GrandTotal Help

Migratie van oudere gegevens kan ook handmatig worden gestart vanuit het GrandTotal-menu. Daar kunt u ook oudere, niet langer benodigde gegevens verwijderen.

De gedeelde synchronisatiemap die wordt gebruikt door oudere versies van GrandTotal moet handmatig worden verwijderd: Deze bevindt zich in GrandTotal/com.mediaatelier.grandtotal.sync in de root van uw Dropbox of iCloud Drive. Zorg ervoor dat u geen eigen bestanden in die map hebt opgeslagen voordat u deze verwijdert.

Ja, als het zich bevindt op een cloudschijf of in een gedeelde map op het apparaat.

Ja. U kunt een nieuw bedrijf aanmaken via het Bestand-menu.

Ja. Sla het bijbehorende GrandTotal-bestand op in de Finder of gebruik het menu Bestand/Bewaar kopie.

Ja. Bestand › Bewaar een kopie wordt met ingedrukte ⌥-toets Opslaan in andere formaten. Daar bewaart GrandTotal 6 to 9 een volledige kopie in de bestandsindeling van GrandTotal 6 tot 9, en Backup een reservekopie voor GrandTotal 3–5. Oudere versies tonen alleen de gegevens die ze kennen. Daar kunnen ook geanonimiseerde kopieën en kopieën zonder documenten worden bewaard.

Nee. Dit werkt alleen binnen dezelfde versie.

Hoe verhuist u naar een nieuwe Mac?

Alle gegevens (klanten, documenten, lay-outs, catalogus, instellingen) staan in het .grandtotal-bestand. De opslaglocatie ziet u met een ⌘-klik op de venstertitel. Het veiligst kiest u op de oude Mac Bestand › Bewaar een kopie, kopieert u dit bestand naar de nieuwe Mac en opent u het daar met een dubbelklik. Staat het bestand in een cloudmap, dan opent u het op de nieuwe Mac rechtstreeks daar. Een licentiebestand activeert u met een dubbelklik.

Ja. Bestand › Bewaar een kopie wordt met ingedrukte ⌥-toets Opslaan in andere formaten; daar kunnen de laatste 3, 5 of 10 jaar in een nieuw bestand worden opgeslagen. Houd rekening met de wettelijke bewaartermijnen.

Daar waar het .grandtotal-bestand is opgeslagen, meestal in Documenten, iCloud Drive of Dropbox. Een ⌘-klik op de venstertitel toont de locatie. Time Machine maakt ook een reservekopie van het bestand.

Alle waarden worden geconverteerd naar uw standaardvaluta met behulp van de wisselkoers die is ingevoerd in Voorkeuren/Betalingen.

Onlangs › Top toont voor het gekozen jaar de klanten, landen, categorieën, projecten en artikelen met de hoogste omzet, en het betaalgedrag: hoeveel dagen voor of na de vervaldatum klanten gemiddeld betalen. Bovenaan kiest u het jaar en hoeveel items (3, 5 of 10) elke lijst toont.

Met de tandwielknop bepaalt u welke lijsten verschijnen en in welke volgorde. Toon Bruto prijzen onderaan schakelt tussen netto- en brutobedragen.

Rechts klikken op een balk geeft u de optie om de waarden te splitsen op basis van verschillende criteria.
Klikken op een balk toont een lijst van de bijbehorende documenten. Dubbelklikken op een document zal het tonen. De lijst kan ook worden geëxporteerd.

Alle waarden worden weergegeven in uw primaire valuta. De wisselkoers kan worden ingesteld in Voorkeuren/Betalingen

Waarden van het vorige jaar worden alleen weergegeven in schalen die vergelijkbaar zijn.

Bij het vergelijken van items is het zeer waarschijnlijk dat u afrondingsverschillen krijgt ten opzichte van de facturen. (Dit komt omdat belastingen worden berekend op het totaal van de facturen en niet op de individuele items)

Grafieken worden beschikbaar zodra u documenten hebt verzonden.

Een factuur die nog moet worden verzonden, vindt u hier. Onlangs › Open toont daarentegen verzonden facturen die nog niet zijn betaald.

Items zonder kosten verschijnen alleen als Inclusief items zonder kosten is aangevinkt, gearchiveerde items alleen met Toon archief in het contextmenu van de lijst.

Met een rechtsklik in de lijst groepeert u de tijdregistraties op Klant, Project, Dag, Maand, Gebruiker of Label. De spatiebalk toont de geselecteerde items als voorbeeld van de factuur die eruit zou ontstaan.

Het menu bij het item van de dienst in de zijbalk leidt naar de Instellingen ervan (bijv. inloggegevens), controleert op updates, toont de plug-in in de Finder of verwijdert hem.

"Factuur selectie" zoekt naar de klant voor de items. Als er al een conceptfactuur is, worden de vermeldingen toegevoegd. Anders wordt een nieuwe concept gemaakt met het geselecteerde item.

U kunt ook tijden toevoegen aan een specifiek document door de items te kopiëren, naar de factuur te gaan, de lijst te selecteren en ze te plakken.

Als de optie "Automatisch groeperen" is ingeschakeld, worden items met dezelfde titel gegroepeerd. Titels worden ingesteld in Voorkeuren/Werktijd.

Een rechtsklik op Verstuurd › Toon in Finder opent de archiefmap met de PDF's (zie Instellingen › Bestand).

Onder Verstuurd › Facturen heeft elk jaar een eigen item; een klik erop toont alle facturen van dat jaar. Daaronder volgen de maanden. Met een rechtsklik op Verstuurd kiest u onder Onderverdeling voor Kwartaal om in plaats daarvan kwartalen te tonen.

Een nieuwe lijst maakt u aan met de +-knop onderaan in de zijbalk van het overzicht: Nieuwe slimme lijst.

Overgenomen inkomende facturen staan onder Ontvangen › Facturen of Creditnota's, nog te controleren documenten onder Onlangs › Nieuwe inkomende facturen. De items verschijnen zodra er documenten zijn. Een rechtsklik op Ontvangen › Opnieuw laden haalt ze direct op.

Documenten legt u vast met Bestand › Importeer › Uit bestanden… of Van scanner…, door PDF's of afbeeldingen naar het GrandTotal-symbool in het Dock te slepen, of automatisch via Instellingen › Inkomende facturen (Bewaakte map, Postbus).

De kleur van het factuurpictogram in de documentlijsten toont de betalingsstatus:

• Rood: achterstallig
• Oranje: verschuldigd
• Groen: betaald

Afgehandelde facturen tonen een groen kwitantiepictogram, geannuleerde een creditnotapictogram. Terugkerende facturen tonen daarnaast een herhalingspictogram.

In de info van een factuur verschijnt een waarschuwingsdriehoek naast Nummer als het nummer al door een andere factuur wordt gebruikt, en naast Klant als er geen klant is gekozen.

Een nieuwe factuur maakt u aan door links de klant te selecteren en vervolgens op de +-knop onder diens documentenlijst te klikken. Daar staan ook offerte, creditnota, permanente factuur, project, betaling, document en documentgroep. U kunt ook het menu Bestand/Nieuw gebruiken. Het nieuwe document hoort bij de geselecteerde klant.

Is Bestand › Nieuw grijs, dan is er geen klant geselecteerd: ga eerst naar het gedeelte Klanten en selecteer de klant.

Kies in het documentmenu van een factuurconcept (rechtsklik of tandwielknop) Maak Gedeeltelijke facturen en het aantal 1 tot 4. Het concept wordt de definitieve factuur met de gedeeltelijke facturen. Bij 2, 3 of 4 ontstaan gelijke termijnen; een enkele gedeeltelijke factuur krijgt eerst 50 % van het openstaande bedrag.

Het aandeel wijzigt u in de info van de gedeeltelijke factuur in het veld Aandeel, als percentage (20) of als breuk (1/3).

Een definitieve factuur kan alleen worden verzonden wanneer ten minste een van de gedeeltelijke facturen is verzonden. Als er gedeeltelijke betalingen zijn, worden deze automatisch afgetrokken.

De definitieve factuur (Eindfactuur) wordt ook slotfactuur genoemd.

De automatisch aangemaakte herhalingen verschijnen onder de permanente factuur, niet onder Herhaal nu. Komende termijnen toont de prognose.

Een creditnota is een eigen documenttype. U maakt deze aan met de +-knop onder de documentenlijst van de klant of via Bestand › Nieuw › Creditnota.

De items voert u in met positieve bedragen. GrandTotal trekt de creditnota af van de omzet en de openstaande posten. Houd er rekening mee dat u creditnota's ook als betaald moet markeren: de terugbetaling aan de klant legt u vast als een betaling.

Nummering en benaming stelt u in bij Instellingen › Creditnota's.

Correctiefactuur

Om een factuur geheel of gedeeltelijk te corrigeren, kiest u in het documentmenu ervan (rechtsklik of tandwielknop) Maak Correctiefactuur. GrandTotal maakt een concept aan met dezelfde items en negatieve aantallen; in het veld Referentie staat het nummer van de oorspronkelijke factuur. Voor een gedeeltelijke correctie verwijdert u de items die niet betrokken zijn of past u de aantallen aan, en verstuurt u het concept.

Zolang de referentie het nummer van de verzonden oorspronkelijke factuur bevat, verschijnt het document in e-facturen als correctiefactuur (type 384). Oudere facturen met een negatief totaal zonder deze verwijzing gelden als creditnota.

Een raming markeert u als Geaccepteerd of Afgewezen met het menu bovenaan naast de knop Verstuur (Geen heft de markering weer op); voor meerdere geselecteerde ramingen via Wijzig › Markeer als. Maak factuur markeert de raming automatisch als geaccepteerd. Alleen verzonden, geaccepteerde ramingen tellen mee voor het budget van een project; een raming geldt alleen als verlopen zolang deze niet geaccepteerd en niet afgewezen is.

Als u een betaling voor het verzenden van de factuur toevoegt, wordt deze beschouwd als een vooruitbetaling (datum van betaling is eerder dan de factuurdatum)

Voor betalingen met een iets lager bedrag dan het factuurtotaal wordt de afgetrokken contantkortingswaarde weergegeven. Klik op het vinkje om de factuur als voltooid te markeren.

Als u een aanbetaling van een klant ontvangt, voegt u deze toe aan de bovenste hiërarchie van de documenten. Als u deze betaling later sleept naar een onbetaalde factuur, wordt deze aan de factuur toegewezen.

Een betaling legt u vast in de verzonden factuur met de knop Betaald… (bedrag en datum invullen). U kunt ook in het documentmenu Voeg betaling toe of Bestand › Nieuw › Betaling gebruiken.

Een verkeerde betaaldatum wijzigt u in de betaling zelf: klap in het gedeelte Klanten de factuur open en selecteer de betaling. De factuur hoeft daarvoor niet te worden ontgrendeld.

Als de optie Bijvoegen met ouder-document is ingeschakeld, wordt het document toegevoegd aan de factuur of raming wanneer u deze verzendt.

Een document bevat een bestaand pdf-bestand, bijvoorbeeld een contract of een tekening. Brieven en andere correspondentie maakt u niet in GrandTotal.

Met meervoudige selectie kunt u selecteren welke items op het rekeningafschrift moeten verschijnen.

In rekeningafschriften wordt de lay-out-aanduiding <quantity/> vervangen door de datum van de factuur/betaling

Met de knop Verstuur in de weergave van het rekeningafschrift wordt het afschrift net als een factuur verzonden. Onderwerp en tekst van de mail legt u vast in Instellingen › Mail bij het type Factuuroverzicht, de lay-out in Instellingen › Klanten of per klant in de stamgegevens.

Nieuwe artikelgroepen maakt u aan in Instellingen › Belastingen: in de lijst Categoriën met de +-knop. Daar wijst u ze ook de belastinggroep toe. De vinkjesknop maakt de geselecteerde artikelgroep de standaard voor nieuwe items.

Elk artikel heeft de velden Artikelnummer en EAN/GTIN. Ze kunnen in de lay-out worden weergegeven, worden bij het zoeken meegenomen en in e-facturen overgenomen. Met de EAN/GTIN kunnen artikelen via een barcode in facturen worden ingevoegd.

U kunt het PDF-bestand ook rechtstreeks naar de lijst met lay-outs slepen.

Is uw Mac ingesteld op de regio Zwitserland, dan voegt de optie Zwitserse betalingsstrook toevoegen een QR-betaalgedeelte aan de nieuwe lay-out toe.

Aanvullende pagina's kunnen worden gebruikt om extra pagina's toe te voegen. Bijv. algemene voorwaarden.

Het papierformaat stelt u in de bewerkingsmodus van de lay-out in met Bestand › Pagina-instelling… (⇧⌘P).

Als u één keer op de tabel klikt in paginaweergave, worden de globale opties voor de tabel getoond. Zoals achtergrondkleur en of de sommen onderaan de tabel moeten worden uitgelijnd. Een dubbele klik brengt u naar de bewerkingssectie van de tabel.

De kolommen van de itemtabel zijn tekstvelden met tijdelijke aanduidingen in de afzonderlijke tabelsecties (Kopregel, Onderdeel, Subtotaal, Netto, Belastingen, Te betalen …). Om een kolom te verplaatsen, wijzigt u het veld in elke sectie waarin het voorkomt. Lettertype en stijl wijzigt u op dezelfde manier: bijv. voor een vet eindtotaal in de sectie Te betalen het veld selecteren en Opmaak › Lettertype › Vet (⌘B).

Elke sectie heeft een tandwielknop met achtergrondkleur, Lijn voor, Lijn na, Lijn inspringen (links/rechts) en Ruimte na. In de sectie Onderdeel kunt u bovendien Alternatieve achtergrond inschakelen om rijen afwisselend te kleuren. Lijnen kunnen ook gestreept of gestippeld worden weergegeven; de stijl kiest u in het menu naast de lijndikte. De ruimte boven wordt bepaald door de positie van de velden in de sectie. De regelafstand van een tekst stelt u in de liniaal in. Slimme hulplijnen helpen om velden op dezelfde lijn uit te lijnen.

Als meerdere elementen zijn geselecteerd, klikt u met de rechtermuisknop en kiest u Verdelen › Horizontaal of Verticaal om ze op gelijke afstand te plaatsen.

Hier vult u uw eigen BTW NR. (btw-nummer), het Fiscaal nummer en het Registratienummer in.

Uw eigen bankgegevens voert u in de sectie Bank in de velden IBAN en BIC in. In de lay-out geeft u ze weer met de tijdelijke aanduidingen voor de afzender <sender.IBAN/> en <sender.BIC/>.

Moet een betalingswijze een andere rekening gebruiken, voer deze dan in Instellingen › Betalingen in via de instellingenknop in de regel van de betalingswijze (Rekeninghouder, IBAN, BIC). Deze bankgegevens hebben dan voorrang en worden ook in e-facturen gebruikt.

GrandTotal controleert IBAN-velden (hier, in de bankgegevens van de klant en bij de betalingswijzen) tijdens het typen. Klopt de controlesom niet, dan verschijnt de melding Controlesom ongeldig.

Teamleden zijn de personen die documenten opmaken. Met de + onder Leden voegt u er een toe en vult u naam, E-mail, Telefoon en een Signatur in. Met de ronde knop voor een lid geeft u aan wie u zelf bent: nieuwe documenten krijgen dit lid.

Zodra er teamleden zijn, toont de Info van facturen, offertes en herinneringen het menu Teamlid. Het toegewezen lid werkt op drie plaatsen:

• Lay-out en mailtekst hebben plaatshouders voor naam, e-mail, telefoon en handtekening van het lid; zo draagt elk document de juiste contactpersoon en handtekening.
• De documentlijsten van het overzicht hebben een kolom Teamlid.
• Onder Rapport maken › Datumbereik en in de grafieken kan de omzet per teamlid worden geëvalueerd.

Deze instelling beïnvloedt ook welke prijzen worden weergegeven in de cataloguslijsten.

De indeling van het klantnummer en de huidige teller kunnen hier worden gewijzigd. (Teller toont het nummer dat de volgende klant krijgt)

Hier kunt u ook de instellingen van rekeninguittreksels wijzigen

Onder Sorteervolgorde kiest u of de klantenlijst op Achternaam of Voornaam wordt gesorteerd. Onder Land in adres ontvanger legt u vast in welke taal de landnaam in het adres van de ontvanger staat, bijv. altijd Engels voor internationale post.

De betalingsvoorwaarden worden gekopieerd naar nieuw gemaakte klanten en kunnen individueel worden gewijzigd in de klanteninstellingen. Bovendien kunt u aangepaste voorwaarden instellen bij het verzenden van een factuur.

Facturen die niet binnen deze termijn worden betaald, worden gemarkeerd als verschuldigd. Wanneer de datum de waarde in het tweede veld overschrijdt, worden ze als achterstallig beschouwd.

Standaard lay-out bepaalt de lay-out van nieuwe facturen. Onder Elektronische factuur kiest u het e-factuurformaat dat nieuwe klanten krijgen; per klant kan het worden gewijzigd.

In het veld Label legt u de titel vast die op creditnota's wordt afgedrukt. Daaronder staan de Voorwaarden, die aan het einde van elke creditnota worden afgedrukt, en de Nummering met een eigen opmaak en teller.

Een creditnota is een apart documenttype met positieve bedragen; in rapporten en in het openstaande saldo telt deze negatief. Een factuur met een eindtotaal lager dan nul is daarentegen een correctiefactuur (zie Facturen).

Net als bij facturen kunnen meerdere voorwaarden worden aangemaakt; nieuwe ramingen krijgen de voorwaarde die als standaard is gemarkeerd. Welke geldt, kiest u in de info van de raming onder Voorwaarden. Is er maar één tekstveld voor de voorwaarden, dan gelden ze voor alle ramingen.

Hier kunt u uw aanvullende documenttypen en hun voorwaarden instellen.
Optioneel kunt u items ontkoppelen voor een gedetailleerd werkverslag.

Standaard is alleen het type Herinnering aanwezig. Voor een aanmaning, een afleveringsbon of een orderbevestiging maakt u hier met de +-knop een extra type aan en legt u lay-out, voorwaarden en optioneel een eigen nummering vast.

Het document wordt aangemaakt in het documentmenu van de factuur of de raming (rechtsklik of tandwielknop in de documentenlijst), bijv. Maak aanmaning. Achterstallige facturen vindt u in het overzicht onder Onlangs › Te laat.

De documenten nemen de items van de factuur over. Een eigen functie voor aanmaningskosten is er niet. Kosten kunt u als tekst in de voorwaarden van het type opnemen of als aparte factuur in rekening brengen.

Datum en vervaldatum van de oorspronkelijke factuur tonen de tijdelijke aanduidingen <parent.sent/> en <parent.due/> (gelijkwaardig: <original.sent/>, <original.due/>).

Het teken dat wordt gebruikt voor lijsten wanneer u een lijstitem begint met - of * kan hier worden ingesteld. Standaard wordt een • gebruikt.

Het teken dat wordt gebruikt voor lijsten wanneer u een lijstitem begint met - of * kan hier worden ingesteld. Standaard wordt een • gebruikt.

De scheidingsteken voor gegroepeerde items definieert hoe de beschrijvingen van de items worden gescheiden.

Als de achtergrond meerdere pagina's heeft, wordt de eerste pagina gebruikt voor pagina 1. Pagina 2 wordt gebruikt voor alle volgende pagina's.

De naam van de PDF-bijlage wordt vastgelegd in het veld Bestandsnaam. Is dit leeg, dan wordt het onderwerp gebruikt.

Voer optioneel BCC-mailadressen in om een kopie van een document naar uw boekhouding te sturen

Optioneel kunt u ervoor kiezen om de briefpapier die is gedefinieerd in hier toe te voegen aan uw verzonden PDF's

Linksboven kiest u het documenttype waarvan u de mailtekst bewerkt (Factuur, Offerte, Factuuroverzicht), en direct ernaast het mailprogramma. Het mailprogramma geldt voor alle documenttypen. Het menu toont de geïnstalleerde ondersteunde programma's. Met Samenvoegen in één PDF worden bijgevoegde documenten met de factuur-PDF tot één bestand samengevoegd; uitgeschakeld worden ze als afzonderlijke PDF's meegestuurd.

Bewaakte map: Bestanden die in de gekozen map worden geplaatst, worden automatisch geïmporteerd.

Basis: De map waar alle documenten worden opgeslagen.

Map: De submap waarin de documenten worden opgeslagen. (gebruik "/" tussen de elementen om verdere submappen te maken)

Bestandsnaam: De naam van het document.

De documenten kunnen op elk moment opnieuw worden opgehaald uit de database door de mapinhoud opnieuw te maken.

De gearchiveerde PDF's bevatten bovendien de gegevens van het document. Ontbreekt een factuur in het bestand, sleep dan de PDF ervan uit de archiefmap naar het GrandTotal-symbool in het Dock; het document wordt in het geopende bedrijf overgenomen. Betalingen moet u daarna handmatig aanvullen.

De belastinggroepen worden toegewezen aan de artikelgroepen.

⚠Zodra gebruikt in een verzonden document kunnen belastingen niet meer worden gewijzigd.

De +-knop onderaan opent een menu met Klantgroep (nieuwe rij) en Belasting groep (nieuwe kolom). Voor een nieuw belastingtarief kiest u Belasting groep. Een klik in een cel van de matrix opent de instellingen voor deze klantgroep: soort Belastbaar of Niet belastbaar en het tarief in %. Daarna wijst u de belastinggroep in de lijst onderaan toe aan de artikelgroepen. De artikelgroep met het vinkje is de standaard voor nieuwe items.

Items met verschillende tarieven (bijv. 19 % en 7 %, of belastingvrije doorberekende kosten) kunnen in één factuur worden gecombineerd; elk item krijgt de passende artikelgroep.

Is een belasting al in verzonden documenten gebruikt, dupliceer de belastinggroep dan via de tandwielknop in plaats van deze te wijzigen. Niet meer benodigde items archiveert u met een rechtsklik.

Een nieuw bedrijf heeft de klantgroepen Nationaal en Buitenland. Alleen Nationaal krijgt belastingtarieven; Buitenland is standaard belastingvrij. Voor klanten in het buitenland zonder btw kiest u in de stamgegevens van de klant onder Klantgroep de optie Buitenland.

U kunt een wisselkoers toevoegen ten opzichte van de standaardvaluta. Deze wordt gebruikt om koersen om te rekenen bij het wijzigen van de valuta van een document en om de waarden in het dashboard naar uw lokale valuta te berekenen.

Definieer de voorwaarden voor de verschillende betalingstypen in Voorkeuren/Facturen

U kunt maximaal 3 contante kortingen instellen die kunnen worden gebruikt via het optiemenu van de "Bedrag" tag in Voorkeuren/Facturen/Voorwaarden

Bedragen in CHF worden automatisch afgerond op 5 rappen. Hiervoor is geen instelling.

Wanneer tijdelijke aanduidingen worden toegevoegd in de titel- of subtotaalsecties, worden titels of ondertitels dienovereenkomstig ingevoegd. Gebruik ten minste één gemeenschappelijke tijdelijke aanduiding voor titels en ondertitels. Subtotalen worden alleen toegevoegd als meer dan één subtotaal vereist is

Automatisch groeperen creëert groepen voor items die dezelfde naam delen.

Maak een aparte factuur aan voor ieder project maakt bij het importeren per project een eigen factuur aan. Inclusief items zonder kosten neemt ook registraties zonder bedrag over.

Het standaardtarief wordt gebruikt bij het importeren van tijdregistraties uit applicaties of diensten die geen tarieven ondersteunen

Met regels kunt u aangeven welke itemgroepen moeten worden gebruikt voor de items. Als er geen regels zijn, wordt de standaardwaarde van uw itemgroepen toegepast.

Al deze instellingen zijn van toepassing tijdens het importeren en beïnvloeden niet reeds geïmporteerde items.

Kies onder Instellingen › Ask GrandTotal in het menu ‘Uit’, ‘GrandTotal-hulp’ of een agent: Claude Code, Codex, Gemini CLI of Mistral Vibe (Gemini CLI alleen met een betaalde API-sleutel van Google). ‘GrandTotal-hulp’ beantwoordt vragen over de bediening via de helpdienst van Media Atelier en verstuurt geen gegevens uit het bestand. Een agent moet op de Mac geïnstalleerd en aangemeld zijn; is dat nog niet zo, dan leidt ‘Instellen…’ u door installatie en aanmelding. ‘Testen’ stelt een testvraag. Onder ‘Model’ kiest u het model van de agent; ‘Standaard’ laat de keuze aan de agent. Met ‘Uit’ is Ask GrandTotal voor dit bestand uitgeschakeld.

Machtigingen:

• Vragen: de agent beantwoordt alleen vragen.
• Vragen en concepten: de agent maakt ook concepten aan en mag wijzigen of verwijderen wat hij in hetzelfde gesprek heeft aangemaakt.
• Vragen, concepten aanmaken en bewerken: daarnaast mag de agent bestaande, nog niet verzonden documenten en hun posten wijzigen, aanvullen en verwijderen.

Verzonden documenten blijven op elk niveau onaangeroerd.

In de gedeelde mappen mag de agent bestanden lezen en nieuwe opslaan, bijvoorbeeld een analyse als spreadsheet. Bestaande bestanden overschrijft GrandTotal niet.

Stel uw vragen via het sterretjessymbool rechts naast het zoekveld of via Weergave → Ask GrandTotal (⇧⌘K). De agent kent uw selectie: ‘deze factuur’ is de geselecteerde.

Een gesprek kent de vorige vragen. Begin een nieuw gesprek met de knop ‘Nieuw gesprek’; na 30 minuten zonder vraag begint er sowieso een nieuw.

Wat de agent leest, gaat naar de aanbieder van zijn model, dus Anthropic, OpenAI, Google of Mistral. Namen, adressen, e-mailadressen, telefoonnummers en bankgegevens vervangt GrandTotal vooraf altijd door plaatshouders, ook de namen in uw vraag. Het antwoord ziet u toch met de echte namen; het oog in het venster toont wat werkelijk naar de AI ging.

Ask GrandTotal heeft de MCP Server niet nodig. Elk gesprek krijgt een eigen sleutel die alleen voor dit bestand geldt.

GrandTotal kan het Meldingencentrum gebruiken om u te informeren wanneer facturen verschuldigd zijn, over de vervaldatum heen zijn of terugkerend zijn.

Meldingen kunnen zichzelf herhalen indien gewenst.

Ramingen vervallen wanneer de geldigheiddatum is bereikt en deze niet is gemarkeerd als geaccepteerd of afgewezen.

Wordt een e-factuurdienst met ontvangst gebruikt, dan kan GrandTotal u onder Ontvangen ook informeren over Nieuwe documenten.

Onder Programmapictogram schakelt Teller weergeven het getal op het GrandTotal-pictogram in het Dock in of uit, bijvoorbeeld voor verschuldigde, achterstallige of terugkerende facturen.

De machtigingen kunnen voor elk bedrijfsbestand afzonderlijk worden ingesteld.

• Geen: geen toegang.
• Alleen lezen: de agent leest records.
• Records aanmaken: hij maakt nieuwe records aan en mag alleen wijzigen of verwijderen wat hij in dezelfde sessie heeft aangemaakt.
• Concepten bewerken: daarnaast mag hij bestaande, nog niet verzonden documenten en hun posten wijzigen, aanvullen en verwijderen.

Verzonden documenten blijven op elk niveau ongewijzigd.

Met ‘Informatie pseudonimiseren’ kort GrandTotal namen, adressen, e-mailadressen, telefoonnummers en bankgegevens in tot de eerste en laatste letter (‘Erika Musterfrau’ wordt ‘E*a M*u’) voordat gegevens de Mac verlaten. Onderwerp, notities en postteksten blijven leesbaar, namen daarin worden op dezelfde manier ingekort. Bedragen, datums en documentnummers blijven leesbaar. Filteren op persoonsgegevens kan de AI niet. Factuur-PDF's blijven geblokkeerd.

Noemt u in het AI-programma een klant bij naam, dan zoekt GrandTotal die op de Mac op en geeft de AI alleen zijn interne nummer en de ingekorte naam terug. Het vraagteken naast de optie laat zien hoe een klant bij de AI aankomt.

Voor de instelling kopieert u de prompt en plakt u deze in de bijbehorende agent.

Het opnieuw instellen van het token maakt een nieuwe prompt aan en trekt toegang in voor de bestaande verbindingen.

Met webtoegang gebruikt u het geopende bedrijf in de browser van een telefoon, tablet of andere computer, bijvoorbeeld op een iPhone, een iPad of een Android-apparaat. Een aparte app is er niet; GrandTotal zelf draait op de Mac.

Instellen: schakel in Instellingen › Webtoegang de optie Overal toegang tot dit bestand in. De status toont of de verbinding tot stand is gebracht. Maak onder Gekoppelde apparaten met + (Apparaat koppelen) een QR-code aan en scan deze met de camera van het apparaat, of gebruik Kopieer link voor een browser op de computer. De code is 10 minuten geldig en slechts voor één apparaat.

Per Mac waarvoor de licentie geldt, kunt u twee apparaten koppelen; de aanduiding onder de lijst toont hoeveel er in gebruik zijn (bijv. 1 van 2 apparaten). Is de grens bereikt, verwijder dan eerst een apparaat.

Per apparaat bepaalt Wijzigingen toestaan of het gegevens mag wijzigen. Met – verwijdert u een apparaat; het verliest onmiddellijk de toegang.

GrandTotal moet op de Mac draaien met het bestand geopend. Zolang de toegang actief is, voorkomt GrandTotal de sluimerstand.

Bestand › Importeer (⌃⌘I) geldt voor het huidige gedeelte: in het gedeelte Klanten voor klanten, in de catalogus voor artikelen, in de itemlijst van een concept voor items.

Voor de overstap vanuit een ander programma zijn er in het menu GrandTotal › Gegevens migreren van importfuncties, bijv. voor Billings Pro, SubTotal, Invoice Ninja, LexOffice, SevDesk of Papierkram. Importfuncties voor geïnstalleerde programma's verschijnen automatisch.

Bestellingen uit GarageSale verstuurt u vanuit GarageSale naar GrandTotal. Voor elke bestelling ontstaat een conceptfactuur; de koper wordt als klant aangemaakt of bijgewerkt.

Voor concepten ziet u een waarschuwing in het afdrukvenster. Concepten zijn niet bedoeld om naar de klant te worden gestuurd. Gebruik hiervoor de knop "Verzenden".

Met de +-knop voegt u extra kolommen toe. Klik op de titel van een kolom om deze te selecteren; daarna kunt u hem verplaatsen of met de –-knop of de Delete-toets verwijderen.

Bestand › Bestandsinformatie opent een venster waarvan het venstermenu wisselt tussen Log, Info, Veranderingen, Fouten, Apparaten, Snelheid en Verifiëren.

• Apparaten vergelijkt de status van het bestand met alle Macs waarop dit venster op dat moment ook open is. Komen de bestanden niet overeen, dan heeft de cloudservice de gegevens nog niet volledig gesynchroniseerd, of het is een ander bestand.
• Snelheid meet hoe snel er op de opslaglocatie van het bestand wordt gelezen en geschreven.
• Verifiëren (indien aanwezig) exporteert verificatiegegevens van het bestand, die los van GrandTotal te controleren zijn op mediaatelier.com/Verify.

Cache terugzetten leest de gegevens opnieuw in als de weergave niet overeenkomt met de status van het bestand. Hebben zich zeer veel wijzigingen opgestapeld, dan verschijnt Bestand optimaliseren: de wijzigingen worden samengevoegd, wat het openen versnelt.

Gearchiveerde items haalt u terug via Toon archief in het contextmenu van de lijst.

Dit werkt ook met documenten. Na het kopiëren kunt u ze plakken in de lijst van een andere klant.

Dupliceer items en documenten met ⌘-D.

Netto: De prijzen van de artikelen bevatten geen belasting. Deze wordt aan het einde van het document toegevoegd. Documenten voor zakelijke klanten worden doorgaans met nettoprijzen opgesteld.

Bruto: De belasting is al inbegrepen in de eenheidsprijzen. Brutoprijzen zijn wettelijk verplicht voor consumenten. De belastingen worden aan het einde van het document vermeld.

Alle velden kunnen ook aan lay-outs worden toegevoegd. Een aanvullend veld kan alleen worden verwijderd zolang geen enkel record er een waarde in heeft.

Is er een aanvullend veld aangemaakt voor een gegeven dat inmiddels een eigen veld heeft (bijv. IBAN), sleep dan het aanvullende veld uit de lijst naar het label van het standaardveld. GrandTotal draagt de waarden van alle records over en verwijdert daarna het aanvullende veld.