E-Rechnung an die niederländische Rijksoverheid: vom Mac mit SI-UBL 2.0 (NLCIUS)

Worum es geht

Seit 1. Januar 2017 verlangt die niederländische Zentralregierung (Rijksoverheid) für alle neuen Beschaffungsverträge eine elektronische Rechnung. Papier oder ein PDF per E-Mail werden im B2G-Bereich nicht mehr akzeptiert — nur eine strukturierte E-Rechnung zählt.

Eingereicht wird strukturierte XML im Format SI-UBL 2.0, der niederländischen Ausprägung der europäischen Norm EN 16931 (NLCIUS). Das Format ist vollständig auf Peppol BIS Billing 3.0 abgestimmt. GrandTotal erzeugt die XML auf Knopfdruck. Einen Überblick über die Pflicht in allen EU-Ländern finden Sie in der Übersicht zur E-Rechnungspflicht in Europa.

Wer ist betroffen?

• Lieferanten der Rijksoverheid: Wer auf Basis eines neuen Vertrags an Ministerien und Bundesdienste der Zentralregierung liefert, muss elektronisch fakturieren.
• Dezentrale Stellen: Gemeinden, Provinzen und Wasserverbände müssen E-Rechnungen seit dem 18. April 2019 empfangen können. Ob sie auch den Versand vorschreiben, entscheidet jede Stelle selbst — oft ebenfalls über Peppol.
• Kein Mindestbetrag: Auch eine Rechnung über 50 Euro an die Zentralregierung braucht das E-Rechnungsformat.

Drei Einreichungswege

Die XML aus GrandTotal erreicht die Behörde auf drei Wegen. Welcher passt, hängt davon ab, wie oft Sie fakturieren und wie integriert Ihre Buchhaltung schon ist.

1. Leveranciersportaal: das kostenlose Webportal von Logius für die manuelle Erfassung, gedacht für alle, die bis zu rund zehn Rechnungen pro Monat senden. Kein XML-Export nötig, aber zeitaufwendig.
2. Peppol: Zustellung über einen Peppol Access Point. Das ist der bevorzugte Weg der Behörden; die Niederlande haben eine eigene Peppol-Autorität (NPa). GrandTotal exportiert das Format, ein Dienstleister übernimmt die Zustellung — funktioniert auch für andere EU-Behörden.
3. Digipoort: die offizielle Gateway der Regierung (betrieben von Logius), das „elektronische Postamt". Für große Mengen; erfordert eine einmalige Anbindung und ein PKIoverheid-Zertifikat.

Pflichtangaben auf der E-Rechnung

Ohne einige Pflichtfelder wird die E-Rechnung abgewiesen. GrandTotal übernimmt sie automatisch aus den Stammdaten, sofern dort sauber gepflegt:

• OIN (Overheidsidentificatienummer) der Empfängerorganisation — die digitale Adresse der E-Rechnung (Peppol-Schema 0190). Ohne korrektes OIN kommt die Rechnung nicht an; die KvK-Nummer der Behörde genügt nicht.
• Inkoopordernummer (Bestellnummer) — entspricht der Buyer Reference (OrderReference). Viele Stellen weisen Rechnungen ohne Bestell- oder Verpflichtungsnummer zurück.
• KvK-Nummer und USt-IdNr. des Lieferanten.
• IBAN für die Überweisung.
• Strukturierte USt-Angaben nach Steuersatz (21 %, 9 % oder Steuerbefreiung).

Setup in GrandTotal

Für die E-Rechnungs-Erzeugung müssen die XL-Edition oder ein E-Rechnungs-fähiger Tarif vorhanden sein. Danach:

1. Unter Einstellungen / E-Rechnung das Format SI-UBL 2.0 (NLCIUS) wählen.
2. Bei jedem Behördenkunden die Kennung des Empfängers hinterlegen: das OIN (Peppol-Schema 0190); Geschäftskunden nutzen ihre KvK-Nummer (Schema 0106). GrandTotal notiert das als Schema:Nummer, etwa 0190:123456789.
3. Die Bestellnummer (inkoopordernummer) der Behörde ins Feld Referenz der Rechnung eintragen — sie landet als Buyer Reference in der XML.
4. Beim Erstellen der Rechnung die Option Als E-Rechnung exportieren wählen — die XML wird zusätzlich zum PDF erzeugt.