Recevoir des factures entrantes : boîte Peppol, dossier et boîte mail
GrandTotal rédige des factures – mais des factures arrivent aussi. Avec les factures entrantes, les documents reçus arrivent là où vous travaillez déjà : dans l'aperçu, à côté de vos propres factures. Ils arrivent automatiquement via Peppol, depuis un dossier surveillé ou depuis la boîte mail. Les factures classiques en PDF, scan ou photo, GrandTotal les lit par reconnaissance de documents – voir à ce sujet l'article reconnaître les documents.
La boîte de réception Peppol se relève toute seule
Qui envoie via Recommand ou e-invoice.be dispose aussi d'une boîte de réception chez son point d'accès : vos fournisseurs peuvent vous y transmettre des factures électroniques via Peppol. Dès qu'au moins un client est facturé via l'un des deux plugins, GrandTotal relève automatiquement cette boîte – à l'activation de l'app, au plus toutes les 15 minutes. Rien à configurer, rien à souscrire.
Les doublons sont exclus : un document n'est créé qu'une seule fois par fournisseur et numéro de facture, et n'est jamais écrasé.
Les nouveaux documents apparaissent dans l'aperçu sous Factures entrantes et Avoirs entrants. Un point de statut montre d'un coup d'œil ce qui est non lu, ouvert, échu ou payé ; le menu contextuel marque les documents comme lus ou payés.
Une notification peut vous informer des documents reçus – à activer ou désactiver dans les réglages sous Notifications.
Depuis un dossier et depuis une boîte mail
Toutes les factures électroniques ne passent pas par Peppol. Définissez un dossier surveillé dans les réglages et GrandTotal reprend ce qui s'y trouve – par exemple une XRechnung ou un ZUGFeRD qu'un fournisseur vous a envoyé par e-mail et que vous y déposez.
Avec GrandTotal XL, une boîte mail peut également être surveillée : GrandTotal se connecte à votre compte IMAP et reprend automatiquement les nouvelles factures – par push en quelques secondes.
Vous utilisez InvoiceViewer ?
Si vous gérez jusqu'ici vos factures électroniques reçues avec InvoiceViewer, mais préférez les regrouper dans GrandTotal : dans InvoiceViewer, choisissez Exporter et indiquez un dossier. Glissez ensuite ce dossier sur l'icône de GrandTotal, ou importez-le via Fichier → Importer → Factures entrantes…
Traitement ultérieur
Via Envoyer à, GrandTotal transmet les documents avec leur ventilation de TVA – par exemple à Steuererklärung.app, qui en reprend la TVA déductible pour la déclaration de TVA. Le fonctionnement de l'envoi électronique des factures via Peppol est expliqué dans l'article factures électroniques en Belgique.
En un coup d'œil
Relève Peppol automatique
Recommand et e-invoice.be sont relevés régulièrement – sans configuration.
Tout dans l'aperçu
Factures et avoirs entrants avec statut : non lu, ouvert, échu, payé.
Dossier et boîte mail
Dossier surveillé pour les factures électroniques déposées ; avec GrandTotal XL, également une boîte IMAP, par push.
Documents papier par reconnaissance
GrandTotal lit les PDF, scans et photos sur le Mac – voir reconnaître les documents.
Transmission
Transmettez les documents avec leur ventilation de TVA via « Envoyer à », p. ex. pour la déclaration de TVA.