PDF/A: Das Archivformat für Rechnungen

Eine Rechnung als PDF zu speichern reicht nicht. Erst PDF/A garantiert, dass das Dokument auch in zehn Jahren noch genauso aussieht wie heute – ein technisches Detail mit handfesten Folgen für die GoBD und die Aufbewahrungspflicht.

Was ist PDF/A?

PDF/A ist eine Variante des PDF-Formats, die speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt wurde. Festgelegt im ISO-Standard 19005, definiert PDF/A präzise, welche Elemente ein PDF enthalten darf – und welche nicht.

Das Ziel: ein Dokument, das auch in Jahrzehnten noch zuverlässig dargestellt werden kann, unabhängig von Software, Betriebssystem oder Schriftarten, die im Ursprungsumfeld installiert waren.

Was ist anders als bei „normalem" PDF?

Ein PDF/A verzichtet auf alles, was die Darstellung später gefährden könnte:

Alle Schriften sind eingebettet – kein „Schrift fehlt"-Effekt
Keine externen Verweise auf Bilder, Schriften oder Inhalte
Kein JavaScript, keine Audio- oder Video-Inhalte
Keine Verschlüsselung und kein DRM, das den Zugriff blockiert
Definierter Farbraum für reproduzierbare Farben

Kurz gesagt: Ein PDF/A trägt alles in sich, was zur Darstellung nötig ist. Es ist in sich abgeschlossen – und genau das macht es archivtauglich.

Warum für Rechnungen?

Rechnungen unterliegen in Deutschland einer Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Die GoBD verlangt, dass digitale Geschäftsunterlagen während dieser Frist unverändert, lesbar und maschinell auswertbar bleiben.

Genau das leistet PDF/A: Das Dokument lässt sich nicht nachträglich verändern, ohne die Spur zu hinterlassen, und seine Darstellung ist auch nach einem Wechsel der IT-Umgebung gesichert.

Die Varianten

PDF/A existiert in mehreren Stufen. Die wichtigsten:

PDF/A-1 – die erste Version, am restriktivsten, basiert auf PDF 1.4
PDF/A-2 – erlaubt JPEG2000, Transparenz, eingebettete PDF/A-Dateien
PDF/A-3 – darf beliebige Dateianhänge enthalten (Grundlage für ZUGFeRD und Factur-X)

Jede Stufe gibt es in zwei Konformitätsgraden: a (vollständig zugänglich, inkl. Strukturinformation) und b (visuell originalgetreu).

Frei von Patentrisiken

Ein oft übersehenes Detail: Adobe hat für PDF/A eine unbefristete, lizenzgebührenfreie Patentlizenz erteilt. Jede Software darf das Format lesen und erzeugen, ohne Lizenzkosten an Adobe zu zahlen – damals wie heute und in zwanzig Jahren noch.

Für ein Archivformat ist das entscheidend. Ein proprietäres Format, dessen Hersteller in zehn Jahren die Lizenzbedingungen ändert, taugt schlicht nicht zur Langzeitarchivierung. PDF/A ist davon per Patentfreigabe und ISO-Standardisierung doppelt abgesichert.

Eigenes PDF prüfen? Unser kostenloser PDF/A-Prüfer liest XMP und Struktur direkt im Browser und meldet zuverlässig, wenn eine Datei kein PDF/A ist. Keine Datei verlässt Ihren Rechner.

PDF/A in GrandTotal

Beim Versenden einer Rechnung erzeugt GrandTotal automatisch ein PDF/A und legt es unveränderbar in der Datenbank ab. Eine separate Konvertierung ist nicht nötig: Die archivkonforme Version entsteht im selben Moment, in dem die Rechnungsnummer vergeben wird.

Eine Kopie wird zusätzlich an einem von Ihnen wählbaren Speicherort abgelegt – ideal für die Einbindung in Ihre Backup-Strategie oder den Export an den Steuerberater.

Auf einen Blick

ISO 19005

Internationaler Standard für die Langzeitarchivierung

In sich abgeschlossen

Schriften eingebettet, keine externen Verweise

GoBD-konform

Erfüllt die Anforderungen der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht

Lizenzgebührenfrei

Royalty-free Patentlizenz von Adobe – keine Lizenzkosten, kein Sperrrisiko

Automatisch in GrandTotal

Erzeugt beim Versenden der Rechnung – keine Zusatzschritte

PDF/A-3 für E-Rechnungen

Grundlage für ZUGFeRD und Factur-X mit eingebetteter XML