Professionele factureringssoftware in plaats van Word en Excel

Word-sjabloon openen, datum wijzigen, factuurnummer verhogen, regels aanpassen. Soms verschuift de tabel, dan moet de opmaak worden gecorrigeerd. Elke factuur kost tijd.

In Excel: Formules kunnen per ongeluk worden overschreven, btw-berekeningen moeten handmatig worden gecontroleerd. Welk bestand was ook alweer de huidige versie?

Het grootste probleem is het ontbrekende overzicht. Welke klant heeft betaald? Welke factuur is nog openstaand? U hebt een aparte lijst nodig of moet door bestanden zoeken.

Factureringssoftware lost deze problemen op door automatisering en geïntegreerd beheer.

Goede software kent uw klanten. Eén klik en naam, adres, btw-nummer zijn ingevoegd. Het factuurnummer telt automatisch op. U selecteert regels uit de catalogus of importeert ze direct uit uw tijdregistratiesoftware.

Tekstplaatshouders personaliseren facturen automatisch: aanhef, projectnaam, individuele details – zonder handmatige aanpassing.

Voor terugkerende diensten gebruikt u sjablonen: eenmaal gemaakt, altijd herbruikbaar. Voor vaste klanten richt u terugkerende facturen in: maandelijkse huur, onderhoudscontracten, abonnementen – de software maakt ze automatisch aan.

Dit bespaart aanzienlijk tijd. Tijd die u in uw bedrijf kunt investeren of kunt gebruiken om eerder te stoppen.

Moderne software ondersteunt elektronische factureringsformaten – steeds vaker vereist voor overheidsfacturen en steeds gangbaarder in B2B.

Compliance-functies zijn geïntegreerd: onveranderlijkheid van facturen, doorlopende nummering en controleerbare archivering.

Alle facturen van een klant in één oogopslag. Openstaande bedragen direct zichtbaar. U registreert betalingen direct – het systeem toont wie nog moet betalen.

Alle documenten worden automatisch gearchiveerd en blijven doorzoekbaar. Bij vragen van klanten of bij de boekhouder heeft u de benodigde factuur direct bij de hand.

Dit helpt bij het betalingsgedrag: u ziet direct wie op tijd betaalt en waar u moet opvolgen. Beter overzicht betekent betere cashflow.

De software berekent bruto, netto, btw en subtotalen automatisch – altijd correct. De lay-out blijft consistent, verplichte informatie is volledig.

Wanneer facturen maken minder tijd kost, doet u het vaker en sneller. Dit verbetert de cashflow: korte betalingstermijnen werken alleen wanneer de factuur tijdig wordt verzonden.