Waarom u uw werktijd moet bijhouden

Veel zelfstandigen en kleine bedrijven verzaken systematische tijdregistratie. De redenen zijn divers: tijdsinvestering, gebrek aan gewoonte, of de aanname dat het bij vaste prijzen toch geen rol speelt. Maar zonder tijdregistratie ontbreekt u een cruciale basis voor zakelijke beslissingen.

Tijdregistratie betekent niet automatisch uurtarief facturatie. Het is primair een controlemiddel voor uw eigen bedrijf – ongeacht hoe u uw diensten factureert. Wie zijn tijd bijhoudt, werkt transparanter, calculeert nauwkeuriger en neemt betere beslissingen.

Hoeveel werkt u eigenlijk?

Veel zelfstandigen hebben het gevoel constant te werken. Maar hoeveel tijd gaat er daadwerkelijk naar factureerbare projecten? En hoeveel naar administratie, e-mails, acquisitie, bijscholing of ongeplande onderbrekingen?

Zonder tijdregistratie blijven deze vragen speculatie. Met tijdregistratie ziet u zwart op wit waar uw werktijd naartoe gaat – en kunt u bewust bijsturen als er te veel tijd naar niet-factureerbare activiteiten gaat.

Realistische calculatie in plaats van buikgevoel

Hoe lang duurt een typisch project? Hoeveel tijd heeft u nodig voor een offerte, een website, een advies? Alleen wie zijn tijd bijhoudt, kan deze vragen met echte cijfers beantwoorden in plaats van met schattingen.

Een voorbeeld: U schat een project op 20 uur. In werkelijkheid heeft u 35 uur nodig. Bij het volgende vergelijkbare project herhaalt u dezelfde fout – omdat u geen data heeft. Met tijdregistratie leert u van elk project.

Ook bij vaste prijzen belangrijk

Een veelvoorkomend misverstand: "Ik factureer vaste prijzen, dus ik heb geen tijdregistratie nodig." Maar juist bij vaste prijzen moet u weten of een project rendabel was. Een vaste prijs van 3.000 euro is goed – maar niet als u er 60 uur voor hebt gewerkt.

Met tijdregistratie ziet u uw effectieve uurtarief en kunt u toekomstige offertes realistischer calculeren. U herkent ook of uw vaste prijzen te laag zijn of dat bepaalde projecttypes systematisch langer duren dan gepland. Meer over dit onderwerp vindt u in ons artikel over het dilemma van het uurtarief.

De juiste tool voor elke behoefte

Het goede nieuws: U hoeft zich niet vast te leggen op een specifieke tool. GrandTotal ondersteunt meer dan 15 verschillende tijdregistratietools – van slanke Mac-apps zoals Tyme, Timing met automatische tijdregistratie, tot platformoverschrijdende oplossingen zoals Clockify en uitgebreide systemen zoals ClickUp of Harvest.

Of u nu vanaf uw iPhone, Apple Watch of desktop werkt – u vindt een integratie die bij uw werkwijze past. Elke tool heeft zijn sterke punten: Sommige zijn bijzonder eenvoudig, andere bieden uitgebreide rapportages of teamfuncties.

Zo zien de geïmporteerde tijden eruit in GrandTotal. Ze worden automatisch toegewezen aan de bijbehorende klanten en staan beschikbaar voor analyses en facturatie.

Kalender-import voor eenvoudige tijdregistratie

Als u geen aparte tijdregistratietool wilt gebruiken, is er een bijzonder eenvoudig alternatief: import uit de macOS Kalender-app. Als u projectwerk, meetings en afspraken toch al in de kalender bijhoudt, kunt u deze items met enkele klikken als werktijden overnemen.

GrandTotal leest uw kalenderitems uit, u selecteert de relevante afspraken – en kunt deze direct als regels in een klantfactuur importeren. Geen dubbele datainvoer, geen achteraf reconstrueren van werktijden. Bijzonder praktisch voor iedereen die zijn afspraken consequent in de kalender invoert.

Bijhouden maar flexibel factureren

Belangrijke opmerking: Tijdregistratie betekent niet automatisch uurtarief facturatie. U kunt gewoon vaste prijzen blijven aanbieden en factureren – de bijgehouden tijden dienen uw interne controle en calculatie. De beslissing hoe u uw diensten factureert, blijft volledig onafhankelijk van tijdregistratie.