GrandTotal Help

La migrazione dei dati precedenti può essere avviata manualmente dal menu di GrandTotal. Qui è inoltre possibile eliminare i dati non più necessari.

La cartella di sincronizzazione condivisa utilizzata dalle versioni precedenti di GrandTotal deve essere eliminata manualmente: si trova in GrandTotal/com.mediaatelier.grandtotal.sync nella radice del proprio Dropbox o iCloud Drive. Assicurarsi di non aver salvato file personali in quella directory prima di eliminarla.

Sì, se si trova su un'unità cloud o in una cartella condivisa sul dispositivo.

Sì. È possibile creare una nuova azienda utilizzando il menu File.

Sì. Per farlo, salvare il file GrandTotal corrispondente nel Finder o utilizzare il menu File/Salva copia.

Sì. Tenendo premuto il tasto ⌥, File › Salva una copia diventa Salvare in altri formati. Lì GrandTotal 6 to 9 salva una copia completa nel formato di file di GrandTotal 6–9, Backup una copia di backup per GrandTotal 3–5. Le versioni precedenti mostrano solo i dati che conoscono. Lì si possono salvare anche copie anonimizzate e copie senza documenti.

No. Questo funziona solo all'interno della stessa versione.

Come si passa a un nuovo Mac?

Tutti i dati (clienti, documenti, layout, catalogo, impostazioni) si trovano nel file .grandtotal. Un ⌘-clic sul titolo della finestra mostra dove è salvato. Il modo più sicuro è scegliere sul vecchio Mac File › Salva una copia, copiare questo file sul nuovo Mac e aprirlo lì con un doppio clic. Se il file si trova in una cartella cloud, aprilo direttamente da lì sul nuovo Mac. Un file di licenza si attiva con un doppio clic.

Sì. Tenendo premuto il tasto ⌥, File › Salva una copia diventa Salvare in altri formati; lì si possono salvare gli ultimi 3, 5 o 10 anni in un nuovo file. Rispetta i termini di conservazione previsti dalla legge.

Dove è stato salvato il file .grandtotal, di solito in Documenti, iCloud Drive o Dropbox. Un ⌘-clic sul titolo della finestra mostra la posizione. Time Machine include il file nel backup.

Tutti i valori vengono convertiti nella valuta predefinita utilizzando il tasso di cambio inserito in Preferenze/Pagamenti.

Recente › Migliori mostra per l'anno scelto i clienti, i paesi, i gruppi di articoli, i progetti e gli articoli con il fatturato più alto, oltre al comportamento di pagamento: quanti giorni prima o dopo la scadenza i clienti pagano in media. In alto si scelgono l'anno e quante voci (3, 5 o 10) mostra ogni elenco.

Il pulsante a ingranaggio stabilisce quali elenchi compaiono e in quale ordine. Mostra prezzi lordi in basso passa dagli importi netti a quelli lordi.

Facendo clic con il tasto destro su una barra ottieni l'opzione di suddividere i valori in base a vari criteri.
Facendo clic su una barra viene visualizzato un elenco dei documenti corrispondenti. Facendo doppio clic su un documento verrà mostrato. L'elenco può essere esportato.

Tutti i valori sono mostrati nella tua valuta principale. Il tasso di cambio può essere impostato in Preferenze/Pagamenti

I valori dell'anno precedente vengono visualizzati solo in scale comparabili.

Confrontando gli elementi, è molto probabile che si verifichino differenze di arrotondamento rispetto alle fatture. (Questo perché le tasse sono calcolate sul totale delle fatture e non sui singoli articoli)

I grafici saranno disponibili non appena verranno inviati documenti.

Qui trovi una fattura che deve ancora essere inviata. Recente › Aperto elenca invece le fatture inviate ma non ancora pagate.

Gli elementi senza costo compaiono solo se Includi elementi con costo zero è selezionato, le voci archiviate solo con Mostra archiviati nel menu contestuale dell'elenco.

Con un clic destro nell'elenco si raggruppano le voci di tempo per Cliente, Progetto, Giorno, Mese, Utente o Etichetta. La barra spaziatrice mostra le voci selezionate come anteprima della fattura che ne risulterebbe.

Il menu della voce del servizio nella barra laterale porta alle sue Impostazioni (ad es. credenziali), controlla gli aggiornamenti, mostra il plugin nel Finder o lo rimuove.

"Selezione fattura" cerca il cliente per gli elementi. Se esiste già una bozza di fattura, le voci verranno aggiunte. Altrimenti verrà creata una nuova bozza con l'elemento selezionato.

Puoi anche aggiungere tempi a un documento specifico copiando gli elementi, spostandoti nella selezione fattura e incollandoli.

Se l'opzione "Raggruppamento automatico" è attivata, gli elementi con lo stesso titolo vengono raggruppati. I titoli sono impostati in Preferenze/Tempo di lavoro.

Un clic destro su Inviato › Mostra nel Finder apre la cartella di archiviazione con i PDF (vedi Impostazioni › File).

In Inviato › Fatture ogni anno ha una voce propria; un clic mostra tutte le fatture di quell'anno. Sotto seguono i mesi. Con un clic destro su Inviato scegli Trimestre in Suddivisione per vedere i trimestri.

Una nuova lista si crea con il pulsante + in basso nella barra laterale della panoramica: Nuova lista smart.

Le fatture ricevute acquisite si trovano in Ricevuto › Fatture o Note di credito, i documenti ancora da verificare in Recente › Nuove fatture ricevute. Le voci appaiono non appena ci sono documenti. Un clic destro su Ricevuto › Aggiorna avvia subito il recupero.

I documenti si acquisiscono con File › Importa › Da file… o Da scanner…, trascinando PDF o immagini sull'icona di GrandTotal nel Dock, oppure automaticamente tramite Impostazioni › Fatture ricevute (Cartella monitorata, Casella di posta).

Il colore dell'icona della fattura negli elenchi dei documenti indica lo stato del pagamento:

• Rosso: scaduta
• Arancione: in scadenza
• Verde: pagata

Le fatture completate mostrano un'icona di ricevuta verde, quelle annullate un'icona di nota di credito. Le fatture ricorrenti mostrano inoltre un'icona di ripetizione.

Nelle informazioni di una fattura compare un triangolo di avviso accanto a Numero se il numero è già usato da un'altra fattura, e accanto a Cliente se non è selezionato alcun cliente.

Una nuova fattura si crea selezionando il cliente a sinistra e poi facendo clic sul pulsante + sotto il suo elenco di documenti. Lì si trovano anche preventivo, nota di credito, fattura permanente, progetto, pagamento, documento e gruppo di documenti. In alternativa tramite il menu File/Nuovo. Il nuovo documento appartiene al cliente selezionato.

Se File › Nuovo è disattivato, non è selezionato alcun cliente: passa prima alla sezione Clienti e seleziona il cliente.

Nel menu del documento di una bozza di fattura (clic destro o pulsante a ingranaggio) scegli Crea Fatture parziali e il numero da 1 a 4. La bozza diventa la fattura finale con le fatture parziali. Con 2, 3 o 4 si ottengono rate uguali; una singola fattura parziale riceve inizialmente il 50 % dell'importo aperto.

La quota si modifica nelle informazioni della fattura parziale nel campo Quota, come percentuale (20) o come frazione (1/3).

Una fattura finale può essere inviata solo quando almeno una delle fatture parziali è stata inviata. Se ci sono pagamenti parziali, questi vengono automaticamente detratti.

La fattura finale è detta anche fattura di saldo.

Le ripetizioni create automaticamente appaiono sotto la fattura permanente, non in Ricorrente ora. Le prossime scadenze sono mostrate nelle previsioni.

Una nota di credito è un tipo di documento a sé. Si crea con il pulsante + sotto l'elenco dei documenti del cliente o tramite File › Nuovo › Nota di credito.

Gli articoli si inseriscono con importi positivi. GrandTotal detrae la nota di credito dal fatturato e dalle partite aperte. Tieni presente che anche le note di credito vanno contrassegnate come pagate: il rimborso al cliente si registra come un pagamento.

Numerazione e denominazione si impostano in Impostazioni › Note di credito.

Fattura di rettifica

Per correggere una fattura in tutto o in parte, scegli Crea Fattura di rettifica nel suo menu del documento (clic destro o pulsante a ingranaggio). GrandTotal crea una bozza con gli stessi articoli e quantità negative; il campo Riferimento contiene il numero della fattura originale. Per una correzione parziale elimina gli articoli non interessati o adatta le quantità, poi invia la bozza.

Finché il riferimento contiene il numero della fattura originale inviata, il documento appare nelle fatture elettroniche come fattura di rettifica (tipo 384). Le fatture più vecchie con totale negativo senza questo riferimento valgono come note di credito.

Un preventivo si contrassegna come Accettato o Rifiutato con il menu in alto accanto al pulsante Invia (Nessuno annulla il contrassegno); per più preventivi selezionati tramite Modifica › Segna come. Crea fattura contrassegna automaticamente il preventivo come accettato. Solo i preventivi inviati e accettati contano nel budget di un progetto; un preventivo è considerato scaduto solo finché non è né accettato né rifiutato.

Se aggiungi un pagamento prima di inviare la fattura, viene considerato come un pagamento in acconto (la data del pagamento è precedente alla data della fattura)

Per i pagamenti con un importo leggermente inferiore al totale della fattura, viene visualizzato il valore dello sconto in contanti dedotto. Fai clic sul segno di spunta per contrassegnare la fattura come completata.

Se ricevi un acconto da un cliente, lo aggiungi alla gerarchia superiore dei documenti. Se successivamente trascini questo pagamento su una fattura non pagata, verrà assegnato alla fattura.

Un pagamento si registra nella fattura inviata con il pulsante Pagato … (inserire importo e data). In alternativa nel menu del documento Aggiungi pagamento o tramite File › Nuovo › Pagamento.

Una data di pagamento errata si modifica nel pagamento stesso: nella sezione Clienti espandi la fattura e seleziona il pagamento. Non è necessario sbloccare la fattura.

Se l'opzione Allegare con documento principale è attivata, il documento viene aggiunto alla fattura o al preventivo quando lo invii.

Un documento contiene un file PDF esistente, ad esempio un contratto o un progetto. Lettere e altra corrispondenza non si scrivono in GrandTotal.

Utilizzando la selezione multipla, puoi selezionare quali elementi devono apparire nell'estratto conto.

Negli estratti conto, il segnaposto del layout <quantity/> viene sostituito con la data della fattura/pagamento

Con il pulsante Invia nella vista dell'estratto conto, l'estratto viene inviato come una fattura. Oggetto e testo dell'e-mail si definiscono in Impostazioni › Posta per il tipo Estratto conto, il layout in Impostazioni › Clienti o per singolo cliente nei dati anagrafici.

I nuovi gruppi di articoli si creano in Impostazioni › Imposte: nell'elenco Gruppi elementi con il pulsante +. Lì assegni loro anche il gruppo imposta. Il pulsante con il segno di spunta rende il gruppo selezionato quello predefinito per i nuovi elementi.

Ogni articolo ha i campi Numero di articolo e EAN/GTIN. Possono essere riportati nel layout, vengono considerati nella ricerca e ripresi nelle fatture elettroniche. Con l'EAN/GTIN gli articoli possono essere inseriti nelle fatture tramite codice a barre.

In alternativa, trascina il file PDF direttamente nell'elenco dei layout.

Se il Mac è impostato sulla regione Svizzera, l'opzione Aggiungi polizza di versamento svizzera aggiunge una sezione di pagamento QR al nuovo layout.

Possono essere utilizzate pagine aggiuntive per aggiungere pagine extra. Ad esempio, termini di servizio.

Il formato della carta si imposta nella modalità di modifica del layout con File › Impostazione pagina … (⇧⌘P).

Facendo clic sulla tabella una volta in modalità visualizzazione verranno mostrate le opzioni globali per la tabella. Come il colore di sfondo e se i totali devono essere allineati in fondo alla tabella. Un doppio clic ti porterà alla sezione di modifica della tabella.

Le colonne della tabella degli elementi sono campi di testo con segnaposto nelle singole sezioni della tabella (intestazione, elemento, subtotale, netto, imposte, da pagare …). Per spostare una colonna, si modifica il campo in ogni sezione in cui compare. Carattere e stile si cambiano allo stesso modo: ad es. per un totale finale in grassetto nella sezione Da pagare, seleziona il campo e scegli Formato › Carattere › Grassetto (⌘B).

Ogni sezione ha un pulsante a ingranaggio con colore di sfondo, Interlinea prima, Interlinea dopo, Rientro della riga (sinistra/destra) e Spazio dopo. Nella sezione Elemento si può inoltre attivare Sfondo alternato per colorare le righe in modo alternato. Le linee possono anche essere tratteggiate o punteggiate; lo stile si sceglie nel menu accanto allo spessore della linea. La distanza in alto è determinata dalla posizione dei campi nella sezione. L'interlinea di un testo si imposta nel righello. Le Guide intelligenti aiutano ad allineare i campi sulla stessa linea.

Se sono selezionati più elementi, fai clic destro e scegli Distribuisci › Orizzontalmente o Verticalmente per distribuirli a distanze uguali.

Qui inserisci la tua Partita IVA, il Codice fiscale e l'ID registrazione legale.

Le proprie coordinate bancarie si inseriscono nella sezione Banca nei campi IBAN e BIC. Nel layout si riportano con i segnaposto del mittente <sender.IBAN/> e <sender.BIC/>.

Se un tipo di pagamento deve usare un altro conto, lo si inserisce in Impostazioni › Pagamenti tramite il pulsante delle impostazioni nella riga del tipo di pagamento (Titolare del conto, IBAN, BIC). Queste coordinate bancarie hanno quindi la precedenza e vengono usate anche nelle fatture elettroniche.

GrandTotal controlla i campi IBAN (qui, nelle coordinate bancarie del cliente e nei tipi di pagamento) durante la digitazione. Se il checksum non è corretto, compare l'avviso Checksum non valido.

I membri del team sono le persone che emettono i documenti. Con il + sotto Membri ne aggiungi uno e inserisci nome, E-Mail, Telefono e una Firma. Con il pulsante rotondo davanti a un membro indichi chi sei tu: i nuovi documenti ricevono questo membro.

Appena esistono membri del team, l'Info di fatture, preventivi e solleciti mostra il menu Membro del team. Il membro assegnato serve in tre punti:

• Layout e testo della mail hanno segnaposto per nome, e-mail, telefono e firma del membro: così ogni documento riporta il referente e la firma giusti.
• Gli elenchi dei documenti della panoramica hanno una colonna Membro del team.
• In Rapporti › Intervallo di Date e nei grafici il fatturato si può valutare per membro del team.

Questa impostazione influisce anche sui prezzi mostrati negli elenchi del catalogo.

Il formato del numero del cliente e il contatore corrente possono essere modificati qui. (Il contatore mostra il numero che il prossimo cliente otterrà)

Qui puoi anche modificare le impostazioni degli estratti conto

In Ordina scegli se l'elenco dei clienti è ordinato per Cognome o per Nome. In Paese nell'indirizzo del destinatario stabilisci in quale lingua compare il nome del paese nell'indirizzo del destinatario, ad es. sempre in inglese per le spedizioni postali internazionali.

I termini di pagamento vengono copiati ai nuovi clienti e possono essere modificati individualmente nelle impostazioni del cliente. Inoltre, è possibile impostare termini personalizzati durante l'invio di una fattura.

Le fatture non pagate entro questi termini sono contrassegnate come scadute. Quando la data supera il valore nel secondo campo, diventano in ritardo.

Modello predefinito determina il layout delle nuove fatture. In Fattura elettronica scegli il formato di fattura elettronica che ricevono i nuovi clienti; lo si può modificare per ogni cliente.

Nel campo Etichetta imposti il titolo stampato sulle note di credito. Sotto si trovano le Condizioni, stampate alla fine di ogni nota di credito, e la Numerazione con formato e contatore propri.

Una nota di credito è un tipo di documento a sé con importi positivi; nelle analisi e nel saldo aperto conta come negativa. Una fattura con un totale complessivo inferiore a zero è invece una fattura di rettifica (vedi Fatture).

Come per le fatture, è possibile creare più condizioni; i nuovi preventivi ricevono quella contrassegnata come predefinita. Quale vale si sceglie nelle informazioni del preventivo in Condizioni. Se c'è un solo campo di testo per le condizioni, valgono per tutti i preventivi.

Qui è possibile configurare i propri tipi di documenti aggiuntivi e le relative condizioni.
Facoltativamente, è possibile separare gli elementi per un rapporto di lavoro dettagliato.

Per impostazione predefinita esiste solo il tipo Promemoria. Per un sollecito, una bolla di consegna o una conferma d'ordine, qui si crea un altro tipo con il pulsante + e se ne definiscono layout, condizioni e, facoltativamente, una numerazione propria.

Il documento si crea nel menu del documento della fattura o del preventivo (clic destro o pulsante a ingranaggio nell'elenco dei documenti), ad es. Crea sollecito. Le fatture scadute si trovano nella panoramica in Recente › Scaduto.

I documenti riprendono gli elementi della fattura. Non esiste una funzione specifica per le spese di sollecito. Una spesa può essere scritta come testo nelle condizioni del tipo o fatturata con una fattura separata.

Data e scadenza della fattura originale sono mostrate dai segnaposto <parent.sent/> e <parent.due/> (equivalenti: <original.sent/>, <original.due/>).

Il carattere utilizzato per gli elenchi quando si inizia una voce di elenco con - o * può essere impostato qui. Per impostazione predefinita, viene utilizzato un •.

Il carattere utilizzato per gli elenchi quando si inizia una voce di elenco con - o * può essere impostato qui. Per impostazione predefinita, viene utilizzato un •.

Il separatore per le voci raggruppate definisce come vengono separate le descrizioni degli elementi.

Se lo sfondo ha più pagine, la prima pagina viene utilizzata per la pagina 1. La pagina 2 viene utilizzata per tutte le pagine successive.

Il nome del PDF allegato si definisce nel campo Nome file. Se è vuoto, viene usato l'oggetto.

Facoltativamente, inserire gli indirizzi di posta elettronica in BCC per inviare una copia di un documento alla propria contabilità

Facoltativamente, è possibile scegliere di aggiungere la carta intestata definita qui ai PDF inviati via e-mail

In alto a sinistra scegli il tipo di documento di cui modifichi il testo della mail (Fattura, Preventivo, Estratto conto) e subito accanto il programma di posta. Il programma di posta vale per tutti i tipi di documento. Il menu mostra i programmi supportati installati. Con Unire in un unico PDF i documenti allegati vengono uniti al PDF della fattura in un unico file; se disattivato, vengono inviati come PDF separati.

Cartella monitorata: i file salvati nella cartella selezionata vengono importati automaticamente.

Base: La directory in cui vengono salvati tutti i documenti.

Cartella: La sottodirectory in cui vengono salvati i documenti. (utilizzare "/" tra gli elementi per creare ulteriori sottodirectory)

Nome file: Il nome del documento.

I documenti possono essere estratti dal database in qualsiasi momento ricreando il contenuto della cartella.

I PDF archiviati contengono anche i dati del documento. Se nel file manca una fattura, trascina il suo PDF dalla cartella di archiviazione sull'icona di GrandTotal nel Dock; il documento viene ripreso nell'azienda aperta. I pagamenti vanno poi aggiunti a mano.

I gruppi di tasse vengono assegnati ai gruppi di articoli.

⚠Una volta utilizzate in un documento inviato, le tasse non possono più essere modificate.

Il pulsante + in basso apre un menu con Gruppo cliente (nuova riga) e Gruppo imposta (nuova colonna). Per una nuova aliquota scegli Gruppo imposta. Un clic su una cella della matrice apre le impostazioni per questo gruppo di clienti: tipo Imponibile o Non tassabile e l'aliquota in %. Poi si assegna il gruppo imposta ai gruppi di articoli nell'elenco in basso. Il gruppo di articoli con il segno di spunta è quello predefinito per i nuovi elementi.

Elementi con aliquote diverse (ad es. 19 % e 7 %, o spese esenti) possono essere combinati in una fattura; ogni elemento riceve il gruppo di articoli adatto.

Se un'imposta è già usata in documenti inviati, si duplica il gruppo imposta tramite il suo pulsante a ingranaggio invece di modificarlo. Le voci non più necessarie si archiviano con un clic destro.

Una nuova azienda ha i gruppi di clienti Nazionale ed Estero. Solo Nazionale riceve aliquote; Estero è esente per impostazione predefinita. Per i clienti all'estero senza IVA scegli Estero in Gruppo cliente nei dati anagrafici del cliente.

Puoi aggiungere un tasso di cambio relativo alla valuta predefinita. Questo verrà utilizzato per convertire i tassi quando si cambia la valuta di un documento e per calcolare i valori nel dashboard nella tua valuta nativa.

Definisci le condizioni per i diversi tipi di pagamento in Preferenze/Fatture

Puoi impostare fino a 3 sconti in contanti che possono essere utilizzati utilizzando il menu delle opzioni del tag "Importo" in Preferenze/Fatture/Condizioni

Gli importi in CHF vengono arrotondati automaticamente a 5 centesimi. Non esiste un'impostazione per questo.

Quando si aggiungono segnaposto nelle sezioni del titolo o del subtotale, i titoli o i sottotitoli vengono inseriti di conseguenza. Usa almeno un segnaposto comune per titoli e sottotitoli. I subtotali vengono aggiunti solo se è richiesto più di un subtotale

Il raggruppamento automatico crea gruppi per gli elementi che condividono lo stesso nome.

Crea una fattura separata per ogni progetto crea una fattura per progetto durante l'importazione. Includi elementi con costo zero importa anche le voci senza importo.

Il tasso predefinito viene utilizzato durante l'importazione di voci a tempo da applicazioni o servizi che non supportano tassi

Utilizzando le regole puoi dichiarare quali gruppi di elementi devono essere utilizzati per gli elementi. Se non ci sono regole, viene applicato il valore predefinito dei tuoi gruppi di elementi.

Tutte queste impostazioni si applicano durante l'importazione e non influiscono sugli elementi già importati.

In Impostazioni › Ask GrandTotal scegli nel menu «Spento», «Aiuto GrandTotal» o un agente: Claude Code, Codex, Gemini CLI o Mistral Vibe (Gemini CLI solo con una chiave API a pagamento di Google). «Aiuto GrandTotal» risponde alle domande sull'uso tramite il servizio di assistenza di Media Atelier e non invia dati del file. Un agente deve essere installato e connesso sul Mac; se non lo è ancora, «Configura…» guida attraverso installazione e accesso. «Prova» fa una domanda di prova. In «Modello» scegli il modello dell'agente; «Predefinito» lascia la scelta all'agente. Con «Spento» Ask GrandTotal è disattivato per questo file.

Autorizzazioni:

• Domande: l'agente risponde solo alle domande.
• Domande e bozze: l'agente crea anche bozze e può modificare o eliminare ciò che ha creato nella stessa conversazione.
• Domande, crea e modifica bozze: in più l'agente può modificare, integrare ed eliminare i documenti esistenti non ancora inviati e le loro voci.

I documenti inviati restano intatti a ogni livello.

Nelle cartelle condivise l'agente può leggere file e salvarne di nuovi, per esempio un'analisi come tabella. GrandTotal non sovrascrive i file esistenti.

Fai le tue domande con il simbolo delle scintille a destra del campo di ricerca o con Vista → Ask GrandTotal (⇧⌘K). L'agente conosce la tua selezione: «questa fattura» indica quella selezionata.

Una conversazione conosce le domande precedenti. Ne inizi una nuova con il pulsante «Nuova conversazione»; dopo 30 minuti senza domande ne inizia comunque una nuova.

Ciò che l'agente legge viene inviato al fornitore del suo modello, cioè Anthropic, OpenAI, Google o Mistral. GrandTotal sostituisce prima sempre nomi, indirizzi, indirizzi e-mail, numeri di telefono e coordinate bancarie con segnaposto, anche i nomi nella tua domanda. La risposta la vedi comunque con i nomi reali; l'occhio nella finestra mostra ciò che è stato davvero inviato all'AI.

Ask GrandTotal non ha bisogno del Server MCP. Ogni conversazione riceve una propria chiave, valida solo per questo file.

GrandTotal può utilizzare il Centro Notifiche per informarti quando le fatture sono in scadenza, scadute o ricorrenti.

Le notifiche possono ripetersi se lo si desidera.

I preventivi scadono quando viene raggiunta la data di validità e non è stato contrassegnato né come accettato né come rifiutato.

Se si usa un servizio di fatturazione elettronica con ricezione, GrandTotal può informarti in Ricevuto anche sui Nuovi documenti.

In Icona del programma, Mostra contatore attiva o disattiva il numero sull'icona di GrandTotal nel Dock, ad esempio per fatture in scadenza, scadute o ricorrenti.

Le autorizzazioni possono essere impostate per ogni file aziendale individualmente.

• Nessuno: nessun accesso.
• Sola lettura: l'agente legge i record.
• Crea record: crea nuovi record e può modificare o eliminare solo ciò che ha creato nella stessa sessione.
• Modifica bozze: in più può modificare, integrare ed eliminare i documenti esistenti non ancora inviati e le loro voci.

I documenti inviati restano invariati a ogni livello.

Con «Pseudonimizzare le informazioni» GrandTotal abbrevia nomi, indirizzi, indirizzi e-mail, numeri di telefono e coordinate bancarie alla prima e all'ultima lettera («Erika Musterfrau» diventa «E*a M*u») prima che i dati lascino il Mac. Oggetto, note e testi delle voci restano leggibili, i nomi al loro interno vengono abbreviati allo stesso modo. Importi, date e numeri dei documenti restano leggibili. L'AI non può filtrare per dati personali. I PDF delle fatture restano bloccati.

Se nel programma di AI indichi un cliente per nome, GrandTotal lo cerca sul Mac e restituisce all'AI solo il suo numero interno e il nome abbreviato. Il punto interrogativo accanto all'opzione mostra come un cliente arriva all'AI.

Per la configurazione copia il prompt e incollalo nell'agente corrispondente.

La reimpostazione del token creerà un nuovo prompt e revocherà l'accesso per le connessioni esistenti.

Con l'accesso web si usa l'azienda aperta nel browser di un telefono, tablet o altro computer, ad esempio su iPhone, iPad o un dispositivo Android. Non esiste un'app separata; GrandTotal stesso funziona sul Mac.

Configurazione: in Impostazioni › Accesso web attiva Accesso a questo file ovunque. Lo stato mostra se la connessione è attiva. In Dispositivi abbinati crea con + (Abbina dispositivo) un codice QR e scansionalo con la fotocamera del dispositivo, oppure usa Copia link per un browser sul computer. Il codice vale 10 minuti e per un solo dispositivo.

Per ogni Mac coperto dalla licenza si possono abbinare due dispositivi; l'indicazione sotto l'elenco mostra quanti sono occupati (ad es. 1 di 2 dispositivi). Raggiunto il limite, si rimuove prima un dispositivo.

Per ogni dispositivo, Consenti modifiche stabilisce se può modificare i dati. Con – si rimuove un dispositivo; perde subito l'accesso.

GrandTotal deve essere in esecuzione sul Mac con il file aperto. Finché l'accesso è attivo, GrandTotal impedisce lo stop del Mac.

File › Importa (⌃⌘I) vale per la sezione attuale: nella sezione Clienti per i clienti, nel catalogo per gli articoli, nell'elenco degli elementi di una bozza per gli elementi.

Per il passaggio da un altro programma, nel menu GrandTotal › Migra dati da ci sono degli importatori, ad es. per Billings Pro, SubTotal, Invoice Ninja, LexOffice, SevDesk o Papierkram. Gli importatori per i programmi installati appaiono automaticamente.

Gli ordini di GarageSale si inviano da GarageSale a GrandTotal. Per ogni ordine viene creata una bozza di fattura; l'acquirente viene creato o aggiornato come cliente.

Per le bozze vedrai un avviso nella finestra di dialogo di stampa. Le bozze non sono destinate a essere inviate al cliente. Usa il pulsante "Invia" per questo.

Il pulsante + aggiunge altre colonne. Un clic sul titolo di una colonna la seleziona; poi la si può spostare o rimuovere con il pulsante – o il tasto Elimina.

File › Informazioni sul file apre una finestra il cui menu a comparsa passa tra Diario, Info, Cambiamenti, Errori, Apparati, Velocità e Verifica.

• Apparati confronta lo stato del file con tutti i Mac su cui questa finestra è aperta in quel momento. Se i file non corrispondono, il servizio cloud non ha ancora sincronizzato completamente i dati, o si tratta di un file diverso.
• Velocità misura la velocità di lettura e scrittura nella posizione del file.
• Verifica (se presente) esporta i dati di verifica del file, controllabili indipendentemente da GrandTotal su mediaatelier.com/Verify.

Resettare la cache rilegge i dati se la visualizzazione non corrisponde allo stato del file. Quando si sono accumulate moltissime modifiche, compare Ottimizza file: le modifiche vengono riunite, il che velocizza l'apertura.

Le voci archiviate si recuperano tramite Mostra archiviati nel menu contestuale dell'elenco.

Questo funziona anche con i documenti. Dopo aver copiato, puoi incollarli nell'elenco di un altro cliente.

Duplica articoli e documenti usando ⌘-D.

Netto: I prezzi degli articoli non includono le tasse. Queste vengono aggiunte alla fine del documento. I documenti per clienti aziendali vengono di norma creati con prezzi netti.

Lordo: Le tasse sono già incluse nei prezzi unitari. I prezzi lordi sono obbligatori per legge per i consumatori finali. Le tasse sono indicate alla fine del documento.

Tutti i campi possono essere aggiunti anche ai layout. Un campo aggiuntivo può essere eliminato solo finché nessun record contiene un valore in esso.

Se è stato creato un campo aggiuntivo per un dato che ora ha un proprio campo (ad es. IBAN), si trascina il campo aggiuntivo dall'elenco sull'etichetta del campo standard. GrandTotal trasferisce i valori di tutti i record e poi elimina il campo aggiuntivo.