Datenschutz mit KI: Kundennamen bleiben auf dem Mac
Ein KI-Agent ist nur so hilfreich wie die Daten, die er lesen darf. Und alles, was er liest, schickt er an die Server seines Anbieters: Kundennamen, Adressen, Bankverbindungen. Für Rechnungsdaten ist das ein grundsätzliches Problem, egal ob der Agent von Anthropic, OpenAI, Google oder Mistral kommt.
GrandTotal gibt der KI deshalb keine Namen. Sie fragen „Was schuldet uns Müller?“. Beim Anbieter kommt „Was schuldet uns ⟦W-7F3A0⟧?“ an. Die Antwort sehen Sie trotzdem mit dem echten Namen, denn GrandTotal setzt ihn auf Ihrem Mac wieder ein.
So funktioniert es
In Ask GrandTotal ersetzt GrandTotal Namen, Adressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBANs und Webadressen durch Platzhalter, bevor etwas den Mac verlässt. Derselbe Kunde hat im ganzen Gespräch denselben Platzhalter. Die KI kann also vergleichen, zählen und nachfragen, ohne je einen Namen zu kennen. Beträge, Daten und Belegnummern bleiben lesbar. Die Zuordnung zu den echten Namen liegt nur im Arbeitsspeicher von GrandTotal auf Ihrem Mac und verschwindet mit dem Gespräch.
Für andere KI-Programme kürzt die Option Informationen pseudonymisieren jedes Wort auf den ersten und letzten Buchstaben, aus „Erika Musterfrau“ wird „E*a M*u“. Dort lesen Sie die Antwort der KI direkt, und niemand setzt die Namen wieder ein.
In Ask GrandTotal gilt das auch für Ihre Frage. Namen darin erkennt GrandTotal auch mit Tippfehlern, anders oder kleingeschrieben, etwa „Müler“, „Mueller“ oder Mayer statt Meier. Sucht, legt an oder exportiert die KI etwas, setzt GrandTotal die echten Werte ein. Die Tabelle im Exporte-Ordner enthält also die richtigen Namen.
Selbst nachsehen
Das Auge im Fenster von Ask GrandTotal schaltet um auf das, was tatsächlich an die KI ging: Ihre Frage, die Abfragen der KI und ihre Antwort, jeweils mit Platzhaltern. Einen ganzen Beleg so, wie die KI ihn bekommt, zeigt im Kontextmenü So sieht Ask GrandTotal diesen Beleg.
Ask GrandTotal pseudonymisiert immer. Für andere KI-Programme finden Sie die Option unter Einstellungen › MCP Server. Das Fragezeichen daneben zeigt, wie ein Kunde bei der KI ankommt.
Was es nicht leisten kann
Namen aus Ihren Kundendaten ersetzt GrandTotal überall. Andere Namen in Notizen, Positionstexten, Dateien oder Ihrer Frage erkennt die Sprachanalyse von macOS, und die übersieht manchmal einen. Nachprüfen können Sie das jederzeit, wie oben unter „Selbst nachsehen“ beschrieben. Aus Beträgen, Orten und Daten lässt sich unter Umständen auf einen Kunden schliessen.
Mit anderen KI-Programmen über den MCP-Server schützt die Option alles, was GrandTotal liefert. Was Sie dort selbst eintippen, geht direkt an den Anbieter. Damit das Programm den genannten Kunden trotzdem findet, sucht GrandTotal den Namen auf dem Mac und antwortet nur mit der internen Nummer und dem gekürzten Namen.
Auf einen Blick
Platzhalter statt Namen
Namen, Adressen, IBAN, E-Mail, Telefon, Web
Echte Namen nur auf dem Mac
Auch in Ihrer Frage
Nachprüfbar
Das Auge zeigt, was an die KI ging