizioni: mediaatelier.com/Plans. Gestisci l'abbonamento da GrandTotal › Abbonamento…; senza abbonamento la voce si chiama Licenze….
Migrazione da GrandTotal 5 e precedenti
A partire dalla versione 6, GrandTotal utilizza un nuovo formato di file. Gli utenti delle versioni precedenti verranno invitati a migrare i dati esistenti all'avvio.
La migrazione dei dati precedenti può essere avviata manualmente dal menu di GrandTotal. Qui è inoltre possibile eliminare i dati non più necessari.
La cartella di sincronizzazione condivisa utilizzata dalle versioni precedenti di GrandTotal deve essere eliminata manualmente: si trova in GrandTotal/com.mediaatelier.grandtotal.sync nella radice del proprio Dropbox o iCloud Drive. Assicurarsi di non aver salvato file personali in quella directory prima di eliminarla.
Domande frequenti
Posso lavorare sullo stesso file contemporaneamente?
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Sì, se si trova su un'unità cloud o in una cartella condivisa sul dispositivo.
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Sì. È possibile creare una nuova azienda utilizzando il menu File.
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Sì. Per farlo, salvare il file GrandTotal corrispondente nel Finder o utilizzare il menu File/Salva copia.
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Sì. È possibile effettuare copie di backup per GrandTotal 3-5. Tuttavia, è possibile ripristinare solo i dati supportati dalla versione corrispondente. Menu File/Salva copia con il tasto ⌥ premuto.
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No. Questo funziona solo all'interno della stessa versione.
Come si passa a un nuovo Mac?
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Tutti i dati (clienti, documenti, layout, catalogo, impostazioni) si trovano nel file .grandtotal. Un ⌘-clic sul titolo della finestra mostra dove è salvato. Il modo più sicuro è scegliere sul vecchio Mac File › Salva una copia, copiare questo file sul nuovo Mac e aprirlo lì con un doppio clic. Se il file si trova in una cartella cloud, aprilo direttamente da lì sul nuovo Mac. Un file di licenza si attiva con un doppio clic.
-
Sì. Tenendo premuto il tasto ⌥, File › Salva una copia diventa Salvare in altri formati; lì si possono salvare gli ultimi 3, 5 o 10 anni in un nuovo file. Rispetta i termini di conservazione previsti dalla legge.
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Dove è stato salvato il file .grandtotal, di solito in Documenti, iCloud Drive o Dropbox. Un ⌘-clic sul titolo della finestra mostra la posizione. Time Machine include il file nel backup.
Panoramica
Il badge opzionale sull'icona della panoramica:
- Verde: addebito diretto SEPA da elaborare
- Arancione: fatture in scadenza
- Rosso: fatture scadute
- Blu: documenti ricorrenti in scadenza
Le fatture non ancora inviate si trovano in Bozze. Tutte le fatture inviate e non pagate si trovano in Recente › Aperto; quelle in scadenza in Scadenza, quelle scadute in Scaduto.
Dashboard
La dashboard offre una rapida panoramica delle fatture aperte. È inoltre possibile confrontare i ricavi con il periodo dell'anno precedente.
Tutti i valori vengono convertiti nella valuta predefinita utilizzando il tasso di cambio inserito in Preferenze/Pagamenti.
Netto/Lordo
Un interruttore in basso nel dashboard consente di commutare tra la visualizzazione dei totali netti e lordi.
Dahsboard online
È possibile accedere al dashboard anche online. I dati sono protetti con una crittografia end-to-end sicura. Maggiori informazioni qui.
Cose da fare
Questo è l'elenco delle annotazioni interne che sono contrassegnate come todo, usa il segno di spunta per rimuoverle.
Grafici
Nella sezione Grafici puoi confrontare e visualizzare i valori. La scala può essere scelta in alto a destra.
Nella parte inferiore selezioni i valori da inserire nel grafico. Il colore delle barre può essere modificato. Trascina gli elementi per cambiare l'ordine. Trascinali fuori dalla finestra per eliminarli.
Nella parte inferiore selezioni i valori da inserire nel grafico. Il colore delle barre può essere modificato. Trascina gli elementi per cambiare l'ordine. Trascinali fuori dalla finestra per eliminarli.
Facendo clic con il tasto destro su una barra ottieni l'opzione di suddividere i valori in base a vari criteri.
Facendo clic su una barra viene visualizzato un elenco dei documenti corrispondenti. Facendo doppio clic su un documento verrà mostrato. L'elenco può essere esportato.
Tutti i valori sono mostrati nella tua valuta principale. Il tasso di cambio può essere impostato in Preferenze/Pagamenti
I valori dell'anno precedente vengono visualizzati solo in scale comparabili.
Confrontando gli elementi, è molto probabile che si verifichino differenze di arrotondamento rispetto alle fatture. (Questo perché le tasse sono calcolate sul totale delle fatture e non sui singoli articoli)
I grafici saranno disponibili non appena verranno inviati documenti.
Bozze
Qui troverai tutti i documenti che non sono ancora stati inviati.
Qui trovi una fattura che deve ancora essere inviata. Recente › Aperto elenca invece le fatture inviate ma non ancora pagate.
Previsione
La previsione mostra il fatturato atteso da fatture ricorrenti e permanenti.
Addebito SEPA Diretto
Questa sezione è popolata con gli elementi di addebito diretto da elaborare.
Da qui puoi esportare un file XML che può essere caricato sulla tua banca o inviarlo direttamente a MoneyMoney.
Le impostazioni per gli addebiti diretti si trovano in Preferenze/Identificazione e nei Clienti.
Da qui puoi esportare un file XML che può essere caricato sulla tua banca o inviarlo direttamente a MoneyMoney.
Le impostazioni per gli addebiti diretti si trovano in Preferenze/Identificazione e nei Clienti.
Modelli
Qui puoi vedere i tuoi modelli di documenti (se ne hai creati) e modificarli. Un modello si crea da una fattura o da un preventivo esistente: clic destro sul documento o sul suo pulsante a ingranaggio › Crea modello.
Usa il menu "Modifica/Elimina" per rimuovere i modelli non utilizzati.
Usa il menu "Modifica/Elimina" per rimuovere i modelli non utilizzati.
Modelli interattivi
I plugin possono aggiungere modelli al menu Nuovo, ad esempio per tariffari come HOAI o SIA. Selezionandone uno si apre un modulo che crea una bozza pronta.
I modelli si installano tramite Ottieni plugin nella panoramica.
Tempo di lavoro (facoltativo)
GrandTotal supporta varie applicazioni di tracciamento del tempo. Le loro registrazioni appaiono nella sezione corrispondente. Gli elementi già fatturati sono elencati nella sezione "Fatturati".
Gli elementi senza costo non sono elencati per impostazione predefinita. Questo può essere modificato in Preferenze/Tracciamento del tempo
"Selezione fattura" cerca il cliente per gli elementi. Se esiste già una bozza di fattura, le voci verranno aggiunte. Altrimenti verrà creata una nuova bozza con l'elemento selezionato.
Puoi anche aggiungere tempi a un documento specifico copiando gli elementi, spostandoti nella selezione fattura e incollandoli.
Se l'opzione "Raggruppamento automatico" è attivata, gli elementi con lo stesso titolo vengono raggruppati. I titoli sono impostati in Preferenze/Tempo di lavoro.
Usa il menu Modifica/Archivia per rimuovere le voci indesiderate.Plugin
I servizi possono essere aggiunti caricandoli dalla sezione "Ottieni Plugin".
Mostra
Inviati
Tutti i documenti inviati sono elencati qui. Sono raggruppati per anno e mese.
Un clic destro su Inviato › Mostra nel Finder apre la cartella di archiviazione con i PDF (vedi Impostazioni › File).
In Inviato › Fatture ogni anno ha una voce propria; un clic mostra tutte le fatture di quell'anno. Sotto seguono i mesi. Con un clic destro su Inviato scegli Trimestre in Suddivisione per vedere i trimestri.
Rapporti
Ci sono diversi strumenti per analizzare fatture e pagamenti.
Intervallo di Date
Puoi riepilogare i tuoi dati in vari modi. Usa "File/Esporta" per salvare file CSV.
Clienti
I clienti possono essere valutati per anno, fatturato, gruppo di clienti o paese.
Tabelle
La tabella fornisce informazioni sul fatturato, la moralità di pagamento e il saldo attuale dei clienti elencati.
Può essere trasferita in altri programmi tramite il menu File/Esporta. Ad esempio, per lettere in serie.
Etichette
Stampare gli indirizzi dei clienti su fogli di etichette. I modelli per Harma e Avery facilitano le impostazioni.
Per farlo, seleziona in alto la vista centrale con il controllo segmentato, definisci il foglio di etichette con Impostazione pagina e stampa con ⌘P.
Diagramma
Come rappresentazione alternativa dei ricavi, è possibile visualizzare un diagramma.
Mesi
Questa vista è un residuo di versioni precedenti ed è stata sostituita dai Grafici.
Plugin
GrandTotal può essere esteso dai plugin. Carica plugin per importare il tempo qui.
Liste intelligenti
Utilizzando le liste intelligenti, puoi raggruppare fatture, preventivi e pagamenti secondo criteri diversi.
Una nuova lista si crea con il pulsante + in basso nella barra laterale della panoramica: Nuova lista smart.
Ricevuto
Le fatture ricevute acquisite si trovano in Ricevuto › Fatture o Note di credito, i documenti ancora da verificare in Recente › Nuove fatture ricevute. Le voci appaiono non appena ci sono documenti. Un clic destro su Ricevuto › Aggiorna avvia subito il recupero.
I documenti si acquisiscono con File › Importa › Da file… o Da scanner…, trascinando PDF o immagini sull'icona di GrandTotal nel Dock, oppure automaticamente tramite Impostazioni › Fatture ricevute (Cartella monitorata, Casella di posta).
Icone
Il colore dell'icona della fattura negli elenchi dei documenti indica lo stato del pagamento:
- Rosso: scaduta
- Arancione: in scadenza
- Verde: pagata
Nelle informazioni di una fattura compare un triangolo di avviso accanto a Numero se il numero è già usato da un'altra fattura, e accanto a Cliente se non è selezionato alcun cliente.
Clienti
Tutti i documenti relativi al cliente corrispondente sono elencati qui. In alto vedrai sempre il documento più recente.
Fai clic sul pulsante ⓘ per modificare le informazioni del cliente.
Usa la casella di ricerca sopra i clienti per filtrare l'elenco. Fai clic sull'icona della lente per filtrare l'elenco per gruppo di clienti o etichetta.Un nuovo cliente si crea con il pulsante + sotto l'elenco dei clienti: Manualmente o Da Contatti.
I clienti creati due volte si uniscono trascinando un cliente sull'altro tenendo premuto il tasto ⌥ e scegliendo Unisci. Il cliente su cui si trascina rimane. Aggiungi come contatto lo trasforma invece in un contatto.
Il pulsante ⓘ compare quando passi con il mouse sul cliente nell'elenco.
Dati del Cliente
Informazioni di Contatto
Qui si definisce il gruppo di clienti, la valuta predefinita, i termini e i layout da utilizzare per i documenti di questo cliente.
Usando il menu Modifica/Imposta come predefinito puoi impostare qualsiasi contatto come predefinito.
Puoi specificare più indirizzi email separati da virgole.
ad es. [email protected], cc:[email protected]
Un prefisso cc: aggiunge il destinatario in copia, un prefisso bcc: per una copia nascosta.
Il campo Pagabile entro definisce i giorni fino alla scadenza per le nuove fatture di questo cliente; Valuta la valuta dei nuovi documenti. Nelle informazioni di una singola fattura si possono modificare entrambi.
La formula di saluto (ad es. «Gentile signora …») si trova nel campo Formula di saluto sotto il cognome.
Nel campo Partita IVA GrandTotal controlla la cifra di controllo durante la digitazione (avviso Checksum non valido). Con un numero UE formalmente valido, nel campo appare un pulsante ? (Verifica con VIES); un clic interroga il servizio VIES.
Contatti
Un cliente può contenere più contatti. Questi possono essere assegnati come destinatari di un documento.
Un ulteriore contatto si crea nei dati anagrafici nella riga Contatti con +, con – lo si rimuove. Un contatto ha un proprio indirizzo; così si può rappresentare anche una filiale. Nel documento lo si sceglie nelle informazioni alla voce Destinatario.
Etichette
Le etichette possono essere create per contrassegnare i clienti. A ogni cliente possono essere assegnate etichette diverse per facilitarne la ricerca. Vedi Clienti
La lente nel campo di ricerca sopra l'elenco dei clienti filtra i clienti per Gruppo cliente o Etichetta. Le fatture non hanno etichette.
Lingua
Puoi impostare le lingue in Impostazioni/Lingue
Gruppo cliente
Il gruppo cliente decide se e come vengono applicate le tasse ai documenti di questo cliente. Vedi Preferenze/Tasse
SEPA
Inserisci il tuo ID mandato per l'addebito diretto SEPA. Se fornisci un ID, devi impostare anche la corrispondente data di firma.
Ogni volta che invii una fattura a un cliente con questi dati forniti, il documento verrà aggiunto all'elenco in Panoramica/Recenti/Addebito Diretto SEPA.
Ogni volta che invii una fattura a un cliente con questi dati forniti, il documento verrà aggiunto all'elenco in Panoramica/Recenti/Addebito Diretto SEPA.
E-Invoice
GrandTotal supporta numerosi formati di fattura elettronica, la maggior parte dei quali compatibili con lo standard europeo EN16931. Il formato può essere selezionato individualmente per ogni cliente.
Formati supportati:
- XRechnung 3.0.1 (UBL 2.0)
- XRechnung/ZUGFeRD (CII 2.3.0) – l'XML viene incorporato nel PDF
- PEPPOL Billing 3.0 (UBL 2.0) – crea solo il file
- PEPPOL via e-invoice.be e PEPPOL via recommand.eu – inviano la fattura direttamente nella rete Peppol
- e altre varianti specifiche per paese
Il formato si sceglie presso il cliente in ⓘ (dati anagrafici) › Fattura elettronica. Se sono selezionati più clienti, lo si può impostare per tutti contemporaneamente.
Con XRechnung/ZUGFeRD (CII 2.3.0) l'XML viene incorporato nel PDF al momento dell'invio; con Add separately viene inoltre allegato, con Exclude PDF viene inviato solo l'XML. I formati UBL non vengono incorporati nel PDF. I servizi Peppol trasmettono per impostazione predefinita solo l'XML; con l'opzione Attach PDF Invoice nelle loro impostazioni viene inviato anche il PDF.
Le fatture elettroniche non hanno un layout. Loghi e testi digitati nel layout non vi compaiono. Per visualizzarle è adatto ad es. il programma gratuito InvoiceViewer.
I formati obsoleti (ad es. PEPPOL BIS 1.0) appaiono nel menu solo se si tiene premuto ⌥ all'apertura.
Verifactu
VeriFactu garantisce in Spagna che le fatture vengano registrate in modo pulito e tracciabile. Il software memorizza ogni fattura in un ordine chiaro e segnala automaticamente i dati più importanti all'autorità fiscale. Questo aiuta le aziende a mantenere la documentazione in ordine ed evitare errori.
Non si tratta di una fattura elettronica nel senso vero e proprio, ma di un codice QR per convalidare la fattura.
Tariffa oraria
La tariffa oraria viene utilizzata quando si inseriscono elementi con una durata in una fattura. Se non viene specificata alcuna tariffa oraria, verrà utilizzata la tariffa da Impostazioni/Tempo di lavoro.
Campi aggiuntivi
Campi aggiuntivi possono contenere informazioni sui propri clienti. Questi campi possono essere aggiunti anche ai layout.
Valuta
Il campo Valuta nei dati anagrafici imposta la valuta del cliente. I nuovi documenti di questo cliente la riprendono; i documenti esistenti mantengono la loro valuta. La valuta di una singola fattura si modifica nelle sue informazioni.
Fatture
Una fattura è sempre composta da almeno un elemento. Se necessario, possono essere aggiunti elementi aggiuntivi.
Una nuova fattura si crea selezionando il cliente a sinistra e poi facendo clic sul pulsante + sotto il suo elenco di documenti. Lì si trovano anche preventivo, nota di credito, fattura permanente, progetto, pagamento, documento e gruppo di documenti. In alternativa tramite il menu File/Nuovo. Il nuovo documento appartiene al cliente selezionato.
Se File › Nuovo è disattivato, non è selezionato alcun cliente: passa prima alla sezione Clienti e seleziona il cliente.
Informazioni
Stato
Lo stato appare solo sulle fatture non pagate inviate. Utilizzalo per annullare una fattura o contrassegnarla come completata.
Valori: Nessuno, Stabilito e Cancellato. Entrambi tolgono la fattura dalle partite aperte. Stabilito è adatto quando è stata pagata solo una parte e il resto non è più atteso (ad es. differenza dovuta allo sconto); Cancellato quando non è stato incassato denaro e non si attende più alcun pagamento. Una fattura contrassegnata come stabilita senza pagamento non viene conteggiata nel fatturato.
Il PDF della fattura inviata non cambia. Se deve essere visibile una nota di annullamento, stampa la fattura con ⌘P e scegli una filigrana nella finestra di stampa (vedi Stampa).
Inviata
La data in cui hai inviato la fattura. Verrà impostata alla data corrente nella finestra di invio a meno che non modifichi manualmente la data.
Scadenza
La data in cui la fattura diventa esigibile. Questa data viene calcolata dalla data di invio e dai termini impostati nella finestra di invio.
E-Invoice
Nel caso in cui il cliente sia stato configurato per la fatturazione elettronica, qui salvi la fattura elettronica come file con il pulsante Salva. Questo funziona anche con le bozze, per controllare il file prima dell'invio; per la data di invio ancora mancante viene usata la data odierna.
Destinatario
Di solito questo è il contatto principale del tuo cliente. Se il tuo cliente ha più di un contatto, puoi modificarlo qui.
Numero
Il numero di fattura. Questo verrà impostato automaticamente durante l'invio del documento. Se si precompila questo valore non verrà generato un nuovo numero.
Il numero si modifica nelle informazioni della fattura, nel campo Numero. In una fattura inviata il campo è bloccato; prima sblocca la fattura con il pulsante rosso del lucchetto (Sblocca documento). Un triangolo di avviso accanto al campo indica che il numero è già usato da un'altra fattura.
Oggetto
Oggetto facoltativo per il documento.
Riferimento
Utilizzare questo campo se si desidera aggiungere un riferimento. Alcune fatture elettroniche richiedono di inserire qui il riferimento dell'ordine.
Se si trasforma un preventivo in una fattura, il numero del preventivo verrà copiato in questo campo.
Valuta
La valuta in cui viene emessa la fattura. Per una nuova fattura, questa viene presa dalle impostazioni del cliente.
Cambiando la valuta, i prezzi vengono modificati in base al tasso inserito in Preferenze/Pagamenti.
Tipo di Pagamento
Il tipo di pagamento previsto dal cliente. Questo viene preso dalle impostazioni del cliente.
Termini di Pagamento
Il tempo in giorni fino alla scadenza della fattura. Questo valore è prelevato dalle impostazioni del cliente.
Intervallo di date
Se gli elementi della fattura contengono date, l'intervallo viene calcolato automaticamente. È possibile impostare un intervallo personalizzato qui.
L'intervallo è il periodo di prestazione. Nel layout viene riportato con <document.dateRange/> e viene ripreso nelle fatture elettroniche. Non esiste un intervallo per singolo elemento; un elemento ha solo una data. Se negli elementi ci sono date vecchie (ad es. elementi copiati), imposta l'intervallo qui manualmente.
Ricorrente
Le fatture possono essere contrassegnate come ricorrenti. Le fatture ricorrenti sono elencate nella Panoramica. Prima nella sezione "Ricorrenti in seguito" e se la data ricorrente è raggiunta in "Ora ricorrenti". Da lì è possibile creare una fattura.
Quando ci sono fatture ricorrenti pronte per essere inviate, un badge blu nell'icona della panoramica lo notificherà.
L'intervallo si imposta nelle informazioni della fattura alla voce Ricorrenze (settimana/e, mese/i, anno/i). Determinante è la data di invio della fattura precedente. Da Ricorrente ora nasce una nuova bozza che può essere modificata prima dell'invio. Per crediti invariati senza modifiche è adatta la fattura permanente.
Una fattura compare in Prossime ricorrenze solo dopo essere stata inviata.
Le fatture ricorrenti non hanno una data di fine; solo le fatture permanenti ne hanno una (Fine).
Campi Personalizzati
È possibile aggiungere campi personalizzati. I campi sono gli stessi per tutte le fatture, ma possono contenere valori individuali.
Articoli
La tabella di una fattura consiste di almeno un articolo.
Il pulsante più in basso a sinistra crea un articolo di fattura regolare. Utilizzare il pulsante a ingranaggio per inserire altri elementi o per ordinare la tabella.
A destra della tabella c'è il catalogo. È possibile trascinare gli articoli dal catalogo direttamente nella posizione desiderata nella tabella della fattura.Utilizzare il menu File/Importa per importare direttamente un file Excel o CSV in un documento bozza.
Nuovi elementi, titoli, subtotali e altri tipi di elementi vengono inseriti dopo l'elemento selezionato, senza selezione alla fine. L'ordine si cambia nella bozza trascinando gli elementi in un'altra posizione.
Il catalogo accanto al documento si mostra con Vista › Mostra assistente (⇧⌘L) e Vista › Assistente mostra › Catalogo (⌘4).
Introduzione
Nella parte superiore dell'elenco degli articoli è possibile inserire un'introduzione personale che apparirà sopra il primo articolo della fattura. Ulteriori informazioni
Articolo
Un articolo è composto da una Quantità e un prezzo unitario. Entrambi i valori moltiplicati danno come risultato il prezzo dell'articolo.
Facoltativamente puoi inserire un'unità come "pz" o "h" nel campo Unità.
Uno sconto sull'articolo si digita nel campo Sconto della sua riga, in percentuale (ad es. 10 per il 10 %). Viene detratto dal prezzo dell'articolo.
Gli articoli possono anche avere una data.
Il gruppo articolo definisce quanto di tasse vengono aggiunte per quell'articolo specifico. Le tasse vengono calcolate alla fine del documento.
Facoltativamente puoi inserire un'unità come "pz" o "h" nel campo Unità.
Uno sconto sull'articolo si digita nel campo Sconto della sua riga, in percentuale (ad es. 10 per il 10 %). Viene detratto dal prezzo dell'articolo.
Gli articoli possono anche avere una data.
Il gruppo articolo definisce quanto di tasse vengono aggiunte per quell'articolo specifico. Le tasse vengono calcolate alla fine del documento.
È possibile trovare alcuni plugin per il calcolo di articoli come aree e volumi in Panoramica/Plugin/Ottieni Plugin.
Se hai configurato Campi aggiuntivi nel Catalogo, puoi modificarli facendo clic sull'icona dell'etichetta accanto al titolo dell'articolo.
Costo Dinamico
I costi dinamici consentono il calcolo dei costi in base agli articoli precedenti. Ad esempio, è possibile calcolare uno sconto o un ricarico su uno o più articoli.
I costi dinamici possono essere estesi con plugin. Trova esempi su Github.
Se il gruppo articolo non corrisponde alle tasse del precedente, verrà visualizzato un simbolo di avvertenza
Con un valore base, le posizioni possono essere calcolate come percentuali di un importo fisso — ad esempio per tariffari come HOAI o SIA. I plugin corrispondenti possono essere scaricati separatamente.
Riepilogo
In un riepilogo, diversi articoli possono essere sommati in uno. Gli articoli in esso contenuti possono essere restituiti come tabelle individuali dopo i totali finali o non essere elencati affatto.
Nota: Se la tabella è impostata per elencare i totali in fondo alla pagina, il primo riepilogo verrà elencato su una nuova pagina.
Nota: Se la tabella è impostata per elencare i totali in fondo alla pagina, il primo riepilogo verrà elencato su una nuova pagina.
Inoltre, la somma degli articoli contenuti può essere moltiplicata per un fattore aggiuntivo. Ad esempio, 1 tavolo e 4 sedie possono essere noleggiati per 3 giorni.
Note
Aggiungi note se desideri aggiungere informazioni senza alcun costo.
Annotazione Interna
Queste annotazioni sono per uso interno e non appaiono nei PDF.
Quando contrassegni un'annotazione come da fare, appare nella panoramica sotto Da Fare.
Barra di formattazione
Sopra la descrizione dell'articolo c'è una barra di formattazione. Rende il testo selezionato grassetto, corsivo o sottolineato. Se non c'è nulla di selezionato, il formato vale per il testo che digiti dopo.
La × a destra della barra la nasconde, per tutte le descrizioni. Per mostrarla di nuovo, scegli Vista › Mostra barra di formattazione oppure usa il menu contestuale della descrizione.
Elenchi
Le descrizioni degli articoli possono contenere elenchi puntati e numerati, anche su più livelli.
- Un elenco inizia quando digiti «-», «*» o «1.» seguito da uno spazio all'inizio di una riga. In alternativa usa la barra di formattazione o Elenco nel menu contestuale.
- Invio crea una nuova voce. Invio su una voce vuota torna indietro di un livello e alla fine chiude l'elenco.
- Tab aumenta il rientro di una voce, Maiusc-Tab lo riduce. Lo stesso vale per ⌘] e ⌘[ o per i pulsanti freccia nella barra di formattazione.
- Maiusc-Invio inserisce un a capo all'interno di una voce.
Titolo
Usa i titoli per strutturare i documenti se necessario.
Opzioni
Le opzioni possono essere aggiunte solo a preventivi e si comportano come titoli.
Se le opzioni vengono aggiunte alla fine del preventivo, può essere formata una somma delle posizioni successive.
Le opzioni inserite tra i titoli regolari sopprimono la sommazione degli elementi successivi.
Quando si converte un preventivo in fattura, le opzioni vengono convertite in titoli regolari.
Gli elementi che appartengono a un'opzione sono contrassegnati in arancione nell'elenco degli articoli.Un'opzione si inserisce tramite il pulsante a ingranaggio sotto l'elenco degli elementi › Opzioni. Gli elementi successivi sono considerati opzionali.
Subtotale
In documenti complessi può essere utile aggiungere subtotali. La somma viene calcolata da tutti gli articoli dall'ultimo subtotale. (O dall'inizio del documento se non ce ne sono)
Interruzione di pagina
Le interruzioni di pagina vengono aggiunte automaticamente quando un articolo non si adatta a una pagina. Con questo elemento puoi forzare un'interruzione di pagina.
Raggruppamento
Gli elementi possono essere raggruppati in un unico elemento utilizzando ⌘G.
Solo l'elemento raggruppato è quindi visibile per il destinatario.
I gruppi accumulano le note di tutti gli elementi racchiusi. È possibile personalizzare il testo facendo clic con il tasto destro sul campo delle note e selezionando "Inserisci nota".
Modifica di più elementi
Utilizzare il menu contestuale su più elementi selezionati per modificare i valori su più di un elemento.
Totale
I valori netti e lordi della fattura sono visualizzati sotto gli elementi.
Margine
Invece del valore netto, il margine può essere visualizzato alternativamente come valore assoluto o percentuale.
Il margine può essere calcolato solo per gli articoli di catalogo che hanno un prezzo di costo.
Per farlo, sotto l'elenco degli elementi si sceglie nel menu a comparsa a sinistra della riga dei totali (mostra Netto) Margine o Margine %.
Incollare
La tabella consente di incollare elementi copiati da Timings, Tyme, Merlin Project, OmniFocus, OmniPlan, The Hit List, Numbers ed Excel.
Scansiona codice a barre
Nella bozza scegli File › Nuovo › Scansiona codice a barre (⌃⌘S). Sopra gli elementi appare un'area di scansione per fotocamera, iPhone o lettore di codici a barre. GrandTotal cerca l'articolo di catalogo con questo EAN/GTIN e lo inserisce; se è già nella fattura, la sua quantità viene aumentata di 1.
Anteprima
In questa vista puoi vedere il documento nella forma in cui raggiunge il tuo cliente.
Se il documento è ancora una bozza, puoi modificare il layout. Ulteriori informazioni sui layout
Invio
Quando un documento viene inviato per la prima volta, il programma chiede la data di invio.
La data può essere inserita anche numericamente. Basta digitare la data.
Dopo la conferma, viene calcolata la data di scadenza e il documento viene bloccato nello stato finale. Non sono più possibili ulteriori modifiche, a meno che non si sblocchi il documento con il tasto di blocco rosso. In questo modo diventa nuovamente una bozza.La data della fattura è la data di invio. Una data diversa, anche dell'anno precedente, si sceglie nella finestra di invio; per questo non si dovrebbe modificare l'ora di sistema del Mac. Una fattura già inviata si invia di nuovo con lo stesso pulsante, che allora si chiama Invia di nuovo. Per questo non serve sbloccarla. Se devi prima modificarla, sbloccala con il pulsante rosso del lucchetto (Sblocca documento): la data di invio viene cancellata e il pulsante torna a chiamarsi Invia.
Il numero viene assegnato una sola volta al primo invio. Sbloccando e inviando di nuovo, il numero rimane invariato.
Il pulsante di invio non è mai disattivato. Per una fattura finale appare solo quando almeno una delle sue fatture parziali è stata inviata.
Fatture Elettroniche
Quando nelle impostazioni del cliente è selezionata una fattura elettronica, l'opzione di stampa viene sostituita con un pulsante di salvataggio.
Per le fatture elettroniche inviate tramite PEPPOL o altri servizi, viene mostrato un pulsante Rete.
Se mancano dati richiesti dal formato scelto, GrandTotal indica i campi mancanti al momento dell'invio. Completali e invia di nuovo.
Per l'invio tramite Peppol, scegli presso il cliente in Fattura elettronica il formato PEPPOL via e-invoice.be o PEPPOL via recommand.eu. Le credenziali si inseriscono tramite il pulsante delle impostazioni accanto al formato (e-invoice.be: Chiave API; recommand.eu: Chiave API, API Secret, facoltativo Company ID). Nel campo Peppol ID si trova l'identificativo del cliente, Look Up lo cerca. Dopo l'invio, il pulsante Rete trasmette la fattura. Il formato PEPPOL Billing 3.0 (UBL 2.0) invece crea solo il file.
Motivi frequenti di rifiuto: elementi senza titolo (ad es. righe vuote alla fine) e punti o spazi nella propria partita IVA in Impostazioni › Identità.
Se presso il cliente è scelta una fattura elettronica, la finestra di invio non offre la stampa. La stampa resta possibile con ⌘P. I clienti privati non hanno bisogno di una fattura elettronica; per loro lascia vuoto il formato.
Fatture parziali
Una bozza di fattura può essere convertita in una fattura finale contenente più fatture parziali facendo clic sul pulsante a ingranaggio. È possibile scegliere tra 1 ⅓ rata o 2, 3 e 4 rate uguali.
Manualmente è possibile specificare qualsiasi importo nelle impostazioni. Questi possono essere inseriti come importo percentuale (20) o come frazione (1/3).
Una fattura finale può essere inviata solo quando almeno una delle fatture parziali è stata inviata. Se ci sono pagamenti parziali, questi vengono automaticamente detratti.
La fattura finale è detta anche fattura di saldo.
Fatture permanenti
Le fatture permanenti sono adatte per affitti e altri crediti ricorrenti regolarmente per i quali non è necessario inviare una nuova fattura ogni volta.
Per farlo, scegli Fattura permanente sul pulsante + sotto l'elenco dei documenti del cliente. Nelle informazioni imposta l'intervallo in Intervallo (Settimana/e, Mese/i, Anno/i) e, facoltativamente, una data di fine in Fine. Inizio mostra la data di invio da cui partono le ripetizioni. Dopo l'invio l'intervallo non si può più modificare.
Quindi crei la fattura come al solito e la invii.
GrandTotal crea automaticamente un documento per ogni ripetizione nel momento stabilito. Questo può essere contrassegnato come pagato dopo l'avvenuto pagamento.
GrandTotal crea automaticamente un documento per ogni ripetizione nel momento stabilito. Questo può essere contrassegnato come pagato dopo l'avvenuto pagamento.
Le ripetizioni create automaticamente appaiono sotto la fattura permanente, non in Ricorrente ora. Le prossime scadenze sono mostrate nelle previsioni.
Note di credito
Una fattura si trasforma automaticamente in una nota di credito non appena il totale è inferiore a zero. Tieni presente che è necessario contrassegnare le note di credito come pagate.
Una nota di credito si crea come una fattura, con il pulsante + sotto l'elenco dei documenti del cliente o tramite il menu File/Nuovo/Nota di credito.
Preventivi
I preventivi funzionano come le Fatture. Un preventivo si converte in fattura selezionandolo nell'elenco dei documenti con un clic destro o tramite il suo pulsante a ingranaggio e scegliendo Crea fattura. Il numero del preventivo si trova poi nel campo Riferimento della fattura. Se necessario, è poi possibile modificarla.
Preventivi interattivi
I preventivi possono essere condivisi come pagina web interattiva. Vista › Anteprima HTML mostra questa pagina web; lì personalizzi font, colori e logo.
Il cliente riceve il link via e-mail: in Impostazioni › Mail scegli Preventivo in alto a sinistra e trascina il segnaposto blu Preventivo interattivo nel testo della mail. Nel menu del segnaposto scegli Link preventivo interattivo o Link con password. Poi invia il preventivo. Il cliente apre il preventivo nel browser, sceglie le opzioni e lo accetta online. GrandTotal notifica modifiche e accettazione.
Pagamenti
Ogni fattura può contenere tutti i pagamenti parziali necessari. Se la somma dei pagamenti raggiunge il totale della fattura, questa viene considerata pagata.
Se aggiungi un pagamento prima di inviare la fattura, viene considerato come un pagamento in acconto (la data del pagamento è precedente alla data della fattura)
Per i pagamenti con un importo leggermente inferiore al totale della fattura, viene visualizzato il valore dello sconto in contanti dedotto. Fai clic sul segno di spunta per contrassegnare la fattura come completata.
Se ricevi un acconto da un cliente, lo aggiungi alla gerarchia superiore dei documenti. Se successivamente trascini questo pagamento su una fattura non pagata, verrà assegnato alla fattura.
Un pagamento si registra nella fattura inviata con il pulsante Pagato … (inserire importo e data). In alternativa nel menu del documento Aggiungi pagamento o tramite File › Nuovo › Pagamento.
Una data di pagamento errata si modifica nel pagamento stesso: nella sezione Clienti espandi la fattura e seleziona il pagamento. Non è necessario sbloccare la fattura.
Estratti conto bancari (CAMT.053)
Gli estratti conto bancari in formato CAMT.053 si importano aprendo il file in GrandTotal: trascinandolo sull'icona di GrandTotal nel Dock, con un doppio clic o con File › Aprire un'azienda … (⌘O). I pagamenti vengono abbinati alle fatture aperte. File › Importa › Da file… è invece pensato per le fatture ricevute.
Progetti
Utilizza i progetti per organizzare i tuoi documenti. Il nome del progetto verrà mostrato nei documenti quando aggiungi il segnaposto <document.project/>.
Cartelle Collegate
I progetti possono essere collegati a cartelle di Finder e viceversa.
Tariffa oraria
Un progetto può avere una propria tariffa oraria. I documenti nel progetto la utilizzano se non ne definiscono una propria; altrimenti vale la tariffa del cliente.
Budget
I preventivi accettati formano il budget di un progetto. Le fatture vengono detratte e l'importo rimanente viene mostrato nell'elenco dei progetti.
I budget possono essere disattivati nelle Impostazioni sotto Progetti.
Documenti
I documenti PDF possono essere allegati a fatture, progetti o clienti. Per farlo, nell'elenco dei documenti scegli presso il documento desiderato (clic destro o pulsante a ingranaggio) Allegare Documento e assegna al nuovo documento un file PDF con Seleziona un PDF o tramite trascinamento. Un documento creato con il pulsante + sotto l'elenco dei documenti appartiene al cliente e non a una fattura.
Se l'opzione Allegare con documento principale è attivata, il documento viene aggiunto alla fattura o al preventivo quando lo invii.
Un documento contiene un file PDF esistente, ad esempio un contratto o un progetto. Lettere e altra corrispondenza non si scrivono in GrandTotal.
Gruppi di documenti
Usa i gruppi di documenti per unire più documenti PDF in un unico documento.
Estratti conto
L'elenco dei documenti del cliente può essere modificato in modalità cronologia utilizzando il simbolo dell'orologio. Qui sono elencate tutte le fatture e i pagamenti in ordine cronologico.
Utilizzando la selezione multipla, puoi selezionare quali elementi devono apparire nell'estratto conto.
Negli estratti conto, il segnaposto del layout <quantity/> viene sostituito con la data della fattura/pagamento
Con il pulsante Invia nella vista dell'estratto conto, l'estratto viene inviato come una fattura. Oggetto e testo dell'e-mail si definiscono in Impostazioni › Posta per il tipo Estratto conto, il layout in Impostazioni › Clienti o per singolo cliente nei dati anagrafici.
Catalogo
Il catalogo viene utilizzato per gli articoli comunemente utilizzati. Appare anche sul lato destro dell'elenco nei documenti. Da lì puoi trascinare gli articoli sia nel documento che dal documento al catalogo.
Usa la casella di ricerca sopra gli articoli per filtrare l'elenco. Fai clic sull'icona della lente per filtrare l'elenco per gruppo di articoli o etichetta.
Un nuovo articolo si crea con il pulsante + sotto l'elenco degli articoli.
Prezzi
Premendo il tasto Invio dopo aver inserito un prezzo netto verrà calcolato il prezzo lordo e viceversa. Se si desidera inserire manualmente l'altro prezzo, basta premere il tasto Tab.
Prezzo di costo
Prezzo di acquisto a cui vengono aggiunti i costi accessori di approvvigionamento, come trasporto, assicurazione, ecc.
Questo valore viene utilizzato per calcolare il margine.
Gruppo di articoli
Il gruppo di articoli viene utilizzato per la categorizzazione, decide inoltre come viene tassato l'articolo. Vedi tasse
I nuovi gruppi di articoli si creano in Impostazioni › Imposte: nell'elenco Gruppi elementi con il pulsante +. Lì assegni loro anche il gruppo imposta. Il pulsante con il segno di spunta rende il gruppo selezionato quello predefinito per i nuovi elementi.
Etichette
Le etichette possono essere create per contrassegnare gli articoli. A ogni articolo possono essere assegnate etichette diverse per facilitarne la ricerca. Vedi sopra.
File
A ogni articolo del catalogo è possibile allegare file. Premi la barra spaziatrice per visualizzare un'anteprima del file selezionato.
Modifica prezzi in batch
Selezionando più articoli nel catalogo (⌘-clic o ⇧-clic), a destra appare l'area Adeguare i prezzi. Lì si inserisce un valore e si sceglie se vale in percentuale o come importo. Applica modifica i prezzi di tutti gli articoli selezionati.
Numero di articolo ed EAN/GTIN
Ogni articolo ha i campi Numero di articolo e EAN/GTIN. Possono essere riportati nel layout, vengono considerati nella ricerca e ripresi nelle fatture elettroniche. Con l'EAN/GTIN gli articoli possono essere inseriti nelle fatture tramite codice a barre.
Peso
Ogni articolo ha un campo Peso. Nei documenti viene moltiplicato per la quantità e sommato. Nel layout lo si riporta nella sezione Elemento con <weight/>, il peso totale del documento con <document.weight/>.
Layout
Il layout definisce l'aspetto dei documenti. Questo è completamente personalizzabile.
Nel caso in cui siano necessari layout in più lingue, è necessario creare un layout separato per ogni lingua.
⚠ Utilizzo: questo numero mostra quante volte è stato utilizzato un layout. Conta anche quante volte questo layout è stato impostato come predefinito nelle impostazioni del client.
Un layout si modifica selezionandolo e passando alla modalità di modifica con Modifica › Personalizza (⌘L). Un secondo layout, ad es. per i preventivi, si ottiene con Modifica › Duplica (⌘D) o tramite il pulsante a ingranaggio della riga del layout. Il pulsante + sotto l'elenco crea un layout vuoto.
Un layout si assegna tramite il pulsante a ingranaggio della riga del layout › Rendi predefinito per (Fatture, Preventivi, Estratti conto, Altri documenti). Questo riguarda tutti i clienti e le bozze, ma non i documenti inviati. Per singolo cliente il layout si sceglie nei dati anagrafici.
Genera layout da PDF
Puoi generare un layout da una fattura esistente in formato PDF. Nella sezione layout, utilizza il menu File › Importa (⌃⌘I) e seleziona un PDF da una fattura emessa in precedenza.
GrandTotal proverà quindi a convertirlo in un layout.
Pagine
Un layout è composto da almeno 2 pagine. La "Prima pagina" viene utilizzata in ogni documento. Nel caso in cui non ci sia spazio sufficiente per gli articoli nella prima pagina, verrà utilizzata la "Pagina successiva" fino a quando tutti gli articoli non saranno elencati.
Possono essere utilizzate pagine aggiuntive per aggiungere pagine extra. Ad esempio, termini di servizio.
Il formato della carta si imposta nella modalità di modifica del layout con File › Impostazione pagina … (⇧⌘P).
Per gli elementi selezionati di una pagina si può stabilire se appaiono con Mostra su tutte le pagine, Mostra solo sulla prima pagina o Mostra solo sull'ultima pagina, ad es. le informazioni di pagamento nel piè di pagina solo sull'ultima pagina.
Sfondo
Ogni pagina può contenere un file PDF come sfondo. Puoi creare lo sfondo nel programma di tua scelta con le stesse dimensioni della carta del tuo layout. Trascina il PDF sulla pagina.
Se hai più pagine nel tuo sfondo, fai clic con il tasto destro sullo sfondo per selezionare la pagina corretta.
Se utilizzi carta intestata per stampare i documenti, lascia lo sfondo vuoto e aggiungerlo invece a Preferenze/Carta intestata
Dimensione
L'utilizzo di file di sfondo di grandi dimensioni comporterà file PDF più grandi e prestazioni più lente.
Puoi verificare la dimensione del file facendo clic con il tasto destro sullo sfondo. Si consiglia una dimensione massima di 300 KB.
Tabella
La tabella è composta da diverse sezioni utilizzate per diversi tipi di elementi.
Facendo clic sulla tabella una volta in modalità visualizzazione verranno mostrate le opzioni globali per la tabella. Come il colore di sfondo e se i totali devono essere allineati in fondo alla tabella. Un doppio clic ti porterà alla sezione di modifica della tabella.
⚠ Le sezioni vengono utilizzate solo se necessario in un documento. Non c'è alcun bisogno di eliminare i campi nelle sezioni non utilizzate. Eliminare tutti i campi produrrà righe vuote quando saranno necessarie.
Le colonne della tabella degli elementi sono campi di testo con segnaposto nelle singole sezioni della tabella (intestazione, elemento, subtotale, netto, imposte, da pagare …). Per spostare una colonna, si modifica il campo in ogni sezione in cui compare. Carattere e stile si cambiano allo stesso modo: ad es. per un totale finale in grassetto nella sezione Da pagare, seleziona il campo e scegli Formato › Carattere › Grassetto (⌘B).
Ogni sezione ha un pulsante a ingranaggio con colore di sfondo, Interlinea prima, Interlinea dopo e Spazio dopo. La distanza in alto è determinata dalla posizione dei campi nella sezione. L'interlinea di un testo si imposta nel righello. Le Guide intelligenti aiutano ad allineare i campi sulla stessa linea.
Introduzione
La sezione introduttiva appare nella prima pagina se hai digitato un'introduzione sopra gli elementi nei documenti.
Intestazione
L'intestazione contiene le didascalie per gli elementi. Appare una volta per pagina sopra gli elementi.
Elemento
L'elemento della fattura.
⚠ Se usi sconti sugli elementi, devi aggiungere il segnaposto <discount/>.
⚠ Le quantità (<quantity/>) vengono formattate automaticamente come durata quando l'unità è "h". Usa il segnaposto <qty/> per mostrare sempre valori decimali.
⚠ L'intervallo di date (<dateRange/>) mostra la data e l'ora degli elementi importati da tracker di tempo compatibili (funziona solo se il servizio timer fornisce l'ora del giorno).
I numeri degli elementi si riportano con <index/>, i numeri gerarchici con <fullindex/>. Funziona nelle sezioni Elemento, Titolo e Opzione.
Titolo
I titoli vengono aggiunti manualmente ai documenti.
Opzioni
Le opzioni sono intestazioni per elementi facoltativi nei preventivi. Vedi Opzioni
Nota
Una nota è come un elemento regolare, ma non contiene informazioni sui prezzi. Deve essere aggiunta manualmente al documento.
Subtotale
I subtotali vengono aggiunti manualmente al documento.
Quantità
Nella sezione Subtotale sono disponibili i segnaposto <quantity/> e <duration/>. Contengono la somma delle quantità o delle ore di tutti gli elementi dall'ultimo subtotale.
Sconto
La sezione dello sconto viene mostrata se hai inserito uno sconto per il documento.
Fattura parziale
Qui inserisci il testo che descrive il calcolo della parte di una fattura parziale.
Netto
Se il tuo documento contiene voci imponibili, questa riga verrà aggiunta, mostrando il valore netto di tutti gli articoli.
Tasse
Questa riga viene aggiunta quando le tasse sono calcolate nel documento.
Totale
Viene mostrato se il tuo documento contiene pagamenti anticipati. Mostra il costo prima dei pagamenti.
Pagamenti
I pagamenti anticipati sono elencati utilizzando questa riga. Questi sono i pagamenti aggiunti prima dell'invio del documento.
Da Pagare
Questa sezione definisce come viene visualizzato il totale complessivo sul proprio documento.
Elementi
Testo
Con questo strumento è possibile aggiungere campi di testo al proprio layout. È possibile aggiungere segnaposto o testo regolare a questi campi.
Se si utilizza un segnaposto, lo stile del primo carattere del segnaposto verrà applicato all'intero sostituto.
Un nuovo campo di testo si trascina sulla pagina con lo strumento Testo dalla barra degli strumenti dell'editor di layout. Il carattere si cambia per tutti gli elementi di testo selezionati con Formato › Carattere › Mostra i caratteri (⌘T); più elementi si selezionano con ⇧ o ⌘A. Per i campi della tabella degli elementi, fai prima doppio clic sulla tabella.
Segnaposto
Un elenco dei segnaposto disponibili è accessibile dal pulsante a ingranaggio a destra del campo di testo. Inoltre, questo elenco può essere consultato facendo clic con il tasto destro durante la modifica del testo.
Tenere premuto ⇧ o ⌥ per mostrare le varianti delle versioni maiuscole o minuscole del segnaposto.
Un _uc aggiunto riporta il valore in maiuscolo, _lc in minuscolo, ad es. <document.label_uc/>. Senza suffisso viene mostrato normalmente.
Liste
Quando si imposta uno stile di elenco per un segnaposto, lo stile verrà applicato al testo se è composto da più di una riga.
Esempio:
Una riga
- Riga 1
- Riga 2
Blocchi
Se si desidera mostrare un testo solo se un segnaposto contiene un valore, racchiudere il testo e il segnaposto tra parentesi.
Esempio: [Sconto: <discount/>]
Utilizzando i blocchi, è possibile evitare interruzioni di riga sui valori vuoti includendo l'interruzione alla fine di un blocco
Esempio:
[Dipartimento: <recipient.department/>
]
URL
È possibile aggiungere un URL facoltativo a un campo di testo. Questo verrà aggiunto al PDF.
Trattini di divisione
Attivare questa opzione per abilitare la divisione delle parole con i trattini.
Script
Utilizzando JavaScripts, il contenuto di un campo di testo può essere generato dinamicamente. Un risultato di tipo stringa dello script utilizzerà il carattere e lo stile del primo carattere nel campo e sostituirà l'intero contenuto del campo di testo.
Nel caso in cui si desideri sostituire solo parti del testo, restituire un array associativo e aggiungere i segnaposto corrispondenti al campo di testo.
Script: return {myValueA:valueA, myValueB:valueB};
Testo del campo: Un testo con i segnaposto <myValueA/> e <myValueB/>
Gli script possono solo leggere valori, non modificarli.
Tipografia
Il menu contestuale di un elemento di testo offre un menu tipografia con le caratteristiche del font attuale — legature, stili numerici e altro — con un'anteprima di ogni variante.
Su un segnaposto allineato a destra, GrandTotal propone di applicare la stessa tipografia a tutti i segnaposto allineati a destra, poiché di solito sono colonne di numeri.
Immagine
Puoi inserire immagini PDF nel tuo layout utilizzando questo strumento.
Per sostituire il logo, in modalità di modifica trascina un file PDF sull'elemento immagine esistente, oppure fai doppio clic su di esso e scegli un file PDF o SVG con Seleziona un PDF. Con il trascinamento vengono accettati solo file PDF. I documenti già inviati non cambiano.
URL
Puoi aggiungere un URL facoltativo a un'immagine.
QRCode
Puoi aggiungere un QRCode a un elemento immagine. In questo caso, il QRCode viene disegnato al posto dell'immagine.
Script
Utilizzando gli script, puoi controllare la visibilità, l'URL e impostare l'immagine utilizzando il codice sorgente SVG.
Immagini del prodotto
Un'immagine per un elemento si trascina nell'elenco degli elementi nel campo immagine dell'elemento espanso; per gli articoli di catalogo nel campo immagine dell'articolo. Perché appaia nel PDF, nel layout (doppio clic sulla tabella) si inserisce un elemento immagine nella sezione Elemento; lì viene usato automaticamente come immagine del prodotto.
Rettangolo
Rettangoli colorati.
Area della tabella
L'area della tabella può essere posizionata sulla prima pagina e sulle pagine successive di un layout. Definisce dove posizionare la tabella sulla pagina.
Solo una tabella può essere posizionata per pagina.
Elementi di Pagamento
Elementi di pagamento specifici per regione o paese. Trascina l'elemento desiderato nella tua pagina.
PayPal
Crea un link nella tua fattura che consente di pagare utilizzando PayPal.
Il link deve essere configurato dopo l'aggiunta (fare doppio clic per modificare le impostazioni)
⚠ PayPal non supporta tutte le valute.Codice QR
SEPA (Unione Europea)
Il codice QR SEPA è un codice QR leggibile da macchina. Il destinatario può scansionarlo con un'applicazione bancaria specializzata.
Il codice QR deve essere configurato dopo l'aggiunta (fare doppio clic per modificare le impostazioni)
* chiamato anche Codice EPC QR, GiroCode, Scan2PayAdozione
- Austria
- Belgio (OGM aggiunto automaticamente)
- Finlandia
- Germania
- Paesi Bassi
Stripe
L'URL punta a un link di pagamento Stripe dall'account specificato in Impostazioni/Identificazione.
Per evitare commissioni di carte di credito, vengono offerti addebiti diretti SEPA come mezzo di pagamento.
Svizzero
Il Codice QR Svizzero è destinato al trasferimento di pagamenti in Svizzera. Un modello pronto può essere caricato nella sezione Layout.
Il codice QR può essere configurato facendo doppio clic sull'elemento.
Quando viene inserito un IBAN QR, viene generato un numero di riferimento. Con un IBAN normale, i numeri di riferimento non sono consentiti e viene utilizzato il numero di fattura
.Colori
A destra dello strumento Colori, è presente un piccolo triangolo. Usalo se desideri sostituire i colori in batch nel tuo layout.
Impostazioni
Organizzazione
Inserisci qui i tuoi dati di contatto.
Campi aggiuntivi
Campi aggiuntivi possono essere utilizzati nei tuoi layout. Gli stessi campi vengono aggiunti a tutti i tuoi clienti
Identificazione
Inserisci qui gli ID forniti dal governo delle banche.
Qui inserisci la tua Partita IVA, il Codice fiscale e l'ID registrazione legale.
Le proprie coordinate bancarie si inseriscono nella sezione Banca nei campi IBAN e BIC. Nel layout si riportano con i segnaposto del mittente <sender.IBAN/> e <sender.BIC/>.
Se un tipo di pagamento deve usare un altro conto, lo si inserisce in Impostazioni › Pagamenti tramite il pulsante delle impostazioni nella riga del tipo di pagamento (Titolare del conto, IBAN, BIC). Queste coordinate bancarie hanno quindi la precedenza e vengono usate anche nelle fatture elettroniche.
ID registrazione legale
L'identificativo di registrazione legale della tua azienda per le fatture elettroniche (Peppol / EN 16931, campo BT-30). Inseriscilo come schema:numero, utilizzando il codice ISO 6523 / Peppol del registro delle imprese del tuo paese:
- 0106:12345678 — numero KvK olandese
- 0190:… — OIN olandese
- 0208:… — numero d'impresa belga
SEPA
I campi SEPA devono essere compilati se si desidera elaborare un addebito diretto utilizzando GrandTotal.
Svizzera
Inserisci qui le tue informazioni per gli scontrini ESR/BVR.
Contatta la tua Banca per i dettagli.
Queste impostazioni sono disponibili solo quando le tue Preferenze di Sistema sono impostate sulla Regione della Svizzera o del Liechtenstein.
I file V11 e camt.054.xml della Posta o della Banca possono essere trascinati sull'icona del dock di GrandTotal.Stripe
Inserisci qui la tua chiave API Stripe. Verrà utilizzata per creare link di pagamento Stripe e per verificare i pagamenti su Stripe.
Team
Configura qui i membri del team.
Guarda questo video per saperne di più.
I membri del team sono le persone che emettono i documenti. Con il + sotto Membri ne aggiungi uno e inserisci nome, E-Mail, Telefono e una Firma. Con il pulsante rotondo davanti a un membro indichi chi sei tu: i nuovi documenti ricevono questo membro.
Appena esistono membri del team, l'Info di fatture, preventivi e solleciti mostra il menu Membro del team. Il membro assegnato serve in tre punti:
- Layout e testo della mail hanno segnaposto per nome, e-mail, telefono e firma del membro: così ogni documento riporta il referente e la firma giusti.
- Gli elenchi dei documenti della panoramica hanno una colonna Membro del team.
- In Rapporti › Intervallo di Date e nei grafici il fatturato si può valutare per membro del team.
Clienti
Decidi se i nuovi clienti creati devono avere prezzi netti o lordi calcolati. Questa impostazione può essere applicata a tutti i clienti usando il tasto destro.
Questa impostazione influisce anche sui prezzi mostrati negli elenchi del catalogo.
Il formato del numero del cliente e il contatore corrente possono essere modificati qui. (Il contatore mostra il numero che il prossimo cliente otterrà)
Qui puoi anche modificare le impostazioni degli estratti conto
Fatture
Nel campo Etichetta imposti la denominazione stampata come titolo del documento, ad es. Fattura, Fatturazione del budget o Fattura finale; il menu accanto sceglie il tipo di documento. Non ha nulla a che fare con le etichette per organizzare: le fatture non hanno etichette, queste esistono solo per i clienti e gli articoli del catalogo. Le fatture si filtrano con una lista smart (Generale, pulsante + in basso nella barra laterale › Nuova lista smart). Le fatture con un totale complessivo inferiore a zero sono trattate come note di credito
I termini di pagamento vengono copiati ai nuovi clienti e possono essere modificati individualmente nelle impostazioni del cliente. Inoltre, è possibile impostare termini personalizzati durante l'invio di una fattura.
Le fatture non pagate entro questi termini sono contrassegnate come scadute. Quando la data supera il valore nel secondo campo, diventano in ritardo.
Condizioni
Le condizioni sono il testo standard alla fine di ogni fattura, ad esempio termini di pagamento, coordinate bancarie o un testo di chiusura. Per ogni tipo di pagamento puoi definire condizioni proprie.
Conti bancari e altre informazioni sul processo di pagamento possono essere inseriti qui.
Le condizioni possono essere composte da testo mescolato con i token blu che trovi sotto il campo di testo. Si prega di notare che alcuni token offrono un menu da cui è possibile scegliere le opzioni (ad esempio, sconti in contanti).
Il testo delle condizioni viene riportato nel layout con <document.conditions/>, di solito nella nota finale. Quale condizione vale dipende dal tipo di pagamento: viene ripreso dal cliente alla creazione di una fattura e può essere modificato nelle informazioni della fattura. Per i preventivi le condizioni provengono da Impostazioni › Preventivi.
Sconto: i fino a tre valori di sconto si definiscono in Impostazioni › Pagamenti e si inseriscono qui nel testo tramite i segnaposto (date tramite Scadenza, importi tramite Importo). Per i clienti senza sconto si crea un secondo tipo di pagamento. Lo sconto non fa parte del totale finale.
Per un singolo testo alla fine di un documento c'è, sotto gli elementi, il campo per la nota finale.
Numerazione
Nel campo Formato imposti lo schema del numero di fattura. Trascina segnaposto come Anno, Mese o Contatore dalla riga dei segnaposto in basso nel campo; lì il menu di un segnaposto offre altri formati. Contatore è il numero che riceve la prossima fattura; il campo compare solo se il formato contiene un contatore. In Reimposta scegli se il contatore riparte Ogni anno, Ogni mese o Ogni giorno.
Un numero individuale viene utilizzato solo una volta. Nel caso in cui venga trovato un altro documento con lo stesso numero, GrandTotal conta fino a trovare uno slot libero.
Se GrandTotal viene usato su più Mac con lo stesso documento, la finestra di sincronizzazione può occasionalmente far sì che due dispositivi scelgano lo stesso numero. Con l'opzione Verifica online dell'unicità il numero proposto viene verificato presso un server di prenotazione subito prima dell'assegnazione definitiva e, in caso di conflitto, viene usato automaticamente il successivo numero libero. L'opzione è disattivata per impostazione predefinita. Maggiori informazioni qui.
Preventivi
Le impostazioni per i preventivi sono simili a quelle per le fatture. Invece dei termini di pagamento, è possibile specificare qui la validità.
Le condizioni sono condivise per tutti i preventivi
Altri Documenti
È possibile allegare documenti di follow-up a fatture o preventivi utilizzando il pulsante di azione. Ad esempio, conferme, promemoria o bolle di consegna. Questi documenti mostreranno gli stessi elementi del documento genitore.
Qui è possibile configurare i propri tipi di documenti aggiuntivi e le relative condizioni.
Facoltativamente, è possibile separare gli elementi per un rapporto di lavoro dettagliato.
Per mostrare le date del documento genitore, utilizzare i segnaposto <original.sent/> e <original.due/> nel layout.
Per impostazione predefinita esiste solo il tipo Promemoria. Per un sollecito, una bolla di consegna o una conferma d'ordine, qui si crea un altro tipo con il pulsante + e se ne definiscono layout, condizioni, termini di pagamento e, facoltativamente, una numerazione propria.
Il documento si crea nel menu del documento della fattura o del preventivo (clic destro o pulsante a ingranaggio nell'elenco dei documenti), ad es. Crea sollecito. Le fatture scadute si trovano nella panoramica in Recente › Scaduto.
I documenti riprendono gli elementi della fattura. Non esiste una funzione specifica per le spese di sollecito. Una spesa può essere scritta come testo nelle condizioni del tipo o fatturata con una fattura separata.
Data e scadenza della fattura originale sono mostrate dai segnaposto <parent.sent/> e <parent.due/> (equivalenti: <original.sent/>, <original.due/>).
Elementi
Disattivare il completamento automatico se non si desidera ricevere suggerimenti durante la digitazione di un titolo.
I suggerimenti si basano sui documenti del catalogo creati in precedenza.
I suggerimenti si basano sui documenti del catalogo creati in precedenza.
Il carattere utilizzato per gli elenchi quando si inizia una voce di elenco con - o * può essere impostato qui. Per impostazione predefinita, viene utilizzato un •.
Il carattere utilizzato per gli elenchi quando si inizia una voce di elenco con - o * può essere impostato qui. Per impostazione predefinita, viene utilizzato un •.
Il separatore per le voci raggruppate definisce come vengono separate le descrizioni degli elementi.
"Generale"
Definisci se i nuovi elementi dovrebbero avere la data corrente impostata automaticamente.
Completamento automatico
Se abilitato, l'autocompletamento suggerirà elementi utilizzati in precedenza che iniziano con gli stessi caratteri. Durante l'autocompletamento di un Titolo, offrirà di completare l'intera sezione che condivide lo stesso titolo.
Layout
Definisci le regole su come gli elementi vengono visualizzati nel layout. Ad esempio, puoi rimuovere la quantità se è elencato un solo elemento
Segnaposto
Opzioni per disattivare i Segnaposto di Testo negli elementi.
Carta Intestata
Nel caso in cui si utilizzi carta intestata per le fatture stampate, è possibile aggiungere lo sfondo per i documenti inviati o salvati qui. (Non utilizzare sfondi nel layout in quel caso).
Se lo sfondo ha più pagine, la prima pagina viene utilizzata per la pagina 1. La pagina 2 viene utilizzata per tutte le pagine successive.
Posta
In questa sezione si definiscono i contenuti di un'e-mail per i vari tipi di documenti. Oltre ai segnaposto blu, è possibile utilizzare anche segnaposto di layout, compresi quelli per le lingue.
Il nome del PDF allegato si definisce nel campo Nome file. Se è vuoto, viene usato l'oggetto.
Facoltativamente, inserire gli indirizzi di posta elettronica in BCC per inviare una copia di un documento alla propria contabilità
Facoltativamente, è possibile scegliere di aggiungere la carta intestata definita qui ai PDF inviati via e-mail
In alto a sinistra scegli il tipo di documento di cui modifichi il testo della mail (Fattura, Preventivo, Estratto conto) e subito accanto il programma di posta. Il programma di posta vale per tutti i tipi di documento. Il menu mostra i programmi supportati installati. Con Unire in un unico PDF i documenti allegati vengono uniti al PDF della fattura in un unico file; se disattivato, vengono inviati come PDF separati.
Applicazioni Supportate
Sono supportati i seguenti client di posta:
Airmail
Apple Mail
Incluso con Mac OS X
Mailplane per Gmail
Interrotto
MailMate
Microsoft Entourage
Interrotto. Vedi Microsoft Outlook.
Microsoft Outlook
Postbox
Sparrow
Interrotto
Thunderbird
Altri Programmi
Esiste solo supporto per Applicazioni Mail che possono essere controllate da Apple Script. I programmi non sono in grado di creare un documento bozza con un allegato includono: Spark e Unibox.
Gli script possono essere modificati qui
Servizi Supportati
Le mail possono essere inviate direttamente ai server.
SMTP
Configura il tuo server SMTP nel pannello delle impostazioni della finestra di composizione.
Gmail
Quando invii la prima mail, dovrai autorizzare Gmail e concedere a GrandTotal il diritto di inviare mail.
Fatture ricevute
GrandTotal può raccogliere automaticamente le fatture ricevute. I documenti nuovi, ancora da verificare, appaiono nella panoramica in Recente › Nuove fatture ricevute, quelli acquisiti in Ricevuto › Fatture o Note di credito. Con l'interruttore Attiva in alto nella sezione, la funzione viene attivata o disattivata per questo file.
Cartella monitorata: i file salvati nella cartella selezionata vengono importati automaticamente.
Casella di posta
GrandTotal controlla una cartella del tuo account e-mail alla ricerca di nuove fatture. Configura l'account, scegli una cartella e attiva l'opzione.
È possibile importare anche le ricevute e-mail senza allegato.
Lo stato mostra l'ultimo recupero e gli eventuali errori.
File
Al momento dell'invio di un documento, può essere creato un PDF. Qui definisci dove desideri salvarli.
Base: La directory in cui vengono salvati tutti i documenti.
Cartella: La sottodirectory in cui vengono salvati i documenti. (utilizzare "/" tra gli elementi per creare ulteriori sottodirectory)
Nome file: Il nome del documento.
I documenti possono essere estratti dal database in qualsiasi momento ricreando il contenuto della cartella.
I PDF archiviati contengono anche i dati del documento. Se nel file manca una fattura, trascina il suo PDF dalla cartella di archiviazione sull'icona di GrandTotal nel Dock; il documento viene ripreso nell'azienda aperta. I pagamenti vanno poi aggiunti a mano.
Tasse
Qui imposti come vengono calcolate le tasse.
Sull'asse verticale della matrice sono elencati i gruppi di clienti. Orizzontalmente puoi aggiungere gruppi di tasse.
Sull'asse verticale della matrice sono elencati i gruppi di clienti. Orizzontalmente puoi aggiungere gruppi di tasse.
I gruppi di tasse vengono assegnati ai gruppi di articoli.
⚠Una volta utilizzate in un documento inviato, le tasse non possono più essere modificate.
* Consulta il tuo consulente fiscale in caso di domandeIl pulsante + in basso apre un menu con Gruppo cliente (nuova riga) e Gruppo imposta (nuova colonna). Per una nuova aliquota scegli Gruppo imposta. Un clic su una cella della matrice apre le impostazioni per questo gruppo di clienti: tipo Imponibile o Non tassabile e l'aliquota in %. Poi si assegna il gruppo imposta ai gruppi di articoli nell'elenco in basso. Il gruppo di articoli con il segno di spunta è quello predefinito per i nuovi elementi.
Elementi con aliquote diverse (ad es. 19 % e 7 %, o spese esenti) possono essere combinati in una fattura; ogni elemento riceve il gruppo di articoli adatto.
Se un'imposta è già usata in documenti inviati, si duplica il gruppo imposta tramite il suo pulsante a ingranaggio invece di modificarlo. Le voci non più necessarie si archiviano con un clic destro.
Una nuova azienda ha i gruppi di clienti Nazionale ed Estero. Solo Nazionale riceve aliquote; Estero è esente per impostazione predefinita. Per i clienti all'estero senza IVA scegli Estero in Gruppo cliente nei dati anagrafici del cliente.
Tasse Combinate
In alcuni paesi devono essere aggiunte 2 o più tasse. Fino a 3 tasse possono essere combinate.
Per la Tassa #2 e #3 puoi decidere se la tassa si applica sul valore netto o sulla somma del valore netto e della prima tassa.
Per la Tassa #2 e #3 puoi decidere se la tassa si applica sul valore netto o sulla somma del valore netto e della prima tassa.
Esenzioni fiscali
Per gli articoli esenti da tasse, puoi specificare un motivo per l'esenzione fiscale. Questo viene utilizzato nelle fatture elettroniche
Per i piccoli imprenditori esiste il gruppo imposta Non tassabile. Si impostano i gruppi di articoli su questo gruppo imposta, oppure nella matrice si imposta la cella del gruppo di clienti su Non tassabile. Nella cella si sceglie in Motivo dell'esenzione fiscale ad es. Regime delle piccole imprese (§19 UStG, Germania); questo motivo viene riportato nelle fatture elettroniche. Per una nuova azienda l'assistente lo configura se La mia attività è tassabile non è spuntato.
Per i clienti all'estero scegli il motivo adatto in Motivo dell'esenzione fiscale nella cella del gruppo di clienti Estero, ad es. Inversione contabile, Fornitura intracomunitaria o Esportazione al di fuori dell'UE.
Rettifica Tasse
Nel caso in cui le tasse vengano aumentate o abbassate nel tempo, puoi duplicare il gruppo di tasse facendo clic sul suo pulsante a ingranaggio. Quindi configura la nuova tassa.
Clicca qui per un tutorial.
Nessuna imposta sulla fattura
Se su una fattura non viene calcolata alcuna imposta, verifica:
- Il cliente è assegnato nei suoi dati anagrafici a un gruppo di clienti imponibile (ad es. nazionale)?
- Gli elementi hanno un gruppo di articoli con l'aliquota corretta? Passando lentamente con il mouse su un elemento nell'elenco degli elementi, un tooltip mostra il suo gruppo di articoli e l'aliquota.
- Nella matrice ci sono aliquote dello 0 % per questo gruppo di clienti?
Pagamenti
GrandTotal supporta più valute.
Puoi aggiungere un tasso di cambio relativo alla valuta predefinita. Questo verrà utilizzato per convertire i tassi quando si cambia la valuta di un documento e per calcolare i valori nel dashboard nella tua valuta nativa.
Definisci le condizioni per i diversi tipi di pagamento in Preferenze/Fatture
Puoi impostare fino a 3 sconti in contanti che possono essere utilizzati utilizzando il menu delle opzioni del tag "Importo" in Preferenze/Fatture/Condizioni
Gli importi in CHF vengono arrotondati automaticamente a 5 centesimi. Non esiste un'impostazione per questo.
Tempo di lavoro
Definisci qui come vengono importati gli elementi dei tracker di tempo supportati.
Quando si aggiungono segnaposto nelle sezioni del titolo o del subtotale, i titoli o i sottotitoli vengono inseriti di conseguenza. Usa almeno un segnaposto comune per titoli e sottotitoli. I subtotali vengono aggiunti solo se è richiesto più di un subtotale
Il raggruppamento automatico crea gruppi per gli elementi che condividono lo stesso nome.
Le voci a tempo vengono importate con l'unità "h" per impostazione predefinita. Puoi cambiare l'unità qui.Il tasso predefinito viene utilizzato durante l'importazione di voci a tempo da applicazioni o servizi che non supportano tassi
Utilizzando le regole puoi dichiarare quali gruppi di elementi devono essere utilizzati per gli elementi. Se non ci sono regole, viene applicato il valore predefinito dei tuoi gruppi di elementi.
Tutte queste impostazioni si applicano durante l'importazione e non influiscono sugli elementi già importati.
Quando aggiungi un servizio timer online, verrà aggiunto alla schermata Panoramica.Ask GrandTotal
Con Ask GrandTotal fai domande sul tuo file aziendale o fai creare delle bozze. La risposta arriva da un agente AI che gira sul tuo Mac e lavora solo con gli strumenti di GrandTotal.
Requisito: Claude Code, Codex, Gemini CLI o Mistral Vibe è installato e connesso sul Mac (Gemini CLI solo con una chiave API a pagamento di Google). Scegli l'agente in Impostazioni › Ask GrandTotal. «Prova» fa una domanda di prova. Con «Spento» Ask GrandTotal è disattivato per questo file.
Autorizzazioni:
- Domande: l'agente risponde solo alle domande.
- Domande e bozze: l'agente crea anche bozze e può modificare o eliminare ciò che ha creato nella stessa conversazione. I record esistenti restano intatti.
Nelle cartelle condivise l'agente può leggere file e salvarne di nuovi, per esempio un'analisi come tabella. GrandTotal non sovrascrive i file esistenti.
Fai le tue domande con il simbolo delle scintille a destra del campo di ricerca o con Vista → Ask GrandTotal (⇧⌘K). L'agente conosce la tua selezione: «questa fattura» indica quella selezionata.
Una conversazione conosce le domande precedenti. Ne inizi una nuova con il pulsante «Nuova conversazione»; dopo 30 minuti senza domande ne inizia comunque una nuova.
Ciò che l'agente legge viene inviato al fornitore del suo modello, cioè Anthropic, OpenAI, Google o Mistral. GrandTotal sostituisce prima sempre nomi, indirizzi, indirizzi e-mail, numeri di telefono e coordinate bancarie con segnaposto, anche i nomi nella tua domanda. La risposta la vedi comunque con i nomi reali; l'occhio nella finestra mostra ciò che è stato davvero inviato all'AI.
Ask GrandTotal non ha bisogno del Server MCP. Ogni conversazione riceve una propria chiave, valida solo per questo file.
Notifiche
GrandTotal può utilizzare il Centro Notifiche per informarti quando le fatture sono in scadenza, scadute o ricorrenti.
Le notifiche possono ripetersi se lo si desidera.
I preventivi scadono quando viene raggiunta la data di validità e non è stato contrassegnato né come accettato né come rifiutato.
Lingue
Interfaccia utente
Il menu delle lingue ti consente di impostare la lingua dell'interfaccia di GrandTotal. Questo non influisce sui tuoi layout.
Formati Internazionali
GrandTotal formatta numeri e date nel formato comune del paese del destinatario. Il formato della data può essere regolato.
Lingue
In Lingue puoi definire singole parole o frasi intere per lingue diverse. Queste possono essere utilizzate in layout o impostazioni di posta. Puoi selezionare una lingua per cliente.
Puoi anche creare varianti linguistiche come Inglese formale e Inglese informale
Puoi anche creare varianti linguistiche come Inglese formale e Inglese informale
Nei layout i modelli standard sono accessibili dal menu dei segnaposto in Lingue. Inserire elementi linguistici nei modelli di posta con un clic destro.
Server MCP
Abilita il Server MCP se desideri che un Agente AI possa controllare GrandTotal.
Le autorizzazioni possono essere impostate per ogni file aziendale individualmente.
- Nessun accesso
- Lettura dei record
- Lettura e creazione dei record
Con «Pseudonimizzare le informazioni» GrandTotal abbrevia nomi, indirizzi, indirizzi e-mail, numeri di telefono e coordinate bancarie alla prima e all'ultima lettera («Erika Musterfrau» diventa «E*a M*u») prima che i dati lascino il Mac. Oggetto, note e testi delle voci restano leggibili, i nomi al loro interno vengono abbreviati allo stesso modo. Importi, date e numeri dei documenti restano leggibili. L'AI non può filtrare per dati personali. I PDF delle fatture restano bloccati.
Se nel programma di AI indichi un cliente per nome, GrandTotal lo cerca sul Mac e restituisce all'AI solo il suo numero interno e il nome abbreviato. Il punto interrogativo accanto all'opzione mostra come un cliente arriva all'AI.
Per la configurazione copia il prompt e incollalo nell'agente corrispondente.
La reimpostazione del token creerà un nuovo prompt e revocherà l'accesso per le connessioni esistenti.
Accesso web
Con l'accesso web si usa l'azienda aperta nel browser di un telefono, tablet o altro computer, ad esempio su iPhone, iPad o un dispositivo Android. Non esiste un'app separata; GrandTotal stesso funziona sul Mac.
Configurazione: in Impostazioni › Accesso web attiva Accesso a questo file ovunque. Lo stato mostra se la connessione è attiva. In Dispositivi abbinati crea con + (Abbina dispositivo) un codice QR e scansionalo con la fotocamera del dispositivo, oppure usa Copia link per un browser sul computer. Il codice vale 10 minuti e per un solo dispositivo.
Per ogni dispositivo, Consenti modifiche stabilisce se può modificare i dati. Con – si rimuove un dispositivo; perde subito l'accesso.
GrandTotal deve essere in esecuzione sul Mac con il file aperto. Finché l'accesso è attivo, GrandTotal impedisce lo stop del Mac.
Segnaposto di Testo
I testi degli articoli nei cataloghi o nei modelli di documenti possono essere forniti con segnaposto. I testi racchiusi tra parentesi quadre vengono quindi offerti per il completamento quando vengono trasferiti in una fattura.
I segnaposto sono utili se è necessario aggiungere valori specifici di progetto o cliente a un articolo di catalogo. Ad esempio, "Registrazione e configurazione di [dominio]" o "Costi di viaggio tra [luogo A] e [luogo B] e ritorno". Quando si inserisce un testo con segnaposto, viene visualizzata una finestra di dialogo in cui è possibile aggiungere semplicemente i valori mancanti. Per 2 indirizzi, la distanza di viaggio viene calcolata e inserita automaticamente se la posizione ha un'unità di km o mi.
Incollare da altre Applicazioni
Le voci temporali nella panoramica possono essere copiate e incollate nell'elenco degli articoli di una bozza di fattura. (l'elenco degli articoli deve essere attivo prima di utilizzare ⌘V)
Applicazioni Supportate
Le seguenti Applicazioni supportano GrandTotal tramite Appunti:
Merlin
Le righe del progetto copiate da Merlin Project possono essere inserite in fatture e preventivi tramite gli appunti.
OmniFocus
OmniPlan
Timing
Home di Timing
Copia le Attività dalla vista Dettagli in Timing e incollale in una fattura.
Copia le Attività dalla vista Dettagli in Timing e incollale in una fattura.
Timings
Home di Timings (Interrotto)
Tyme
Editor di Testo e Fogli di Calcolo
Il testo separato da tabulazioni può essere inserito nell'elenco delle posizioni. GrandTotal tenta di inserire correttamente le quantità e i prezzi.
Pratico per inserire posizioni da un foglio di calcolo.
Pratico per inserire posizioni da un foglio di calcolo.
Vengono riconosciuti i primi 2 numeri per la quantità e il prezzo unitario - se è presente solo 1 numero, questo viene considerato come prezzo unitario. Il primo testo è il titolo. Il secondo è la descrizione. Con 3 valori di testo, il primo viene considerato come unità di misura.
Esporta/Importa
Esportazione
Elenchi
Clienti, articoli del catalogo ed elenchi nella sezione rapporti possono essere esportati come file CSV o Excel. Menu File/Esporta.
Le colonne nell'anteprima possono essere ordinate per adattarsi alle tue esigenze.
Puoi rimuovere le colonne facendo clic sul loro intestazione e usando il pulsante ➖. Usando il pulsante ✚ puoi aggiungere altri campi.
Clienti
I clienti possono essere esportati anche come file vCard, in aggiunta agli elenchi. Il menu per questo può essere trovato in File/Esporta se sei nella sezione Clienti.
Documenti
I documenti possono essere esportati in formato PDF nel Finder o in un'altra applicazione utilizzando il trascinamento. Negli elenchi della panoramica è possibile selezionare più documenti contemporaneamente ed esportarli.
Layout
Esporta i layout utilizzando il menu File/Esporta. (Su un altro Mac, fare doppio clic su quel file per importarlo)
Contabilità
GrandTotal può inviare i suoi dati ad applicazioni di contabilità compatibili. Utilizzare il menu "File/Invia a" per questo.
I plugin per servizi contabili come Xero, MonKey Office e shakehands Kontor possono essere caricati in Panoramica/Ottieni Plugin
DATEV
Gli articoli fatturati possono essere esportati come XML per DATEV tramite il menu File/Invia a.
DEVONthink
Seleziona le fatture nell'elenco e inviale a DEVONthink per l'archiviazione con File › Invia a › DEVONthink; GrandTotal salva un PDF per ogni fattura. La voce compare solo se è installato DEVONthink 4 o successivo.
Licenza
Le licenze installate possono essere esportate, se GrandTotal deve essere attivato su un nuovo computer.
Per fare questo, aprire la finestra GrandTotal/Licenze, selezionare la licenza desiderata ed esportarla con ⌘E.
Questo file può essere installato sull'altro computer con un doppio clic.
Questo file può essere installato sull'altro computer con un doppio clic.
Un abbonamento si gestisce tramite GrandTotal › Abbonamento …. Dopo l'acquisto, l'abbonamento arriva automaticamente al successivo controllo degli aggiornamenti. Un file di licenza si installa con un doppio clic.
Dichiarazione preliminare IVA e rendiconto IVA
Con File › Invia a i dati vengono trasmessi ai programmi fiscali:
- Germania: Steuererklärung (UStVA) e Steuererklärung (ZM). Requisito è l'app Steuererklärung dalla versione 4.0; se manca, la voce si trova in Non installato e apre il suo sito web. L'invio avviene in Steuererklärung tramite ELSTER.
- Svizzera: E-IVA aliquote saldo (AFC) o E-IVA effettiva (AFC) creano il rendiconto IVA come file per l'ePortal dell'AFC.
- Belgio: le due voci Intervat generano la dichiarazione IVA e l'elenco intracomunitario come file XML per il portale Intervat. Le voci compaiono se la regione del Mac è impostata sul Belgio; il periodo deve essere esattamente un mese o un trimestre.
Poi si sceglie il periodo.
Così crei la dichiarazione preliminare IVA tedesca (Umsatzsteuervoranmeldung, UStVA) e l'elenco riepilogativo per ELSTER, il rendiconto IVA svizzero (Mehrwertsteuerabrechnung, MWST-Abrechnung) per l'AFC e la dichiarazione IVA belga.
Invia a Contabile
File › Invia a › Contabile crea una cartella con tutti i PDF, le fatture elettroniche e le tabelle delle fatture e degli elementi, ad es. per il consulente fiscale. Nelle tabelle si può poi filtrare per stato di pagamento.
Importazione
Importare clienti, articoli di catalogo e articoli di fattura utilizzando il menu File/Importa. I file devono essere in formato CSV o Excel.
File › Importa (⌃⌘I) vale per la sezione attuale: nella sezione Clienti per i clienti, nel catalogo per gli articoli, nell'elenco degli elementi di una bozza per gli elementi.
Per il passaggio da un altro programma, nel menu GrandTotal › Migra dati da ci sono degli importatori, ad es. per Billings Pro, SubTotal, Invoice Ninja, LexOffice, SevDesk o Papierkram. Gli importatori per i programmi installati appaiono automaticamente.
MoneyMoney
Voci dal software di e-banking MoneyMoney vengono inviate dal menu "Account" all'interno di MoneyMoney a GrandTotal.
iFinance 5
I pagamenti del software di e-banking iFinance 5 possono essere visualizzati tramite il menu File/Importa. Possono quindi essere assegnati alle relative fatture o clienti.
Receipts
Le fatture esterne possono essere copiate da Receipts usando ⌘C e incollate premendo ⌘V in un documento GrandTotal.
Se il nome della categoria di un documento in Ricevute è lo stesso di un gruppo di articoli in GrandTotal, quel gruppo di articoli viene assegnato in GrandTotal.
Calendario
Le voci del calendario possono essere importate direttamente in una fattura. La durata della voce viene presa e moltiplicata per la tariffa oraria.
Per impostazione predefinita, viene selezionato il calendario il cui nome corrisponde più strettamente al nome del cliente.
DATANORM
I file DATANORM 4&5 possono essere importati nel catalogo tramite il menu File/Importa.
File di pagamento
I seguenti formati di estratti conto della tua banca verranno letti e assegnati automaticamente alle fatture aperte. In alternativa, puoi trascinare questi file sull'icona dell'applicazione GrandTotal.
CAMT.054
File CAMT.054 in Svizzera. Quando si utilizza il codice QR svizzero in combinazione con un QR-IBAN.
CODA
File CODA belgi quando utilizzati in combinazione con il codice QR SEPA
Stampa
Documenti
I documenti possono essere stampati utilizzando il menu Stampa regolare usando ⌘P. Facoltativamente, puoi aggiungere una filigrana come Annullato, Pagato o simile al documento.
Per le bozze vedrai un avviso nella finestra di dialogo di stampa. Le bozze non sono destinate a essere inviate al cliente. Usa il pulsante "Invia" per questo.
Elenchi
Gli elenchi nella panoramica possono essere stampati utilizzando "Stampa Elenco" nel Menu File.
Clienti e articoli di catalogo possono essere stampati come elenco.
Le colonne possono essere riordinate e rimosse dopo aver fatto clic sul loro titolo.
Collaborazione
GrandTotal utilizza un formato dati su cui diversi utenti possono lavorare contemporaneamente. Questo elimina la necessità di specificare manualmente un metodo di sincronizzazione. Il file viene semplicemente inserito in una cartella condivisa su Dropbox, iCloud, GoogleDrive o simili e tutte le persone coinvolte possono lavorarci. Il file .grandtotal condiviso viene aperto con un doppio clic o tramite il menu File › Aprire un'azienda … (⌘O).
GrandTotal non sincronizza da solo, se ne occupa il servizio cloud. Se i dati differiscono tra due Mac:
- Verifica che su tutti i Mac sia aperto lo stesso file (un ⌘-clic sul titolo della finestra mostra la posizione).
- Con Dropbox, imposta il file su Rendi disponibile offline nel menu contestuale del Finder e attendi che tutto sia scaricato.
- In File › Informazioni sul file confronta il checksum su tutti i Mac.
Le unità di rete (NAS) non sono adatte, perché non tengono i dati in locale. Usa invece il software di sincronizzazione del produttore del NAS.
Per lavorare contemporaneamente, ogni persona ha bisogno di una propria licenza.
Indicatore di stato
Se non sono ancora disponibili tutti i dati per una visualizzazione completa del contenuto, viene visualizzato un indicatore arancione nell'angolo in alto a destra della finestra principale. Facendo clic su di esso si aprono le Informazioni File.
Informazioni File
Le informazioni del file possono essere visualizzate nel menu File. Il checksum indica se i dati su dispositivi diversi hanno lo stesso stato. Se ciò non avviene, i dati non sono ancora stati completamente sincronizzati dal servizio cloud, o si tratta di un file diverso.
Crittografia
Tutti i dati possono essere protetti con una password. La crittografia viene eseguita secondo lo standard moderno AES256. Dovrebbe essere utilizzata una password complessa - questa può essere archiviata in modo sicuro nel portachiavi. Se una password viene dimenticata, i dati andranno irrimediabilmente persi.
Protezione dei dati
La crittografia end-to-end dei dati rende impossibile per terze parti (compreso il fornitore di cloud) leggere i dati. I dati vengono decifrati solo durante il loro utilizzo all'interno di GrandTotal.
Cambio password
Per impostare una nuova password, utilizzare il menu File › Salva una copia e assegnare la nuova password al nuovo file.
Cose che dovresti sapere
Digitazione rapida
Dopo aver trascinato gli articoli dal catalogo a un documento, è possibile digitare la quantità sui tasti numerici della tastiera senza dover aprire l'articolo. Questo funziona anche quando si selezionano più articoli.
Calcolo dei campi numerici
I campi di input numerici possono calcolare formule. Ad esempio, 100 / 4 diventa 25 quando inserito in un campo.
Eliminazione
Molti record non possono essere eliminati finché non vengono rimosse tutte le dipendenze. Vedi Archiviazione
Un gruppo di articoli, ad esempio, non può essere eliminato finché tutti gli articoli che vi fanno riferimento non vengono rimossi. I documenti che sono stati inviati non possono essere cestinati a meno che non siano stati sbloccati. Vedi Trascrizione
I documenti con pagamenti allegati non possono essere rimossi a meno che tutte le pagamenti non siano eliminate (questo vale anche per le bozze).
Un cliente non può essere eliminato finché contiene documenti o pagamenti.
Pagamenti
Per rimuovere i pagamenti aggiunti per errore, passare alla vista cliente e aprire la relativa fattura.
I pagamenti selezionati possono essere eliminati utilizzando il pulsante meno sotto l'elenco.
Documenti vecchi
Per rimuovere i documenti risalenti a più di 10 anni fa, puoi salvare un nuovo file. Per fare questo, tieni premuto il tasto ⌥ e apri il menu File/Salva in altri formati. Qui selezioni Ultimi 10 anni.
Nel nuovo file, tutti i documenti più vecchi vengono rimossi. Inoltre, tutti i clienti che non hanno assegnato alcun documento vengono eliminati.
Utilizzo
Per i layout puoi mostrare l'utilizzo usando il pulsante a ingranaggio. Per i gruppi di articoli, i gruppi di clienti, le valute e i tipi di pagamento, l'elenco corrispondente può essere aperto con un clic destro.
Archiviazione
I record non più necessari come vecchi layout o gruppi di articoli obsoleti non possono essere eliminati una volta utilizzati. Questo perché sono ancora richiesti da documenti precedenti.
Clienti, layout, gruppi di articoli e articoli di catalogo possono essere archiviati con un clic destro nel loro elenco. Gli elementi archiviati sono nascosti e possono essere mostrati se necessario con un clic destro nello stesso elenco.
Clienti, layout, gruppi di articoli e articoli di catalogo possono essere archiviati con un clic destro nel loro elenco. Gli elementi archiviati sono nascosti e possono essere mostrati se necessario con un clic destro nello stesso elenco.
Le voci archiviate si recuperano tramite Mostra archiviati nel menu contestuale dell'elenco.
Copia & Incolla & Duplica
Gli articoli possono essere copiati e incollati in altri documenti.
Questo funziona anche con i documenti. Dopo aver copiato, puoi incollarli nell'elenco di un altro cliente.
Duplica articoli e documenti usando ⌘-D.
Selezione multipla
Con ⌘-clic o ⇧-clic si possono selezionare più voci negli elenchi. Per gli elementi, il menu contestuale (clic destro) modifica i valori di tutti gli elementi selezionati.
Clienti
Se sono selezionati più clienti, a destra appaiono le loro impostazioni comuni. Una modifica vale per tutti i clienti selezionati.
Catalogo
Se sono selezionati più articoli, a destra appaiono le loro impostazioni comuni. Una modifica vale per tutti gli articoli selezionati. In Adeguare i prezzi i prezzi si possono modificare in percentuale o di un importo (vedi Catalogo/Modifica prezzi in batch).
Spostamento
Finché un documento è in stato di bozza, può essere trascinato a un altro cliente nella vista clienti. Gli elementi di fattura in bozza possono essere trascinati in un'altra bozza.
Trascinamento di PDF
Puoi trascinare un'anteprima del documento nel Finder per salvare un PDF.
Filtraggio e Ricerca
Filtraggio
Sopra gli elenchi puoi filtrare l'elenco digitando una stringa. Alcuni elenchi hanno un menu a destra dove puoi modificare l'ordinamento dell'elenco.
Ricerca
Fatture e altri documenti si cercano con Modifica › Trova (⌘F). La finestra di ricerca cerca in tutti i dati del file; puoi limitare la ricerca a un tipo, ad es. alle fatture.
ad es. „>415"
Inizia la tua ricerca con
- =
- <
- >
- ≤
- ≥
- <=
- >=
- !=
ad es. „>415"
Netto/Lordo
Netto: I prezzi degli articoli non includono le tasse. Le tasse verranno aggiunte alla fine del documento.
Lordo: Le tasse sono già incluse negli articoli. Le tasse sono dichiarate alla fine del documento
Documenti
Modifica
Una volta inviato, un documento non può essere modificato a meno che non lo si sblocchi.
Vedi Trascrizione
Vedi Trascrizione
Cancellazione
Le fatture possono essere cancellate. Vedi Fatture/Stato
Sconti
Ci sono due tipi diversi di sconti in GrandTotal.
Uno è su un singolo articolo. Questo viene dedotto direttamente dall'articolo stesso. La sezione articoli nella tabella dei layout deve contenere il segnaposto <discount/> per visualizzare lo sconto.
Lo sconto globale inserito sotto gli articoli interessa tutti gli articoli. (Compresi quelli che hanno già uno sconto individuale). Questo sconto verrà mostrato in una riga separata dopo la sezione netto.
Bozze
Tutti i documenti sono bozze dopo la loro creazione. Finché non vengono inviati, non hanno una data di invio e possono essere modificati.
Nell'anteprima vedrai un punto interrogativo rosso invece delle date di invio e scadenza. Queste verranno sostituite con le date effettive dopo aver premuto il pulsante di invio.
Modifica destinatari
Per modificare il destinatario di un documento, trascina il documento sul cliente corrispondente nell'elenco dei clienti a sinistra.
Questo funziona solo con le bozze. È necessario sbloccare prima i documenti inviati
Revisione
Per controllare un documento con errori, premere ⌘K per aprire la vista delle correzioni. Se il computer è compatibile con Apple Intelligence, può essere avviato un controllo ortografico automatico.
Menu del documento (pulsante a ingranaggio)
Passando con il mouse su un documento in un elenco di documenti (Clienti o Panoramica), appare un pulsante a ingranaggio. Lo stesso menu si apre con un clic destro sul documento.
A seconda del documento contiene tra l'altro:
- Crea fattura (per i preventivi), Crea preventivo (per le fatture)
- Crea Fatture parziali (solo per le bozze)
- Crea modello
- i documenti configurati in Impostazioni › Altri documenti, ad es. Crea Promemoria
- Allegare Documento e Allegare Gruppo di documenti
- Aggiungi pagamento (finché la fattura non è pagata)
- Correggi (per le bozze), Apri in una finestra separata, Copia, Duplica, Condividi
- Storia: mostra le modifiche al documento, ad es. uno sblocco
Il pulsante a ingranaggio sotto l'elenco degli elementi di un documento è un altro: lì si trovano i tipi di elementi e l'ordinamento.
Finestra separata
Un documento si può aprire in una finestra separata: nella sezione Clienti fai doppio clic sul documento o scegli Apri in una finestra separata nel menu del documento. Un doppio clic negli elenchi della panoramica porta invece al documento presso il cliente.
Campi aggiuntivi
È possibile aggiungere campi aggiuntivi per tre diversi tipi di record. Consistono sempre in un nome condiviso per tutti i record e un valore che può essere assegnato individualmente per ogni record.
Tutti i campi possono essere aggiunti anche ai layout. I campi utilizzati nei documenti inviati non possono essere eliminati.
Clienti
Puoi utilizzarlo per aggiungere dati aggiuntivi ai clienti. Un numero di fax, informazioni bancarie ecc.
Documenti
Utilizzare questo per informazioni come Ubicazione, informazioni legali relative ai documenti ecc.
Articoli
Volume o dati simili possono essere aggiunti qui. Per numeri di articolo ed EAN/GTIN esistono campi propri nel catalogo (vedi Catalogo), a seconda della versione anche per il peso. Impostare i campi nella sezione catalogo.
Layout
Cancelleria e PDF
Nel caso in cui si utilizzino cancellerie prestampate, non si devono aggiungere elementi di sfondo al proprio layout.
Per farlo, la carta intestata si definisce come PDF in Impostazioni › Carta intestata e si attiva in Impostazioni › Posta con Utilizzare la cancelleria. Questo sfondo verrà aggiunto a tutti i documenti inviati via posta.
Formati
Numeri e date nei documenti sono sempre mostrati nel formato locale del destinatario.
Gli europei vedranno una data in formato GG.MM.AAAA mentre gli americani vedranno un formato MM/GG/AAAA. I destinatari tedeschi avranno una virgola come separatore decimale, mentre gli svizzeri avranno un punto.
Ci sono opzioni per il formato della data in Impostazioni › Lingue (Formati internazionali).
Somme
Oltre ai totali, i segnaposto possono essere utilizzati anche per le somme di singoli gruppi di articoli. Ad esempio, per elencare separatamente i salari.
I segnaposto per questo possono essere trovati nella categoria Documento sotto Somma.
Trascrizione
Se un documento inviato viene sbloccato e convertito nuovamente in bozza, la modifica viene registrata per conformarsi ai requisiti legali. La trascrizione può essere aperta dal menu GrandTotal e salvata utilizzando il menu File/Esporta.
Un documento inviato si sblocca con il pulsante rosso del lucchetto in alto a destra (Sblocca documento). In questo modo la data di invio viene azzerata; il numero rimane. Cosa è successo a un singolo documento lo mostra Storia nel menu del documento.
Estensione di GrandTotal
Script Mail
Le mail sono controllate da AppleScript. Gli script possono essere modificati facendo clic qui. Per ripristinare la funzionalità originale, eliminare il file da ~/Library/Application Support/com.mediaatelier.GrandTotal3/Mail Scripts/.
Importatori di tempi di lavoro
Gli importatori di tempi di lavoro sono plugin basati su Javascript. Esempi funzionanti sono disponibili in Panoramica/Ottieni Plugin.
Plugin
GrandTotal ha un'interfaccia plugin basata su HTML e Javascript. Apri Riferimento API (Richiede conoscenze di programmazione)
I plugin possono essere installati facendo doppio clic e si trovano in ~/Library/Application Support/com.mediaatelier.GrandTotal3/Plugins/
Trova alcuni esempi su GitHub