Was ist PEPPOL?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein internationales Netzwerk für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten. Ursprünglich für die öffentliche Beschaffung in Europa entwickelt, wird PEPPOL heute weltweit von Unternehmen und Behörden genutzt.
Wie funktioniert PEPPOL?
PEPPOL funktioniert wie ein E-Mail-System für Geschäftsdokumente. Statt Rechnungen per E-Mail, Post oder Fax zu versenden, werden sie über das PEPPOL-Netzwerk übermittelt – strukturiert, sicher und maschinenlesbar.
Jeder Teilnehmer hat eine eindeutige PEPPOL-ID, die wie eine E-Mail-Adresse funktioniert. Dokumente werden über zertifizierte Access Points verschickt, die die technische Anbindung ans Netzwerk übernehmen.
Vorteile von PEPPOL
Sichere Übertragung: Im Gegensatz zu E-Mail werden Dokumente verschlüsselt über zertifizierte Access Points übermittelt. Am Transport sind nur nach strengen Vorgaben zertifizierte Anbieter beteiligt, und jede Zustellung wird dokumentiert.
Internationale Reichweite: PEPPOL verbindet Unternehmen in über 40 Ländern – von Europa bis Australien und Singapur.
Rechtssicherheit: Das Netzwerk erfüllt gesetzliche Anforderungen für elektronische Rechnungen in vielen Ländern.
Sicherer als klassische E-Mail
| Klassische E-Mail | PEPPOL | |
|---|---|---|
| Vertraulichkeit unterwegs | Kann mitgelesen werden | Durchgängig verschlüsselt |
| Echtheit des Absenders | Phishing & Spoofing möglich | Nur zertifizierte Anbieter |
| Zustellung | Keine Bestätigung, kann verloren gehen | Bestätigt und nachverfolgbar |
| Protokollierung | Kein verlässlicher Nachweis | Jeder Schritt wird protokolliert |
| Format | Beliebig, fehleranfällig | Geprüftes Standardformat |
Die PEPPOL-ID
Jeder Teilnehmer im PEPPOL-Netzwerk wird über eine eindeutige Kennung identifiziert. Diese PEPPOL-ID setzt sich aus zwei Teilen zusammen:
:
Schema-ID: Präfix, das die Art der Kennung angibt.
Teilnehmer-ID: Die eigentliche Identifikationsnummer des Unternehmens.
PEPPOL in der Praxis
In vielen europäischen Ländern ist PEPPOL bereits Standard für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber. Belgien führt ab 2026 eine PEPPOL-Pflicht auch für B2B-Transaktionen ein.
Um PEPPOL zu nutzen, benötigen Sie einen zertifizierten Access Point. In GrandTotal ist die Integration mit e-invoice.be und recommand.eu verfügbar – zwei belgische PEPPOL Access Points.
Kein zentrales Überwachungssystem
PEPPOL ist ein dezentrales Transportnetz: Dokumente laufen direkt vom Access Point des Absenders zum Access Point des Empfängers – ähnlich wie eine E-Mail zwischen zwei E-Mail-Anbietern, nur durchgängig verschlüsselt, sodass unterwegs niemand mitlesen kann. Es gibt keine zentrale Stelle, die alle Rechnungen sammelt oder mitliest – anders als bei staatlichen Clearance-Systemen, bei denen jede Rechnung zuerst durch eine Behörde läuft.
Die beteiligten Access Points verarbeiten die Dokumente technisch, sind aber vertraglich an das PEPPOL-Regelwerk und den Datenschutz gebunden.
PEPPOL vs. PEPPOL BIS
PEPPOL bezeichnet das Netzwerk selbst – die technische Infrastruktur mit Access Points und Identifikationssystem.
PEPPOL BIS (Business Interoperability Specifications) sind die standardisierten Geschäftsprozesse und Dokumentformate, die über PEPPOL ausgetauscht werden. BIS 3.0 definiert zum Beispiel, wie eine Rechnung im UBL-Format (Universal Business Language) strukturiert sein muss – einem XML-Standard für elektronische Geschäftsdokumente.
PEPPOL im Überblick
Internationales Netzwerk
Über 40 Länder weltweit sind verbunden
Eindeutige Identifikation
Jeder Teilnehmer hat eine PEPPOL-ID
Zertifizierte Access Points
Sichere Anbindung ans Netzwerk
Strukturierte Daten
Maschinenlesbare Rechnungsformate
Automatische Verarbeitung
Direkte Integration in Buchhaltungssysteme
Gesetzeskonform
Erfüllt nationale E-Rechnungs-Vorschriften