Erst Toggl, jetzt Clockify: API-Limits bei Gratis-Konten
Toggl hat Ende 2025 die API-Anfragen für kostenlose Konten drastisch begrenzt. Seit April 2026 zieht Clockify nach. Wer seine Zeiteinträge aus einem Gratis-Konto in GrandTotal lädt, stößt damit schnell an Grenzen – und es kann jeden kostenlosen Dienst treffen.
Toggl: 20 Anfragen pro Stunde
Toggl hat im November 2025 strikte Limits für API-Anfragen eingeführt. Diese variieren nach Abonnement: Im Free-Plan sind es 20 Anfragen pro Stunde, im Starter-Plan 240.
Wer das Limit erreicht, sieht diese Fehlermeldung:
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Clockify: 30 Anfragen pro Stunde
Clockify galt lange als das großzügige Gegenbeispiel. Im April 2026 hat der Anbieter den Free-Plan ebenfalls beschnitten: Kostenlose Workspaces sind auf 30 API-Anfragen pro Stunde begrenzt – und zwar für den gesamten Workspace, nicht pro Nutzer.
Gleichzeitig wurde der Free-Plan auf 5 Nutzer gekürzt, und Funktionen wie abrechenbare Stunden oder der CSV-Export sind nur noch in Bezahl-Plänen enthalten. Bezahlte Workspaces behalten das bisherige Limit von 50 Anfragen pro Sekunde.
Was heißt das für GrandTotal?
Um Ihre letzten 500 Zeiteinträge in GrandTotal darzustellen, sind rund 12 API-Anfragen nötig. Mit einem Gratis-Konto können Sie Ihre Zeiten damit nur noch etwa zweimal pro Stunde laden – je nach Umfang Ihrer Daten reichen die Anfragen sogar für einen einzigen Ladevorgang nicht mehr aus.
Bei Toggl half in einem bekannten Fall nicht einmal das Upgrade: Ein Kunde wurde auch im kostenpflichtigen Starter-Plan weiterhin limitiert. Eine verlässliche Verbindung ist unter diesen Bedingungen nicht möglich – deshalb wurde das Toggl-Plugin aus dem Angebot genommen.
Gratis ist keine Zusage
Ein kostenloser Plan ist ein Marketinginstrument. Er soll Nutzer anziehen, die später bezahlen. Geht die Rechnung nicht auf, ändert der Anbieter die Spielregeln – ohne Vertrag, ohne Anspruch, ohne Vorlaufzeit. Verärgerte Nutzer, die nie etwas bezahlt haben, können dabei verschmerzt werden. Die Fehlermeldung von Toggl sagt es offen: "Please upgrade to a paid plan."
Wer seine Arbeitsabläufe auf einem Gratis-Konto aufbaut, geht deshalb immer das Risiko ein, dass die Leistung irgendwann beschnitten wird. Innerhalb von sechs Monaten ist genau das nun bei zwei der bekanntesten Zeiterfassungen passiert – ganz gleich ob Zeiterfassung, Cloud-Speicher oder E-Mail: Kein kostenloser Dienst ist davor gefeit.
Was können Sie tun?
Wenn Sie bei Ihrem Dienst bleiben möchten, ist ein Bezahl-Plan die verlässlichste Lösung: Bei Clockify etwa gelten dann wieder großzügige Limits, die im Alltag keine Rolle spielen.
Und wer neu eine Zeiterfassung auswählt, prüft am besten von Anfang an, ob auch das Bezahl-Angebot des Anbieters in Frage käme. Der Gratis-Plan taugt zum Ausprobieren – als Dauerlösung ist er ein Risiko. GrandTotal übernimmt Zeiteinträge aus zahlreichen Zeiterfassungen.