Bestand optimaliseren

GrandTotal gebruikt een log-gebaseerd bestandsformaat dat in de loop der tijd groter wordt. Door de logs te consolideren kunt u de bestandsgrootte aanzienlijk verkleinen.

Waarom groeit het bestand?

GrandTotal slaat elke wijziging op als een nieuw logitem in uw bestand. Deze aanpak biedt verschillende voordelen:

Maximale gegevensbeveiliging: Uw gegevens zijn beschermd bij een crash of stroomuitval
Betrouwbare synchronisatie: Alleen wijzigingen worden in compacte vorm via de clouddienst overgedragen

Het nadeel: Het bestand bevat ook items voor lang verwijderde of overschreven gegevens. Hoe langer u met een bestand werkt, hoe groter het wordt.

De oplossing: Bestand optimaliseren

De functie "Bestand optimaliseren" consolideert alle logitems en verwijdert overbodige gegevens. Het resultaat is een aanzienlijk kleiner bestand met identieke inhoud.

Zo werkt het:

Houd de ⌥-toets (Alt/Option) ingedrukt
Open het menu Archief
Selecteer Bestand optimaliseren

Als het bestand met andere gebruikers wordt gedeeld: Het synchroniseren van het geoptimaliseerde bestand duurt even, afhankelijk van de synchronisatiedienst, totdat alle apparaten de nieuwe gegevens hebben ontvangen. Gebruik daluren wanneer er geen facturen worden gemaakt.

Wanneer moet u optimaliseren?

Optimalisatie is bijzonder nuttig wanneer:

U gedurende een lange periode intensief met het bestand hebt gewerkt
U veel documenten hebt aangemaakt en verwijderd
De bestandsgrootte merkbaar groot is geworden
U het bestand wilt archiveren of delen

Is optimalisatie veilig?

Ja. Het optimalisatieproces creëert een nieuwe, geconsolideerde versie van uw bestand terwijl het origineel behouden blijft met de bestandsextensie .backup. U kunt de geoptimaliseerde versie op elk moment vergelijken met het originele bestand. (Hiervoor moet de bestandsextensie worden verwijderd.)

Na optimalisatie bevat uw bestand alle actuele gegevens, maar de bewerkingsgeschiedenis wordt teruggezet naar de geconsolideerde staat.

Belangrijke opmerkingen

Bewerkingsgeschiedenis

De geschiedenis gaat verloren. GoBD-auditlogboeken blijven behouden.

Alle gegevens blijven behouden

Uw documenten, klanten, producten en instellingen blijven volledig behouden.

Bestandsgrootte

De vermindering hangt af van uw bewerkingsgeschiedenis – vaak zijn aanzienlijke besparingen mogelijk.

Verborgen functie

De optie verschijnt alleen wanneer u de ⌥-toets ingedrukt houdt.