MCP-Server: Rechnungen, Angebote und Auswertungen mit KI automatisieren
KI-Assistenten wie Claude können über das Model Context Protocol (MCP) direkt auf GrandTotal zugreifen – Umsätze auswerten, offene Posten analysieren, komplexe Angebote direkt aus Kundenanfragen generieren oder Rechnungen erstellen. Personenbezogene Kundendaten lassen sich dabei pseudonymisieren. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt die User Story von Fotograf Simon Iannelli.
Was ist MCP?
Das Model Context Protocol ist ein offener Standard, über den KI-Assistenten auf lokale Datenquellen zugreifen. Statt Daten manuell zu kopieren und in einen Chat einzufügen, stellt GrandTotal der KI strukturierte Werkzeuge bereit: Umsatzabfragen, Dokumentensuche, Kundenlisten.
Der MCP-Server lässt sich auch ohne KI nutzen – etwa für eigene Scripts, die Daten aus GrandTotal abfragen oder Dokumente automatisiert erstellen.
Zugriffssteuerung
Den MCP-Server aktivieren Sie unter Einstellungen › MCP Server. Die Verbindung wird über einen Token abgesichert, den GrandTotal automatisch generiert. Den Token können Sie jederzeit erneuern – bestehende Verbindungen werden damit ungültig. Dort entscheiden Sie auch für jedes geöffnete Dokument einzeln:
- Kein Zugriff: Die KI sieht das Dokument nicht
- Nur lesen: Abfragen und Auswertungen, keine Änderungen
- Vollzugriff: Auch Kunden und Rechnungen anlegen
Datenschutz
Mit der Option Informationen pseudonymisieren ersetzt GrandTotal alle personenbezogenen Daten durch Platzhalter, bevor die Daten GrandTotal verlassen. Aus „Erika Musterfrau" wird „E*a M*u". Finanzdaten – Beträge, Steuern, Währungen – bleiben unverändert. Für Sie als Anwender bleiben die Auswertungen trotzdem lesbar, weil Sie die echten Namen hinter den Kürzeln kennen.
Bei aktiver Pseudonymisierung lehnt GrandTotal außerdem Abfragen ab, die nach Kundennamen, Adressen oder anderen personenbezogenen Feldern filtern. Ebenso wird der PDF-Export blockiert – Rechnungs-PDFs enthalten alle Kundendaten im Klartext.
Die KI kann zudem nur Datensätze bearbeiten, die sie selbst in der aktuellen Sitzung erstellt hat. Bestehende Daten bleiben vor Änderungen geschützt.
Wer ein lokales Modell nutzt, kann die Pseudonymisierung deaktivieren.
Rechnungen erstellen
Wenn die KI den Kundennamen nicht kennt – wie erstellt sie dann eine Rechnung? Sie legen den Kunden manuell an und teilen der KI die Kundennummer mit. Mehr braucht sie nicht.
Die KI erstellt die Rechnung und verknüpft sie über die Kundennummer mit dem richtigen Kunden – ohne dessen Namen oder Adresse je gesehen zu haben.
Typische Anwendungen
- Umsatzanalysen: „Wie hat sich der Umsatz im Vergleich zum Vorjahr entwickelt?"
- Offene Posten: „Welche Rechnungen sind seit mehr als 30 Tagen überfällig?"
- Datenmigration: Kunden und Artikel aus FileMaker, 4D oder SQLite importieren
- Produktkataloge: Lieferantenkataloge einlesen und als Artikel in GrandTotal anlegen
- Berichte: Individuelle Auswertungen, die über die eingebauten Berichte hinausgehen
- Integrationen: Eigene Tool-Anbindungen erstellen – siehe KI-Plugins
Import aus anderen Systemen
Wer von einer anderen Software zu GrandTotal wechselt, steht vor der Frage: Wie kommen Kunden, Artikel und Dokumenthistorie ins neue System? Der MCP-Server macht die KI zum Migrationsassistenten.
Unterstützte Datenquellen
Der MCP-Server kann FileMaker- und 4th Dimension-Datenbanken direkt lesen – zwei Formate, die in vielen gewachsenen Büroumgebungen noch im Einsatz sind. SQLite-Datenbanken werden von macOS nativ unterstützt und stehen ebenfalls als Quelle zur Verfügung.
So funktioniert der Import
Sie verweisen die KI auf Ihre alte Datenbank – der MCP-Server liest die Struktur der Quelldaten, die KI ordnet die Felder zu und legt Kunden, Artikel oder Katalogeinträge direkt in GrandTotal an. Ohne manuelles Abtippen oder fehleranfällige CSV-Zwischenschritte.
Datenschutz
Pseudonymisierung
Namen, Adressen und Kontaktdaten geschwärzt
Abfragevalidierung
Suche nach geschützten Feldern blockiert
PDF-Sperre
Kein PDF-Zugriff bei Pseudonymisierung
Token-Authentifizierung
Zugriff nur mit gültigem Token
Pro-Dokument-Rechte
Kein Zugriff, nur lesen oder Vollzugriff
Datenimport
FileMaker, 4th Dimension, SQLite
Session-Isolation
KI kann nur eigene Datensätze ändern