Blog & Ratgeber

Aktuell

Ask GrandTotal: KI Ihrer Wahl, ohne Kundendaten preiszugeben

Fragen Sie die KI Ihrer Wahl zu Ihren Rechnungen, ohne ihr Kundennamen zu verraten: Sie bekommt Platzhalter, Sie sehen die echten Namen.

Eingangsrechnungen empfangen: Peppol-Inbox, Ordner und Postfach

Empfangene Rechnungen direkt in GrandTotal: automatischer Abruf der Peppol-Inbox über Recommand und e-invoice.be, aus einem überwachten Ordner oder aus dem Postfach.

Datenschutz mit KI: Kundennamen bleiben auf dem Mac

KI nach Kunde Müller fragen, ohne dass der Name den Mac verlässt: GrandTotal ersetzt Namen durch Platzhalter und setzt sie in der Antwort wieder ein.

E-Rechnungen & Compliance

Cassa Previdenziale & Ritenuta d'Acconto in Italien mit GrandTotal

Rivalsa INPS, Cassa Previdenziale und Ritenuta d'Acconto: italienische Freiberufler-Rechnungen mit GrandTotal korrekt berechnen und als FatturaPA ausweisen.

E-Rechnung am Mac: FatturaPA & SdI Italien

E-Rechnung in Italien am Mac: FatturaPA-XML, das SdI und der Direktversand über Aruba mit GrandTotal.

Eingangsrechnungen empfangen: Peppol-Inbox, Ordner und Postfach

Empfangene Rechnungen direkt in GrandTotal: automatischer Abruf der Peppol-Inbox über Recommand und e-invoice.be, aus einem überwachten Ordner oder aus dem Postfach.

Was ist PEPPOL?

Das internationale Netzwerk für elektronische Geschäftsdokumente erklärt – von der PEPPOL-ID bis zur praktischen Nutzung.

E-Rechnung interaktiv erklärt

Erkunden Sie das neue Tool zum Analysieren und Verstehen von E-Rechnungen im XML-Format.

PDF/A: Das Archivformat für Dokumente

Warum Dokumente als PDF/A archiviert werden – und was das ISO-Format vom normalen PDF unterscheidet.

E-Rechnungspflicht in Europa: EU & EWR Länder

Die EU dokumentiert E-Rechnungsanforderungen aller 27 Mitgliedstaaten plus Island, Liechtenstein, Norwegen und Schweiz mit Details zu rechtlichen Rahmen und Standards.

Künstliche Intelligenz

Ask GrandTotal: KI Ihrer Wahl, ohne Kundendaten preiszugeben

Fragen Sie die KI Ihrer Wahl zu Ihren Rechnungen, ohne ihr Kundennamen zu verraten: Sie bekommt Platzhalter, Sie sehen die echten Namen.

Datenschutz mit KI: Kundennamen bleiben auf dem Mac

KI nach Kunde Müller fragen, ohne dass der Name den Mac verlässt: GrandTotal ersetzt Namen durch Platzhalter und setzt sie in der Antwort wieder ein.

Die fehlenden 5 %

Software passt zu 95 %. Über Effizienz und Zufriedenheit entscheiden die fehlenden 5 % – und die kann man sich heute selbst bauen.

MCP-Server oder KI-geschriebenes Plugin: Welcher Weg passt?

MCP-Server oder KI-geschriebenes Plugin? Der eine Weg lässt die KI live in GrandTotal arbeiten, der andere lässt sie einmal ein Plugin schreiben, das danach ohne KI läuft. Wann welcher passt.

MCP-Server: Rechnungen, Angebote und Auswertungen mit KI automatisieren

Zeitersparnis bei komplexen Auswertungen über Rechnungen und Angebote.

Simon Iannelli: KI-gestützte Angebote für Fotoshootings

Wie ein Fotograf mit Claude und GrandTotal in Minuten professionelle Angebote erstellt – inklusive Mischkalkulation, Anfahrtswegen und automatischer Dokumentstruktur.

KI-Plugins: Integrationen ohne Programmierkenntnisse

Eigene Tool-Integrationen mit KI entwickeln – ohne Programmierkenntnisse. Sicherheit und Datenschutz im Fokus.

Datenmigration: Raus aus dem Altsystem, rein in GrandTotal

Kunden, Artikel und Rechnungen aus alten Systemen nach GrandTotal migrieren – per KI-Assistent statt CSV-Import.

Datenschutz & Organisation

Classic-Upgrades enden am 30. November 2027

Classic-Upgrades sind noch bis zum 30. November 2027 erhältlich. Der Hintergrund: der EU Cyber Resilience Act.

Wenn die Datei fehlt: GrandTotal-Daten wiederherstellen

Datei gelöscht, Platte defekt, Sync hat überschrieben: „Alle Dokumente“ zeigt, was noch da ist, und baut ein Dokument aus Time Machine oder aus dem Cache wieder auf.

Cloud-Synchronisation auf macOS einrichten

Praktische Anleitung zur Einrichtung der lokalen Synchronisation für die wichtigsten Cloud-Dienste auf macOS – mit vollständiger Offline-Verfügbarkeit.

Eindeutige Rechnungsnummern über mehrere Macs

Wer GrandTotal auf mehreren Macs nutzt, kann durch das Sync-Fenster gelegentlich doppelte Rechnungsnummern erhalten. Eine optionale Server-Reservierung schließt diese Lücke.

Datensicherheit am Mac: So sind Ihre Geschäftsdaten geschützt

Wie Ihr Mac Geschäftsdaten schützt – von FileVault und Touch ID bis zur verschlüsselten Datei und zum Backup. Mit den wichtigsten Schritten für sensible Daten.

Versionsverlauf bei Cloud-Sync-Diensten im Vergleich

Faktenvergleich von Versionsverlauf und Wiederherstellung gelöschter Dateien bei Dropbox, Google Drive, OneDrive, iCloud, pCloud, Nextcloud, ownCloud, Seafile und Synology Drive.

Die 3-2-1 Backupstrategie

Warum Backups unverzichtbar sind und wie Sie Datenverlust wirklich vermeiden.

Zu Hause arbeiten

GrandTotal im Home Office: Firmendatei in Cloud teilen und Lizenzen für verteiltes Arbeiten aktivieren.

Risikofaktor Mac-Schreibtisch

Warum der Schreibtisch ein Risikofaktor für Datenverlust ist und wo Sie Dateien sicher ablegen.

AES-256 Verschlüsselung erklärt

Schützen Sie Ihre Finanzdaten mit modernster Verschlüsselungstechnologie.

Wie sicher muss ein Passwort wirklich sein?

Warum Passwort-Manager und Zufallspasswörter der einzige realistische Schutz sind.

Firmendatei verschlüsseln

Schützen Sie Ihre Geschäftsdaten mit AES-Verschlüsselung. Passwörter werden sicher im Schlüsselbund verwaltet.

Automation & Effizienz

Belege erkennen: PDF, Scan und Foto auf dem Mac auslesen Beta

Papierrechnungen, PDFs und Scans in GrandTotal übernehmen: Als Beta liest die Belegerkennung Rechnungsnummer, Beträge, Steuer und IBAN aus – vollständig lokal auf dem Mac.

Machine Learning für Layout-Erkennung

Machine Learning erkennt Layout-Elemente in bestehenden PDFs – ein erster Schritt zur automatischen Layout-Erstellung.

Online Dashboard

Greifen Sie von überall auf Ihr GrandTotal Dashboard zu - mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für mobile Geräte optimiert.

Datei optimieren

Reduzieren Sie die Dateigröße durch Konsolidierung der Log-Einträge – mit der Funktion Datei optimieren.

Text-Platzhalter: Die unterschätzte Automatisierung

Automatisieren Sie wiederkehrende Texte und sparen Sie Zeit bei der Rechnungserstellung.

Katalog individuell anpassen

Wie Sie Ihren Produktkatalog individuell organisieren und mit benutzerdefinierten Feldern an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen.

An Buchhaltung senden

Ein Befehl exportiert alle Dokumente eines Zeitraums als strukturierte Ordner mit PDFs und CSV-Dateien.

Tabellen als Positionen einfügen

Kopieren Sie Tabellen aus Excel oder Numbers und fügen Sie sie direkt als Positionen ein.

Zusatzfelder migrieren

So migrieren Sie Ihre Zusatzfelder zu den neuen vorgesehenen Datenfeldern in GrandTotal.

Kalkulation & Preise

Honorar in Prozent: Positionen vom Basiswert berechnen

Positionen, die sich als Prozentsatz eines Basiswerts berechnen: Basiswert einmal am Dokument hinterlegen, Prozentsatz als Menge eintragen – ideal für HOAI, SIA und andere Honorarordnungen.

Interaktive Angebote

Lassen Sie Ihre Kunden zwischen Optionen wählen mit interaktiven PDF-Angeboten.

Tipps, wie man ein professionelles Angebot schreibt

Wie Sie Angebote erstellen, die überzeugen und zu mehr Aufträgen führen.

Das Dilemma der Stundensätze

Warum der Stundensatz für Selbstständige oft die schlechtere Wahl ist. Alternativen zur Stundenabrechnung.

Warum Sie Ihre Arbeitszeit erfassen sollten

Warum Selbstständige ihre Arbeitszeit erfassen sollten – auch bei Pauschalpreisen. Für Transparenz, bessere Kalkulation und Rentabilitätskontrolle.

Brutto- oder Nettorechnung: Wann welche verwenden?

Wann Bruttopreise sinnvoll sind und wie Sie Missverständnisse bei der Rechnungsstellung vermeiden.

Neuigkeiten

Das Wichtigste zum GrandTotal 9 Classic Upgrade

Die neueste Version von GrandTotal mit verbesserter Benutzeroberfläche und neuen Funktionen.

20 Jahre Business-Software von Media Atelier

Zwei Jahrzehnte Erfahrung in der Entwicklung von Mac-Software für Selbstständige.