E-factureren aan de Rijksoverheid: vanaf de Mac met SI-UBL 2.0 (NLCIUS)

Waar het om gaat

Sinds 1 januari 2017 eist de Rijksoverheid een elektronische factuur voor alle nieuwe inkoopovereenkomsten. Papier of een pdf per e-mail worden in het B2G-verkeer niet meer geaccepteerd — alleen een gestructureerde e-factuur telt.

Ingediend wordt gestructureerde XML in het formaat SI-UBL 2.0, de Nederlandse invulling van de Europese norm EN 16931 (NLCIUS). Dit formaat is volledig afgestemd op Peppol BIS Billing 3.0. GrandTotal genereert de XML met één klik. Een overzicht van de plicht in alle EU-landen vindt u in het overzicht van de e-factureringsplicht in Europa.

Voor wie geldt het?

• Leveranciers van de Rijksoverheid: wie op basis van een nieuwe overeenkomst aan ministeries en rijksdiensten levert, moet elektronisch factureren.
• Decentrale overheden: gemeenten, provincies en waterschappen moeten e-facturen sinds 18 april 2019 kunnen ontvangen. Of zij verzending ook verplichten, bepaalt elke organisatie zelf — vaak eveneens via Peppol.
• Geen minimumbedrag: ook een factuur van 50 euro aan het Rijk moet in het e-factuurformaat.

Drie manieren om in te dienen

De XML uit GrandTotal bereikt de overheid op drie manieren. Welke past, hangt af van hoe vaak u factureert en hoe geïntegreerd uw administratie al is.

1. Leveranciersportaal: het gratis webportaal van Logius voor handmatige invoer, bedoeld voor wie tot ongeveer tien facturen per maand stuurt. Geen XML-export nodig, maar bewerkelijk.
2. Peppol: bezorging via een Peppol-toegangspunt (access point). Dit is de voorkeursroute van de overheid; Nederland heeft de Nederlandse Peppolautoriteit. GrandTotal exporteert het formaat, een dienstverlener verzorgt de bezorging — werkt ook richting andere EU-overheden.
3. Digipoort: de officiële gateway van de overheid (beheerd door Logius), het "elektronische postkantoor". Voor grote volumes; vereist een eenmalige koppeling en een PKIoverheid-certificaat.

Verplichte gegevens op de e-factuur

Zonder een paar verplichte velden wordt de e-factuur geweigerd. GrandTotal vult ze automatisch uit de stamgegevens, mits die netjes zijn ingevuld:

• OIN (Overheidsidentificatienummer) van de ontvangende organisatie — het digitale adres van de e-factuur (Peppol-schema 0190). Zonder het juiste OIN komt de factuur niet aan; het KvK-nummer van de overheidsinstantie volstaat niet.
• Inkoopordernummer — komt overeen met de buyer reference (OrderReference). Veel diensten weigeren facturen zonder inkooporder- of verplichtingennummer.
• KvK-nummer en btw-nummer van de leverancier.
• IBAN voor de betaling.
• Gestructureerde btw-gegevens per tarief (21 %, 9 % of vrijstelling).

Instellen in GrandTotal

Voor het maken van e-facturen heeft u de XL-editie of een e-factuur-geschikt abonnement nodig. Daarna:

1. Kies onder Instellingen / E-factuur het formaat SI-UBL 2.0 (NLCIUS).
2. Leg bij elke overheidsklant de identificatie van de ontvanger vast: het OIN (Peppol-schema 0190); bedrijfsklanten gebruiken hun KvK-nummer (schema 0106). GrandTotal noteert dit als schema:nummer, bijvoorbeeld 0190:123456789.
3. Zet het inkoopordernummer in het veld Referentie van de factuur — het komt als buyer reference in de XML terecht.
4. Kies bij het aanmaken van de factuur de optie Exporteren als e-factuur — de XML wordt naast de pdf gegenereerd.