GrandTotal Help

La migration des anciennes données peut également être démarrée manuellement depuis le menu GrandTotal. Vous pouvez également supprimer les anciennes données devenues inutiles.

Le dossier de synchronisation partagé utilisé par les versions antérieures de GrandTotal doit être supprimé manuellement : Il se trouve dans GrandTotal/com.mediaatelier.grandtotal.sync à la racine de votre Dropbox ou iCloud Drive. Assurez-vous de ne pas avoir enregistré de fichiers personnels dans ce répertoire avant de le supprimer.

Oui, s'il est sur un lecteur cloud ou dans un dossier partagé sur l'appareil.

Oui. Vous pouvez créer une nouvelle entreprise à partir du menu Fichier.

Oui. Pour ce faire, enregistrez le fichier GrandTotal correspondant dans le Finder ou utilisez le menu Fichier/Enregistrer une copie.

Oui. Avec la touche ⌥ enfoncée, Fichier › Enregistrer une copie devient Enregistrer dans d'autres formats. Là, GrandTotal 6 to 9 enregistre une copie complète au format de fichier de GrandTotal 6 à 9, et Backup une copie de sauvegarde pour GrandTotal 3–5. Les versions antérieures n'affichent que les données qu'elles connaissent. Vous pouvez également y enregistrer des copies anonymisées et des copies sans documents.

Non. Cela ne fonctionne que dans la même version.

Comment passer à un nouveau Mac ?

Toutes les données (clients, documents, mises en page, catalogue, réglages) se trouvent dans le fichier .grandtotal. Un ⌘-clic sur le titre de la fenêtre indique son emplacement. Le plus sûr est de choisir Fichier › Enregistrer une copie sur l'ancien Mac, de copier ce fichier sur le nouveau Mac et de l'y ouvrir par un double-clic. Si le fichier se trouve dans un dossier cloud, ouvrez-le directement à cet endroit sur le nouveau Mac. Un fichier de licence s'active par un double-clic.

Oui. Avec la touche ⌥ enfoncée, Fichier › Enregistrer une copie devient Enregistrer dans d'autres formats ; vous pouvez y enregistrer les 3, 5 ou 10 dernières années dans un nouveau fichier. Respectez les délais légaux de conservation.

À l'endroit où le fichier .grandtotal a été enregistré, généralement dans Documents, iCloud Drive ou Dropbox. Un ⌘-clic sur le titre de la fenêtre indique l'emplacement. Time Machine sauvegarde également le fichier.

Toutes les valeurs sont converties dans votre devise par défaut en utilisant le taux de change saisi dans Préférences/Paiements.

Récent › Meilleurs affiche pour l'année choisie les clients, pays, groupes d'articles, projets et articles au chiffre d'affaires le plus élevé, ainsi que le délai de règlement : combien de jours avant ou après l'échéance les clients paient en moyenne. En haut, vous choisissez l'année et le nombre d'entrées (3, 5 ou 10) de chaque liste.

Le bouton d'engrenage définit quelles listes apparaissent et dans quel ordre. Utiliser les prix bruts, en bas, bascule entre montants nets et bruts.

Un clic droit sur une barre vous donne l'option de diviser les valeurs selon divers critères.
Cliquer sur une barre affiche une liste des documents correspondants. Un double-clic sur un document l'ouvrira. La liste peut également être exportée.

Toutes les valeurs sont affichées dans votre devise principale. Le taux de change peut être défini dans Préférences/Paiements

Les valeurs de l'année précédente ne sont affichées que dans des échelles comparables.

Lors de la comparaison d'éléments, il est probable que vous obteniez des différences d'arrondi par rapport aux factures. (Cela est dû au fait que les taxes sont calculées sur le total des factures et non sur chaque article)

Les graphiques seront disponibles dès que vous aurez envoyé des documents.

Une facture qui doit encore être envoyée se trouve ici. Récent › Ouverte liste en revanche les factures envoyées mais pas encore payées.

Les éléments sans coût n'apparaissent que si Inclure les éléments sans coût est coché, les entrées archivées seulement avec Montrer les archives dans le menu contextuel de la liste.

Un clic droit dans la liste regroupe les entrées de temps par Client, Projet, jour, Mois, Utilisateur ou Libellé. La barre d'espace affiche les entrées sélectionnées comme aperçu de la facture qui en résulterait.

Le menu de l'entrée du service dans la barre latérale donne accès à ses Réglages (p. ex. identifiants), vérifie les mises à jour, affiche le plugin dans le Finder ou le supprime.

"Sélection de facture" recherche le client pour les éléments. S'il existe déjà un brouillon de facture, les entrées seront ajoutées. Sinon, un nouveau brouillon est créé avec l'élément sélectionné.

Vous pouvez également ajouter des temps à un document spécifique en copiant les éléments, en vous déplaçant vers la sélection de facture et en les collant.

Si l'option "Regroupement automatique" est activée, les éléments avec le même titre sont regroupés. Les titres sont configurés dans Préférences/Temps de travail.

Un clic droit sur Envoyé › Afficher dans le Finder ouvre le dossier de classement contenant les PDF (voir Réglages › Fichier).

Sous Envoyé › Factures, chaque année a sa propre entrée ; un clic dessus affiche toutes les factures de cette année. Les mois suivent en dessous. Un clic droit sur Envoyé permet de choisir Trimestre sous Sous-division pour afficher les trimestres à la place.

Une nouvelle liste se crée avec le bouton + en bas de la barre latérale de la vue d'ensemble : Nouvelle liste intelligente.

Les factures entrantes reprises figurent sous Reçu › Factures ou Avoirs, les pièces encore à vérifier sous Récent › Nouvelles factures entrantes. Les entrées apparaissent dès que des pièces sont disponibles. Un clic droit sur Reçu › Rafraîchir lance immédiatement la récupération.

Les pièces se saisissent avec Fichier › Importer › Depuis des fichiers… ou Depuis le scanner…, en faisant glisser des PDF ou des images sur l'icône de GrandTotal dans le Dock, ou automatiquement via Réglages › Factures entrantes (Dossier surveillé, Boîte aux lettres).

La couleur de l'icône de facture dans les listes de documents indique l'état du paiement :

• Rouge : en retard
• Orange : échue
• Vert : payée

Les factures réglées affichent une icône de reçu verte, les factures annulées une icône de note de crédit. Les factures récurrentes portent en plus une icône de répétition.

Dans les informations d'une facture, un triangle d'avertissement apparaît à côté de Numéro si le numéro est déjà utilisé par une autre facture, et à côté de Client si aucun client n'est sélectionné.

Pour créer une nouvelle facture, sélectionnez le client à gauche, puis cliquez sur le bouton + sous sa liste de documents. Vous y trouverez aussi devis, avoir, facture permanente, projet, paiement, document et groupe de documents. Vous pouvez également passer par le menu Fichier/Nouveau. Le nouveau document appartient au client sélectionné.

Si Fichier › Nouveau est grisé, aucun client n'est sélectionné : passez d'abord à la section Clients et sélectionnez le client.

Dans le menu du document d'un brouillon de facture (clic droit ou bouton d'engrenage), choisissez Créer Factures partielles et le nombre 1 à 4. Le brouillon devient la facture finale contenant les factures partielles. Avec 2, 3 ou 4, vous obtenez des acomptes égaux ; une facture partielle unique reçoit d'abord 50 % du montant ouvert.

La part se modifie dans les informations de la facture partielle, dans le champ Part, en pourcentage (20) ou en fraction (1/3).

Une facture finale ne peut être envoyée que lorsqu'au moins une des factures partielles a été envoyée. Si des acomptes sont effectués, ils sont automatiquement déduits.

La facture finale est aussi appelée facture de solde.

Les répétitions créées automatiquement apparaissent sous la facture permanente, et non sous Échéance immédiate. Les prochaines échéances sont affichées dans les prévisions.

Une note de crédit est un type de document à part entière. Elle se crée avec le bouton + sous la liste de documents du client ou via Fichier › Nouveau › Note de crédit.

Les articles se saisissent avec des montants positifs. GrandTotal déduit la note de crédit du chiffre d'affaires et des postes ouverts. N'oubliez pas de marquer également les notes de crédit comme payées : le remboursement au client se saisit comme un paiement.

La numérotation et la désignation se définissent dans Réglages › Notes de crédit.

Facture rectificative

Pour corriger une facture entièrement ou en partie, choisissez Créer Facture rectificative dans son menu du document (clic droit ou bouton d'engrenage). GrandTotal crée un brouillon avec les mêmes articles et des quantités négatives ; le champ Référence contient le numéro de la facture d'origine. Pour une correction partielle, supprimez les articles non concernés ou adaptez les quantités, puis envoyez le brouillon.

Tant que la référence contient le numéro de la facture d'origine envoyée, le document apparaît dans les factures électroniques comme facture rectificative (type 384). Les anciennes factures dont le total est négatif sans cette référence sont considérées comme des avoirs.

Une estimation se marque comme Accepté ou Refusé avec le menu en haut à côté du bouton Envoyer (Aucun annule le marquage) ; pour plusieurs estimations sélectionnées, via Édition › Définir en tant que. Créer une facture marque automatiquement l'estimation comme acceptée. Seules les estimations envoyées et acceptées comptent dans le budget d'un projet ; une estimation n'est considérée comme expirée que tant qu'elle n'est ni acceptée ni refusée.

Si vous ajoutez un paiement avant d'envoyer la facture, il est considéré comme un paiement d'acompte (la date du paiement est antérieure à la date de la facture)

Pour les paiements dont le montant est légèrement inférieur au total de la facture, la valeur de l'escompte est affichée. Cliquez sur la coche pour marquer la facture comme terminée.

Si vous recevez un acompte d'un client, vous l'ajoutez en haut de la hiérarchie des documents. Si vous faites glisser ce paiement sur une facture impayée ultérieurement, il sera affecté à la facture.

Un paiement se saisit dans la facture envoyée avec le bouton Payé… (saisir le montant et la date). Vous pouvez aussi utiliser Ajouter un paiement dans le menu du document ou Fichier › Nouveau › Paiement.

Une date de paiement erronée se corrige dans le paiement lui-même : dans la section Clients, dépliez la facture et sélectionnez le paiement. Il n'est pas nécessaire de déverrouiller la facture pour cela.

Si l'option Attacher avec le document parent est activée, le document est ajouté à la facture ou à l'estimation lors de son envoi.

Un document contient un fichier PDF existant, par exemple un contrat ou un plan. Les lettres et autres courriers ne se rédigent pas dans GrandTotal.

À l'aide de la sélection multiple, vous pouvez sélectionner les éléments qui doivent apparaître sur le relevé de compte.

Dans les relevés de compte, l'espace réservé de mise en page <quantity/> est remplacé par la date de la facture/du paiement

Le bouton Envoyer de la vue du relevé de compte envoie le relevé comme une facture. L'objet et le texte de l'e-mail se définissent dans Réglages › Courriel pour le type Relevé de compte, la mise en page dans Réglages › Clients ou, par client, dans les données de base.

Les nouveaux groupes d'articles se créent dans Réglages › TVA : dans la liste Groupes d'articles avec le bouton +. Vous leur y attribuez aussi le groupe de taxes. Le bouton coche fait du groupe d'articles sélectionné la valeur par défaut pour les nouveaux articles.

Chaque article possède les champs Numéro d'article et EAN/GTIN. Ils peuvent être affichés dans la mise en page, sont pris en compte par la recherche et repris dans les factures électroniques. L'EAN/GTIN permet d'insérer des articles dans les factures par code-barres.

Vous pouvez aussi faire glisser le fichier PDF directement dans la liste des mises en page.

Si votre Mac est réglé sur la région Suisse, l'option Ajouter le bulletin de versement suisse ajoute une section paiement QR à la nouvelle mise en page.

Des pages supplémentaires peuvent être utilisées pour ajouter des pages supplémentaires. Par exemple, les conditions générales.

Le format du papier se règle en mode édition de la mise en page avec Fichier › Format d'impression… (⇧⌘P).

Un clic sur le tableau en mode page vous affichera les options globales du tableau. Telles que la couleur de fond et si les totaux doivent être alignés en bas du tableau. Un double-clic vous amènera à la section d'édition du tableau.

Les colonnes du tableau des articles sont des champs de texte avec des espaces réservés dans les différentes sections du tableau (en-tête, article, sous-total, net, taxes, à payer …). Pour déplacer une colonne, modifiez le champ dans chaque section où il apparaît. La police et le style se modifient de la même manière : p. ex. pour un total final en gras dans la section À payer, sélectionnez le champ et choisissez Format › Police › Gras (⌘B).

Chaque section possède un bouton d'engrenage avec la couleur de fond, Ligne avant, Ligne après, Retrait de la ligne (gauche/droite) et Espace après. Dans la section Article, vous pouvez en plus activer Couleurs de fond alternées pour colorer les lignes en alternance. Les lignes peuvent aussi être en tirets ou en pointillés ; choisissez le style dans le menu à côté de l'épaisseur du trait. L'espace au-dessus est déterminé par la position des champs dans la section. L'interligne d'un texte se règle dans la règle. Les Guides intelligents aident à aligner les champs sur la même ligne.

Si plusieurs éléments sont sélectionnés, faites un clic droit et choisissez Répartir › Horizontalement ou Verticalement pour les espacer uniformément.

Votre propre TVA intracommunautaire (numéro de TVA), le Numéro id fiscale et le N° d'enregistrement se saisissent ici.

Vos coordonnées bancaires se saisissent dans la section Banque, dans les champs IBAN et BIC. Dans la mise en page, elles s'affichent avec les espaces réservés de l'expéditeur <sender.IBAN/> et <sender.BIC/>.

Si un type de paiement doit utiliser un autre compte, saisissez-le dans Réglages › Paiements via le bouton de réglages sur la ligne du type de paiement (Titulaire de compte, IBAN, BIC). Ces coordonnées bancaires sont alors prioritaires et sont également utilisées dans les factures électroniques.

GrandTotal vérifie les champs IBAN (ici, dans les coordonnées bancaires du client et dans les types de paiement) pendant la saisie. Si la somme de contrôle est fausse, la mention Somme de contrôle invalide apparaît.

Les membres de l'équipe sont les personnes qui émettent les documents. Le + sous Membres en ajoute un ; on y saisit le nom, l'E–mail, le Téléphone et une Signature. Le bouton rond devant un membre indique qui vous êtes : les nouveaux documents reçoivent ce membre.

Dès qu'il existe des membres, l'Info des factures, devis et rappels affiche le menu Membre de l'équipe. Le membre attribué sert à trois endroits :

• La mise en page et le texte du mail disposent de champs pour le nom, l'e-mail, le téléphone et la signature du membre ; chaque document porte ainsi le bon interlocuteur et la bonne signature.
• Les listes de documents de la vue d'ensemble ont une colonne Membre de l'équipe.
• Sous Statistiques › Plage de dates et dans les graphiques, le chiffre d'affaires peut être évalué par membre.

Ce paramètre affecte également les prix affichés dans les listes de catalogue.

Le format du numéro de client et le compteur actuel peuvent être modifiés ici. (Le compteur indique le numéro que le prochain client obtiendra)

Vous pouvez également modifier les paramètres des relevés de compte

Sous Trier par, vous choisissez si la liste des clients est triée par Nom ou par Prénom. Sous Pays dans l'adresse du destinataire, vous définissez la langue dans laquelle le nom du pays apparaît dans l'adresse du destinataire, p. ex. toujours en anglais pour les envois postaux internationaux.

Les conditions de paiement sont copiées sur les nouveaux clients et peuvent être modifiées individuellement dans les paramètres du client. De plus, vous pouvez définir des conditions personnalisées lors de l'envoi d'une facture.

Les factures non payées dans ces délais sont marquées comme dues. Lorsque la date dépasse la valeur du deuxième champ, elles deviennent en retard.

Modèle par défaut détermine la mise en page des nouvelles factures. Sous Facture électronique, vous choisissez le format de facture électronique que reçoivent les nouveaux clients ; il peut être modifié pour chaque client.

Dans le champ Libellé, vous définissez le titre imprimé sur les avoirs. En dessous se trouvent les Conditions, imprimées à la fin de chaque avoir, et la Numérotation avec son propre format et son propre compteur.

Un avoir est un type de document distinct avec des montants positifs ; dans les analyses et dans le solde ouvert, il compte en négatif. Une facture dont le total général est inférieur à zéro est en revanche une facture rectificative (voir Factures).

Comme pour les factures, plusieurs conditions peuvent être créées ; les nouveaux devis reçoivent celle marquée par défaut. Celle qui s'applique se choisit dans les informations du devis sous Conditions. S'il n'y a qu'un seul champ de texte pour les conditions, elles s'appliquent à tous les devis.

Vous pouvez configurer ici vos types de documents supplémentaires et leurs conditions.
Facultativement, vous pouvez dissocier les éléments pour un rapport de travail détaillé.

Par défaut, seul le type Rappel existe. Pour une mise en demeure, un bon de livraison ou une confirmation de commande, créez ici un autre type avec le bouton + et définissez la mise en page, les conditions et, optionnellement, une numérotation propre.

Le document se crée dans le menu du document de la facture ou du devis (clic droit ou bouton d'engrenage dans la liste des documents), p. ex. Créer Mise en demeure. Les factures en retard se trouvent dans la vue d'ensemble sous Récent › En retard.

Les documents reprennent les articles de la facture. Il n'existe pas de fonction dédiée aux frais de rappel. Des frais peuvent être indiqués sous forme de texte dans les conditions du type ou facturés séparément.

La date et l'échéance de la facture d'origine s'affichent avec les espaces réservés <parent.sent/> et <parent.due/> (équivalents : <original.sent/>, <original.due/>).

Le caractère utilisé pour les listes lorsque vous commencez une entrée de liste avec - ou * peut être défini ici. Par défaut, un • est utilisé.

Le caractère utilisé pour les listes lorsque vous commencez une entrée de liste avec - ou * peut être défini ici. Par défaut, un • est utilisé.

Le séparateur pour les entrées groupées définit comment les descriptions des éléments sont séparées.

Si l'arrière-plan a plusieurs pages, la première page est utilisée pour la page 1. La page 2 est utilisée pour toutes les pages suivantes.

Le nom du PDF joint se définit dans le champ Nom de fichier. S'il est vide, l'objet est utilisé.

Vous pouvez éventuellement saisir des adresses de copie cachée pour envoyer une copie d'un document à votre comptabilité

Vous pouvez éventuellement choisir d'ajouter le papier à en-tête défini ici à vos PDF envoyés par e-mail

En haut à gauche, choisissez le type de document dont vous modifiez le texte du mail (Facture, Devis, Relevé de compte), et juste à côté le programme de messagerie. Le programme de messagerie s'applique à tous les types de documents. Le menu affiche les programmes pris en charge qui sont installés. Avec Fusionner en un seul PDF, les documents joints sont réunis avec le PDF de la facture en un seul fichier ; si l'option est désactivée, ils sont envoyés sous forme de PDF séparés.

Dossier surveillé : les fichiers déposés dans le dossier choisi sont importés automatiquement.

Base : Le répertoire où tous les documents sont enregistrés.

Dossier : Le sous-répertoire dans lequel les documents sont enregistrés. (utilisez "/" entre les éléments pour créer des sous-dossiers supplémentaires)

Nom de fichier : Le nom du document.

Les documents peuvent être extraits de la base de données à tout moment en recréant le contenu du dossier.

Les PDF classés contiennent en outre les données du document. S'il manque une facture dans le fichier, faites glisser son PDF depuis le dossier de classement sur l'icône de GrandTotal dans le Dock ; le document est repris dans l'entreprise ouverte. Les paiements doivent ensuite être saisis manuellement.

Les groupes de taxes sont attribués aux groupes d'articles.

⚠Une fois utilisées dans un document envoyé, les taxes ne peuvent plus être modifiées.

Le bouton + en bas ouvre un menu avec Groupe de clients (nouvelle ligne) et Groupe de taxes (nouvelle colonne). Pour un nouveau taux de taxe, choisissez Groupe de taxes. Un clic dans une cellule de la matrice ouvre les réglages pour ce groupe de clients : type Taxable ou Non assujetti et le taux en %. Attribuez ensuite le groupe de taxes aux groupes d'articles dans la liste du bas. Le groupe d'articles coché est la valeur par défaut pour les nouveaux articles.

Des articles avec des taux différents (p. ex. 19 % et 7 %, ou des débours non taxables) peuvent être combinés dans une même facture ; chaque article reçoit le groupe d'articles approprié.

Si une taxe est déjà utilisée dans des documents envoyés, dupliquez le groupe de taxes via son bouton d'engrenage au lieu de la modifier. Les entrées devenues inutiles s'archivent par un clic droit.

Une nouvelle entreprise possède les groupes de clients National et International. Seul National reçoit des taux de taxe ; International est exonéré par défaut. Pour les clients à l'étranger sans TVA, choisissez International sous Groupe de clients dans les données de base du client.

Vous pouvez ajouter un taux de change par rapport à la devise par défaut. Celui-ci sera utilisé pour convertir les taux lors du changement de devise d'un document et pour calculer les valeurs du tableau de bord dans votre devise native.

Définissez les conditions pour les différents types de paiement dans Préférences/Factures

Vous pouvez configurer jusqu'à 3 escomptes qui peuvent être utilisés via le menu des options de la balise "Montant" dans Préférences/Factures/Conditions

Les montants en CHF sont automatiquement arrondis à 5 centimes. Il n'existe pas de réglage pour cela.

Lors de l'ajout de espaces réservés dans les sections de titre ou de sous-total, les titres ou sous-titres sont insérés en conséquence. Utilisez au moins un espace réservé commun pour les titres et sous-titres. Les sous-totaux ne sont ajoutés que si plus d'un sous-total est requis

Le regroupement automatique crée des groupes pour les éléments partageant le même nom.

Créer une facture séparée pour chaque projet crée une facture par projet lors de l'importation. Inclure les éléments sans coût reprend aussi les entrées sans montant.

Le taux par défaut est utilisé lors de l'importation d'entrées chronométrées à partir d'applications ou de services ne prenant pas en charge les taux

À l'aide de règles, vous pouvez déclarer quels groupes d'articles doivent être utilisés pour les articles. S'il n'y a pas de règles, la valeur par défaut de vos groupes d'articles est appliquée.

Tous ces paramètres s'appliquent lors de l'importation et n'affectent pas les articles déjà importés.

Sous Réglages › Ask GrandTotal, choisissez dans le menu « Désactivé », « Aide GrandTotal » ou un agent : Claude Code, Codex, Gemini CLI ou Mistral Vibe (Gemini CLI uniquement avec une clé d'API payante de Google). « Aide GrandTotal » répond aux questions sur l'utilisation via le service d'aide de Media Atelier et n'envoie aucune donnée du fichier. Un agent doit être installé et connecté sur le Mac ; s'il ne l'est pas encore, « Configurer… » guide à travers l'installation et la connexion. « Tester » pose une question d'essai. Sous « Modèle », vous choisissez le modèle de l'agent ; « Par défaut » laisse le choix à l'agent. Avec « Désactivé », Ask GrandTotal est désactivé pour ce fichier.

Autorisations :

• Questions : l'agent ne fait que répondre aux questions.
• Questions et brouillons : l'agent crée aussi des brouillons et peut modifier ou supprimer ce qu'il a créé dans la même conversation.
• Questions, créer et modifier des brouillons : en plus, l'agent peut modifier, compléter et supprimer les documents existants pas encore envoyés ainsi que leurs positions.

Les documents envoyés restent intacts à tous les niveaux.

Dans les dossiers partagés, l'agent peut lire des fichiers et en enregistrer de nouveaux, par exemple une analyse sous forme de tableau. GrandTotal n'écrase pas les fichiers existants.

Posez vos questions avec le symbole d'étincelles à droite du champ de recherche ou via Présentation → Ask GrandTotal (⇧⌘K). L'agent connaît votre sélection : « cette facture » désigne celle qui est sélectionnée.

Une conversation connaît les questions précédentes. Commencez-en une nouvelle avec le bouton « Nouvelle conversation » ; après 30 minutes sans question, une nouvelle commence de toute façon.

Ce que l'agent lit est transmis au fournisseur de son modèle, c'est-à-dire Anthropic, OpenAI, Google ou Mistral. GrandTotal remplace toujours au préalable les noms, adresses, adresses e-mail, numéros de téléphone et coordonnées bancaires par des espaces réservés, y compris les noms dans votre question. Vous voyez pourtant la réponse avec les vrais noms ; l'œil dans la fenêtre montre ce qui a réellement été envoyé à l'IA.

Ask GrandTotal n'a pas besoin du serveur MCP. Chaque conversation reçoit sa propre clé, valable uniquement pour ce fichier.

GrandTotal peut utiliser le Centre de notifications pour vous informer lorsque des factures sont dues, en retard ou récurrentes.

Les notifications peuvent se répéter si vous le souhaitez.

Les devis expirent lorsque la date de validité est atteinte et qu'ils n'ont pas été marqués comme acceptés ou refusés.

Si un service de facture électronique avec réception est utilisé, GrandTotal peut aussi vous informer sous Reçu des Nouveaux documents.

Sous Icône du programme, Afficher le compteur active ou désactive le nombre sur l'icône de GrandTotal dans le Dock, par exemple pour les factures dues, en retard ou récurrentes.

Les permissions peuvent être définies pour chaque fichier de société individuellement.

• Aucun : aucun accès.
• Lecture seule : l'agent lit les enregistrements.
• Créer des enregistrements : il crée de nouveaux enregistrements et ne peut modifier ou supprimer que ce qu'il a créé dans la même session.
• Modifier les brouillons : en plus, il peut modifier, compléter et supprimer les documents existants pas encore envoyés ainsi que leurs positions.

Les documents envoyés restent inchangés à tous les niveaux.

Avec « Pseudonymiser les informations », GrandTotal abrège les noms, adresses, adresses e-mail, numéros de téléphone et coordonnées bancaires à leur première et dernière lettre (« Erika Musterfrau » devient « E*a M*u ») avant que les données ne quittent le Mac. L'objet, les notes et les textes des positions restent lisibles, les noms qu'ils contiennent sont abrégés de la même façon. Les montants, dates et numéros de documents restent lisibles. L'IA ne peut pas filtrer par données personnelles. Les PDF de factures restent bloqués.

Si vous désignez un client par son nom dans le programme d'IA, GrandTotal le cherche sur le Mac et ne renvoie à l'IA que son numéro interne et son nom abrégé. Le point d'interrogation à côté de l'option montre comment un client arrive chez l'IA.

Pour la configuration, copiez l'invite et collez-la dans l'agent correspondant.

La réinitialisation du jeton créera une nouvelle invite et révoquera l'accès pour les connexions existantes.

L'accès web permet d'utiliser l'entreprise ouverte dans le navigateur d'un téléphone, d'une tablette ou d'un autre ordinateur, par exemple sur un iPhone, un iPad ou un appareil Android. Il n'existe pas d'app séparée ; GrandTotal lui-même fonctionne sur le Mac.

Configuration : dans Réglages › Accès web, activez Accéder à ce fichier de n’importe où. L'état indique si la connexion est établie. Sous Appareils associés, créez un code QR avec + (Associer un appareil) et scannez-le avec l'appareil photo de l'appareil, ou utilisez Copier le lien pour un navigateur sur l'ordinateur. Le code est valable 10 minutes et pour un seul appareil.

Pour chaque Mac couvert par la licence, deux appareils peuvent être associés ; l'indication sous la liste montre combien sont utilisés (p. ex. 1 sur 2 appareils). Lorsque la limite est atteinte, supprimez d'abord un appareil.

Pour chaque appareil, Autoriser les modifications détermine s'il peut modifier les données. – supprime un appareil ; il perd immédiatement l'accès.

GrandTotal doit être en cours d'exécution sur le Mac avec le fichier ouvert. Tant que l'accès est actif, GrandTotal empêche la mise en veille.

Fichier › Importer (⌃⌘I) s'applique à la section active : dans la section Clients pour les clients, dans le catalogue pour les articles, dans la liste des articles d'un brouillon pour les articles de facture.

Pour passer d'un autre programme, le menu GrandTotal › Migrer les données depuis propose des importateurs, p. ex. pour Billings Pro, SubTotal, Invoice Ninja, LexOffice, SevDesk ou Papierkram. Les importateurs pour les programmes installés apparaissent automatiquement.

Les commandes de GarageSale sont envoyées depuis GarageSale vers GrandTotal. Chaque commande devient un brouillon de facture ; l'acheteur est créé ou mis à jour en tant que client.

Pour les brouillons, un avertissement s'affichera dans la boîte de dialogue d'impression. Les brouillons ne sont pas destinés à être envoyés au client. Utilisez le bouton "Envoyer" à cet effet.

Le bouton + ajoute d'autres colonnes. Un clic sur le titre d'une colonne la sélectionne ; elle peut alors être déplacée ou supprimée avec le bouton – ou la touche Effacer.

Fichier › Informations du fichier ouvre une fenêtre dont le menu local permet de passer entre Journal, Info, Changements, Erreurs, Appareils, Vitesse et Vérifier.

• Appareils compare l'état du fichier avec tous les Mac sur lesquels cette fenêtre est également ouverte. Si les fichiers ne correspondent pas, le service cloud n'a pas encore complètement synchronisé les données, ou il s'agit d'un fichier différent.
• Vitesse mesure la vitesse de lecture et d'écriture à l'emplacement du fichier.
• Vérifier (si présent) exporte des données de vérification du fichier, contrôlables indépendamment de GrandTotal sur mediaatelier.com/Verify.

Réinitialiser le cache relit les données si l'affichage ne correspond pas à l'état du fichier. Lorsque de très nombreux changements se sont accumulés, Optimiser le fichier apparaît : les changements sont alors regroupés, ce qui accélère l'ouverture.

Les entrées archivées se récupèrent via Montrer les archives dans le menu contextuel de la liste.

Cela fonctionne également avec les documents. Après avoir été copiés, vous pouvez les coller dans la liste d'un autre client.

Dupliquer des articles et des documents avec ⌘-D.

Net : Les prix des articles n'incluent pas les taxes. Celles-ci sont ajoutées à la fin du document. Les documents destinés aux clients professionnels sont généralement établis avec des prix nets.

Brut : Les taxes sont déjà incluses dans les prix unitaires. Les prix bruts sont obligatoires pour les consommateurs finaux. Les taxes sont indiquées à la fin du document.

Tous les champs peuvent également être ajoutés aux mises en page. Un champ supplémentaire ne peut être supprimé que tant qu'aucun enregistrement n'y contient de valeur.

Si un champ supplémentaire a été créé pour une information qui dispose désormais de son propre champ (p. ex. IBAN), faites glisser le champ supplémentaire de la liste sur le libellé du champ standard. GrandTotal transfère les valeurs de tous les enregistrements, puis supprime le champ supplémentaire.