GrandTotal Help

Welkom bij GrandTotal

Aan de slag

Nieuw Bedrijf

Als u een nieuw bedrijf aanmaakt via het Bestand-menu, kunt u de belangrijkste instellingen met slechts enkele klikken definiëren in de installatiewizard.

Later kunt u de Instellingen verder configureren voor uw eigen bedrijf en documenten.

Video-tutorials

Een selectie van Video's is beschikbaar hier: Toon Video's

Pas uw lay-out aan

Een selectie van sjablonen kan worden gedownload in de lay-out-sectie. U kunt de lay-outs aanpassen aan de ontwerpbehoeften van uw bedrijf.

Edities

GrandTotal komt in 4 edities. S, M, L en XL. Functies die alleen beschikbaar zijn in een hogere editie zijn gemarkeerd met de bijbehorende editie.

Traditionele licenties komen grotendeels overeen met de XL-editie, met uitzondering van functies die zijn toegevoegd na de release van de huidige versie. Deze zullen deel uitmaken van de volgende grote upgrade voor dit type licentie.

Migratie van GrandTotal 5 en ouder

Vanaf versie 6 gebruikt GrandTotal een nieuwe bestandsindeling. Gebruikers van oudere versies zullen worden gevraagd om bestaande gegevens te migreren bij het opstarten.

Migratie van oudere gegevens kan ook handmatig worden gestart vanuit het GrandTotal-menu. Daar kunt u ook oudere, niet langer benodigde gegevens verwijderen.

De gedeelde synchronisatiemap die wordt gebruikt door oudere versies van GrandTotal moet handmatig worden verwijderd: Deze bevindt zich in GrandTotal/com.mediaatelier.grandtotal.sync in de root van uw Dropbox of iCloud Drive. Zorg ervoor dat u geen eigen bestanden in die map hebt opgeslagen voordat u deze verwijdert.

Veelgestelde vragen

Kan ik aan hetzelfde bestand werken op hetzelfde moment?
    Ja, als het zich bevindt op een cloudschijf of in een gedeelde map op het apparaat.
Is het mogelijk om verschillende bedrijven of mandaten te beheren?
    Ja. U kunt een nieuw bedrijf aanmaken via het Bestand-menu.
Kunnen reservekopieën nog steeds worden gemaakt?
    Ja. Sla het bijbehorende GrandTotal-bestand op in de Finder of gebruik het menu Bestand/Bewaar kopie.
Kan ik gegevens opslaan voor oudere versies van GrandTotal?
    Ja. Reservekopieën kunnen worden gemaakt voor GrandTotal 3-5. U kunt echter alleen gegevens terugzetten die worden ondersteund door de desbetreffende versie. Menu Bestand/Bewaar kopie met de ⌥-toets ingedrukt.
Kan GrandTotal worden gesynchroniseerd met oudere versies?
    Nee. Dit werkt alleen binnen dezelfde versie.

Overzicht

Het optionele badge op het overzichtspictogram:
  • Groen: SEPA-incasso te verwerken
  • Oranje: Facturen zijn verschuldigd
  • Rood: Facturen zijn achterstallig
  • Blauw: Terugkerende documenten zijn verschuldigd

Dashboard

Het dashboard geeft u een snel overzicht van openstaande facturen. U kunt ook de omzet vergelijken met dezelfde periode vorig jaar.

Alle waarden worden geconverteerd naar uw standaardvaluta met behulp van de wisselkoers die is ingevoerd in Voorkeuren/Betalingen.

Totalen

Een schakelaar onderaan het dashboard schakelt tussen de weergave van netto- en brutototalen.

Te doen

Dit is de lijst van de interne annotaties die zijn gemarkeerd als te doen. Gebruik het vinkje om ze te verwijderen.

Grafieken

In de Grafieken-sectie kunt u waarden vergelijken en visualiseren. De schaal kan rechtsboven worden gekozen.
In het onderste deel selecteert u de waarden die in de grafiek moeten komen. De kleur van de balken kan worden gewijzigd. Sleep de items om de volgorde te veranderen. Sleep ze uit het venster om ze te verwijderen.

Rechts klikken op een balk geeft u de optie om de waarden te splitsen op basis van verschillende criteria.
Klikken op een balk toont een lijst van de bijbehorende documenten. Dubbelklikken op een document zal het tonen. De lijst kan ook worden geëxporteerd.

Alle waarden worden weergegeven in uw primaire valuta. De wisselkoers kan worden ingesteld in Voorkeuren/Betalingen

Waarden van het vorige jaar worden alleen weergegeven in schalen die vergelijkbaar zijn.

Bij het vergelijken van items is het zeer waarschijnlijk dat u afrondingsverschillen krijgt ten opzichte van de facturen. (Dit komt omdat belastingen worden berekend op het totaal van de facturen en niet op de individuele items)

Grafieken worden beschikbaar zodra u documenten hebt verzonden.

Concepten

Hier vindt u alle documenten die nog niet zijn verzonden.

Prognose

De prognose toont de verwachte omzet van terugkerende en permanente facturen.

SEPA Automatische Incasso

Deze sectie wordt gevuld met te verwerken incasso-items.
Van hieruit kunt u een XML-bestand exporteren dat kan worden geüpload naar uw bank of direct worden verzonden naar MoneyMoney.
Instellingen voor automatische incasso's bevinden zich in Voorkeuren/Identificatie en de Klanten.

Sjablonen

Hier kunt u uw documentsjablonen bekijken (als u er heeft aangemaakt) en deze bewerken. Sjablonen worden gemaakt door rechts te klikken op een bestaande factuur.

Gebruik het "Bewerken/Verwijderen" menu om ongebruikte sjablonen te verwijderen.

Werktijd (optioneel)

GrandTotal ondersteunt verschillende tijdregistratietoepassingen. Hun opnames verschijnen in de bijbehorende sectie. Reeds gefactureerde items worden vermeld in de "Gefactureerd" sectie.

Items zonder kosten worden niet standaard weergegeven. Dit kan worden gewijzigd in Voorkeuren/Tijdregistratie

"Factuur selectie" zoekt naar de klant voor de items. Als er al een conceptfactuur is, worden de vermeldingen toegevoegd. Anders wordt een nieuwe concept gemaakt met het geselecteerde item.

U kunt ook tijden toevoegen aan een specifiek document door de items te kopiëren, naar de factuur te gaan, de lijst te selecteren en ze te plakken.

Als de optie "Automatisch groeperen" is ingeschakeld, worden items met dezelfde titel gegroepeerd. Titels worden ingesteld in Voorkeuren/Werktijd.

Gebruik het Bewerken/Archiveren menu om ongewenste vermeldingen te verwijderen.

Plug-ins

Services kunnen worden toegevoegd door ze te laden vanuit de "Plug-ins ophalen" sectie. Tonen

Verzonden

Alle verzonden documenten worden hier vermeld. Ze zijn gegroepeerd per jaar en maand.

Rapportage

Er zijn verschillende hulpmiddelen om facturen en betalingen te analyseren.

Datumbereik

U kunt uw gegevens op verschillende manieren samenvatten. Gebruik "Bestand/Exporteren" om CSV-bestanden op te slaan.

Klanten

Klanten kunnen worden gefilterd op jaar, omzet, klantgroep of land. De resultaten kunnen worden geëxporteerd of afgedrukt als lijst of adresetiketten.

Maanden

Deze weergave is een overblijfsel van oudere versies en is vervangen door de Grafieken.

Plug-ins

GrandTotal kan worden uitgebreid met plug-ins. Laad plug-ins om tijd te importeren.

Slimme lijsten

Met slimme lijsten kunt u facturen, ramingen en betalingen groeperen volgens verschillende criteria.

Cliënten

Alle documenten voor de bijbehorende cliënt worden hier weergegeven. Bovenaan zie je altijd het meest recente document.

Klik op de ⓘ-knop om de cliëntgegevens te wijzigen.

Gebruik het zoekvak boven de cliënten om de lijst te filteren. Klik op het vergrootglaspictogram om de lijst te filteren op cliëntengroep of label.

Cliëntgegevens

Contactgegevens

Hier definieert u de cliëntengroep, de standaard valuta, voorwaarden en welke lay-outs moeten worden gebruikt voor de documenten van deze cliënt.

Met het menu Bewerken/Instellen als standaard kunt u een contact de standaardinstelling maken.

U kunt meerdere e-mailadressen specificeren, gescheiden door komma's.

bijv. [email protected], cc:[email protected]

Een voorvoegsel cc: voegt de ontvanger toe voor een kopie, een voorvoegsel bcc: voor een blinde kopie.

Contacten
Een cliënt kan meerdere contacten bevatten. Deze kunnen worden toegewezen als ontvanger van een document.

Labels

Labels kunnen worden aangemaakt om cliënten te markeren. Aan elke cliënt kunnen verschillende labels worden gegeven om het gemakkelijker te maken te vinden. Zie Cliënten

Taal

U kunt talen instellen in Instellingen/Talen

Cliëntgroep

De cliëntgroep bepaalt of en hoe belastingen worden toegepast op de documenten van deze cliënt. Zie Voorkeuren/Belastingen

SEPA

Voer uw mandaat-ID in voor SEPA-automatische incasso. Als u een ID opgeeft, moet u ook de bijbehorende handtekeningdatum instellen.
Wanneer u een factuur naar een cliënt stuurt met deze gegevens, wordt het document toegevoegd aan de lijst in Overzicht/Recent/SEPA Automatische Incasso.

E-Factuur

GrandTotal ondersteunt de belangrijkste standaarden voor elektronische facturen. Het type elektronische factuur kan voor elke cliënt worden geselecteerd.
EN16931 / Factur-X / ZUGFeRD
Duits formaat: http://www.ferd-net.de

Vereist in de Instellingen
  • BTW-nummer in Instellingen/Identiteit
  • Belastingnummer in Instellingen/Identiteit
  • Telefoonnummer in Instellingen/Bedrijf
Vereist in de instellingen van de cliënt
  • Waarden vereist door de klant in de velden bij Factur-X.
Vereist in de documentinformatie
  • Waarden vereist door de klant in de velden bij Factur-X.
PEPPOL
Europees Formaat: https://peppol.eu.
De standaard leveranciers-ID moet worden ingevoerd in de PEPPOL-instellingen. U kunt ook aangepaste leveranciers-ID's gebruiken door het PEPPOL Leveranciers-ID-veld van de klant in te vullen.

Vereist:
  • IBAN Voorkeuren/Identiteit
  • IBAN voor de klant
  • Standaard leveranciers-ID in PEPPOL-instellingen
  • PEPPOL Referentieveld of het reguliere Referentie-veld op de betreffende factuur ingevuld

Uurtarief

Het uurtarief wordt gebruikt wanneer items met een duur worden ingevoegd in een factuur. Als geen uurtarief is opgegeven, wordt het tarief van Instellingen/Werktijd gebruikt.

Aanvullende velden

Aanvullende velden kunnen informatie over uw klanten bevatten. Deze velden kunnen ook aan uw lay-outs worden toegevoegd.

Facturen

Een factuur bestaat altijd uit ten minste één item. Indien nodig kunnen extra items worden toegevoegd.

Info

Status
Status verschijnt alleen op verzonden onbetaalde facturen. Gebruik dit om een factuur te annuleren of te markeren als voltooid.
Verzonden
De datum waarop u de factuur heeft verzonden. Dit wordt standaard ingesteld op de huidige datum in het verzendvenster, tenzij u de datum daar handmatig wijzigt.
Vervaldatum
De datum waarop de factuur vervalt. Deze datum wordt berekend op basis van de verzendingsdatum en de voorwaarden die u in het verzendvenster hebt ingesteld.
E-Factuur
Als de klant is ingesteld voor elektronische facturering, kunt u de bijbehorende bestanden hier opslaan. Alleen op verzonden documenten. Elektronische facturen
Ontvanger
Meestal is dit de hoofdcontactpersoon van uw klant. Als uw klant meer dan één contactpersoon heeft, kunt u deze hier wijzigen.
Nummer
Het nummer van de factuur. Dit wordt automatisch ingesteld bij het verzenden van het document. Als u deze waarde vooraf invult, wordt geen nieuw nummer gegenereerd.
Onderwerp
Optioneel onderwerp voor het document.
Referentie
Gebruik dit veld als u een referentie wilt toevoegen. Sommige elektronische facturen vereisen dat u hier de orderreferentie invoert.
Als u een offerte omzet in een factuur, wordt het nummer van de offerte gekopieerd naar dit veld.
Valuta
De valuta waarin de factuur wordt uitgegeven. Voor een nieuwe factuur wordt dit overgenomen uit de instellingen van de klant. Bij het wijzigen van de valuta worden de prijzen aangepast volgens de koers die is ingevoerd in Voorkeuren/Betalingen.
Betalingstype
De soort betaling die van de klant wordt verwacht. Dit wordt overgenomen uit de instellingen van de klant.
Betalingsvoorwaarden
De tijd in dagen tot de factuur vervalt. Deze waarde wordt overgenomen uit de clientinstellingen.
Datumbereik
Als de items van uw factuur datums bevatten, wordt het bereik automatisch berekend. U kunt hier een aangepast bereik instellen.
Terugkerend
Facturen kunnen worden gemarkeerd als terugkerend. Terugkerende facturen worden vermeld in het overzicht. Eerst in de sectie „Later terugkerend" en als de terugkerende datum is bereikt in „Nu terugkerend". Van daaruit kunt u een factuur aanmaken.

Wanneer er terugkerende facturen klaarstaan om te verzenden, zal een blauwe badge in het overzichtspictogram hierover informeren.

Aangepaste velden
U kunt aangepaste velden toevoegen. De velden zijn hetzelfde voor alle facturen, maar kunnen individuele waarden bevatten.

Items

De tabel van een factuur bestaat uit ten minste één item.

De plusknop linksonder maakt een regulier factuurregel. Gebruik de tandwielknop om andere elementen in te voegen of de tabel te sorteren.

Rechts van de tabel bevindt zich de catalogus. U kunt items van de catalogus rechtstreeks naar de gewenste locatie in de factuurtabel slepen.

Gebruik het menu Bestand/Importeren om een Excel- of CSV-bestand rechtstreeks in een conceptdocument te importeren.

Introductie
Bovenaan de itemlijst kunt u een persoonlijke introductie invoeren die boven het eerste item van de factuur verschijnt. Meer informatie
Item
Een item bestaat uit een hoeveelheid en een eenheidsprijs. Beide waarden vermenigvuldigd resulteren in de prijs van het item.
Optioneel kunt u een eenheid toevoegen zoals "st" of "u".
Als u een korting invoert, wordt het percentage afgetrokken van de itemprijs.
Items kunnen ook een datum hebben.
De itemgroep bepaalt hoeveel belasting wordt toegevoegd voor dat specifieke item. Belastingen worden aan het eind van het document berekend.

U kunt enkele plug-ins vinden voor het berekenen van items zoals oppervlakten en volumes in Overzicht/Plug-ins/Plug-ins ophalen.

Als u Aanvullende velden in de Catalogus hebt ingesteld, kunt u deze bewerken door op het labelpictogram rechts van de itemtitel te klikken.

Dynamische Kosten
Dynamische kosten maken de berekening van kosten mogelijk afhankelijk van voorafgaande items. Bijvoorbeeld, een korting of opslag kan worden berekend op een of meer items.

Dynamische kosten kunnen worden uitgebreid met plug-ins. Vind voorbeelden op Github.

Als de itemgroep niet overeenkomt met de belastingen van de voorafgaande, wordt u een waarschuwingssymbool gepresenteerd

Samenvatting
In een samenvatting kunnen verschillende items worden opgeteld tot één. De items die erin zijn opgenomen, kunnen worden weergegeven als afzonderlijke tabellen na de eindtotalen of helemaal niet worden vermeld.
Let op: Als uw tabel is ingesteld om totalen onderaan de pagina te vermelden, wordt de eerste samenvatting op een nieuwe pagina weergegeven.

Bovendien kan de som van de opgenomen items worden vermenigvuldigd met een extra factor. Bijvoorbeeld, 1 tafel en 4 stoelen kunnen worden verhuurd voor 3 dagen.

Notities
Voeg notities toe als u informatie wilt toevoegen zonder kosten.
Interne Aantekening
Deze aantekeningen zijn voor intern gebruik en verschijnen niet in de PDF's. Wanneer u een aantekening markeert als te doen, verschijnt deze in het overzicht onder Te Doen.
Titel
Gebruik titels om uw documenten indien nodig te structureren.
Opties
Opties kunnen alleen worden toegevoegd aan ramingen en gedragen zich als titels.

Als opties worden toegevoegd aan het eind van de raming, kan een som van de volgende posities optioneel worden gevormd.

Opties die worden ingevoegd tussen reguliere titels onderdrukken de optelling van de volgende items.

Bij het converteren van een offerte naar een factuur worden opties omgezet in reguliere titels.

Items die bij een optie horen, worden oranje gemarkeerd in de itemlijst.
Subtotaal
In complexe documenten kan het nuttig zijn om subtotalen toe te voegen. De som wordt berekend uit alle items vanaf het laatste subtotaal. (Of het begin van het document als er geen is)
Pagina-einde
Pagina-einden worden automatisch toegevoegd wanneer een item niet op een pagina past. Met dit element kunt u een pagina-einde afdwingen.
Groeperen
Items kunnen worden gegroepeerd in één item met ⌘G. Alleen het gegroepeerde item is dan zichtbaar voor de ontvanger.

Groepen verzamelen de notities van alle ingesloten items. U kunt de tekst aanpassen door rechts te klikken op het notitieveld en „Notitie invoegen" te selecteren.

Meerdere items bewerken
Gebruik het contextmenu op meerdere geselecteerde items om waarden op meer dan één item te wijzigen.
Totaal
De netto- en brutobedragen van de factuur worden onder de items weergegeven.
Marge
In plaats van de netto-waarde kan de marge ook worden weergegeven als een absoluut of percentage. De marge kan alleen worden berekend voor catalogusitems met een kostprijs.
Plakken

De tabel staat het plakken toe van items gekopieerd uit Timings, Tyme, Merlin Project, OmniFocus, OmniPlan, The Hit List, Numbers en Excel.

Voorbeeld

In deze weergave kunt u het document zien in de vorm waarin het bij uw klant terechtkomt.

Als het document nog een concept is, kunt u de lay-out bewerken. Meer over lay-outs

Verzenden

Wanneer een document voor het eerst wordt verzonden, vraagt het programma naar de verzendingsdatum.

De datum kan ook numeriek worden ingevoerd. Typ gewoon de datum.

Na de bevestiging wordt de vervaldatum berekend en wordt het document bevroren in de definitieve staat. Verdere wijzigingen zijn niet mogelijk, tenzij u het document ontgrendelt met de rode vergrendelingstoets. Op deze manier wordt het opnieuw een concept.
E-Facturen
Wanneer er een e-factuur is geselecteerd in de instellingen van de client, wordt de printoptie vervangen door een opslagknop.

Voor e-facturen die worden verzonden via PEPPOL of andere diensten, wordt een Netwerk-knop weergegeven.

Gedeeltelijke facturen

Een factuurconcept kan worden omgezet in een definitieve factuur met meerdere gedeeltelijke facturen door op de tandwielknop te klikken. U kunt kiezen tussen 1 ⅓ termijn of 2, 3 en 4 gelijke termijnen.

Handmatig kunt u elk bedrag in de instellingen specificeren. Deze kunnen worden ingevoerd als percentage (20) of als breuk (1/3).

Een definitieve factuur kan alleen worden verzonden wanneer ten minste een van de gedeeltelijke facturen is verzonden. Als er gedeeltelijke betalingen zijn, worden deze automatisch afgetrokken.

Permanente facturen

Permanente facturen zijn geschikt voor huren en andere regelmatig terugkerende vorderingen waarvoor u niet telkens een nieuwe factuur hoeft te sturen. Selecteer hiervoor een permanente factuur op de plusknop en geef vervolgens het interval op in de factuurinformatie. Een einddatum kan ook optioneel worden ingesteld. Maak vervolgens de factuur zoals gebruikelijk aan en verzend deze.
GrandTotal maakt automatisch een document voor elke herhaling op het gegeven tijdstip. Dit kan worden gemarkeerd als betaald nadat de betaling is ontvangen.

Creditnota's

Een factuur wordt automatisch een creditnota zodra het totaal minder is dan nul. Houd er rekening mee dat u creditnota's ook als betaald moet markeren.

Ramingen

Ramingen werken zoals facturen. Een raming kan worden omgezet in een factuur met behulp van de actiebalk. De resulterende factuur is een kopie en kan worden gewijzigd.

Betalingen

Elke factuur kan zoveel gedeeltelijke betalingen bevatten als nodig is. Als de som van de betalingen de totale factuur bereikt, wordt deze als betaald beschouwd.

Als u een betaling voor het verzenden van de factuur toevoegt, wordt deze beschouwd als een vooruitbetaling (datum van betaling is eerder dan de factuurdatum)

Voor betalingen met een iets lager bedrag dan het factuurtotaal wordt de afgetrokken contantkortingswaarde weergegeven. Klik op het vinkje om de factuur als voltooid te markeren.

Als u een aanbetaling van een klant ontvangt, voegt u deze toe aan de bovenste hiërarchie van de documenten. Als u deze betaling later sleept naar een onbetaalde factuur, wordt deze aan de factuur toegewezen.

Projecten

Gebruik projecten om uw documenten te organiseren. De naam van het project wordt weergegeven in de documenten wanneer u de <document.project/> tijdelijke aanduiding toevoegt.

Gekoppelde mappen

Projecten kunnen worden gekoppeld aan Finder-mappen en vice versa.

Documenten

PDF-documenten kunnen worden bijgevoegd bij facturen, projecten of klanten. Hiervoor maakt u een document aan en wijst u een PDF-bestand toe.

Als de optie „Meesturen met bovenliggend document" is ingeschakeld, wordt het document toegevoegd aan de factuur of raming wanneer u deze verzendt.

Documentgroepen

Gebruik documentgroepen om meerdere PDF-documenten samen te voegen tot één enkel document.

Rekeningafschriften

De documentlijst van de klant kan in de geschiedenismodus worden gezet met het kloksymbool. Daar worden alle facturen en betalingen in chronologische volgorde weergegeven.

Met meervoudige selectie kunt u selecteren welke items op het rekeningafschrift moeten verschijnen.

In rekeningafschriften wordt de lay-out-aanduiding <quantity/> vervangen door de datum van de factuur/betaling

Catalogus

De catalogus wordt gebruikt voor veel gebruikte items. Deze verschijnt ook aan de rechterkant van de lijst in documenten. Van daaruit kunt u items slepen naar het document of van het document naar de catalogus.

Gebruik het zoekvak boven de items om de lijst te filteren. Klik op het vergrootglaspictogram om de lijst te filteren op itemgroep of label.

Prijzen

Als u na het invoeren van een netto prijs op de enter-toets drukt, wordt de brutoproijs berekend en vice versa. Als u de andere prijs handmatig wilt invoeren, drukt u gewoon op de tab-toets.

Kostprijs

Inkoopprijs waaraan de bijkomende aanschafkosten, zoals vracht, verzekering, enz., worden toegevoegd. Deze waarde wordt gebruikt om de marge te berekenen.

Artikelgroep

De artikelgroep wordt gebruikt voor categorisatie, het bepaalt ook hoe het artikel wordt belast. Zie belastingen

Labels

Labels kunnen worden aangemaakt om artikelen te markeren. Elk artikel kan verschillende labels krijgen om het gemakkelijker te vinden. Zie hierboven.

Indelingen

De indeling bepaalt hoe uw documenten eruitzien. Dit is volledig aanpasbaar.

Als u indelingen in meerdere talen nodig hebt, moet u een aparte indeling voor elke taal maken.

⚠ Gebruik: dit getal toont hoe vaak een indeling is gebruikt. Dit telt ook hoe vaak deze indeling als standaard is ingesteld in clientinstellingen.

Pagina's

Een indeling bestaat uit minimaal 2 pagina's. De "Eerste pagina" wordt in elk document gebruikt. Als er onvoldoende ruimte is voor de artikelen op de eerste pagina, zal de "Volgende pagina" vervolgens worden gebruikt totdat alle artikelen zijn vermeld.

Aanvullende pagina's kunnen worden gebruikt om extra pagina's toe te voegen. Bijv. algemene voorwaarden.

Achtergrond

Elke pagina kan een PDF-bestand als achtergrond bevatten. U maakt de achtergrond in het programma van uw keuze in dezelfde papiergrootte die uw indeling nodig heeft. Sleep de PDF naar de pagina.

Als u meerdere pagina's in uw achtergrond hebt, klik dan met rechts op de achtergrond om de juiste pagina te kiezen.

Als u briefpapier gebruikt om uw documenten af te drukken, laat dan de achtergrond leeg en voeg deze in plaats daarvan toe aan Voorkeuren/Briefpapier

Grootte
Het gebruiken van grote achtergrondbestanden resulteert in grotere PDF-bestanden en tragere prestaties.

U kunt de bestandsgrootte controleren door met rechts te klikken op de achtergrond. Een maximale grootte van 300 KB wordt aanbevolen.

Tabel

De tabel bestaat uit verschillende secties die worden gebruikt voor verschillende soorten items.

Als u één keer op de tabel klikt in paginaweergave, worden de globale opties voor de tabel getoond. Zoals achtergrondkleur en of de sommen onderaan de tabel moeten worden uitgelijnd. Een dubbele klik brengt u naar de bewerkingssectie van de tabel.

⚠ De secties worden alleen gebruikt indien nodig in een document. Er is geen reden om velden in ongebruikte secties te verwijderen. Het verwijderen van alle velden zal lege regels produceren wanneer deze nodig zijn.

Inleiding

De inleidingssectie verschijnt op de eerste pagina als u een inleiding boven de items in de documenten heeft getypt.

Koptekst

De koptekst bevat de bijschriften voor de items. Deze verschijnt eenmaal per pagina boven de items.

Item

Het factuuritem.

⚠ Als u kortingen op items gebruikt, moet u de <discount/> tijdelijke aanduiding toevoegen.

⚠ Hoeveelheden (<quantity/> ) worden automatisch geformatteerd als duur wanneer de eenheid "h" is. Gebruik de <qty/> tijdelijke aanduiding om altijd decimale waarden te tonen.

⚠ Datumbereik (<dateRange/> ) toont u de datum en de tijd van items geïmporteerd van compatibele tijdtrackers (Werkt alleen als de tijdservice de dagduur levert).

Titel

Titels worden handmatig aan documenten toegevoegd.

Opties

Opties zijn koppen voor optionele items in Ramingen. Zie Opties

Notitie

Een notitie is vergelijkbaar met een standaard item, maar bevat geen prijsinformatie. Het moet handmatig aan uw document worden toegevoegd.

Subtotaal

Subtotalen worden handmatig aan het document toegevoegd.

Korting

De kortingssectie wordt weergegeven als u een korting voor het document heeft ingevoerd.

Gedeeltelijke factuur

Hier voert u de tekst in die de berekening van het gedeelte van een gedeeltelijke factuur beschrijft.

Netto

Als uw document belastbare artikelen bevat, wordt deze regel toegevoegd, waarbij de netto waarde van alle artikelen wordt weergegeven.

Belastingen

Deze regel wordt toegevoegd wanneer belastingen worden berekend op het document.

Totaal

Dit wordt weergegeven als uw document vooruitbetalingen bevat. Het toont de kosten vóór betalingen.

Betalingen

Vooruitbetalingen worden vermeld met deze regel. Dit zijn betalingen die worden toegevoegd voordat het document wordt verzonden.

Te Betalen

Deze sectie definieert hoe het eindtotaal wordt weergegeven op uw document.

Eindnoot

De eindnoot verschijnt altijd als laatste item van de tabel.
Deze sectie is geschikt voor betalingsvoorwaarden of vergelijkbare informatie.

Elementen

Tekst

Met deze tool kunt u tekstvelden aan uw lay-out toevoegen. U kunt tijdelijke aanduidingen of gewone tekst aan deze velden toevoegen.
Als u een tijdelijke aanduiding gebruikt, wordt de stijl van het eerste teken van de tijdelijke aanduiding toegepast op de hele vervanger.
Tijdelijke aanduidingen
Een lijst met beschikbare tijdelijke aanduidingen is toegankelijk via de tandwielknop rechts van het tekstveld. Bovendien kan deze lijst worden geopend door met rechts te klikken tijdens het bewerken van de tekst.

Houd ⇧ of ⌥ ingedrukt om de varianten voor respectievelijk hoofd- en kleine letters van de tijdelijke aanduiding te tonen.

Lijsten
Als u eenlijststijl voor een tijdelijke aanduiding instelt, wordt de stijl toegepast op de tekst als deze uit meer dan één regel bestaat.

Voorbeeld:

Één regel

  • Regel 1
  • Regel 2

Blokken
Als u alleen een tekst wilt weergeven als een tijdelijke aanduiding een waarde bevat, sluit dan de tekst en de tijdelijke aanduiding tussen haakjes.

Voorbeeld: [Korting: <discount/>]

Met blokken kunt u ook regelonderbrekingen bij lege waarden voorkomen door de onderbreking aan het einde van een blok op te nemen

Voorbeeld: [Afdeling: <recipient.department/>
]

URL
U kunt een optionele URL toevoegen aan een tekstveld. Dit wordt toegevoegd aan de PDF.
Woordafbreking
Zet deze optie aan om woordafbreking in te schakelen.
Scripts
Met behulp van JavaScripts kunnen de inhoud van een tekstveld dynamisch worden gegenereerd. Een string-resultaat van het script zal het lettertype en de stijl van het eerste teken in het veld gebruiken en de volledige inhoud van het tekstveld vervangen.

Als u alleen delen van de tekst wilt vervangen, retourneert u een associatieve array en voegt u de bijbehorende tijdelijke aanduidingen toe aan het tekstveld.

Script: return {myValueA:valueA, myValueB:valueB};
Veldtekst: Een tekst met de tijdelijke aanduidingen <myValueA/> en <myValueB/>

Scripts kunnen alleen waarden lezen, niet wijzigen.

Afbeelding

U kunt PDF-afbeeldingen in uw lay-out plaatsen met behulp van dit hulpmiddel.
URL
U kunt een optionele URL aan een afbeelding toevoegen.
QR-code
U kunt een QR-code aan een afbeeldingselement toevoegen. In dit geval wordt de QR-code getekend in plaats van de afbeelding.
Scripts
Met scripts kunt u de zichtbaarheid, de URL instellen en de afbeelding instellen met SVG-broncode.

Rechthoek

Gekleurde rechthoeken.

Tabelgebied

Het tabelgebied kan worden geplaatst op de eerste en de volgende pagina van een lay-out. Het definieert waar op de pagina de tabel wordt geplaatst. Slechts één tabel kan per pagina worden geplaatst.

Betalingselementen

Regio- of landspecifieke betalingselementen. Sleep het gewenste element naar uw pagina.
PayPal
Maakt een link in uw factuur waarmee u kunt betalen via PayPal.
De link moet worden geconfigureerd na het toevoegen (dubbelklik om de instellingen te bewerken)
⚠ PayPal ondersteunt niet alle valuta's.
SEPA QR-Code (Europese Unie)
SEPA QR-Code is een machinaal leesbare QR-code. De ontvanger kan deze scannen met een gespecialiseerde banktoepassing.
De QR-Code moet worden geconfigureerd na het toevoegen (dubbelklik om de instellingen te bewerken)
* ook bekend als EPC QR Code, GiroCode, Scan2Pay
Adoptie
  • Oostenrijk
  • België (OGM automatisch toegevoegd)
  • Finland
  • Duitsland
  • Nederland
Zwitserse QR-Code
De Zwitserse QR-code is bedoeld voor betalingsoverdracht in Zwitserland. Een kant-en-klaar sjabloon kan worden geladen in de Lay-outs sectie.

De QR-code kan worden geconfigureerd door dubbelklik op het element.

Wanneer een QR IBAN wordt ingevoerd, wordt een referentienummer gegenereerd. Met een normale IBAN zijn referentienummers niet toegestaan en wordt het factuurnummer gebruikt

.
Stripe QR-Code
De URL verwijst naar een Stripe-betalingslink van de account die is opgegeven in Instellingen/Identificatie. Om creditcardkosten te vermijden, worden SEPA-incasso's aangeboden als betaalmiddel.

Kleuren

Rechts van het Kleuren-gereedschap vindt u een kleine driehoek. Gebruik deze als u kleuren in uw lay-out in batch wilt vervangen.

Instellingen

Organisatie

Voer hier uw eigen contactgegevens in.

Aanvullende velden

Aanvullende velden kunnen worden gebruikt in uw lay-outs. Dezelfde velden worden ook toegevoegd aan al uw klanten

Identificatie

Voer hier de ID's in die zijn verstrekt door de overheid of banken.

SEPA

De SEPA-velden moeten worden ingevuld als u directe incasso wilt verwerken met GrandTotal.

Zwitserland

Voer hier uw gegevens in voor ESR/BVR-stroken.
Neem contact op met uw bank voor details.

Deze instellingen zijn alleen beschikbaar wanneer uw systeemvoorkeuren zijn ingesteld op de regio Zwitserland of Liechtenstein.

V11 en camt.054.xml bestanden van Post of Bank kunnen worden neergezet op het dock-pictogram van GrandTotal.

Stripe

Voer hier uw Stripe API-sleutel in. Deze wordt gebruikt om Stripe-betalingskoppelingen aan te maken en betalingen bij Stripe te controleren.

Team

Stel uw teamleden hier in. Bekijk deze video om meer te leren.

Klanten

Beslis of nieuw gemaakte klanten netto- of brutoprijzen krijgen berekend. Deze instelling kan worden toegepast op alle klanten met een rechtermuisklik.

Deze instelling beïnvloedt ook welke prijzen worden weergegeven in de cataloguslijsten.

De indeling van het klantnummer en de huidige teller kunnen hier worden gewijzigd. (Teller toont het nummer dat de volgende klant krijgt)

Hier kunt u ook de instellingen van rekeninguittreksels wijzigen

Facturen

Definieer welk label u wilt gebruiken voor uw facturen en creditnota's. Facturen met een eindtotaal lager dan nul worden behandeld als creditnota's

De betalingsvoorwaarden worden gekopieerd naar nieuw gemaakte klanten en kunnen individueel worden gewijzigd in de klanteninstellingen. Bovendien kunt u aangepaste voorwaarden instellen bij het verzenden van een factuur.

Facturen die niet binnen deze termijn worden betaald, worden gemarkeerd als verschuldigd. Wanneer de datum de waarde in het tweede veld overschrijdt, worden ze als achterstallig beschouwd.

Voorwaarden

Voor elk betalingstype kunt u eigen voorwaarden definiëren. Deze verschijnen aan het einde van de factuur.

Bankrekeningen en andere informatie over het betalingsproces kunnen hier worden ingevoerd.

Voorwaarden kunnen worden opgebouwd uit tekst gemengd met de blauwe tokens die u onder het tekstveld vindt. Let op dat sommige tokens een menu hebben waaruit u opties kunt kiezen (bijv. Contantkortingen).

Nummering

De nummering van facturen kan ook worden aangepast. Gebruik het menu van de token om de indeling van de componenten aan te passen.

Een individueel nummer wordt slechts één keer gebruikt. Als een ander document met hetzelfde nummer wordt gevonden, telt GrandTotal op totdat het een vrije plek vindt.

Ramingen

De instellingen voor ramingen zijn vergelijkbaar met die voor facturen. In plaats van betalingsvoorwaarden kunt u hier een geldigheid specificeren.

De voorwaarden worden gedeeld voor alle ramingen

Andere Documenten

U kunt vervolgdocumenten aan facturen of ramingen toevoegen met behulp van de actieknop. Bijv. bevestigingen, herinneringen of afleveringsbonnen. Deze documenten zullen dezelfde items tonen als het bovenliggende document.

Hier kunt u uw aanvullende documenttypen en hun voorwaarden instellen.
Optioneel kunt u items ontkoppelen voor een gedetailleerd werkverslag.

U kunt regels instellen om specifieke items uit te sluiten. Bijv. voor het verwijderen van verzendkosten van afleveringsbonnen.

Gebruik de <original.sent/> en <original.due/> placeholders in uw lay-out om de data van het bovenliggende document weer te geven.

Items

Zet de autocomplete uit als u geen suggesties wilt krijgen tijdens het typen van een titel.
Suggesties zijn gebaseerd op de catalogusdocumenten die u in het verleden heeft gemaakt.

Het teken dat wordt gebruikt voor lijsten wanneer u een lijstitem begint met - of * kan hier worden ingesteld. Standaard wordt een • gebruikt.

Het teken dat wordt gebruikt voor lijsten wanneer u een lijstitem begint met - of * kan hier worden ingesteld. Standaard wordt een • gebruikt.

De scheidingsteken voor gegroepeerde items definieert hoe de beschrijvingen van de items worden gescheiden.

Algemeen

Definieer of nieuwe items automatisch de huidige datum moeten krijgen.

Automatisch aanvullen

Indien ingeschakeld, zal autoaanvulling eerder gebruikte items voorstellen die beginnen met dezelfde tekens. Bij het autoaanvullen van een titel zal het een hele sectie aanbieden met dezelfde titel.

Indeling

Definieer regels voor hoe de items worden weergegeven in de indeling. Bijv. u kunt de hoeveelheid verwijderen als slechts één item wordt vermeld

Placeholders

Opties voor het deactiveren van Tekst Placeholders in de items.

Briefpapier

Als u briefpapier gebruikt voor gedrukte facturen, kunt u hier een achtergrond toevoegen voor verzonden of opgeslagen documenten. (Gebruik dan geen achtergronden in uw lay-out).

Als de achtergrond meerdere pagina's heeft, wordt de eerste pagina gebruikt voor pagina 1. Pagina 2 wordt gebruikt voor alle volgende pagina's.

Mail

In deze sectie definieert u de inhoud van een E-Mail voor de verschillende documenttypen. Naast de blauwe tijdelijke aanduidingen kunt u ook lay-out tijdelijke aanduidingen gebruiken, inclusief die voor de talen.

De onderwerpregel weerspiegelt ook de naam van de bijgevoegde PDF

Voer optioneel BCC-mailadressen in om een kopie van een document naar uw boekhouding te sturen

Optioneel kunt u ervoor kiezen om de briefpapier die is gedefinieerd in hier toe te voegen aan uw verzonden PDF's

Ondersteunde Toepassingen

De volgende mailcliënten worden ondersteund:
Apple Mail
Wordt meegeleverd met Mac OS X
Mailplane for Gmail
Beëindigd
Microsoft Entourage
Stopgezet. Zie Microsoft Outlook.
Microsoft Outlook
Microsoft Office Homepage
Sparrow
Stopgezet
Andere programma's
Er is alleen ondersteuning voor e-mailapplicaties die kunnen worden bestuurd door Apple Script. Programma's zijn niet in staat om een conceptdocument met een bijlage te maken, inclusief: Spark en Unibox.

De scripts kunnen worden gewijzigd hier

Ondersteunde diensten

E-mails kunnen ook rechtstreeks naar servers worden verzonden.
SMTP
Configureer uw SMTP-server in het instellingenpaneel van het composervenster.
Gmail
Bij het verzenden van de eerste e-mail moet u Gmail autoriseren en GrandTotal toestemming geven om e-mails te verzenden.

Bestand

Op het moment dat u een document verzendt, kan een PDF worden gemaakt. Hier definieert u waar u deze wilt opslaan.

Basis: De map waar alle documenten worden opgeslagen.

Map: De submap waarin de documenten worden opgeslagen. (gebruik "/" tussen de elementen om verdere submappen te maken)

Bestandsnaam: De naam van het document.

De documenten kunnen op elk moment opnieuw worden opgehaald uit de database door de mapinhoud opnieuw te maken.

Belastingen

Hier stelt u in hoe belastingen worden berekend.
In de verticale as van de matrix worden de klantgroepen vermeld. Horizontaal kunt u belastinggroepen toevoegen.

De belastinggroepen worden toegewezen aan de artikelgroepen.

⚠Zodra gebruikt in een verzonden document kunnen belastingen niet meer worden gewijzigd.

* Raadpleeg uw belastingadviseur in geval van vragen

Gecombineerde Belastingen

In sommige landen moeten 2 of meer belastingen worden opgeteld. Maximaal 3 belastingen kunnen worden gecombineerd.
Voor Belasting #2 en #3 kunt u beslissen of de belasting van toepassing is op de netto waarde of op de som van de netto waarde en de eerste belasting.
Belastingvrijstellingen
Voor belastingvrije items kunt u een reden voor de belastingvrijstelling opgeven. Dit wordt gebruikt in elektronische facturen

Belastingen Aanpassen

In het geval dat belastingen in de loop van de tijd worden verhoogd of verlaagd, kunt u de belastinggroep dupliceren door op de tandwielknop te klikken. Configureer vervolgens de nieuwe belasting.

Klik hier voor een tutorial.

Betalingen

GrandTotal ondersteunt meerdere valuta's.

U kunt een wisselkoers toevoegen ten opzichte van de standaardvaluta. Deze wordt gebruikt om koersen om te rekenen bij het wijzigen van de valuta van een document en om de waarden in het dashboard naar uw lokale valuta te berekenen.

Definieer de voorwaarden voor de verschillende betalingstypen in Voorkeuren/Facturen

U kunt maximaal 3 contante kortingen instellen die kunnen worden gebruikt via het optiemenu van de "Bedrag" tag in Voorkeuren/Facturen/Voorwaarden

Werktijd

Definieer hier hoe items van ondersteunde tijdregistraties worden geïmporteerd.

Wanneer tijdelijke aanduidingen worden toegevoegd in de titel- of subtotaalsecties, worden titels of ondertitels dienovereenkomstig ingevoegd. Gebruik ten minste één gemeenschappelijke tijdelijke aanduiding voor titels en ondertitels. Subtotalen worden alleen toegevoegd als meer dan één subtotaal vereist is

Automatisch groeperen creëert groepen voor items die dezelfde naam delen.

Tijdregistraties worden standaard geïmporteerd met de eenheid "u". U kunt de eenheid hier wijzigen.

Het standaardtarief wordt gebruikt bij het importeren van tijdregistraties uit applicaties of diensten die geen tarieven ondersteunen

Met regels kunt u aangeven welke itemgroepen moeten worden gebruikt voor de items. Als er geen regels zijn, wordt de standaardwaarde van uw itemgroepen toegepast.

Al deze instellingen zijn van toepassing tijdens het importeren en beïnvloeden niet reeds geïmporteerde items.

Wanneer een online tijdregistratiedienst wordt toegevoegd, wordt deze aan het overzichtsscherm toegevoegd.

Meldingen

GrandTotal kan het Meldingencentrum gebruiken om u te informeren wanneer facturen verschuldigd zijn, over de vervaldatum heen zijn of terugkerend zijn.

Meldingen kunnen zichzelf herhalen indien gewenst.

Ramingen vervallen wanneer de geldigheiddatum is bereikt en deze niet is gemarkeerd als geaccepteerd of afgewezen.

Talen

Gebruikersinterface

Het taalmenu stelt u in staat de interfacetaal van GrandTotal in te stellen. Dit beïnvloedt uw lay-outs niet.

Internationale Formaten

GrandTotal formatteert getallen en datums in de gebruikelijke indeling van het land van de ontvanger. De datumnotatie kan worden aangepast.

Talen

In Talen kunt u afzonderlijke woorden of hele zinnen voor verschillende talen definiëren. Deze kunnen worden gebruikt in lay-outs of e-mailinstellingen. U kunt per klant een taal selecteren.
U kunt ook taalvarianten maken zoals Engels formeel en Engels informeel
In lay-outs zijn de standaardteksten toegankelijk vanuit het plaatshoudersmenu in Talen. Voeg taalelementen in de e-mailsjablonen in met een rechtermuisklik.

Tekstplaatshouders

Itemteksten in catalogusitems of documentsjablonen kunnen worden voorzien van plaatshouders. Teksten tussen vierkante haken worden vervolgens aangeboden voor aanvulling wanneer ze worden overgedragen naar een factuur.

Plaatshouders zijn handig als project- of klantspecifieke waarden aan een catalogusitem moeten worden toegevoegd. Bijv. "Registratie en installatie van [domein]" of "Reiskosten tussen [locatie A] en [locatie B] en terug". Bij het invoegen van een tekst met plaatshouders wordt een dialoogvenster weergegeven waarin u eenvoudig de ontbrekende waarden kunt toevoegen. Voor 2 adressen wordt de reisafstand automatisch berekend en ingevoerd als de locatie een eenheid van km of mi heeft.

Plakken vanuit andere toepassingen

Tijdvermeldingen in het overzicht kunnen worden gekopieerd en geplakt naar de itemlijst van een conceptfactuur. (itemlijst moet zijn geselecteerd voordat u ⌘V gebruikt)

Ondersteunde toepassingen

De volgende toepassingen ondersteunen GrandTotal via het klembord:

Merlin

Gekopieerde projectregels van Merlin Project kunnen via het klembord worden ingevoegd in facturen en offertes.

Timing

Timing Homepagina
Kopieer de Taken uit de Details-weergave in Timing en plak ze in een factuur.

Timings

Timings Homepagina (Stopgezet)

Teksteditors & Spreadsheets

Tab-gescheiden tekst kan worden geplakt in de itemlijst. GrandTotal zal proberen hoeveelheden en prijzen te extraheren.
Handig om items te plakken uit een spreadsheet.

Exporteren/Importeren

Exporteren

Lijsten

Klanten, catalogusitems en lijsten in de rapportensectie kunnen worden geëxporteerd als CSV- of Excel-bestanden. Menu Bestand/Exporteren.

De kolommen in de voorvertoning kunnen worden gerangschikt om aan uw behoeften te voldoen.

U kunt kolommen verwijderen door op hun kop te klikken en de ➖ knop te gebruiken. Met de ✚ knop kunt u andere velden toevoegen.

Klanten

Klanten kunnen naast de lijsten ook worden geëxporteerd als vCard-bestanden. Het menu hiervoor vindt u onder Bestand/Exporteren als u zich in de sectie Klanten bevindt.

Documenten

Documenten kunnen worden geëxporteerd in PDF-formaat naar Finder of een andere toepassing met behulp van slepen en neerzetten. In de lijsten van het overzicht kunt u meerdere documenten tegelijk selecteren en exporteren.

Indelingen

Exporteer indelingen via het menu Bestand/Exporteren. (Op de andere Mac dubbelklik je op dat bestand om het te importeren)

Boekhouding

GrandTotal kan zijn gegevens naar compatibele boekhoudapplicaties sturen. Gebruik hiervoor het „Bestand/Verzenden naar" menu. Plugins voor boekhoudservices zoals Xero, MonKey Office & shakehands Kontor kunnen worden geladen in Overzicht/Plugins ophalen

DATEV

De gefactureerde items kunnen worden geëxporteerd als XML voor DATEV via het Bestand/Verzenden naar menu.

DEVONthink 4

Bestanden kunnen worden verzonden naar DEVONthink 4 voor archivering via het Bestand/Verzenden naar menu.

Licentie

De geïnstalleerde licenties kunnen ook worden geëxporteerd als GrandTotal op een nieuwe computer moet worden geactiveerd. Open hiervoor het GrandTotal/Licenties venster, selecteer de gewenste licentie en exporteer deze met ⌘E.
Dit bestand kan op de andere computer worden geïnstalleerd met een dubbele klik.

Importeren

Importeer klanten, catalogusitems en factuuritems via het Bestand/Importeren menu. De bestanden moeten in CSV- of Excel-formaat zijn.

MoneyMoney

Boekingen van de e-banking software MoneyMoney worden vanuit het menu "Rekeningen" in MoneyMoney naar GrandTotal verzonden.

iFinance 5

Betalingen uit de iFinance 5 e-banking software kunnen worden weergegeven via het menu Bestand/Importeren. Ze kunnen vervolgens worden toegewezen aan de bijbehorende facturen of klanten.

Bonnen

Externe facturen kunnen worden gekopieerd uit Receipts met ⌘C en worden geplakt door ⌘V te drukken in een GrandTotal-document.

Als de naam van de documentcategorie in Receipts hetzelfde is als een artikelgroep in GrandTotal, wordt die artikelgroep toegewezen in GrandTotal.

Agenda

Agendaposten kunnen rechtstreeks in een factuur worden geïmporteerd. De duur van de post wordt genomen en vermenigvuldigd met het uurtarief.

Standaard wordt de agenda geselecteerd met de naam die het beste overeenkomt met de klantnaam.

Nieuw onderwerp

DATANORM

DATANORM 4&5 bestanden kunnen worden geïmporteerd in de catalogus via het menu Bestand/Importeren.

Betalingsbestanden

Volgende rekeningformaten van uw bank worden automatisch gelezen en toegewezen aan openstaande facturen. Alternatief kunt u deze bestanden neerzetten op het pictogram van GrandTotal.
CAMT.054
CAMT.054-bestanden in Zwitserland. Wanneer u de Zwitserse QR-code gebruikt in combinatie met een QR-IBAN.
CODA
Belgische CODA-bestanden wanneer gebruikt in combinatie met de SEPA QR-code

Afdrukken

Documenten

Documenten kunnen worden afgedrukt via het reguliere Afdrukken-menu met ⌘P. Optioneel kunt u een watermerk toevoegen zoals Geannuleerd, Betaald of vergelijkbaar aan het document.

Voor concepten ziet u een waarschuwing in het afdrukvenster. Concepten zijn niet bedoeld om naar de klant te worden gestuurd. Gebruik hiervoor de knop "Verzenden".

Lijsten

Lijsten in het overzicht kunnen worden afgedrukt via "Lijst afdrukken" in het Bestand-menu. Klanten en catalogusartikelen kunnen ook als lijst worden afgedrukt.

Kolommen kunnen worden herschikt en verwijderd door op hun titel te klikken.

Samenwerking

GrandTotal gebruikt een gegevensindeling waaraan verschillende gebruikers tegelijkertijd kunnen werken. Dit elimineert de noodzaak om handmatig een synchronisatiemethode op te geven. Het bestand wordt simpelweg geplaatst in een gedeelde map op Dropbox, iCloud, GoogleDrive of vergelijkbaar en alle betrokkenen kunnen eraan werken. Het gedeelde .grandtotal-bestand wordt geopend met een dubbelklik of via het menu Bestand/Openen.

Statusindicator

Als niet alle gegevens voor een volledige weergave van de inhoud beschikbaar zijn, wordt een oranje indicator weergegeven in de rechterbovenhoek van het hoofdvenster. Door erop te klikken wordt de Bestandsinformatie geopend.

Bestandsinfo

De bestandsinformatie kan worden weergegeven in het Bestand-menu. De checksum geeft aan of de gegevens op verschillende apparaten dezelfde status hebben. Als dit niet het geval is, zijn de gegevens nog niet volledig gesynchroniseerd door de cloudservice, of het is een ander bestand.

Versleuteling

Alle gegevens kunnen worden beveiligd met een wachtwoord. De versleuteling wordt uitgevoerd volgens de moderne AES256-standaard. Er moet een sterk wachtwoord worden gebruikt - dit kan veilig worden opgeslagen in de sleutelhanger. Als een wachtwoord wordt vergeten, zullen de gegevens onomkeerbaar verloren gaan.

Gegevensbescherming

De end-to-end-versleuteling van de gegevens maakt het voor derden (inclusief de cloudprovider) onmogelijk om de gegevens te lezen. De gegevens worden alleen ontsleuteld tijdens het gebruik binnen GrandTotal.

Wachtwoord wijzigen

Om een nieuw wachtwoord in te stellen, gebruik het menu Bestand/Kopie opslaan en wijs het nieuwe wachtwoord toe aan het nieuwe bestand.

Dingen die u moet weten

Snel typen

Nadat u items uit de catalogus naar een document heeft gesleept, kunt u de hoeveelheid typen op de numerieke toetsen van uw toetsenbord zonder het item te hoeven openen. Dit werkt ook wanneer u meer dan één item selecteert.

Getallenvelden berekenen

Numerieke invoervelden kunnen formules berekenen. Bijv. 100 / 4 wordt 25 wanneer dit in een veld wordt ingevoerd.

Verwijderen

Veel records kunnen niet worden verwijderd tenzij alle afhankelijkheden zijn verwijderd. Zie Archiveren
Een itemgroep kan bijvoorbeeld niet worden verwijderd wanneer alle items die ernaar verwijzen zijn verwijderd. Documenten die zijn verzonden, kunnen niet worden verwijderd tenzij u ze heeft ontgrendeld. Zie Transcript
Documenten met bijgevoegde betalingen kunnen niet worden verwijderd tenzij alle betalingen zijn verwijderd (Dit geldt ook voor concepten).
Een klant mag niet worden verwijderd zolang deze documenten of betalingen bevat.

Oude documenten

Om documenten te verwijderen waarvan de datum meer dan 10 jaar geleden is, kunt u een nieuw bestand opslaan. Houd hiervoor de ⌥ toets ingedrukt en open het menu Bestand/Opslaan in andere formaten. Selecteer daar Laatste 10 jaar.

In het nieuwe bestand worden alle oudere documenten verwijderd. Ook worden alle klanten die geen documenten hebben toegewezen, verwijderd.

Gebruik

Voor lay-outs kunt u het gebruik weergeven met de tandwielknop. Voor itemgroepen, klantgroepen, valuta's en betalingstypen kan de bijbehorende lijst worden geopend met een rechterklik.

Archiveren

Records die niet langer nodig zijn, zoals oudere lay-outs of verouderde itemgroepen, kunnen niet worden verwijderd zodra ze zijn gebruikt. Dit is omdat ze nog steeds vereist zijn door oudere documenten.
Klanten, lay-outs, itemgroepen en catalogusitems kunnen worden gearchiveerd met een rechtsklik in hun lijst. Gearchiveerde items zijn verborgen en kunnen indien nodig worden weergegeven met een rechtsklik in dezelfde lijst.

Kopiëren, plakken en dupliceren

Items kunnen worden gekopieerd en geplakt naar andere documenten.

Dit werkt ook met documenten. Na het kopiëren kunt u ze plakken in de lijst van een andere klant.

Dupliceer items en documenten met ⌘-D.

Verplaatsen

Zolang een document zich in de conceptstatus bevindt, kan het naar een andere klant worden gesleept in de klantweergave. Conceptfactuuritems kunnen ook naar een ander concept worden gesleept.

PDF's slepen

U kunt een documentvoorbeeld naar de Finder slepen om een PDF op te slaan.

Filteren en zoeken

Filteren

Boven de lijsten kunt u de lijst filteren door een tekenreeks te typen. Sommige lijsten hebben een menu aan de rechterkant waar u de sortering van de lijst kunt wijzigen.

Netto/Bruto

Netto: De prijzen van de artikelen bevatten geen belastingen. Belasting wordt toegevoegd aan het einde van het document.

Bruto: Belasting is al inbegrepen in de artikelen. Belastingen worden aan het einde van het document vermeld

Documenten

Bewerken

Zodra een document is verzonden, kan het niet meer worden bewerkt tenzij u het ontgrendelt.
Zie Transcript

Annulering

Facturen kunnen worden geannuleerd. Zie Facturen/Status

Kortingen

Er zijn twee verschillende soorten kortingen in GrandTotal.

Eén is op een enkel artikel. Dit wordt direct van het artikel afgetrokken. Uw artikelsectie in de indelingstabel moet de <discount/> aanduiding bevatten om de korting weer te geven.

De globale korting die hieronder de artikelen wordt ingevoerd, beïnvloedt alle artikelen. (Inclusief degenen die al een individuele korting hebben). Deze korting wordt op een afzonderlijke regel na de netto-sectie weergegeven.

Concepten

Alle documenten zijn concepten nadat ze zijn aangemaakt. Zolang u ze niet hebt verzonden, hebben ze geen verzendingsdatum en kunnen ze worden bewerkt.

In de voorvertoning ziet u een rode vraagteken in plaats van verzend- en vervaldatums. Deze worden vervangen door de werkelijke datums nadat u op de verzendknop heeft gedrukt.

Ontvangers wijzigen

Om de ontvanger van een document te wijzigen, sleep het document naar de bijbehorende klant in de klantenlijst aan de linkerkant.

Dit werkt alleen met concepten. Verzonden documenten moeten eerst worden ontgrendeld

Proeflezen

Om een document te controleren op fouten, druk op ⌘K om de correctieweergave te openen. Als de computer compatibel is met Apple Intelligence, kan een automatische spellingscontrole worden gestart.

Aanvullende velden

Aanvullende velden kunnen worden toegevoegd voor drie verschillende recordtypen. Ze bestaan altijd uit een naam die voor alle records wordt gedeeld en een waarde die afzonderlijk voor elk record kan worden toegewezen.

Alle velden kunnen ook aan lay-outs worden toegevoegd. Velden die worden gebruikt in verzonden documenten kunnen niet worden verwijderd.

Klanten

U kunt dit gebruiken om aanvullende gegevens aan klanten toe te voegen. Een faxnummer, bankinformatie enz.

Documenten

Gebruik dit voor informatie zoals locatie, documentgerelateerde juridische informatie enz.

Items

Itemnummers, afmetingen of vergelijkbare informatie kunnen hier worden toegevoegd. U kunt de velden instellen in de catalogussectie.

Indelingen

Briefpapier en PDF

Als u voorgedrukt briefpapier gebruikt, moet u geen achtergrondonderdelen aan uw indeling toevoegen.

Sla uw briefpapiersjabloon op als een PDF en voeg deze toe als achtergrond bij Voorkeuren/Mail. Deze achtergrond wordt toegevoegd aan alle documenten die u per e-mail verstuurt.

Formaten

Getallen en datums in documenten worden altijd weergegeven in de landelijke indeling van de ontvanger.

Europeanen krijgen een DD.MM.JJJJ-datum, terwijl amerikanen een MM/DD/JJJJ-indeling zien. Duitse ontvangers krijgen een komma als decimaalscheidingsteken, terwijl zwitsers een punt gebruiken.

Er zijn opties voor de datumnotatie bij Voorkeuren/Geavanceerd.

Totalen

Naast de totalen kunnen ook tijdelijke aanduidingen worden gebruikt voor de sommen van afzonderlijke artikelgroepen. Bijvoorbeeld om loon apart te vermelden. De tijdelijke aanduidingen hiervoor zijn te vinden in de documentcategorie onder Som.

Transcript

Als een verzonden document wordt ontgrendeld en teruggeconverteerd naar een concept, wordt de wijziging geregistreerd om te voldoen aan wettelijke vereisten. Het transcript kan worden geopend vanuit het GrandTotal-menu en opgeslagen via het Bestand/Exporteren-menu.

GrandTotal uitbreiden

E-mailscripts

E-mails worden beheerd door AppleScript. Scripts kunnen worden gewijzigd door hier te klikken. Om de oorspronkelijke functionaliteit te herstellen, verwijdert u het bestand uit ~/Library/Application Support/com.mediaatelier.GrandTotal3/Mail Scripts/.

Werktijd-importeurs

Werktijd-importeurs zijn plug-ins op basis van Javascript. Werkende voorbeelden zijn beschikbaar via Overzicht/Plug-ins ophalen.

Plug-ins

GrandTotal heeft een plug-in interface gebaseerd op HTML en Javascript. Open API-referentie (Programmeerkennis vereist)
Plug-ins kunnen worden geïnstalleerd door erop dubbel te klikken en bevinden zich in ~/Library/Application Support/com.mediaatelier.GrandTotal3/Plugins/
Vind enkele voorbeelden op GitHub